借款费用报销与对外付款审批新规制度.doc

借款、费用报销与对外付款审批制度

添维信息科技(天津)发展有限公司
二零一七年十二月版

目录
目录 2
第一章 总 则 3
第二章 内部借款 4
第三章 费用报销 6
第四章 对外付款 10
第五章 审批流程 15
第六章 付款方式 16
第七章 各类费用表单及票据填写规范 17
第八章 附则 18

第一章 总 则

第一条 为了保障公司经营活动高效、有序开展，规范费用报销、对外付款等各项业务开支财务审核与审批，依照国务院颁发《钞票管理暂行条例》及中华人民共和国人民银行制定《钞票管理暂行条例实行细则》、《支票使用管理暂行规定》，并结合公司实际状况，特制定本制度。
第二条 本制度所指各项业务开支指公司经营管理活动中，寻常发生费用开支、成本开支、投资性开支、关联公司之间往来开支等所有以货币资金支付业务。其中：费用，涉及直接形成费用和开支及先形成资产，然后以摊销、折旧等形式形成费用各类资本性支出。
第三条 公司订立涉及款项收付合同、合同、文献解决卡或其她内部审批文献，应交一份原件给财务部存档（如果合同原件只有一份，按照关于规定原件不适当存储在财务部，要提交一份复印件并注明原件存储位置及本复印件与原件相符，加盖公章），财务部严格按合同及有关文献商定进行审核，并办理款项支付。
第四条 公司各项业务开支、总额控制前提下，实行授权审批。公司财务部必要严格按照审批权限，办理款项支付。
第五条 本规定合用于添维信息科技（天津）发展有限公司所有本部（如下简称“公司本部”）及下属单位（涉及独立核算全资法人公司，控股以及控制公司，如下简称“下属公司”）。本制度所称“公司”包括“公司本部”与“下属公司”。
第二章 内部借款

第六条 合用范畴
内部借款，是指员工因业务需要向公司借支钞票或支票，涉及暂时借款和备用金借款。
第七条 单据规定
内部借款需填写《借款审批单》，在《借款审批单》附相应借款事项审批单据。如因出差借款需在《借款审批单》后附《出差申请审批单》；因招待需借款则后附《业务招待审批单》。
第八条 对各类借款详细规定
(一)暂时借款及核销
1、满足下列条件经济业务可办理暂时借款手续：
（1）经济业务尚未发生，必要预支款项，否则既定经济业务不能进行。
（2）具备能证明业务有效性文献，如合同、合同、会议告知、出差申请审批表、车辆维修申请表、采购申请单、专业培训申请表等。
（3）发票等合法有效原始凭证尚未获得(已获得发票等合法有效凭证直接进入费用报销程序)。
2、借款时间，应在出差回公司或业务完毕后5个工作日内到财务部办理报销或还款手续。
3、原则上实行“一事一借，一借一清，前款不清，后款不借”。
4、公司出纳要依照《借款审批单》编制员工借款台账，并与总账会计定期(每月月底)核对，核对完毕后编制员工借款明细清单及时告知各部门负责人及借款员工，对于逾期没有归还，财务部下发《催款告知单》给借款人，在下发《催款告知单》5个工作日借款人仍没有归还借款，财务部将从借款人工资中逐月扣还，扣还后发放工资余额不低于公司所在地最低工资原则。（即当月实发工资-扣还借款≥公司所在地最低工资原则）
(二)备用金借款及核销
1、公司原则上不实行备用金制度，若员工确因业务需要频繁使用钞票，经公司批准可依照实际需要申请一定金额备用金，借款金额原则上不能高于借款人税后月薪。
2、备用金可在一种年度内可循环使用，使用后应及时凭发票等合法有效凭证报销，报销金额补充原定额。若异地公司处前期阶段，并在财务团队未到位时，项目负责人可以申请最高额度5万元备用金，同步行政部负责人可以申请最高额度2万元备用金，用于项当前期管理。财务团队到位时,以上两项备用金应在1个月内还清。
3、借款人须在公历年度结束前还清借款。若在新公历年度有需要时，需重新办理借款申请手续。
4、若员工工作性质或岗位发生变化，不再需要使用备用金或者需要调增备用金额度，需在工作性质或岗位发生变化后5个工作日内办理还款手续，未在规定期间内还款，从借款人当月工资中扣除，直到扣完为止。需要调增备用金额度，按新借备用金审批流程办理。
5、若员工离职，需在办理离职手续前还清所有借款。若未还款，公司有权从该员工应发工资中扣回，局限性某些应由该员工补足后方可办理有关离职手续。
第九条 借款归还其她事项
1、当借款人以钞票方式向公司出纳归还借款时，由出纳向还款人开具相应金额收据。
2、若借款人以有关经审批单据抵冲借款时，报销单据上需填明冲借款，差额某些执行“多退少补”原则办理支付。由借款人在报销领款人处签字确认，同步出纳根据抵冲借款金额加上钞票还款金额之和向借款人开具收据，收据上应注明明细状况。
3、若以上还款或借款以网银或转账形式支付，以银行单据作收付款凭证，不需开具收据。
4、借款人以钞票归还或报销抵冲借款后，出纳应即日调节员工借款台账。
第三章 费用报销

第十条 合用范畴
公司经济业务办理完毕并已获得合法报销凭据各项费用支出。
第十一条 对费用报销基本规定
（一）对报销人规定：
费用报销必要由经办人自己报销，禁止代报、代签名。
（二）对报销单位规定：
费用报销严格按照受益单位填写报销公司名称。
（三）对报销时间规定：
为保证财务核算对的性、及时性，费用报销时限原则上在费用发生之日起5个工作日内到财务部报销。
但通讯费、快递费、市内交通费、停车及过路过桥费等频繁发生小金额费用需于每月25日前，由各部门统一收集，集中进行报销。
（四）对报销发票规定：
所有发票均需加盖收款单位发票专用章或财务专用章，没有盖章或印章不清一律视为无效发票,不得予以报销。
系统内公司若为增值税普通纳税人，则员工在办理报销增值税范畴业务时,需提供增值税发票。
（五）其她：
费用报销禁止分拆，属于同一项目、同一时间或同一性质费用按照单笔费用报销。一次申请业务，原则上一次性报销完毕。若存在不同部门涉及同一项目,同一时间或同一性质费用支出,则应由费用主办部门分类归结所有费用,一次性办理报销；若存在与供应商月度结算费用，须填列月结费用明细表。
第十二条 对使用单据规定：
属于出差，应填写《差旅费报销单》，非出差性质市内交通须填写《费用报销单》并以《交通费报销登记表》作为附件。所有原始单据均需按照规定，规整粘贴在《票据粘贴单》上作为封底。
第十三条 对各类费用报销详细规定
(一)业务招待费报销
1、业务招待费是指公司用于维护公共关系发生费用，涉及宴请、馈赠礼物等发生费用。禁止用业务招待费公款私请，也不得用于宴请我司员工。本部内各公司、部门之间禁止用公款互相赠送礼物。对外招待原则应保持节约原则。
2、除公司总裁、股东、总经理、副总经理外，业务招待费使用实行事前审批制度。凡因工作需要使用业务招待费，经办人须事先填写《业务招待审批单》，按照审批流程申请批准后，方可宴请或购买礼物等。
3、报销业务招待费，除了附上发票及《业务招待审批单》之外，原则上需提供各类发票补充信息：如POS机刷卡单、消费电脑小票等，如确属难以提供补充信息，需有其她所有参加人员书面证明。公司参加业务招待人员须是与业务有关人员，且需所有参加人员在《业务招待审批单》上一并签字。
4、招待费用报销经手人遵循从高原则。即在参加人员中，应由最高档别人员作为报销人。
(二)差旅费报销
1、差旅费报销原则按公司颁布《出差管理制度》执行，报销时应提供经批准《出差申请审批单》原件。
(三)市内交通费报销
1、市内交通费涉及在市内出租车费及公交车、地铁车费。
2、员工外出办事，普通应乘坐地铁、公交车。在某些紧急事务或办理业务乘坐公共交通不以便时，可以乘坐出租车。普通涉及下列状况可乘坐出租车：
出纳存、取大额钞票时；
携带公司贵重物品、重要文献、模型等时；
陪伴业务主管部门或业务往来单位人员外出公务时；
员工加班超过晚上九点；
其她紧急事项，搭乘地铁或公交不便,但需提供经主管领导审批书面材料。
3、市内交通费报销须填写《费用报销单》，并以《交通费报销登记表》作为附件，在附件上注明时间、起止地点、办事内容、经手人等。
4、交通费一律凭发票报销，报销时发票需准时间顺序粘贴。
(四)通讯费报销
1、因工作需要，关于通讯费补贴原则，按公司有关批文执行。
2、通讯费需按月，由部门统一集中收集，进行报销，并附明细清单和注明通讯费所属时间，不可跨月报销。通讯费发票客户名称必要与报销人一致。
3、如果员工调离我司，15日之前离职工工，报销当月通讯费补贴一半；15日之后离职工工，可报销当月全额通讯费补贴。
(五)汽车保养维修费报销
报销时需提供发票、维修清单及经批准《车辆维修申请表》，所有车辆维修原则上应在公司签约指定公司定点维修。
(六)固定资产、低值易耗品及办公用品报销
报销时需提供发票、、入库单、验收单及采购申请报告。对于大额采购或需供应商保证对某些资源作长期或稳定供应物品还需订立采购合同。
(七)部门及公司活动费报销
部门及公司组织活动，均需事前审批，需由拟活动部门事前书面报告并经公司领导签字审批，活动结束后再按公司流程报销。报销金额不超过部门未使用活动经费。
第四章 对外付款

第十四条 合用范畴
对外付款是指除上述费用报销外，在经济业务发生过程中，由于购买商品或劳务等所应支付给公司外部法人单位或个人款项。重要涉及工程项目付款及非工程项目付款。
第十五条 对外付款基本规定
（一）已订立有效合同合同或审批完毕申请文献
（二）按合同规定已达到付款条件，并按合同中规定提供付款资料；合同中规定确认成果性文献普通应由主管领导及以上人员签字确认。
（三）提供合同、发票、收据、保函、送货单、出入库单、验收单等有效单据原件，付款申请需提供完整收款途径（全称、开户行和银行账号）。
（四）原则上没有发票状况下不得付款（关于政府部门规费等需要先付款后开票除外）。
若业务经办人事先无法获得发票或其她有效单据，经办人必要在付款申请上注明“发票后补”字样及提供发票时限。经办人在获得发票及有关单据后，需另行填写《费用报销单》，并在备注栏内注明“已审批对外支付，冲账”，在原借款栏填写已付款金额，经审批后，予以冲账。
（五）收款单位全称必要与合同订立人、发票或收据上开具单位名称一致。
(六)业务经办与货品验收应由不同人办理，营销用采购物资保管人和申请人规定岗位分离。
第十六条 对使用单据规定
有合同对外付款需填写《合同付款审批单》，无合同对外付款需填写《付款单》并认真按审批流程办理。同一合同项下超过二次以上付款需填写《付款审批登记表》一式一份，付款完毕后，《付款审批登记表》由财务部存档。
（三）营销类付款
1、项目施工成果需由参加部门主管领导签字确认。
2、广告费付款：需提供能证明广告成果资料，如报纸、杂志、网络截图等。
(四)其她对外付款
1、支付地价、质检、安检等支付给政府部门各项费用，需提供有关政府文献资料。
2、支付房租、物业管理费、信息服务费、招聘费等行政类费用，需提供发票，并注明支付期间和服务内容。
3、支付工资、奖金，由行政人事部和财务部共同编制工资表和资金发放表，并填写《付款单》。
4、往来款支付，依照经审批后调拨告知，及时填写《付款单》办理付款。
5、在银行托收利息、管理费、水电费、电话费、房租、社保等费用，经办部门需按月填写《付款单》，并索取发票后办理审批程序。
6、税款支付参照公司涉税业务管理等有关制度执行。

第五章 审批流程

第十七条 审批职责
(一)业务审批人对费用、成本支出真实性、合理性负责。
(二)财务审批人对票据合法性、合规性、费用金额与否超预算或额度及审批流程完整性负责。
第十八条 公司本部审批流程
公司审批流程分为业务体系审批流程和财务体系审批流程。其中业务体系审批流程由业务经办人自行报送审批，财务体系审批流程由财务部统一收单、审核及传递审批。
公司本部报销流程：按照本部审批权限和审批流程办理；
下属公司报销流程：按照下属公司审批权限和流程办理。

第六章 付款方式

第十九条 付款方式
(一)钞票
钞票使用范畴为：
1、员工寻常报销支出；
2、出差人员必要随身携带差旅费；
3、1000元如下零星支出；
4、备用金；
5、因业务需要支付钞票其她支出。
(二)转账付款
不属于钞票结算范畴各项支出，均需通过银行转账支付，付款方式涉及：转账支票、电汇、汇票等。
所有转账付款均由财务部直接转入收款方账号。收款方账号信息必要与合同商定相一致，若合同没有商定，则必要与对方提供书面收款信息相一致，或注明与本制度第十四条商定相符。
第七章 各类费用表单及票据填写规范

第二十条 对原始单据规定
（一）必要使用合法、真实发票(由税务机构监制)、行政事业单位(由财政部门监制)收据等原始单据，所有原始单据均规定票面完整、清洁。
（二）票据规范，金额大小写一致，各项目填写齐全，不得有涂改痕迹，顾客栏须填写公司全称。
（三）票据必要版次有效，加盖有发票专用章且印章清晰，同次获得定额发票，同一面值，原则上须连号。
（四）所有涉及支出请示，内部审批文献原件，均作为报销附件，交财务部存档。如无法提供原件，由经办部门提供复印件，并盖上与原件相符印章。
第二十一条 对填写及粘贴各类报销单据规定
（一）栏目填写齐全、无涂改。
(二）笔迹规整清晰、工整，签名用黑色、蓝黑色钢笔、签字笔填写，不得使用圆珠笔，字体一律用正楷或者行书体书写。在规定栏目内填写不得超过栏目范畴，并合理预留空白以便其她审批人订立意见。
(三）金额大小写需一致，阿拉伯数字小写金额如：0、1、2、3、4、5、6、7、8、9，大写金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等。大写金额数字到元或者角为止，在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字；大写金额数字有分，分字背面不写“整”或者“正”字。
(四）附在报销单据后原始附件，必要贴粘整洁、发票紧随报销单据背面，其她单据、资料次后；同类票据需准时间顺序粘贴；附件粘贴、折叠不能超过票据粘贴单边界。
第二十二条 经办人在报销各类费用时，要秉承实事求是及诚信原则，如果到财务审核环节浮现所报金额不不大于财务核定实际金额，财务将依照状况采用相应解决办法：
1、初次：退单重新填单报销，并知会经办人直接上级审批人；
2、第二次：知会经办人总经理或项目负责人，同步在公司内通报批评。
第八章 附则

第二十三条 本制度自公司正式发文之日起执行，若本制度与公司已发有关制度规定不一致，以本制度为准。
第二十四条 本制度由天津市晟科思科技发展有限公司财务部负责解释和修订。
附表：
表一： 《费用报销单》（可使用既有版本）
表二： 《差旅费报销单》（可使用既有版本）
表三： 《借款审批单》（可使用既有版本）
表四： 《付款单》
表五： 《合同付款审批单》
表六： 《付款审批登记表》
表七： 《出差申请审批单》
表八： 《业务招待费审批单》
表九： 《催款告知单》
表十： 《票据粘贴单》
表十一：《交通费报销登记表》