员工出差及报销管理核心制度.doc
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1、职员出差及报销管理制度审 批: 审 核: 编 制:生效日期: 版 本: 制度修改信息文件名称职员出差及报销管理制度文件编号序号版本修改原因修改人生效日期备注11.0创建蒋伟一相关步骤1.1职员出差管理步骤步骤名称职员出差管理步骤步骤编号所属部门步骤图相关制度/文书/表单职员职员所属部门财务部人事行政部董事长/总经理/分管领导编制出差汇报书考勤统计确定结束审批审批检验查对费用报销办理报销提供相关报销凭证出差办理手续办理手续审批制订职员出差管理制度实施审批审批实施审批出差申请工作交接权限外权限内权限外权限内开始出差管理制度出差申请单工作交接单出差费用报销凭证费用报销管理制度出差汇报书编修日期审核日
2、期生效日期二出差及费用报销制度出差及费用报销制度1目标:1.1为了规范企业人员出差及差旅费报销标准和步骤,保障出差人员能够推行工作职责,完成工作任务和生活需要,结合企业实际情况,特制订本措施。2范围:2.1本制度适适用于XXXXXX企业。3. 出差定义: 3.1本制度所指出差是指因公外出到工作地域域(区、县)外办理公务、培训、考察、参与会议、进行工作指导、检验、考评或其它公务活动。4. 出差标准: 4.1审批标准:通常需要出差事项,必需在OA中提交出差申请,严格按摄影关审批程序审批,特殊情况,经相关领导电话同意后,事后补办审批手续; 4.2任务和人员相适应标准:企业领导或部门责任人在安排出差任
3、务时,应严格控制出差人数,合理安排和完成任务相适应人员出差; 4.3成本控制标准:全部出差人员在住宿、乘坐交通工具、对外接待等方面必需时时控制成本,根据要求标准实施,能够提前估计出差时间尽可能提前申报,便于提前购置机票、车票,降低价格。5. 相关步骤及管理制度: 5.1出差管理内容 5.1.1出差申请程序 5.1.1.1通常职员出差标准上需提前3天申报出差申请单(OA办公平台差假管理模块中申报),并呈相关领导核准后按要求路线出差; 5.1.1.2部门责任人出差标准上需提前2天申报出差申请单(OA办公平台差假管理模块中申报),并呈相关领导核准后按要求路线出差; 5.1.1.3分管领导(总监)出差
4、标准上需提前1天申报出差申请单(OA办公平台差假管理模块中申报),并呈相关领导核准后按要求路线出差; 5.1.1.4因特殊情况需临时派遣出差人员时, 必需在出差前立即申报出差申请单。 5.1.2出差过程中若因工作计划变更,造成出差路线改变,须电话取得有审批权限领导同意后实施。出差结束后,按实际出差路线重新填写出差申请单。 5.1.3出差审批程序、权限 5.1.3.1总经理出差,由董事长审批;出差人填写出差申请单董事长人事行政部立案。 5.1.3.2分管领导出差,由总经理、董事长审批;出差人填写出差申请单总经理董事长人事行政部立案。 5.1.3.3各部门责任人(包含经理级)及以下人员出差,由分管
5、领导、总经理审批,报企业人事行政部立案;出差人填写出差申请单部门责任人分管领导总经理人事行政部立案。 5.1.3.4跨省(市)外出差,和五人(含)以上同时出差需董事长审批;出差人填写出差申请单部门责任人分管领导总经理董事长人事行政部立案; 5.1.3.5出差时间在一周(含)以上,需由企业总经理、董事长审批;出差人填写出差申请单部门责任人分管领导总经理董事长人事行政部立案; 5.1.3.6企业发文组织会议、培训及活动,不需报审。 5.2出差搭乘交通工具、住宿 5.2.1出差到四川和重庆市所辖区域只能乘坐火车、汽车或驾车前往。选乘坐火车或汽车,交通费用按实际发生额给予报销;乘坐火车三个小时以上能够
6、购置硬卧票,分管领导级以上领导出差需搭乘长途火车,可购软卧票;乘车期间不予报销住宿费(特殊情况除外,如当日5:00以前达成)。到其它城市出差需乘坐飞机,应尽可能提前预定机票并享受折扣价,尤其紧急事项除外; 5.2.2重庆企业各部门出差人员应主动和前往城市异地企业(指重庆主城以外所属企业)联络,落实企业签约协议酒店;但所签约酒店住宿标准均不得突破企业制度要求,同时所签约协议酒店应实施就近标准。若所到城市没有所属企业,则由出差人员依据所要求住宿标准自行处理; 5.2.3职员随同分管领导级以上领导出差,可选择和领导相同交通工具及接待用餐。 5.3出差预约 5.3.1出差步骤审批完成,出差人应最少提前
7、3天订机票(特殊情况除外),机票预订由各企业人事行政部负责购置; 5.3.2火车票、大巴车票由出差人自行购置。 5.4出差人员考勤 5.4.1人事行政部每个月底依据出差人员出差申请单上所注明时间在OA系统里对出差人员进行考勤,按正常出勤视之。若实际出差时间超出了申请时间,出差人员应经过电话取得上级领导同意后,再通知所在企业人事行政部考勤管理人员,返回企业后需在1个工作日内补办超出时间出差申请单。凡未办理补办手续,所超出时间一律按旷工处理。 5.5出差费用标准 5.5.1为了有效控制成本,企业将出差住宿费、伙食补助等费用实施包干,以天数进行核实,交通费据实报实销。具体标准以下: 5.5.2住宿费
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