集团综合部管理规范及流程.doc

目录第一章 综合部组织结构图3第二章 综合部岗位职责4一、部门岗位职责4二、部门员工岗位职责4第三章 综合部管理流程81.预约客人来访接待工作流程82.来电转接流程93.信函收发工作流程104.寄送信函、快件工作流程115.传真发文工作流程126.传真收文工作流程137.重要接待流程148.入住酒店管理流程159.前台接待流程1610.发文管理流程1711.收文管理流程1812.档案归档流程1913.档案借阅归还流程2014.档案销毁流程2115.印章制刻申请流程2216.印章使用流程2317.公司证照管理流程2418.会议管理流程2519.办公用品购买审批流程2520.办公用品领用流程2621.车辆使用流程27第四章 综合部管理表格281.公司前台来访客人登记表282.信函与快件签收登记表284.收文登记表295.拟文处理签296.文件处理签307.周例会签到表308.用印审批表319.发文目录表3110.文件档案借阅登记表3111.办公用品采购审批单3212.办公用品台账3213.办公用品领用表3314.外出员工登记表3315.车辆出入登记表3316.油卡登记表3317.车辆登记列表3418.车辆登记卡3419.车辆请修表3520.保养记录表3521.住宿登记表3622.公务接待审批表36第一章 综合部组织结构图第二章 综合部岗位职责一、部门岗位职责1.根据领导意图和集团公司发展战略，负责重要文稿的起草工作；2.负责对集团所属各公司综合事务的监督及指导工作；2.负责集团公司资料、证照、资质、印章、信息、宣传报道等日常行政事务管理工作；3.组织制定公司有关规章制度；4.公司会议组织、记录及记录归档工作；5.负责前台接待、客人来访登记迎送等招待工作；6.负责公司日常安全保卫及消防管理工作；7.负责公司车辆调动管理工作；8.负责公司总务后勤管理工作；9.负责公司对外宣传工作、公关工作；10.完成公司高层临时交办的工作。二、部门员工岗位职责（一）部门负责人岗位职责1.根据公司阶段性目标和年度计划，制定所属部门的年度目标、计划和措施；2.负责集团综合部办公、行政、总务、安全保卫、等日常监督管理及相关规章制度的制订工作；3.负责所属部门及各分公司综合部的组织建设日常工作指导、考核等工作； 4.负责召集集团公司办公会议，跟踪落实各项工作的进展情况；5.负责公司比较重要的对外接待、联谊、公关事宜的组织、安排和实施；6.负责编制公司行政用款计划，做好行政费用的预算及控制工作；7.负责组织本部的工作，并督促部门人员完成职责范围内的各项工作任务；8.按时完成公司领导交办其他工作任务。（二）网络管理岗位职责1.负责公司网络基础建设，根据公司需求提出网络改造意见并实施；2.负责公司数据安全管理，对重要数据应定期进行备份，并严格控制数据出入公司；3.负责网络的监控，病毒防治及网络安全防护，以及客户端及相关准系统接口的安全管理；4.负责对公司计算机系统设置和安装及对计算机的相应调整分配的权利；5.负责计算机软硬件的安装、维护和管理，网络线路连接及网络设备参数设置，网络故障排除及系统优化，做好日常工作日志；6.负责信息设备登记入帐，维修，报废，保障电话系统、打印系统的正常运作；7.负责公司监控系统及OA系统平台的建设工作；8.完成领导安排的临时工作。（三）办公事务主管岗位职责1.负责拟订办公事务季、月度发展计划；2. 起草、拟订文件、资料、档案管理制度，并监督执行情况；3.负责集团各部门及所属公司的月度、周工作计划的收集、汇总、跟催工作；4.负责企业内、外各种来往文件的核对、颁布和下发工作；5.负责起草会议文件及通知，及时完成会议记录、纪要工作；6.负责集团报宣传人员的选拔及管理工作，定期做好报刊的出版发行相关事宜；7.负责集团大事记的收集、整理、汇编及集团月度信息简报的编辑、发布等工作；8.负责集团公共邮箱往来文件的检查、跟踪处理及信息回馈工作；9.协助处理与集团宣传、秘书、物品印刷等有关的其它工作。10. 完成领导安排的临时工作。（四）档案资料管理岗位职责1.负责公司内部及外来文件的传递工作，严格执行文件签收、登记、传递办理、分类立卷、归档等工作；2.负责集团公章的保管工作，严格执行公章用印登记审核程序；3.负责集团管理制度、通知、通告等重要文件的公示、保管、分发、借阅、更新等工作；4.负责集团各部门及所属公司相关资质、证照、专利、文件资料、合同、档案等归档工作，并进行分类整理、保管、编制检索工具；5.严格档案借阅程序，按规定办理档案借阅登记手续；6.负责做好档案的防盗、防火、防尘、防霉、防鼠、防虫、防光等工作，确保档案材料完整无缺； 7.负责公司会务接待、会务安排、会场布置及服务等工作；8. 完成领导安排的临时工作。（五）后勤总务主管岗位职责1.负责拟订综合部季、月度资金使用计划；2.负责油卡、电话、房租、水电等费用的管理工作；3.负责组织办公行政用品的购买、登记、发放与管理；4.负责公司固定资产进出、分类、编号及台帐等管理工作；5.负责公司财产物资安全及设施的维修工作；6.负责公司行政车辆的调度，协调各部门车辆的使用7.负责员工宿舍的登记、分配、租赁及管理工作；8.负责公司所有钥匙的登记、编号、配制、领用登记等管理工作；9.负责公司证照、法律、合同文件的变更、登记及年检工作；10.及时安排并完成综合部主管临时下达的各项接待或领导宴请任务；11.完成领导安排的临时工作。（六）前台岗位职责1.负责电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建档等工作；2.负责访客、来宾的登记、接待、引见，严禁无关人员出入公司；3.执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总、外出登记，监督员工刷卡等工作；4.负责员工出差预订机票、火车票、客房等，差旅人员行程及联络登记等工作；5.负责办公区域内环境卫生、绿化等监督管理工作；6.负责公司办公用品的领用、发放、登记、入库及盘存等工作；7.负责公司员工通行录及邮箱的更新等工作；8.负责会议室管理及开会期间的服务工作；9.配合办公事务主管完成部分文件的打印、复印、文字编制等工作；10.负责每日公司就餐人数的统计并登记，安排落实员工就餐等工作；11.完成领导安排的临时工作。（七）司机岗位职责1.认真执行公司各项规章制度和工作程序，服从上级指挥和有关人员的监督检查；2.根据公司的年度预算及车辆使用状况，编制车辆年度、月份维修保养计划；3.保持车辆内外的卫生整洁，经常进行车辆保养，保持车辆的良好运行状态；4.按规定到指定地点维修，并提供详尽、有效的费用明细；5.严格出车登记制度，按照公司规定时间，规定路线发车；6.负责车辆违章记录的查阅及处理工作；7.负责车辆费用、公里数的统计，按公里数核算相关部门费用；8.负责公司车辆的管理、存放、年审、保险等工作；9.完成领导安排的临时工作。第三章 综合部管理流程1.预约客人来访接待工作流程整理当天预约记录告知来访者情况开始结束综合部前台接待客人各职能部门确认与提醒访问事宜来访来访登记通知被访者客人等待接待来访客人确认来访告知相关事宜准备接待来访客人引领会见配合送走客户来访信息录入，记录汇总审核存档2.来电转接流程开始拨通电话结束前台接待外部单位人员各部门或员工听到电话铃响拿起话筒接听倾听来电事由明确被访人在否 处理范围内范围外转接接电在单位不在告知情况留言记录3.信函收发工作流程开始接收信函审核登 记审核分 信接 收回 信寄 信结束有无拆 信登记信息是否有明确收信人综合部前台接待各职能部门4.寄送信函、快件工作流程开始登 记联络相应单位处理发送结束前台接待各职能部门外部单位交待寄送信函、文件事宜签 收接到服务要求5.传真发文工作流程开始提出申请审批结束登 记发传真原件存档填写申请表综合部前台接待员工6.传真收文工作流程开始收 文签收结束登 记复 印转交文件存 档接收综合部前台接待各部门或员工7.重要接待流程是否是是是否否提出重要接待申请结束审核审核审批规划接待事宜提交请购报告审核审批组织实施配合执行执行开始结束相关部门综合部分管领导公司领导是否8.入住酒店管理流程结束部门/员工综合部公司领导前台接待审批否是员工住宿登记酒店安排酒店退订审核是否办理入住手续填写住宿申请表同意住宿入住办理入住手续开始9.前台接待流程看到客人，礼貌招呼开始问明来访事由，登记通知被访人安排客人等待地点引领客人到达等待地点奉茶，请客人稍等离开结束10.发文管理流程相关部门综合部有关部门公司领导是草拟文本开始结束审核审核会签否会签审核寄发公文校稿、更正复印、盖章正式公文否否11.收文管理流程秘书回复具体办理综合部主管审核领导阅否传阅传阅否核定文件领导审阅公司领导综合部相关部门是否是否开始外部文件外部单位结束资料存档12.档案归档流程准备资料是否合格资料汇总分类归档上架重新整理相关部门综合部是否搜集资料开始结束13.档案借阅归还流程否按相关规定处理归还后检查是否损坏分管领导综合部相关部门审核审核审核机密否办理手续档案使用否否是是是开始结束 借阅申请否是否办理注销14.档案销毁流程是否提出销毁档案申请审批销毁开始审批结束相关部门综合部公司领导信息存档15.印章制刻申请流程公司领导综合部相关部门主管审核审核审核公安部门批文制刻印章启用印章否是制刻申请开始结束是否16.印章使用流程相关部门综合部公司领导审核公司章审核审核请示否加盖印章用印登记加盖部门章用印登记否是用章申请开始结束否是否否是否是资料归档资料归档17.公司证照管理流程移交人综合部使用部门开始移交登记、保管申请使用使用流程是否需要年检归还年检结束否是18.会议管理流程开始与会各单位召开会议部门综合部提出会议召开申请结束会议准备会议通知接受接受邀请会议服务按时参会按时参会形成会议决议和文件会后管理19.办公用品购买审批流程采购人员分管领导相关部门综合部审核 核审核审核采购程序是否开始购买申请单结束20.办公用品领用流程相关部门综合部结束信息存档审核审核按清单发放否是开始填写领用单否是21.车辆使用流程开始审核审批填写车辆请用单查询车辆使用信息调配车辆安排司机检查车辆提供车辆登记用车信息接车信息使用车辆结束办理车辆使用手续行政部经理交代的其他工作办理车辆使用手续部门领导人综合部部门第四章 综合部管理表格1.公司前台来访客人登记表年 月 日序号姓名所在单位来访人数是否预约被访人事由时间备注姓名部门到达离开122.信函与快件签收登记表日 期来件单位数 量密 级接收部门签收人（签字）3信函与快件寄送登记表日 期送寄部门数 量密 级送达单位接收人送寄人（签字）4.收文登记表 第 页收文编号收 到日 期来文单位文件号文件标题（内容）处 理 情 况备注月日承办单位承办人 签字处理结果5.拟文处理签行文单位起草人文件主题主送单位抄送单位文件编号 号份 数 份发文日期年 月 日 （加盖印章）部门领导意见 签字： 年 月 日领导批示 签字： 年 月 日6.文件处理签来文单位秘级来文单位电话传真文件名内容摘要受文部门受文日期受文单位处理意见上级领导批示 受理部门意见7.周例会签到表部门个人日期：日期：日期：日期：主持：主持：主持：主持：签 名签 名签 名签 名备注：8.用印审批表用章日期用章事由印章名称申请人审批级别保管员备注部门主管分管领导总裁9.发文目录表文件号文件标题领导签发拟稿部门密级发放范围份数登记日期发出日期备注10.文件档案借阅登记表文件标题用途借用时间借用人归还时间有无损坏经手人备注11.办公用品采购审批单部门使用人填表时间序号物品名称规格数量单位特殊要求需求时间采购原因：部门主管意见： 综合部门意见： 签字： 年 月 日公司领导意见： 签字： 年 月 日12.办公用品台账 项 目物品名称编号数量单价入库时间备 注13.办公用品领用表 日 期物品名称数量领用人备注14.外出员工登记表时间姓名所属部门出司时间入司时间事由备注15.车辆出入登记表日期用车部门事由车辆往返时间行车路线出车时仪表里程数（公里）本次出车公里数（公里）加油费（元）用车人签名驾驶人签名审核备注加油卡消费现金至 至至 至至 至至 至16.油卡登记表 卡号：日 期领卡人还卡时间加油金额卡上余额还卡人备 注17.车辆登记列表项次车辆类别车号司机购置日期购买价格引擎号码排气量保险单编号小客大客小货大货12318.车辆登记卡使用人姓名司机姓名牌照号码车名车型购车日期初检日期复检日期保险记录保险公司保险证号码保险期限保险内容购置价格经销商附属品收音机 放音机 热风 冷风驾驶员住址电话住址电话19.车辆请修表表单编号： 日期： 年 月 日 车号请修前里程数请修申请人请修项目12损坏原因12预算金额修理厂家审核意见12管理部门公司领导经办人部门领导20.保养记录表车号使用单位司机保养记录年度保养项目金额保养前里程表数经手人月日合计21.住宿登记表宿舍号码住宿人员姓名住宿时间22.公务接待审批表来宾单位来宾人数接待日期姓名职务停留时间来宾事由：接待费用预算餐饮费用预算额住宿费用预算额其他费用预算额合计预算总额陪同人员要求综合部意见： 签字： 年 月 日公司领导意见：签字： 年 月 日