西软酒店管理系统版公关销售系统样本.doc

公关销售 1
第一节 销售员管理 2
1.1 销售员设置 2
第二节 配额房管理 4
2.1 配额房设置 4
2.2 配额控制 5
第三节 房价特殊日期 6
3.1 房价特殊日期设定 6
第四节 房价管理 7
4.1 房价码类别 7
4.2 房价码 8
4.2.1 新建房价码 8
4.2.2 房价码列表窗口 10
第五节 佣金管理 15
5.1 佣金码 15
5.2 佣金明细设置 17
5.3 佣金统计列表 18
第六节 用户档案 19
6.1 用户档案主窗口 19
6.2 新建企业档案 20
6.3 企业档案和预订关联 25
第七节 活动管理 27
7.1 活动列表 27
7.2 新建活动 28
7.3 活动日历 33
7.4 活动日志 33
第八节 销售分析 34
8.1 销售分析 34
8.2 销售员分析 36
公关销售
公关销售部分关键针对饭店公关销售部实际职能，实现协议管理、客房和各餐饮娱乐点预订和酒店各类信息及相关报表查询等功效。
第一节 销售员管理
1.1 销售员设置
X5系统可将全体销售员分成几类，每个类别下又可设置具体销售员。管理销售员时通常先设置销售员组别，再设置或修改销售员。在维护系统里进行组别设置。
组别设置完成后，实施销售→销售员设置，打开『销售员管理』窗口，显示目前销售员。在【请输入条件】栏里输员销售员名字或销售员代码，按回车，即可查到指定销售员，双击能够打开销售员具体信息。

图
『销售员管理』窗口下方依据销售员状态进行划分，能够依据指定状态进行查询。
『销售员管理』窗口右边功效键分别为：
〖新建〗：建立新销售员
〖打开〗：打开指定销售员具体信息
〖代码〗：能够依据销售员代码进行查询
〖姓名〗：依据名字查询销售员
〖活动〗：建立销售员造访统计
〖备注〗：能够查看目前选中销售员备注，也能够直接输入备注内容。

操作者能够利用这些按钮完成销售员管理。销售员设置好后，协议档案中【销售员】项可选择对应销售人员，便于对销售员业绩统计。（对某一销售人员全部协议酒店消费额进行统计即为该职员销售业绩。）
下面以实例说明。
实 例：增加前厅部销售员扬帆。
分 析：假设未设置前厅部这个大类，所以，必需首先设置前厅部这类，再增加销售员名单。
操作步骤：
（1）、在维护系统中，打开『销售员类别』，单击〖编辑〗。输入相关信息后，单击〖存盘〗。以下图所表示：

图
（2）、实施销售→销售员设置，『销售员管理』窗口下，单击右边〖新建〗， 打开『销售员』窗口。
【代码】处输入YF，这个由操作者决定，也能够是C01等；【姓名】处输入杨帆，【部门】中选择前厅部，按F1弹出帮助窗口，能够进行选择。【职位】处选择销售员，按F1能够弹出帮助窗口，如有其它信息在对应菜单栏里补充完整，单击〖存盘〗即可。附加信息里可输入备注。以下图所表示。

图
（3）、单击〖存盘〗，即完成销售员新增操作。
第二节 配额房管理
2.1 配额房设置
配额房在业务上关键是服务于旅行社、订房中心等房量控制不是很严格地方。它在制订配额时候是不占用房间资源，只是对资源进行一个预分配。
以携程为例具体操作步骤以下：
（1）、实施公关销售→配额管理，打开〖客房配额设置〗；

图
（2）、单击左下角〖新建〗， 打开『配额编辑』窗口。
【用户】处输入携程，按回车后确定用户档案查找；【日期】处输入起始日期；【配额房数】处录入需要配额房间数量，选择对应房类、房价码，单击〖存盘〗即可。

图

2.2 配额控制
（1）、【系统提醒】是指超出配额房数设置后系统会提醒，但仍能够订房。以下图所表示；

图
（2）、【系统控制】是指超出配额房数后系统会提醒，但不能订房。

图
（3）、【强制扣除】是指配额当日即使有房也不给订房。
注意：
（1）、做完配额房后能够经过预订→房价查询来实现，房价上字体颜色为红色代表当日无房，蓝色代表当日有房

图
第三节 房价特殊日期
3.1 房价特殊日期设定
在酒店入住，不一样时间段可能同一个房型价格不一样，需要经过房价特殊日期来设置。打开『房价特殊日期设定』窗口：

图
房价特殊日期设置，共有三种时间设置方法：
●特定年限时间段
在有效起始时间处输入时间段，通常是年月日。在特定时间过后，对应房价码就无效。
●无年限时间段
在特殊日期设置“天”中选择对应日期，每十二个月该时间段对应房价码价格全部是有效。
●固定星期时间段
在特殊日期设置“星期”中选择对应星期。比如星期六＆星期天，整年时间中星期六＆星期天对应房价码价格有效。
在设置房价明细时候有一个特殊时间价格，输入对应价格，即可生效。
第四节 房价管理
房价管理中房价明细、房价码、消费码间关系可用下图表示。
协议单位
销售员
协议码
（优惠策略）
消费码
（POS模式）
房价码
房价明细
模式明细

4.1 房价码类别
房价码定义可分四步完成：
（1）、房价码类别设置；
（2）、房价码代码及名称定义；
（3）、房价明细项目定义；
房价码类别用于对房价码分类，如设置GVT类，全部和政府相关单位用房价码，归入这类，便于以后统计。若酒店没有对这方面要求，能够只设置一个房价码类别，全部房价码全部属于该类。
系统主窗口下，实施公关销售→房价码类别，打开『房价码类别』窗口，以下图所表示。

图
增加GVT（Government Rate）类，方法以下：
上图窗口下，单击〖增加〗，光标定在【代码】处，输入GVT，回车，【描述】处输入政府房价，【描述1】处输入Government Rate，【系统代码】、【停用】两个参数选择系统默认值即可，输入【序号】，以下图所表示。存盘，房价码类别设置成功。
〖删除〗：用于删除目前选中类别（表示目前选中）。
〖日志〗：单击日志选项，显示是对房价码类别进行操作内容表现。
4.2 房价码
4.2.1 新建房价码
房价码也能够称为房价优惠包，它是由多种房价明细组成。
实 例：建立一名称为L99房价码，其中包含房价明细以下表所表示。
房间类型
门市价
实价
Package
备 注
标准间
1200
720
含双早

单人房
1100
680
含单早

豪华商务房
1800
1100
含双早

套房
2380
1760
含双早

豪华套房
5200
4080
含双早
包含两卧、两卫
表
本例只说明怎样建立房价码，房价明细说明将在2.4节说明。

操作步骤：
（1）、系统主窗口下，实施公关销售→房价码，打开『房价码设置』窗口，以下图所表示。该窗口显示目前已经有房价码列表，操作员可根据类别查询房价码，也可使用描述、代码查询。

图
（2）、单击窗口下方〖新建〗按钮，打开『房价码定义』窗口。

图
（3）、【代码】处输入L99，【私有】处如打勾表示该房价码为私有房价码，如是门市价等公共房价码，需将勾去掉，【类别】处，打开下拉单，选择对应类别，【描述】处输入中英文描述。选择【开始】、【结束】、【市场码】、【起源】等其它信息，输入【排序】，如暂停使用在【停用】栏里打勾，〖存盘〗，以下图所表示。

图
（4）、点击右边【新建】按钮，打开『房价码明细定义』窗口，输入【描述】、【使用期】、【包价】、【房类】等其它信息，〖存盘〗，以下图所表示。
【使用期】：明细定义里使用期是针对某个特定房型来定，能够不一样于房价码定义使用期；
【包价】：指该房类在此房价码里享受包价，能够是早餐、服务费等。
【基础价格定义】：若一人价和两人价不一样，可在【2人价】处输入两人价；
【特殊价格定义】：用于录入酒店特殊时期房价，通常事先会在企业协议中说明该情况。特殊季节在“房价特殊日期设定”功效中完成。
【可用性】 对于一周内几天是能够享用这个价格选项，如双休日不享用此价格话，能够在周一至周五下打勾；

图
注意：
（1）、【描述】 应尽可能表现该房价码特点；
（2）、房价码设置完成后，还需要和用户档案中【优惠策略】进行关联。关联后，预订时只需要调用该企业、旅行社或订房中心档案就能够享用该档案对应协议房价码。

4.2.2 房价码列表窗口
『房价码列表』以下图所表示，4.2.1节我们着重说明怎样新建房价码，下面将对该窗口做一个比较全方面介绍。

图
● 查询
查询房价码条件有：类别、代码、描述，能够选择一个或多个条件查询。单击【类别】处，打开下拉单，单击选择类别，单击〖查询〗，显示某类房价码。若，已经房价码描述，则可输入【描述】，再〖查询〗。
● 功效按钮
〖已停用〗―― 当选择了已停用显示是目前停用房价码列表。
〖新建〗―― 单击，打开『房价码定义』窗口，新建房价码。
〖编辑〗―― 单击，打开目前蓝色选中房价码定义窗口，可修改相关信息。注意，【代码】是无法修改。
〖删除〗―― 单击，弹出确定窗口，确定后即可删除目前蓝色选中房价码。
〖复制〗―― 用于复制房价码。假设A单位房价码和B单位房价码基础相同，只有明细不一样，操作员可复制A单位房价码，修改以后即可成为B单位房价码。操作步骤以下：
（1）、单击〖复制〗，弹出输入窗口，输入复制后代码名称，假设为RAC-A；

图
（2）、单击〖确定〗，弹出代码为RAC-A『房价码定义』窗口，修改相关信息，增删房价明细，新房价码改建成功。

〖引用〗―― 对房价码进行整体变价，假设A单位房价码和B单位房价码基础相同，只有明细有少许不一样，操作员可引用A单位房价码，经过【倍数】【外加】等按钮即可成为B单位房价码
具体操作步骤以下：
（1）、选择需要引用房价码，单击〖引用〗，弹出输入窗口，输入复制后代码名称，假设为RAC-B；

图
(2)、单击〖确定〗，弹出代码为RAC-B『房价码定义』窗口，修改相关信息，新房价码改建成功。

图
注意：
（1）、引用后房价码只能经过倍数、外加和四舍五入方法来实现房价变动，它标准就是先乘除后加减再四舍五入；
（2）、被引用母房价变动后新房价价格也随之改变；
（3）、引用房价码价格只能在Rate Query中查看；
〖包价〗―― 单击，打开『包价帮助』窗口，蓝色选中为目前房价码含有包价。包价里选项能够多选也能够单选

图
〖信息〗―― 单击，打开『房价码信息』窗口，可查阅目前选中房价码基础信息。

图
〖可用性〗―― 选中房价码后单击，打开『房价码可用性设置』窗口，能够查看目前房价码在某断时间使用情况

图
以5月为例，这30天每七天六全部要求关闭AST房型，具体操作以下：
（1）、打开『房价码可用性设置』窗口后选择对应日期，出现后点击右下角【条件】按钮，出现一个‘限制’窗口

图
（2）、在〖动作设置〗上选择关闭，〖开始〗选择/05/01，〖结束〗选择/05/31，在下面星期处选择周六，〖房类〗选择AST，单击〖确定〗

图

图
· 注意：
（1）、在Restrictions窗口，星期假如不选择就意味着每七天这天需要手工再去设置；
（2）取消目前设置，只要在动作设置选择相反选项即可。

第五节 佣金管理
5.1 佣金码
在系统中设置佣金码后，可实现电脑系统自动计算佣金功效，方便查对。
操作步骤：
（1）、系统主窗口下，实施公关销售→佣金码，打开以下『佣金码列表』窗口。在【佣金码】栏里能够输入代码或在【描述】栏里输入佣金码相关信息，单击【查询】，即可查询指定佣金码；

图
（2）、点击〖新建〗，输入【代码】、【描述】（汉字）、【描述】（英文）。假如该佣金码是阶梯型，则需要在【阶梯时段】中选择时段“年”、“月”或“季”。【阶梯分房类】：阶梯返佣是否根据房间类型进行返佣。【停用】：是否严禁使用，严禁就打勾。输入相关信息后点击〖存盘〗即可。

图
〖编辑〗：修改指定佣金码，修改后点击【存盘】即可。
〖删除〗：删除指定佣金码。
〖复制〗：能够复制指定佣金码，只要输入新佣金代码名称即可。
〖退出〗：退出佣金码窗口。
5.2 佣金明细设置
依据酒店实际采取佣金策略，系统将佣金分为根据百分比、根据定额和根据阶梯设置佣金。
• 百分比及定额佣金设置
操作步骤：
（1）、在『佣金码定义』窗口单击右侧〖新建明细（M）〗；

图
（2）、打开『佣金明细码设置』窗口。依据实际情况选择相关项目信息，比如“方法”、“类型”、“金额/百分比”、“房类”、“加收是否返佣”等，然后单击〖存盘〗，退出即可。

图
相关信息解释以下：
【方法】：包含“间天”和“次”，能够按一个间天返佣多少来定，也能够按次数来返佣。
【类型】：返佣金额计算方法：“百分比”（根据房价百分比来计算返佣金额），“定额”（根据每间房固定金额进行返佣），“底价”（酒店给协议单位一个底价，假如协议单位实际卖出房价高于底价，那么差额由酒店返给协议单位）。
【金额/百分比】：该项内容和【类型】相关联。假如【类型】是“百分比”，那么返佣百分比必需输入百分比数（如0.1表示返10%）；假如是【类型】是“定额”，则输入返佣金额（如50表示每间房返佣50元/间天），如是“底价”，也输入金额（如300表示底价300，多出金额均算作返佣）。
【房类】：选择返佣房间类型，可多选。
【加收是否返佣】：假如加收房费也算返佣，则在“加收房费是否返佣”处选择相关选项。比如：“全天T”表示假如加收全天，要返佣。“全天F”表示加收全天房费，不返佣。
【扣包价】：只针对类型为百分比返佣方法可用，当扣包价打上勾后表示该返佣是扣除包价来计算。
【扣服务费】：和扣包价类似，选择扣服务费表示返佣是以扣除服务费来计算。
【阶梯返佣定义】：有酒店和旅行社或订房中心签有协议，当她们订房量达成一定程度后，能够提升佣金金额。系统里能够按年、按季度或按月来统计订房量，当某种房型或订房总数超出一定量后，返佣百分比上调。用户能够在“阶梯返佣定义”中进行设置。以下图表示达成1-4间时，返佣10%/天；5-10间房时，返佣15%/天，10间以上返佣20%。不过具体怎样实现返阶梯佣金，需要由工程师现场设置。

图
5.3 佣金统计列表
佣金统计列表列出了需要返佣部分统计。能够按返佣用户来进行查询，也可按时间审核状态和支付状态来查询。同时使用右边功效按钮能够来查看主单＆档案信息；审核佣金返佣情况；也能够查看部分支付情况等。
系统主窗口下，实施销售→佣金统计列表，打开『佣金明细』窗口。系统能够按返佣用户来进行查询，也可按时间、审核状态和支付状态来查询。

右边相关功效按钮解释以下：
〖审核〗：对系统自动产生佣金进行审核。审核后，列表中“审核”列会打上勾。
〖取消审核〗：对之前已经审核进行取消操作
〖支付〗：假如佣金已经结算，则在系统中进行佣金支付，列表上“支付”列会打上勾。
〖支付列表〗：罗列已经进行结算佣金纪录。
〖E.打印〗：打印目前需要返佣纪录。
第六节 明细口 换【付款方法】等信用户档案
档案是酒店相关客人、企业、旅行社、订房中心、团体信息汇总，包含基础信息、住店历史、目前预订、房价折扣等。
6.1 用户档案主窗口
系统主窗口下，实施公关销售→用户档案，或按CTRL+L，打开『用户档案列表』窗口，以下图所表示。档案分成五大类：来宾、团体&会议、企业、旅行社、订房中心。

图
『组合条件查询』窗口输入查询条件，单击〖确定〗，显示查询结果，双击某统计，可打开。
查询常见条件有：名称、单位名、编号、销售员等。
6.2 新建企业档案
● 操作步骤：
（1）、『用户档案列表』窗口，退出『组合条件查询』窗口；
（2）、单击〖新建〗，打开档案类型选择窗口，单击“企业”，打开档案主单。

图
（3）、输入企业【本名】、【名称2】。
注意：【本名】必需正确输入（外国企业名称请注意大小写），才能确保用户档案正确匹配，相关单据（如帐单、登记单）正确显示。
（4）、使用Tab键、回车或鼠标移动光标至下一项目，输入信息或从帮助菜单（下拉单或帮助窗口）中选择相关信息。
（5）、基础信息录入完整后，单击〖存盘〗，自动生成档案号。

图
● 档案信息
（1）、关键信息――企业关键信息；
（2）、附加信息――企业附加信息；

图
（3）、喜好和特要-- 通常是针对散客档案使用。

图
（4）、图像资料和相关人――联络人、签单人、责任人署名、照片等资料.在下图方框内空白处双击，即可打开『用户档案相关人编辑』窗口，进行增加。

图
（5）、Guest Info―― 卡及其纪念日；
（6）、活动相关――统计该企业相关活动，双击能够打开指定活动主单；

图
单击〖增加〗，打开『活动主单』窗口，以下图，在此窗口中编辑用户造访信息。输入【目标】、【开始时间】、【结束时间】等，单击〖保留〗即可。

图
（7）、投诉统计―― 统计客人投诉；
（8）、优惠策略――房价、餐饮等消费优惠，通常由销售部建立、维护，预订、接待员查询使用；

图
（9）、统计分析――企业历史消费统计，统计时候能够统计综合消费数据，也能够统计明细消费数据；

图
系统默认显示综合统计数据，如要查看明细统计，则单击【明细】，单击〖刷新〗，即可查看到该档案历史消费统计。双击某一条消费统计可打开预订主单，查看具体信息；

图
（10）、预订信息――该档案目前预订、在住、本日退房统计；

图
注意：旅行社、订房中心档案建立同企业。
6.3 企业档案和预订关联
比较新建预订时，有没有企业档案区分。
● 若来宾是某一协议单位，来宾预订单中要求输入该客人对应企业，系统将依据企业档案，自动显示和之匹配房价码，操作员选择房类后，系统将自动显示对应房类协议价。
操作步骤：
（1）、来宾预订下，【企业】处，按F1，打开『用户档案查找』，输入企业名等可查询条件，单击〖查询〗，显示查询结果，以下图所表示。

图
（2）、单击选择企业，单击〖确定〗，预订主单【企业】处，显示该企业档案号，【房价码】处显示该企业对应房价码。

● 企业/旅行社/订房中心档案下，单击选择“预订信息”标签页，能够看到有〖散客预订〗、〖团体预订〗、〖会议预订〗三个按钮，可直接操作不一样预订。

图
单击〖散客预订〗，打开预订主单，因为是该企业档案下新建预订，系统自动导入【企业】、【房价码】等基础信息，以下图所表示。

图
第七节 活动管理
7.1 活动列表
（1）、系统主窗口下，实施公关销售→活动列表，打开『活动列表』窗口。

图
（2）、查看活动列表,在右上方“请输入条件”栏里输入活动【协议单位】名称按回车能够找到相关活动，双击能够打开活动主单。如该活动为周期活动，则双击打开时系统会提醒打开方法。

图
右侧功效：
〖新建〗：建立新活动主单
〖主单〗：打开指定活动主单
〖活动单打印〗：依据设置好模版打印活动主单
也能够经过右下角组合查询，输入对应条件查询指定活动主单。

图
列表最下方能够选择完成或未完成查看对应活动主单。
7.2 新建活动
活动关键用于销售员对各项事务进行管理，其功效类似于备忘录。
操作步骤：
（1）、『活动列表』窗口，点击右侧〖新建〗功效，打开『活动主单』窗口。

图
（2）、以下说明活动主单上各项目标含义：
【协议单位】：选择输入协议单位名称（如没有可不填写）。
【联络人】：输入协议单位后，电脑会自动匹配该单位联络人。
【预定主单】：如建立过对应预订单能够在此选择匹配。
【目标】：输入活动目标（必输项）。
【开始时间】：输入活动开始时间。
【结束时间】：输入活动结束时间。
【类型】：按F1选择活动类型。
【责任人】：选择对应活动责任人。
【提醒】：能够设置提醒时间，设置后会自动弹出窗口提醒。
【优先级】：选择活动优先级。
【标签】：选择活动性质。
【金额】：输入活动所需大致金额。
【完成】：活动结束打勾。
【备注】：输入活动其它相关信息。
输入相关信息后点击〖保留〗，系统提醒信息保留成功，该活动新建完成。

图
（3）、点击【计划】标签页，可查看到以图表形式显示该销售员需完成活动。也可增加负责活动销售员。点击〖添加〗，在销售员栏里选择负责活动销售员。点击〖删除〗，可删除销售员。绿色和红色代表设置活动时间段，点击上一个或下一个能够依据设置时间长度查看其它空余时间。蓝色是代表该活动所占用时间。

图
（4）、点击【跟踪】标签页，此处显示该活动销售员负责情况，能够输入对应跟踪信息，但需要用该销售员电脑工号进系统后方可操作。

图
（5）、点击【反馈】标签页，此处用于活动结束后销售员能够输入活动反馈意见，主管能够输入该活动相关指示。

图
（6）、反复周期：如该活动在一段时间内反复进行，进行此设置后不需要新建多个活动主单。点击“反复周期”菜单，打开『活动周期』窗口。

图
其中：
【定时模式】：可选择对应时间段。
选择“天”，及“每1天”，【反复范围】处输入对应起止时间及反复次数，那天天会出现对应活动。假如选择“每个工作日”，则在起止时间内工作日才会反复。
选择“周”：能够选择一周内具体某一天。

图
选择“月”：能够选择每个月某几天。

图
选择“年”：能够选择十二个月中某同日。

图
输完以后点击〖确定〗即可。此时如查看活动列表，可看到多条反复统计。点击〖删除周期〗，可删除之前建立反复周期。
7.3 活动日历
（1）、系统主窗口下，实施公关销售→活动日历，打开『日历』窗口。系统默认显示本工号销售员负责活动。

图
上方第一栏可选择不一样时间段，第二栏选择天、周或月进行查询，时间能够直接修改，或进行单日翻页，最终一栏能够切换查看其它销售员活动情况。
（2）、可在该列表下新建活动，鼠标拖动选择对应时间段，放开鼠标，系统提醒“新建活动？”，选择〖是〗，即可打开『活动主单』窗口，此时时间段已选择，只需输入其它相关信息保留即可。
7.4 活动日志
系统主窗口下，实施公关销售→活动日志，打开『活动日志』窗口。

图
活动日志可用于查看全部销售员活动情况，也可在对应时间段，按住鼠标左键进行对应拖动建立新活动主单。操作同“日历”窗口下新建活动。
第八节 销售分析
8.1 销售分析
销售分析功效可用于查看自定义销售统计报表。
操作步骤：
（1）、系统主窗口下，实施公关销售→销售分析，打开『销售分析』窗口。

图
（2）、『查询条件』窗口，在【统计指标】栏里选择要查看项目；【年】：选择对应查看年份；【用户类别】：选择查看协议单位类别，也能够在【其它】栏里依据不一样类别进行选择，选择后点击〖确定〗即可产生对应数据统计表。

图
右排功效键：
〖查询〗：能够继续选择其它条件查询对应统计数据
〖档案〗：打开指定单位用户档案信息
〖Top〗：能够选择查看排名前几位企业统计数据
操作步骤：
（1）、点击〖Top〗，打开『Top X』窗口；

图
（2）、选择要分析前几位信息，也可在最终一栏中自由输入，此处选择“Top 10”，点击〖确定〗。系统会选择前10相关信息。

图
（3）、点击右侧〖分析〗功效，可打开所选企业柱形比较图，可进行比较查看。

图
8.2 销售员分析
该功效可查看销售员业绩统计，其中操作方法如上述销售分析，此处不再赘述。