综合投标工作综合流程.doc

项目投标工作规范
1.目标
为使企业项目投标（含项目竞争性谈判响应）工作程序化、规范化，以提升投标工作效率，特制订本工作规范。
2.适用范围
适适用于企业工程项目标投标，依据项目规模大小及是否跨企业等不一样情况，可合适进行剪裁。（相关事业部项目标投标工作如无特例参考企业市场部管理措施中相关投标中相关规范实施。）
3.工作职责
3.1相关部门职责
3.1.1协议预算部
a） 作为企业投标文件商务标关键负责部门；负责配合关键项目部进行整体投标方案编制；
b） 负责编制“法人代表资格证实”、“授权书”、“投标方资格证实”等常见投标文件模版；
c） 参与相关内容编写和投标组织协调工作；
d） 负责投标文件清单制预算编写及审核工作。
3.1.2关键项目部
a) 作为企业投标文件关键牵头人，负担企业投标项目标市场运作及投标总责任人；
b) 负责安排相关人员进行投标文件技术标编制及审核；
c) 负责确定投标文件商务报价审核及确定；
d) 负责安排投标小组组员及相关投标授权代理人；
3.1.3行政部
a） 依据企业业务发展需要，负责编制响应业务需求企业介绍及业绩介绍并立即更新，供业务部门投标之用，确保所提供文件时效性、有效性；
b） 负责企业各类资质材料搜集和管理，供企业投标查用级借用；
c） 建立人员信息库，收录各类工程管理、技术人员资历情况，以利于投标时调用；
d） 负责办理投标文件盖章手续。
e） 在投标文件准备期间负责做好设备提供投标全部物资及食、宿、用车等后勤保障工作。
3.1.4采购部
a） 负责提供投标文件设备报价依据及推荐产品选型，和投标责任人共同核实项目投标成本预算。帮助总经理确定设备最终报价和最终谈判价。
b） 和相关厂商联络、提供或协调投标所需厂商出具授权函、制造商资格证实等资质文件。
3.1.5 财务部
a) 提供投标所需银行出具企业资信证实、投标确保函、企业财务报表等相关财务文件。
b) 负责办理投标所需投标确保金支付。
3.1.6市场管理部
a) 负责保持于配合合作企业联络及日常事务处理；
b) 负责立即更新及索要配合企业相关资质文件及投标所需相关文件；
3.2 投标人员职责
大型项目投标工作，由总经理确定投标总责任人，投标总责任人组织成立投标项目组；通常性投标由项目标前期项目跟踪人员担任总责任人，并组织成立投标项目组。
3.2.1投标总责任人：负责投标工作计划制订，确定投标组人员配置及投标工作进度安排，并下达工作任务书；负责投标工作总体协调，审定或组织确定投标文件总体框架结构、风格等；监督检验投标文件各部分编制进展，全方面把握工作进度；对投标文件编制质量负责；审定或组织确定投标报价。
3.2.2技术责任人：确定技术方案框架结构及设计思想；负担技术方案总体概述编写；负责技术方案审核把关、技术指导；对投标文件技术方案编制质量负责。
3.2.3 商务责任人：负责组织投标文件商务部分编制，包含所需商务资质材料搜集、整理等。负责和各相关部门协调索取所需多种资质、资信文件、授权等材料并编制整理招标文件要求相关商务响应文件组成；负责投标文件封面、包装外观设计、密封等工作；负责文件统稿及文件印制、装订等工作。配合办公室提供投标工作期间后勤服务。
3.2.4技术人员：依据分工和要求，负担投标文件中相关部分技术方案编制工作，对所编写部分质量负责，并为其它部分内容编写提供对应技术支持，如为系统报价、项目进度安排、设备检测及投资控制等方面提供素材；帮助进行整体方案集成、排版等。
4.工作程序
4.1投标工作步骤
投标工作可细分为投标申请（获取招标文件或竞争性谈判文件）、投标计划、文件编写、文件成型、投标及投标归档等六个阶段，参见工程项目投标工作步骤图。
4.2运作要求
4.2.1投标申请阶段：
该阶段目标是取得投标资格。
² 关键项目部负责市场人员主动开展商务活动，依据需要有行政部准备投标资格申请等或招标单位所需企业资质、业绩等文件资料交由商务人员提交招标单位。
² 取得招标书后，如招标单位组织进行现场踏勘及标前答疑会，所派人员依据现场踏勘情况和对标书了解，和搜集问题，对招标书中需要澄清及有歧义内容进行提问，正确了解招标书要求，并形成答疑统计，作为招标书补充材料立即给予反馈，以确保投标文件应标性。
4.2.2投标计划阶段：
该阶段是确定投标小组人员及着手开始投标，确定责任划分关键（后附投标计划模板供参考）
² 总经理或投标总责任人确定投标项目组人员组成，并协调相关人员将招标文件分发到各相关人员。
² 投标总责任人制订投标工作计划，内容包含：项目组人职员作划分和投标文件编写和要求、初评、修改、评审、统稿、打印装订各部分工作责任人和进度安排。
² 投标计划形成后经总经理签字认可后以任务书形式，由商务责任人将计划快速传达至其它相关人员，项目组全部些人员依据该计划安排自己工作，确保按计划完成各部分工作。
² 在项目组人员分别学习、消化招标书基础上，技术责任人组织项目组技术人员分析、研究招标书，确定技术方案框架结构、设计思想、设备选型和系统框图、拓普图编制等具体要求。
² 商务责任人认真学习招标书后，应将招标书中多种要求（不含技术要求）以清单形式一一列示，包含对投标单位资质、业绩及资信方面要求和盖章、密封要求等等提交投标总责任人审定后，和各相关管理部门联络索取；同时商务责任人编制投标文件格式（未指定格式时可参考模版确定）经投标总责任人审定使用。
² 投标总责任人组织相关人员对招标书中相关商务方面要求认真分析，并依据项目商务人员所提供信息组织开展商务报价工作。
4.2.3 投标文件编制阶段：
4.2.3.1 技术方案编制
² 投标文件编写人员应认真学习、消化招标书，立即掌握最新用户需求及编写要求。
² 技术人员依据已确定技术方案设计思想、设计标准和设备选型相关要求进行各自负责部分方案编写，完成初稿要首优异行自评、互评，修改完善后再提交技术责任人审核，最终由项目责任人或项目责任人制订相关人员组织评审，大型及关键项目需今总经理牵头组织人员评审，评审经过后方能定稿。
² 需要时技术人员有责任提交相关设备报价清单、子系统进度计划及施工检测方法等方面书面材料。
4.2.3.2 商务文件（含报价）编制
² 商务文件组成要依据招标文件要求，由商务责任人负责搜集企业或配合企业全部商务资质文件编制及整理，各相关部门给予配合。
² 投标总责任人组织相关人员依据设备清单及配置选型，依据采购部推荐设备选型及所掌握设备报价信息，按投标计划安排编制设备报价清单，设备报价最终采购部审核签字；投标总责任人、采购部责任人及相关人员综合核实初成本、商务信息等原因制订系统总体报价，经总经理审核后确定最终报价，大型项目须报董事长同意后确定。
4.2.4文件成型阶段：
² 投标文件中须盖企业章包含法人资格证实、授权书、系统报价汇总表及设备报价汇总表、招标书明确要求盖章内容等等，设备报价汇总表须经采购部审核，总经理确定签字后办公室印鉴管理人员方可盖章。（注：配合企业密封及盖章工作有市场管理部配合牵头组织安排）
² 投标文件外观包装在投标中很关键，应在投标工作开始便着手进行相关设计，确定投标文件外观风格，包含封面、页眉页脚、纸张、装订材料等，此项工作由商务责任人负责进行，投标总责任人审定。
² 正式打印前校稿工作由技术责任人牵头进行，对投标文件中文字、章节序号、页码编号、图号、图形、缺页、缺项、目录、关键数据、证实材料等逐一检验，确定无误后方可开始打印工作。
² 文件打印、装订工作依据文件数量大小确定工作人数，此项工作由商务责任人牵头完成。投标文件封装应严格遵照招标书要求进行，投标总责任人检验文件齐套性和应标性，无误后，再按要求要求进行封装。
² 商务责任人帮助投标总责任人检验投标所需企业证件及授权委托人证件是否齐全；
4.2.5 投标活动阶段：
² 投标活动由授权委托人组织进行，若用户有述标要求时，总经理或投标总责任人确定述标人选，述标人应进行充足准备。必需时，述标人准备演示文稿，并依据时间安排尽可能由投标总责任人组织安排进行模拟述标。
² 递交标书之前，依据市场提供最新信息，由授权委托人修改或确定最终投标价。
² 投标文件需在要求时间之前递交，异地投标应提前安排人员及协调车辆等事宜按时间抵达指定投标地点。
4.2.6投标归档
整体投标企业结束后，商务责任人应将全套招投标文件及电子文档在档案室归档一份以备查。归档文件包含但不仅限于以下文件：
招标文件、相关答疑文件及招标文件电子版文件（如有话）
投标计划
全部投标文件及电子版、投标总结（依据项目大小及需要时提交）
XXX工程投标计划(模板)
依据XXX工程招标文件要求，就XXX工程投标工作安排以下：
一． 人员组成及工作分工
项目总体责任人：XX
技术文件编写人：
XX企业 XXX
…..
XX企业 XXX
商务责任人：XXX
二． 投标方案组成及责任人安排：
序号
投标文件
责任人
完成时间
备注
投标文件商务文件组成及人员安排

投标函

XXX企业
。。。。
XXX企业

法定代表人授权书

XXX企业
。。。。
XXX企业

商务条款偏离表

。。。。。。

商务响应文件

厂家产品授权

完成后提交商务责任人
投标文件技术文件组成及人员安排

技术文件总说明

XXX企业
。。。。
XXX企业

投标方技术响应文件

XXX企业
。。。。
XXX企业

技术条款偏离表

投标设备清单

提交采购部审核初成本

。。。。

三． 工作进展安排
1. 月 日之前为项目组全体人员熟悉及了解投标文件时间。
2. 月 日 项目组全体人员确定投标文件技术响应文件组成格式及包含内容，并提交招标文件答疑文件交XXX处；
3. 月 日 之前各投标技术编写人提交设备清单，交由投标总责任人协同采购部及系统投标品牌，核定投标预算成本。
4． 月 日—— 月 日 前为编写标书工作日。整理整体报价及技术文件。
5． 月 日 全部编写标书人员提交投标文件初稿交xxx处，整体文件开始评审。
6． 月 日 —— 月 日 投标文件评审修订。 月 日完成整体投标文件定稿(报价可为初定)。
7. 月 日全天整体投标文件打印、签字、盖章及装订成册，密封。
8． 月 日按时间提交标书。
注：全体参与投标工作人员可依据以上时间要求安排各自工作进展。
四． 文件编制要求
1. 设计方案编写要内容丰富，紧紧围绕标书；
2. 报价要按要求标明相关内容；
以上工作计划安排，各责任人仔细研读。该计划分发全部参与该项目投标人员，如有疑问，请立即协商。计划一经确定，全部些人不得无故拖延。
五． 投标文件格式
XXX企业 页眉设计以下：
页脚设计以下：
正文要求：

XXX企业 页眉设计以下：
页脚设计以下：
正文要求：
投标报价格式：

编制人：
签发人：

项目投标工作步骤图
市场运作
投标申请

放弃投标
报总经理同意
编制投标文件
编制投标计划
获取招标文件
是 否

项目预算初成本
投标文件评审
确定
投标归档
投标总结
投标及述标
最终检验、盖章密封
打印、装订投标文件
确定最终投标文件本