商贸企业财务管理核心制度.doc

商贸企业财务管理制度
一、财务档案管理制度
为加强会计档案管理，特制订本管理措施。
1、本企业会计档案包含：会计凭证、会计帐簿、税务申报资料、会计汇报、审计汇报、验资汇报、资产评定汇报、财务管理制度和和经营管理相关其它关键文件，如协议、章程等多种会计资料。
2、会计档案保留。
财务部应有专员负责保留会计档案，定时将财务部归档会计资料，整理装订后按次序立卷登记。
　 会计档案保管期限为永久保留和定时保留两类。
　 会计档案应该在会计机构内部指定专员保管。出纳人员不得兼管会计档案。
　 会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经部门经理审查，股份企业财务部同意，并报上级相关部门同意后实施。由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，销毁时应由股份企业财务审计部相关人员共同参与，并在销毁单上署名或盖章。
　3、会计档案借用。
　　财务人员因工作需要查阅会计档案时，必需按要求次序立即归还原处，若要查阅入库档案，必需办理相关借用手续。
　　企业内各单位若因公需要查阅会计档案时，必需经本单位领导同意证实，经财务经理同意，方能由档案管理人员接待查阅。
　　外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务经理同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员具体登记查阅会计档人工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。
　　会计档案通常不得带出室外，如有特殊情况，需带出室外复印时，必需经财务部经理同意，并限期归还。
　　4、因为会计人员变动或会计机构改变等，会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。
　　5、本措施适适用于企业总部、分企业、下属全资及控股企业。
　　6、会计档案保管期限
　　会计档案保管期限，从会计年度终了后第一天算起。
会计凭证类:
　　(1)、原始凭证、记帐凭证、汇总凭证
　　(2)、银行存款余额调整表和银行对账单 5年
　　会计帐簿类：
　　(1)、日志帐
　　其中：现金和银行存款日志帐 25年
　　(2)、明细帐、总帐、辅助帐
　　(3)、固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管 5年
　 会计报表类：
　　(1)、关键财务指标报表（包含文字分析） 3年
　　(2)、月、季度会计报表（包含文字分析） 5年
　　(3)、年度会计报表（包含文字分析） 永久
　　其它类：
　　(1)、会计档案保管清册及销毁清册 永久
　　(2)、财务成本计划 3年
　　(3)、关键财务会计文件、协议、协议 永久
二、资金管理制度
1、现金管理
　　(1)、现金科目设两个子目---货款户和费用户。
　　(2)、出纳应确保库存现金日清日结，月末应编制银行存款余额调整表，以确保银行日志账账实相符。货款现金必需送存银行，不准坐支。
　　(3)、库存现金定额核定为5000元，如有多出费用现金应该立即送存银行，确保现金安全。
　　(4)、会计应定时、不定时对库存现金进行监盘，每个月最少监盘三次，编制"库存现金盘点表"；审核出纳编制"银行余额调整表"，对未达事项进行落实。
　　2、银行存款管理
　　(1)、销售分企业资金实施收支两条线标准。各销售分企业必需开设收支两个银行账户，即货款户和费用户；账户资料交股份企业财务部立案。货款账户只收不支，全部货款回笼到该账户；费用账户用于销售分企业各项费用、税金等支出结算。
　　(2)、新开账户。销售分企业不得随意开设银行账户，若因业务需要而必需开设新银行账户，需汇报股份企业财务部同意。银行账户要立即进行清理，对于用途不大银行账户要立即消户，并报股份企业财务部立案。
　　(3)、回款。对于销售回款要立即汇入总部银行账户，销售分企业货款账户余额达成2万元时，或货款停留达一周以上，必需即时汇入股份企业总部指定账户，每个月25号前必需把全部货款账户余额汇入总部账户。
　　(4)、费用账户。销售分企业费用开支等所需资金由股份企业财务部依据月度预算下拨至各分企业支出账户，具体措施详见《费用管理制度》。
　　(5)、支票管理。凡不能用现金收付款各项业务，一律应经过银行转帐进行结算。
　　①企业支票购置由出纳员负责，并填写支票备查簿，支票备查簿由销售企业财务经理保管。
　　②空白支票由出纳员负责保管，签发支票所需财务章由财务经理保管，人名章由出纳保管。
　 ③现金支票只能由出纳员从银行提取现金时使用，企业和其它单位之间金额在结算起点以上经济业务往来，一律使用转帐支票。
　　④各部门或个人因工作需要领用支票时，应填制要求借款单，由部门经理和财务部门经理审核签字，并报分企业总经理同意后，由出纳人员签发。借款人应在支票领用之日起，十日内到财务部办理报销手续，其程序和现金支出报销程序一样。支票领用人应妥善保管已签发支票，如有丢失应立即通知财务部门并对造成后果负担责任。
　　⑤出纳员不得签发不确定日期支票，不得签发任何种类空白支票，当付款金额无法确定时，可签发限额转帐支票，并写明用途和收款单位。
　　⑥财务人员不得在支票签发前预先加盖签发支票印章，签发支票时必需按编号序顺使用，对签错支票或退票必需加盖"作废"戳记并和存根一起保管。
　　⑦应立即登记支票登记簿，和银行立即查对存款余额。
　　3、银行承兑汇票管理要求
　 (1)分企业收取银行承兑汇票必需经股份企业财务部（书面汇报）才能收取，严禁收取省辖银行承兑汇票及注有"不得转让"字样银行承兑汇票。
　　(2)银行承兑汇票票面要素必需齐全：日期大写；金额大、小写要一至；并必需有银行"汇票专用章"钢印或红印（现在只有农行为钢印，其它银行均为红印）。银行承兑汇票下面左边"承兑申请人盖章"处必需由承兑汇票申请单位（即出票单位）盖上预留银行印签，出票人全称和出票人签章财务专用章必需完全一致，一字不漏，收款人全称、账号、开户行必需查对无误。
　　(3)银行承汇票出票人必需含有下列条件：
A、在承兑银行开立存款账户法人和其它组织；
B、和承兑银行含有真实委托付款关系；
C、资信情况良好，含有支付汇票金额可靠资金起源。
(4)银行承兑汇票期限最长不得超出六个月，即其出票日期和到期日不得超出六个月（含六个月，但不能多出一天）。转账背书回股份企业银行承兑汇票，必需取得连续背书，第一背书人必需同票面收款人全称完全一致，一字不漏；第二背书人同第一背书人相同，依次前后衔接，最终一次背书转让被背书人是票据最终持票人。
　　(5)信用社无开具银行承兑汇票资格，所以信用社出具银行承兑汇票为无效银行承兑汇票。各分企业收取银行承兑汇票必需在当地向开票银行查询确定其为有效银行承兑汇票，并确信开票银行到期有能力付款（支行级银行），才能发货。
　　(6)分企业收取银行承兑汇票除了经过分企业开户行向开票银行查询外，还必需带银行承兑汇票到分企业开户行找银行票据专业人士分辨银行承兑汇票真实性及有效性。如收到银行承兑汇票是同城银行开出，要求财务经理亲自到出票行落实该票据真实性和有效性。
　　(7)分企业收取银行承兑汇票以分企业为收款人（或被背书人），且必需在收取银行承兑汇票二个工作日内将所收取银行承兑汇票背书寄回股份企业财务审计部。在背书栏盖分企业银行印鉴章同时，必需注明被背书人全称，以免银行承兑汇票遗失给总企业造成损失，如在背书栏内盖章，而没有注明被背书人全称，假如该银行承兑汇票遗失，任何单位或个人即可将该银行承兑汇票送往银行解付或贴现。
　　4、借支制度。企业人员借支应该依据需要核定额度，填写借支单，由财务经理和销售分企业经理审批。上一笔借支未清账，不得再次借支。企业职员出差借时需附经审批后《出差申报单》。
　　5、相关严禁非授权人员向经销商（用户）收（借）取"钱、物"要求
为防范风险，预防经济纠纷，现就相关严禁分企业职员到经销商（用户）处借款、借货事宜要求以下：
　　(1)股份企业严厉严禁销售分企业任何人员到企业任何经销商（用户）处借款、借货；严禁业务人员为任何经销商（用户）带款、带货。
　 (2)销售分企业财务经理要负责给和分企业有往来关系每一个经销商法人发一份书面函件（一式二份并盖企业财务章，由分企业总经理签发，经销商法人签章确定后，分企业财务部回收一份存档备查，经销商自留一份），明确股份企业严禁员工到经销商（用户）处借款、借货及其它任何经手钱、物事情。
三、岗位职责
分企业财务岗位责任制是一个管理制度，现相关分企业每个财务工作人员职责、任务、权限、完成任务标准作出明确要求，依据分企业财务人员推行岗位职责优劣作为对财务人员晋升、奖惩依据。
　　1、分企业财务经理岗位职责
　　(1)在股份企业财务部领导下,严格遵守财经纪律和股份企业各项规章制度,要随时检验各项制度在分企业实施情况,发觉违反财经纪律行为给阻止,并立即书面汇报股份企业财务部.
　　(2)审核分企业会计原始凭证是否符合会计工作规范要求,是否符合国家税务、会计法规及股份企业相关要求，对不合理、不正当、不合规原始凭证拒绝受理，而且退回经办人，坚持"收支两条线"标准。
　　(3)审核上报股份企业财务资料,确保上报资料真实性、规范性和正确性。编制分企业经营费用预算，并就经营费用预算实施差异进行分析，然后报分企业总经理及股份企业财务部。
(4)复核记账凭证、登记总账、查对明细账、编制会计报表、编写财务分析汇报，按股份企业要求审核分企业会计报表，并在限期内寄回股份企业财务部。
　　(5)严格审核分企业物料收发凭证，坚持"现款现货、款到发货"标准，对分企业实物（包含库存商品、物料、固定资产等）和货币资金进行定时或不定时盘点，并查对账实是否相符。
　　(6)在坚持股份企业各项规章制度前提下，主动地配合销售分企业总理推进分企业销售业务提升，做好分企业总经理参谋。
　　(7)做好分企业物流、资金流安全保障方法，确保分布在分企业内、外财产安全和完整。
　　(8)妥善保管、归档会计凭证、会计账簿、会计报表和其它会计资料，协调好和当地税务部门关系。
　　(9)按股份企业要求管好、用好分企业印章，并做好分企业签署全部协议审核、立案工作。
　　(10)协调好分企业财务岗位工作，并组织好分企业财务每个月工作小结会,总结分企业财务工作中存在问题和不足，并书面上报股份企业财务部。依据财务内控制度，安排好分企业节假、双休日财务人员值班，坚持服务和监督并重标准。
　　(11)按时完成股份企业财务部交付其它临时性工作，同时以身作则组织和带好分企业财务队伍，将分企业财务工作做好。
　　2、分企业会计岗位职责
　　(1)根据国家会计法规制度和股份企业相关规章制度，编制记账凭证、登记会计明细账（不包含现金日志账和银行日志账）和结账、对账，做到账务处理手续完备、数字正确、账目清楚，对不正当原始凭证应拒绝编制记账凭证并立即汇报分企业财务经理。
　　(2)登记好相关备查账簿；定时和不定时对账，使账账、账实相符。
　　(3)和库管员共同验收分企业物料入库，并填制入库凭证。
　　(4)依据相关资料编制会计报表附表。
　　(5)月初装订分企业上月记账凭证、物料收发凭证并归档（财务资料归档管理）。
　　(6)负责税务申报及税控系统维护。
　　(7)按时完成份企业财务经理交付其它临时性工作。
　　3、分企业出纳岗位职责
　　(1)严格、认真实施国务院相关现金管理制度。
　　(2)严格实施库存现金限额，超出部分必需立即送存银行，不坐支货款，不能白条抵押现金，坚持货款现金和费用现金分管标准。必需是坚持"收支两条线"标准。
　　(3)严格实施支票管理制度，使用支票必需经分企业总经理、财务经理两人签同意后方可开出。出纳员办理每一笔收付款业务依据，必需依据会计（财务经理）编制，并经审核无误凭证。
　　(4)建立、建全现金、银行存款多种账目，出纳员每办理一笔收付款业务前，必需坚持复核每一笔收付款凭证所反应经济内容和金额，对不完整、不正当凭证应拒绝付款，并立即向分企业财务经理或股份企业财务审计部反应。
　　(5)月末分企业银行存款余额和银行对账单查对，要立即编制"银行存款余额调整表"，使账面余额和银行对账单上余额相符。对未达账款要立即查询，并督促相关人员立即处理。
　　(6)为了确保安全，分企业向银行提取或存入现金时，应由分企业财务经理配置人员同行，采取对应安全方法，同时保险柜密码严格保密，钥匙要妥善保管不得丢失，不得交给她人。
　　(7)不得将出纳工作随意交代她人代管，如确有原因离岗时，必需由分企业财务经理指派她人代管，而且交接手续双方必需清楚。
　　(8)出纳员使用多种印章，如支票印鉴、"现金收讫"、"现金付讫"、"银行收讫"、"银行付讫"等全部要妥善保管。为了分清责任，支票印鉴必需坚持分管标准。任何时侯全部不能一个人保管和使用支票全部印鉴。
　　(9)加强有价证券管理，有价证券必需存放在保险柜中并设置备查账，保护有价证券安全、完整不受损（要转回股份企业必需立即办理手续转回）。
　　(10)出纳人员不能兼任会计稽核、会计档案保管、收入费用、债权债务账簿登记工作。
　　(11)按时完成份企业财务经理交付其它临时性工作。
　　注：销售分企业未设会计岗位，由财务经理兼任会计工作岗位。
四、往来账管理制度
1、应收账款管理
　　为了深入规范销售，降低经营风险，确保企业财产安全，最大程度在降低呆账、坏账，对销售分企业应收账款管理作出以下要求：
　　(1)企业产品销售要求是："现款现货、款到发货"标准，所以标准上销售分企业月末不许可有应收货款余额。
　　(2)各销售分企业标准上不许可赊销，对确需赊销，应先向股份企业财务部提出书面汇报，汇报中必需要说明出现应收账款单位资信情况（包含其经营资格、资信情况及经营能力等）并有分企业总经理、财务经理签署意见，汇报经股份企业财务部、销售总监、总经理审批，且该应收账款期限不能超出30天。对应收账款超出30天单位，分企业必需立即书面汇报股份企业财务部并采取方法，并指定专员负责处理。
　　(3)有应收账款分企业财务经理每个月应编报"应收账款账龄分析明细表"对分企业对外应收账款作具体分析，不得只报余额不作账龄分析。每个月末全部必需和经销商对账，并取得经销商签字、盖章确实定书。
　　(4)销售分企业不得以"应收账款"来调整销售额，任何虚增虚减"应收账款"发生额、人为提升或降低销售业绩做法，均属做假账违规行为，一经查出将按违反财经纪律从严处理分企业总经理和财务经理，分企业必需要加强对应收账款管理，果断杜绝呆、坏账发生，尤其是分企业财务经理，绝不能做假账，不然，股份企业将追究当事人经济责任，直至免职。
2、内部往来管理
　　内部往来科目核实分企业和股份企业货款、费用等经济业务往来结算，各销售分企业之间不能有任何往来挂账。
　　(1)、本科目按单位设置明细科目:
　　① 当收到大连分企业开具税票时,按税票上价款借记"库存商品"，按税票上税额借记"应交税金--应交增值税（进项税额）"，按税票总额贷记"内部往来"。当分企业把货款划回股份企业总部时，借记"内部往来"，贷记"银行存款-货款户"。
②股份企业拨付给各销售分企业费用时，分企业借记"银行存款-费用户"，贷记本科目。
　　(2)、为了确保股份企业和各分企业、各销售分企业往来账项清楚正确，有据可查，全部往来账项均需使用有编号一式三联《转账通知单》，《转账通知单》由经济业务发生单位填写，并送交双方同时入账。内部往来业务必需每个月查对，依据总企业对账单编制一式两份《内部往来调整表》，双方各执一份存档备查，调整项目只许可是时间差调整，并要立即查明原因给调整。

制订人 万勇