测绘成果及资料档案管理核心制度.doc

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二零一七年九月
测绘结果及资料档案管理制度
第一章 总则
第一条  为规范测绘结果及资料档案管理，确保测绘结果、资料档案安全，促进测绘结果广泛应用和档案信息化建设，依据《中国档案法》、《中国测绘结果管理条例》并结合本企业相关要求制订本制度。
第二条  适用范围 对测绘结果及资料档案管理适适用于本管理制度。
第三条   职责 测绘结果档案资料管理，实施领导负责制，由单位分管领导负责，测绘结果档案资料管理部门（档案室、资料室、打印室）具体负责实施，并指定专员负责档案管理工作。
第二章  测绘结果资料归档制度 
第一条  测绘结果及资料档案依据国家要求，制订归档范围及保管限期表。 
第二条  测绘结果及资料组卷分类号统一实施国家要求一级组卷分类号进行编号归档；归档资料应该齐全、完整，分类整理立卷，案卷首页为案卷文件目录并编制档案著录卡，案卷标题简明确切，案卷质量符合国家相关规范、标准。 
第三条    不得私自改变档案分类、组卷、编号方法。 
第四条    对归档结果资料应做好完整记录表登记，并录入计算机中方便查阅，同时对将记录表进行统一管理保留。 
第五条  长久保留资料档案严禁使用红墨水、纯兰墨水、圆珠笔、复写纸书写，只能用兰黑墨水、碳素墨水书写，以利长久保留。 
第六条  结果及资料档案接收、移交，必需附有清单，严格清点和推行签字手续并填写移交（接收）登记簿。 
第七条  数据载体每十二个月轮番抽取不少于5%读取检验，发觉问题立即更换载体或恢复抢救。
第八条  接收档案必需立即整理、组卷、归档、入库。当年接收档案必需当年完成归档工作。 
第九条全部档案必需登记，具体到文件级，尽可能用数据库或电子表格进行登记。
第十条   保密、防虫、防霉、防盗工作，定时检验档案保管情况，对破损、变质档案资料立即上报领导并提出处理意见。 
第十一条  各部门必需设专职或兼职人员管理测绘资料，做到职责分明，并应设置资料室和铁柜，存放测绘资料。 
第十三条  将测绘结果资料档案工作列入总经办工作日程，并由总经办或其指派人员对档案管理工作进行定时或不定时检验，立即发觉问题并协调处理。 
第三章 测绘结果资料档案借阅制度 
第一条  为了开发档案信息资源和企业发展，愈加好地为社会主义建设服务，依据《中国档案法》、《中国档案法实施措施》，结合本企业相关要求，制订本制度。 
第二条  档案室应该依据工作需要，编制必需目录、卡片、索引等检索工具，编辑档案文件汇编和多种档案参考资料，主动开发档案信息资源，为企业服务。 
第三条  档案室保管档案，关键供本单位利用，不属于开放利用范围。对外提供利用须经领导同意。 
对各类档案均按要求查阅范围提供利用，查阅人员要如实说明查档目标和内容，符合查阅条件办理手续后，方可查阅，且只能在档案阅览室查阅。特殊情况需借出阅览者，须经主管领导同意。 
第五条  本单位工作人员借阅本人职能范围内档案，办理借阅登记手续后方可借阅；借阅本人职能范围外档案须经主管领导或档案管理部门责任人同意，方可借阅。 
第六条  利用者借阅档案，须办理借阅手续，填写《档案借阅记录表》和档案利用效果登记。借阅机密、绝密档案材料，需经主管经理及保密责任人签署意见，报总经办同意后方可借阅。 
第七条  利用档案通常在档案室查阅，确需外借利用者，须经档案企业领导同意。会计档案借阅，不得拆散原卷册，并按期归还。 
利用者必需注意保护档案，不得拆散案卷，不得折叠文件，不得在文件上圈点、勾划或作其它标识，不得污染文件。未经许可，不得转借她人和随意复制、摘抄档案。 
第九条  科技档案项目标腊底图、计算单、概、预、决算档案，概不外借；确需复制件，须经企业相关领导同意并进行登记，用毕后需将复制件交回档案室处理。 
第十条  未经档案管理人员同意，不得摘抄、拍照、复制所查档案内容，其中涉密内容需抄录、复制，要经主管领导同意，且只能在档案阅览室内进行，利用者对涉密内容要负责保密。 
第十一条 测绘结果及资料档案利用者，对所借档案要妥善保管，不得转借、遗失、拆散或损毁档案，不准拆卷、抽页，不得在档案原件上划线、加注、勾抹、涂改、圈划、污损等，未经许可，不得摘抄或复制档案，不得向无关人员泄露档案内容。 
第十二条 借阅国家密级测绘结果，不得私自复制。确因工作需要复制，须经国家密级测绘结果提供部门同意，并按原密级进行管理。 
第十三条 查阅者应按要求立即清退档案，清退档案时，档案人员必需当面严格检验查对，如发觉和原卷册不符，须酌情处理。
第十四条 查阅者必需保守档案机密，凡损坏档案和私自泄露档案内容，给国家、企业（集体）、个人造成损失和恶劣影响，应按《档案法》和《档案法实施措施》相关要求办理，情节严重要追究其法律责任。
第十五条 档案室应注意搜集档案利用效果反馈信息，不停总结开发利用档案经验，深入做好档案开发利用工作。
第四章 档案室管理制度
第一条 为了确保档案安全，最大程度地延长档案使用寿命，使档案愈加好地为社会和企业服务，特制订本制度。
第二条 保管档案必需有专用库房，并设专员负责管理。库房内应采取有效防护方法，确保档案安全。
第三条 档案室是保管档案专用区域，任何人不得在档案室内存放和档案管理无关物品。
第四条 档案柜（架）排列应和窗户垂直，柜（架）和柜（架）、柜（架）背和墙壁保持一定距离。
第五条 档案案卷按档案门类和载体进行各项目录编制要求（总目录、分类目录、卷内目录等）科学分类、排列、编号入柜（架），有序管理，不得任意挪动案卷位置。案卷调出利用或加工整理，返还时必需立即归回原处。
第六条 档案进出库房，要建立严格登记制度，包含档案收进入库，库存档案调出室外及日常调阅、归还。
第七条 对新接收入库档案要严格检验，对有虫蛀、发霉及其它问题档案须经科学处理后方可入库。
第八条 档案室内应备有温湿度计和统计本（簿），坚持每日观察统计，做好温湿度调控工作，维持良好保管环境并不停改善保管条件，档案库房内应该安置温湿度计。环境温湿度应相对稳定，库房温度应控制在14-24℃之间，相对湿度应控制在40-60％之间。
第九条 光盘或磁介质档案应用防磁档案柜存放。
第十条 档案库房应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光 等“八防”设备和方法，宣传落实上级相关安全防火规章制度，树立防火意识。
第十一条 档案室管理人员每十二个月春末在档案柜（架）内置放防虫药品，并定时进行检验，发觉情况立即处理。
第十二条 档案室应安装防火防盗装置，置放灭火器材，加强防火、防盗工作。档案室周围要灭绝火源，下班时要关闭电闸。室内严禁吸烟，严禁将易燃易爆物品带入档案室。
第十三条 要常常检验库房有没有火灾隐患，发觉问题立即向领导汇报，方便采取有效方法，防患于未然。
第十五条 定时检验消防器材并定点放置，管理人员要了解其性能并能熟练使用。
第十六条 档案室管理人员必需保持档案室安保性能，不得损坏任何安全设施。档案室内白炽灯不得任意更换成日光灯，不得自行任意变动照明线路。
第十七条 档案室照明不采取自然光源，防光窗帘（或遮阳板）不得随意拉开。
第十八条 档案入库前必需消毒除尘。要定时做好室内清洁卫生工作。
第十九条 档案存放和提取利用均由档案室管理人员进行，其它人未经许可不得随意进出档案室。
第五章 档案工作人员要求
认真学习、落实《档案法》及《保密制度》，严格实施档案工作规章制度，了解档案工作方针，掌握档案管理工作基础技能。
档案管理人员签署保密协议。
忠于职守，负责完成测绘结果及资料档案搜集、整理、保管、判定、统计等各项具体工作。
主动开发档案信息，编制各类档案检索工具及参考资料，为生产、科研等各项工作服务。
负责档案借阅登记和利用效果搜集工作。
负责档案库房管理，做好“八防”工作，确保档案完整和安全。
熟悉馆藏，做好档案利用工作，主动主动热情为用户提供服务。
主动参与多种档案管理培训活动，不停提升本身业务素质和岗位工作质量。
第六章 档案判定销毁工作要求
第一条 为了优化档案室藏档案，加强档案保管和有效利用，根据档案管理相关要求，对己超出保管期限档案，应本着“审查从细、留存从宽”标准，立即进行判定销毁工作。
第二条 档案判定销毁工作必需在本企业档案判定领导小组领导下进行，小组组员由主管档案工作领导和相关职能责任人及档案室人员组成。具体工作由档案部门和和形成档案内容相关职能部门共同进行。
第三条 测绘工程判定档案必需根据企业颁布《档案保管期限表》进行。 判定档案采取直接判定法，以案卷为单位，对档案内容、名称、起源、完整正确率程度等，逐卷、逐件、逐页地进行审查判定。对重新考证、修订应在案卷备考表中说明。对判定结果要写书面汇报。需延长保管期限案卷，要在相关目录及案卷备考表中注明
第四条 销毁档案必需从严掌握。慎重从事。判定结束后，对确无保留价值需要销毁档案，应登记造册，编制销毁清册，提出销毁汇报，经主管领导和档案室审查后签字盖章，报企业审批或立案，再销毁。
第五条 销毁档案要派两人以上监销，并在指定地点销毁，预防档案遗失和泄密。销毁人、监销人、同意人、判定小组人员均应在销毁清册上签字，以示负责。
第六条 对应销毁档案不得改作它用或以废纸出售。销毁国家密级图纸或测绘结果，必需经省测绘行政管理部门同意。被销毁档案必需和销毁清册无误。档案被销毁后，监销人员须在销毁清册上签字确定，以示负责。
第七章 资料档案复制制度
第一条 为了保守资料档案机密，维护党、国家和企业利益，做好档案复制利用工作，发挥档案社会效益和经济效益，特制订本制度。
第二条 档案复制由专员严格根据复制制度实施。
第三条 档案复制工作人员必需遵守档案保密守则，维护档案绝对安全。复制通常档案，需经档案室领导同意后，才能办理复制登记手续和复制。并确保复制质量。非档案工作人员拒绝参观。
第四条 档案室通常不向借阅者提供机密和科技档案概、预、决算档案复制件；确需要复制件，须经相关领导同意并进行登记，用毕后需将复制件交回档案室处理。
第五条 借阅者需要复制档案时，必需说明利用目标和范围，不得要求复制和利用目标、范围无关档案，尤其是机密档案。
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