学习总结Excel正确途径与误区：如何快速提升Excel水平.docx

学习Excel的正确途径与误区：如何快速提升Excel水平 在9月份写的几篇总结中，以及后来的专访中，通过大量的实际表格，给大家介绍了如何学习应用Excel。但是，在QQ群（223192862）中与大家的交流，发现还有很多很多人对于Excel的学习应用，仍存在着这样或那个样的问题，雄心勃勃但是收效甚微。那么，造成这样的原因是什么呢？ 学习Excel必须有一个正确的、准确的计划和步骤。Excel学习的正确路径应该是： 良好素养的培养 基本技能的训练 逻辑思维的训练 数据分析的思路 管理模版的制作 打造完美的报告 然而，很多人不是这样来学习，却走入了学习Excel的误区： 我们安装软件了，不用学了。 Excel有什么学的，不就是表格吗？ 我会用了。 我不用提高效率。如果10分钟就干完活，领导要给我布置新任务，那我不就累了吗？ Excel太难了，函数太难了。 更要命的是，庸师太多！ 看了几本书，搞了一些大纲和案例，没实际工作经验和应用研究，不了解企业数据管理的分析的精要，就认为懂Excel了，就想出道当老师。结果是糟蹋了这么好的工具，又误导别人。 1、Excel的基本素养 最近突然间，我觉得Excel已经成为很多人的一种焦虑的工具，一种不安的软件。 有这种想法，是在最近的几次公开课上，看到很多人学习的热情以及应用的惶惑，看到了越来越多的惨不忍睹的表格，这些表格的制造者还认为自己已经是非常了解了Excel，已经非常熟悉Excel，已经会用Excel了。但是，这些人连基本的Excel使用素养都没有养成呢！ 你有基本的Excel使用素养吗： 你是不是根本不了解Excel的基本规则，就自认为自己懂Excel了？ 你设计表格是否很随意？想怎么弄就怎么弄？ 你是不是输入数据也很随意，而不考虑Excel对数据格式的要求？ 你是不是特别喜欢设计多行表头，还有大量合并单元格？ 你是不是特别喜欢在表格里插入很多合计行和空行？ 你是不是特别喜欢把所有的数据（包括计算结果）都保存在一个工作表，结果表格有非常多的列？ 你是不是特别喜欢在表格里随时插入行和删除行？ 你是不是只会简单的加减乘除，而不会使用函数进行汇总计算？ 你是不是只会使用简单的直接单元格链接，而不会使用函数引用数据？ 你是不是不注意保护工作表的计算公式？ 你是不是总在使用笨办法来处理数据？ 你是不是. 转发我一个学生写的“Excel之旅”吧，也许她的领悟，会给大家一些启发。 知道EXCEL这个词是15年前（也许有人会认为太孤陋寡闻），在EXCEL之前只能用WORD，与我同龄时代的人估计也好不到哪儿。那时单位只有领导才有电脑办公，像我这样的小兵有个人办公用电脑是奢望，所以水平真的一塌糊涂。 真正对EXCEL有点启蒙的是在2011年5月份，很幸运的是我们的培训供应商请来了上海E讯东方的EXCEL专家韩小良老师来常州讲课。两天的EXCEL实战讲解，才知道EXCEL是如此强大和神奇。（在这之前一直感觉EXCEL还算是好的，有点妄自尊大，不知天高地厚）。通过这次上课，意识到本人就是EXCEL盲，基本的函数都不会，那时严格来说电脑只是我们的代笔工具。通过这次的学习，可以说对EXCEL有了全新的理念、标准化的思路、规范化的概念，也为后来高效工作提供了重要保障。 记得当时同一批上课的学员有200多人，但他们在工作中很少运用，故这次培训真正能学以致用的学员有多少不得而知，与经常联系的好友交谈中，发现他们的效果不佳，有的差不多全部还给了老师。听到这个信息真是让人可惜。学习只有把理论与实际想结合才能有效，本着这条理念和目标，所以在工作中严格按照老师的讲解思路，有意识的去运用新学的方法进行表格的规范化，为数据统计汇总分析提供了极大方便。当运用一种新方法做出自己需要的报告时，心中的激动无语言表，在学习中体验着快乐是种幸福的事，什么累啊苦啊的.全到外面云游了。 EXCEL只有了解它，认识它，运用它，它才会去结识你，让人乘上快车，去EXCEL空间遨游。这种神奇强大的功能，可惜我只知道一点点皮毛，需要了解得更深更透，需要不断学习加深巩固所学的知识才行，对我这种智商、又不太动脑子的人来说也有些害怕，所以只能走马观花，在EXCEL乐园看看美丽的风景，感受EXCEL的旅途中常用、基本的运用了，若前方有个导游一路讲解相信能看到更美的景色，但这段旅程有些长，需要不断的去开启前行的大门。 2011年5月是EXCEL旅程的开始，后来也去了EXCEL风景园观赏了几次（只要韩老师在长三角上课，我就准时参加他的培训班），每次都有不同的收获，也有不同的心得。真心希望自己能一直在这段旅程中收获快乐和进步，短短两年在这段旅程中结识了很多的朋友，有财务界的精英、也有EXCEL高手，是她们一路给我指引才跟上了大部队，如果没有这些朋友的帮助，也许我早掉队了。谢谢一路同行的伙伴们。2、关于Excel技能的训练 很多人把学习Excel认为是学习小技巧、快捷键，其实这样就错了，走入了死胡同。Excel的精髓是逻辑和思路，包括表格设计、汇总分析、结果展示等，无一不是你对数据思考的结果。要学习的函数没几个，但是思路和逻辑确实要扎扎实实的去领悟、去体验、去总结的。卡卡“S_1339054529”在专访的评论中写道，“认认真真的的看了一遍，从最开始对Excel的一窍不通开始，在网上自己学习，报培训网站上免费视频听课，Excel基础知识、函数、透视表、图表、VBA等等课程，差不多都学了，但是问题也很突出，通常都是越到后面越听不懂，函数能懂，但是一组合就不会。透视表也是，学会了，一周不用，立马忘得干干净净，用的时候又需要去翻笔记本。今天很仔细的看了韩老师的文章，原来根源在于逻辑思维！在做的时候没有个整体概念，所以做出来的表格只能是最基本、最基本的，实现不了自己想要的东西。收益甚多，下面开始好好系统学习，巩固基础。” Excel的每个函数都是逻辑思维的结晶，函数的语法就是逻辑思考的步骤。比如最常用的SUMIF函数，很多人用的是惨不忍睹，这些人就是没有好好了解这个函数的基本逻辑。SUMIF的功能是单条件求和，也就是根据指定的条件，把满足条件的单元格数据进行求和。该函数有三个参数，第一个参数是条件判断区域，第二个参数是指定的条件值，第三个参数是实际求和区域（如果忽略，就对第一个参数选定的区域进行求和）。而这个函数对于第一个参数和第三个参数的基本要求就是必须是区域一致，不能一个区域选了A2:A100,另一个区域却选了D:D。另外，第二个参数还可以是精确的条件，也可以是模糊的条件（比如某个区间的，含有指定关键词的等等）。比如，下面的工作中，如何快速计算每个人周末加班和工作日加班总数？ 很多人就知道用笨办法来一个一个的加，如下（我都要晕了！我在想：下个月星期会变的，难道再做一遍公式？！）： 双休日：=H4+I4+O4+P4+V4+W4+AC4+AD4 工作日：=SUM(C4:G4)+SUM(J4:N4)+SUM(Q4:U4)+SUM(X4:AB4)+SUM(AE4:AF4) 其实，如果利用第3行的标题来判断（因为第三行保存的就是一、二、三、四、五、六、日这样的七个汉字），计算计算双休日就是判断第3行那些单元格是六和日，两者加起来就可以了啊。如下： 双休日：=SUMIF($C$3:$AF$3,六,C4:AE4)+SUMIF($C$3:$AF$3,日,C4:AE4) 工作日：=SUM(C4:AF4)-AG4 这样的公式是自动判断的，结果就不会出现错误。一个一个单元格相加，很容易出现加错单元格的情况。 我在专访中说过，“表格结构决定思路，思路决定函数，函数决定公式。”学习函数一定要结合实际表格来学，光看书、光背语法是没有用的。例如，对于下表中的合同要做提前提醒，首先必须找出每个合同的最后一个日期。那么自己问一下自己，最后一个日期是什么意思？有人说，就是保存在最右边的日期，如果这样思考问题，就把简单问题复杂化了，这样的思考出发点就会导致这样的思路：寻找某行最后一个不为空的单元格数据，此时的公式就变得非常复杂了，需要创建如下的数组公式： =INDEX(B3:I3,MAX(B3:I3)*COLUMN(B3:I3)-1) 但是，如果你了解日期的基本规则，这个问题就简单了。日期是正整数，最后一个合同到期日就是最大的那个日期，此时只需要使用一个函数MAX就解决了，公式如下： =MAX(B3:I3)3、关于Excel数据分析 数据分析是Excel应用的最高境界。数据分析考察的不仅仅是函数是否会用，而是考察你对数据的理解和思考，是给老板提交一份什么样的分析报告，是你的分析报告是否具有说服力！9月份在给一家企业做内训时，一个学生问我，如何把8月份的人工成本与7月份做一个比较，看看人工成本上升或下降的情况如何，给老板解释上升和下降的原因。模拟数据如下图所示。 这个表格，对很多人来说，也就到此为止了。我对你的评价就是：你的职场竞争力也就到此为止了，你在领导心目中的地位也就到此为止了！在给老板汇报工作时，难道你喋喋不休的给领导念这个表格的数据吗？ 既然是比较8月和7月，既然是要给领导看，那么首先就给领导看一个8月与7月相比的整体结果，如下的左图所示。领导一看大喜，接着就问你，下降的原因是什么？你就给他看右图，一目了然的就把影响因素给找出来了。 如果是成本增加的情况，此时分析图表就自动变为下面的情形： 一个完整的、有说服力的分析报告，至少要包括两部分内容：汇总分析报表（由函数、透视表等汇总出来）和分析图表。而分析结果的可视化，是很多人非常欠缺的技能，也是被忽略的技能（我会画图啊！图表有什么难的，不就是柱子图、波浪线、大饼蛋糕图嘛！我晕菜！）。表格数据处理的最后，是我们都要做PPT给领导汇报工作的，那么PPT上先放什么？图表！ 最后，送大家一句话吧：不懂函数，不要说自己会Excel；不懂图表，就不要说自己会数据分析！ 好好学习Excel，好好应用Excel，好好提升自己的工作效率，好好提升自己的职场竞争力吧！6 / 6