合同管理作业标准.doc

内容为网络收集 仅供参考
合同管理作业标准
1. 目的:
标准合同管理工作，保证合同执行按步骤标准进行。
2. 范围:
适用于国内工程的合同。
l 合同审查：对合同中规定的条款进行技术、安装、设备采购、合同金额和相关法律等方面的审查。
l 合同登记：合同文本分发和登记。
l 合同执行：根据合同规定进行合同实施。
l 合同统计及核算：对执行合同进行统计，对执行完毕的合同进行核算分析。合同
的统计分析数据按月存档，并每年年末保存电子文档。
l 合同归档：对合同及相关文件进行归档管理。
具体工作划分及相应部门：
序号
文件名称
提供部门
说明
1
?合同评审记录?
商务部
?合同评审记录?由商务部提供，并负责保存。
2
?合同备忘录?
销售部门
由合同联系人负责提供
3
?合同出库设备情况记录?
商务部
由商务部负责提供并保存
4
?合同执行、进款管理表?
商务部
由商务部负责提供并保存
5
?合同统计表?
商务部
由商务部负责提供并保存
6
?合同执行通知单?
商务部
交予技术支撑部、产品开发部
7
?系统安装确认报告?
技术支撑部
由技术支撑部返回，商务部备案
8
?用户培训记录?
用户培训部门
由商务部存档
9
?产品保修单?
商务部
没有交给用户的保修卡由商务部存档
参见?合同评审实施规程?〔R-03001〕
合同管理员
编制并归档
合同文本编号合同文本分发涉及软件开发的合同工程管理部
合同正本财务部
合同编号按公司合同编号规程执行。
合同执行工作流程图
商务部

公司主管领导

财务部
管理与控制
合同执行通知单
开具发票
到款通知
按合同的类型分别下发〈〈合同执行通知单〉〉
不涉及应用系统开发
的合同可省略本步骤
国内产品开发部
技术支撑部

系统安装确认报告等

存档管理

合同执行涉及部门业务说明:
子业务
部门
说明
合同到款
财务部
财务部向商务部下到达款通知单，根据合同进度开具发票。
合同下单
商务部
向软件开发部门和技术效劳部门下达。
合同安装
技术支撑部
技术支撑部负责完成合同设备、系统软件的安装调试，填写?系统安装确认报告?，并留商务部存档。
用户培训
技术支撑部
负责完成除应用软件外的培训工作，培训记录在商务部保存。
国内产品开发部
负责完成应用软件的培训，培训记录在商务部保存。
合同尾款清缴
销售人员
尾款由办事处销售人员负责合同尾款清缴工作。
合同修改
销售人员
合同条款等内容的修改与增删，销售人员应通过?合同备忘录?提交商务部。
5.质量记录：
针对合同的执行过程，对合同执行管理保存质量记录：
合同文本、?合同评审记录?、?合同出库设备情况记录?、?合同执行、进款管理表?、?合同执行通知单?、?合同统计表?、合同备忘录、?系统安装确认报告?、?用户培训记录?、产品保修单。
需要更多的管理资料，请到
内容为网络收集 仅供参考
合同评审记录
记录编号：QP-kkxxxxxx-nn记录时间：年月日
合同名称

用户行业

合同签定部门

合同编号

一、 关于合同条款的评审
合同条款是否符合?合同编制标准? □ 符合 □ 不符合
合同在文字描述、金额方面是否正确 □ 正确 □ 有误
说明：
商务部签字：
日期：
二、关于合同设备采购方面的评审：
● 合同设备是否为当时市场中可以购置到的设备。 □ 是 □ 否
● 合同设备的交货时间是否合理。 □ 是 □ 否
● 合同设备是否存在保修及维护问题。 □ 是 □ 否
商务部签字：
日期：
三、 关于合同技术方案可行性及技术效劳方面的评审：
● 合同的技术方案是否可行性 □ 是 □ 否
● 合同的技术效劳条款是否切实可行 □ 是 □ 否
● 合同提供技术效劳的时间是否合理 □ 是 □ 否

技术支撑部签字：
日期：
四、 关于合同的应用系统开发方面的评审：〔假设合同不涉及应用软件开发工作，本栏可省略 〕
● 合同的应用软件开发的功能需求是否合理。 □ 是 □ 否
● 在实现上技术是否可行性 □ 是 □ 否
● 是否可以在合同规定的时间内完成开发任务 □ 是 □ 否
要求：

开发部门签字：
日期：
公司主管领导的审批意见

1、 此表由商务部、技术支撑部、开发部门分别填写，公司主管领导审批。
合同出库设备情况记录
记录编号：QP-kkxxxxxx-nn 记录日期： 年 月 日
合同编号

合同名称

合同签定时间

合同执行时间

合同出库设备情况
设备名称
合同
数量
出库日期

出库日期

出库日期

出库日期

数量
数量
数量
数量

合同管理人员

内容为网络收集 仅供参考
合同执行、进款管理表
记录编号：QP-kkxxxxxx-nnn记录时间：年月日
工程名称

合同管理人员

合同编号

用户联系人/

合同回款等规定
实际合同回款及日期
发票开具情况及日期
合同一期回款时间及金额

合同二期回款时间及金额

合同三期回款时间及金额

一、合同进款变更说明:

合同管理人员:

二、合同执行记录管理:
?合同执行通知单? : 下发日期:
?系统安装确认报告? : 归档日期:
二、其它执行备忘录：

此表由合同管理部门填写。
需要更多的管理资料，请到
合同执行通知单
记录编号：QP-kkxxxxxx-nnn记录时间：年月日
合同执行部门

合同编号

合同名称

用户单位

联系人

用户地址

联系

任务

合同任务的描述
(由合同管理部门、销售人员共同填写)

执行时间
(由合同管理部门填写)

审批意见
(由公司主管经理审批)
填表(合同管理人员)
部门负责人审核
批准(主管领导)

此表由合同管理部门、销售人员共同填写，完成后由主管领导批准。
合同统计表
合同统计人员: 统计日期: QP-kkxxxxxx-nn
单位名称
工程名称
合同金额
软件金额
硬件金额
本钱
利润
进款
尾款
签定部门

合计

*本格式为根本要素格式，具体可根据具体的合同情况添加所需反映的事项。
需要更多的管理资料，请到