集团财务管理规范化制度样本.doc
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1、 -财务管理规范化制度大全 -财务管理规范化制度-借款和费用报销及审批程序制度一1、 目标为严格控制企业费用支出,加强费用管理,提升企业效益,本着合理、节省标准,依据企业财务资金管理相关要求,制订本制度。2、 定义本制度中所称费用是指集团企业生产、行政、营销等方面管理费用。3、 范围本制度适用对象为集团企业全部些人员。4、职责4.1、当事人负责申请及相关表单内容填写。4.2、部门主管、分企业责任人、主管总监(总裁助理)或总裁负责对事项真实性审核及授权金额费用审批。4.3、集团企业办财务专员负责款项支付申请初步审批。4.4、财务专员负责驻外办事处人员费用报销凭证审核和全部费用稽核。4.5、财务主
2、办会计负责除驻外办事处人员之外相关费用凭证审核。4.6、总裁负责相关费用和本制度最终审批。4.7、出纳负责款项收入或支出。4.8、集团企业财务部负责制度编制和实施。4.9、集团企业财务总监负责本制度帮助编制、审核、培训落实和监控实施。4.10、总裁负责本制度同意。5、内容5.1、请款步骤(其它广告、参展等费用请款在5.3审批权限条款另加说明)5.1.1、请款:请款人依据专题事务费用需要填写请款单,按5.3审批权限条款要求报上级签核。5.1.2、审核:请款人将经上级签核后请款单按5.3审批权限条款要求送交财务专员。5.1.3、支出:财务专员审批后请款单进行复核,然后由出纳依据复核后请款单,向请款
3、人支付款项,同时请款人须在请款单上签字。5.1.4、请款5000元以上大额备用金须提前一天通知财务部。5.1.5、管理部门公务较多人员可实施定额备用金,即可按要求预支确保公务合理工作需要一定限额备用金,报销时可不抵借支,直接支取现金(详见表1):财务管理规范化制度-借款和费用报销及审批程序制度二5.1.6、备用金借支人须在公务完成后5个工作日内到财务部结清备用金。实施定额备用金借支人须每3个月结清一次。标准上借支人必需按要求时限立即结清备用金,前款不清后款不借。如情况特殊,必需报请主管总监(总裁助理)或分企业责任人,以至总裁批复,依批复意见处理。5.1.7、每十二个月12月31日前,除12月下
4、旬借支外其它全部个人借支备用金全部必需结清归还,逾期不还,一次或分次从工资中扣回。5.1.8、请款单是财务账务处理依据之一,除当日借支当日归还以外,报销费用时请款单不予退还;归还多借备用金时,由往来帐会计开具收据给报销者本人,请款单也不予归还,收据须妥善保管备查。5.1.9、备用金是为确保公务需要而设,因私不得借支备用金。5.2、费用报销程序5.2.1、报销步骤5.2.1.1、报销:报销人自行粘贴票据并填制费用报销单或差旅费报销单,按5、3审批权限条款要求报上级签核。5.2.1.2、审核:报销人将经上级签核后报销单按5、3审批权限要求送交财务部门。5.2.1.3、支出:财务部门按5、3审批权限
5、条款权限审核后,由出纳依据复核后报销凭证,向报销人支付报销款或收取归还备用金余款;出纳收取归还备用金余款往来帐会计须向报销人开具收据,请款单不予退回;报销人领取报销款项须在报销单上签字。5.2.2、对原始票据要求5.2.2.1、全部票据:必需是正当正式发票。5.2.2.2、特殊情况:收据(财政票据除外)及白条必需有分企业责任人、主管总监(总裁助理)或总裁在对应票据注明签字后才予报销。5.2.2.3、撕票:当事人必需于票面注明车号车牌、起止时间和地点(市内短途除外),并经分企业责任人、主管总监(总裁助理)或总裁核准签字后才予报销。5.2.2.4、罚款单据:公务中因个人原因违章罚款单据不予报销。5
6、.2.2.5、发生住宿、采购物料等费用必需注明企业名称,如发生填报有误,所以造成企业损失当事人需负担50%责任。5.2.2.6、原始票据粘贴:交通票据等小票据粘贴范围以粘贴单大小为界,须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴,覆盖粘贴相邻票据间须留出一定间隔距离,票据较多时,可分行粘贴,不得竖向粘贴。5.2.2.7、原始票据必需按交通票据、住宿票、招待票、通信票等不一样类别和不一样金额,分门别类进行粘贴,不能混合粘贴。5.2.2.8、除交通票据外其它票据,报销人须在每张票据正面空白处注明票据金额开支用途并署名。5.2.2.9、不符合上述要求要求报销单据,财务部有权退回,要求报销人重新整理。5.2
7、.3、费用报销后,由财务部记入相关费用明细科目, 按月上报总裁或其授权人审核。业务人员费用列入个人销售费用进行成本考评。全部票据包含二次签字每个月汇总报表交总裁或其授权人。二次签字情况关键有:撕票、空白发票等。5.3、审批权限5.3.1、备用金借支和费用报销金额在元(含)以下,由部门部长确定,分企业责任人、主管总监(总裁助理)审核,财务专员签字同意借支、主办会计审核报销凭证,可直接办理,事后集中报总裁或其授权人补签。5.3.2、备用金借支和费用报销金额在元以上,由部门部长确定,分企业责任人、主管总监(总裁助理)审核,财务专员签字同意借支、主办会计审核报销凭证后,报总裁或其授权人审批后办理。5.
8、3.3、部门部长备用金借支和费用报销金额,由企业责任人、主管总监(总裁助理)审核确定,财务专员签字复核借支、主办会计审核报销凭证后,报总裁或其授权人审批。5.3.4、企业责任人、主管总监(总裁助理)费用报销由主办会计签字审核后,报总裁或其授权人审批。5.3.5、驻外办事处人员费用凭证审核由财务专员代为办理,其它同上。5.3.6、其它广告、参展或专题等费用由总裁委托授权经办人,提请财务专员审核,直接提交总裁或其授权人审批办理实施。5.3.7、相关人员出差或外出时,由其部门职务代理人电话请示代为签字。5.4、出差补助标准5.4.1、出差是指企业职员受企业主管责任人派遣在企业办公所在地城市以外地域推
9、行公世务,并依据本制度要求享受对应标准出差补助、伙食补助和交通补助。5.4.2、企业职员出差应严格推行报批手续,未经同意不得自行出差,自行出差或因私出差所发生旅差费均由其本人自行负担,企业不予报销。5.4.3、企业各部门应严格控制出差人数,并考虑其完成任务期限,确定合理出差日期,逾期出差应向上一级主管责任人汇报,对因公出差人员,按对应标准报销出差费用。5.4.4、相关标准5.4.4.1、长途出差交通工具乘坐标准(表2):备注:1、兼职人员补助归口在对应专职企业领取,不反复享受补助。5.4.5、相关事项说明5.4.5.1、在途期间以正午12点为界,出提议程在12点以前、返程抵达在12点以后(以正
10、常交通时间为准)按一天计算,其它按半天计算。5.4.5.2、出差乘坐火车从晚上8点到次日早晨7点之间超出6小时,或连续乘车超出12小时,可报销火车硬(或软)卧票(若为企业节省,则可享受30%硬座补助)。5.4.5.3、出差人员当日有招待费发票,当日不计算伙食补助;当日有出租车票,当日不计算交通补助。招待费发票日期栏必需填写清楚并说明招待事由及相关人员,招待费发票未注明日期,不予报销。一张招待费发票视同一天发生招待费并不予计算伙食补助。需要乘坐出租车必需向部门责任人请示同意,报销时出租车票必需注明往返地点及用车事由,并经部门责任人二次签字,乘坐出租车不予计算交通补助。5.4.5.4 、出差人员交
11、通费用报销标准上起、返程必需有电脑票;住宿费用报销需注明日期和时间,当日正午12点递延6小时内需起程必需退房。5.4.5.5、出差人员交通住宿费用在标准内据实报销,超支部分自理。但参与包含住宿、市内交通和生活费用在内会议和由邀请方负担费用会议,不享受任何补助。5.4.5.6、企业职员随同主管及以上级人员一同出差,其住宿标准可按主管及以上级人员对应标准实施;企业职员随同总经理一同出差,标准上不予发放伙食补助和交通补助;两人同住只能一人报销住宿费用。5.4.5.7、考虑到全国各地实际情况不一样,为避免因住宿标准不足给出差带来困难,不利于工作开展,给企业形象带来负面影响及增加个人负担,若因情况特殊,
12、须报请分企业责任人、总监(总裁助理)或副总裁、总裁或授权人同意方可许可按实报销。5.4.5.8、司机带车出差且当日不能返回,实施天天住宿、生活补助,不享受交通补助,标准参见通常职员包干标准。5.4.5.9、企业职员非因公需要绕行,只能报销直达票价,差额自负,期间不享受伙食补助、住宿补助和交通补助。5.4.6、全部报销单据,依审批权限签核后,集中交到财务部,由指定责任人于天天8:30统一呈送总裁或其授权人进行最终审核同意,然后由财务通知报销人报销。6、相关表单6.1、请款单6.2、费用报销单6.3、差旅费报6.4、财务审批权限表-财务管理规范化制度-呆帐呆帐/坏帐催收管理/坏帐催收管理.0目标为
13、了对企业用户欠款进行全方面有效管理,确保企业用户欠款有效回收,特制订本制度。2.0 范围 企业往来交易异常见户及企业业务、法务、财务和相关企业委托追收帐款律师事务所、追帐企业。 3.0 职责 3.1 财务部负责应收帐款、帐龄分析及分类,立即将数据提报反馈。3.2 业务部负责相关帐款类别反馈审核确定及帮助准/呆帐追收。3.3 法务部负责准呆、呆帐追收及追帐统计信息反馈和总经理授权托收欠款事务处理和信息反馈。3.4 总经理负责准呆帐、呆帐、准坏帐、坏帐分类最终同意和托收授权及准呆帐追收事项实施同意。3.5 企管部负责本制度编制、审核及实施修订、解释、督导,法务部负责确定实施。3.6 财务测算人员负
14、责本制度相关奖、惩、薪酬、绩效数据统计提报及相关数据列帐列管。3.7 总经理负责本制度实施同意。4.0 定义4.1应收款:指财务对帐目帐龄在一月内用户欠款。4.2催收款:指财务对帐目帐龄在十二个月内用户欠款。4.3准呆帐:指财务对帐目帐龄在 十二个月以上十二个月零9个月以内未收用户欠款。4.4呆帐:指财务对帐目帐龄在十二个月9个月以上距法律追款失效期3个月以内用户欠款。4.5准坏帐:指财务对帐目帐龄距法律追款失效期3个月之内用户欠款。4.6坏帐:指财务对帐目帐龄在法律追款失效期后用户欠款。5.0作业内容 5.1呆帐、坏帐、催收作业步骤图作业步骤图 责任人 配合人财务部财务部业务部总经理法务部法
15、务部总经理总经理法务部总经理 业务部项目组业务部财务部法务部财务部用户用户追帐企业法务部法务部委托单位法务部5.2帐龄分析及应收款分类作业5.2.1财务部每个月 日须将前期销售用户应收款统计,并做帐龄分析,依欠款期限分别分类列明细表(见附表一),提交业务副总审核确定。5.2.2业务副总依据财务提供相关明细表,逐一同相关人员咨询确定并签核确定意见。应/催收款交付给相关业务人员实施催款,列为准/呆帐、准/坏帐转呈总经理指示。5.2.3总经理须立即审阅准/呆帐、准坏帐及坏帐资料,并批复最终意见交相关部门实施。5.3帐款追收5.3.1应/催收款:参见业务人员考评管理制度内容实施。5.3.2准/呆帐追收
16、:法务部主管依据总经理指示,须立即编排帐款追收计划(见附表二),报呈总经理同意,并负责主导实施安排帐款追收事务内容,并立即反馈进度和追款事项信息。追款须考虑轻重缓急,分别制订安排电话、信函、造访等追收方法。并将追款内容依用户分别统计,定时报呈总经理。5.3.2.1电话追收:依据追款进度安排首先须定时电话追收,并统计每次内容。5.3.2.2信函追收:分别依据用户欠款及电话内容发出企业正式催款书,催款书须区分:第一次内容须客套、婉转(内容见附表三);第二次须视第一次催款情况发出(内容见附表四)。5.3.2.3造访追收:经前期数次追收,尚不见效果,法务人员必需请示总经理实施造访追收。业务人员有责任帮
17、助追收。造访追收时相关人员应摆正姿态,要让对方感到事态担心,言语要精练,目标要明确,语态形象不卑不亢。同时要搜集用户相关信息、经营情况、责任人、主管责任人、主管责任人身边亲朋好友信息,并尽可能充足利用,达成收回欠款目标。 5.3.2.4法律诉讼:经以上三种追收措施尚不能收回欠款时,法务部主管应向总经理申请提请法律诉讼,以法律手段追回欠款。因个案特殊,法务部可直接向总经理请示提请法律诉讼。5.4准/坏帐原因检讨及评审5.4.1因呆帐追收不成功或其它原因造成呆帐升级,法务部须召集相关部门人员开会分析原因,并要求相关人员做出检讨。并依案例一一做出综合评审汇报和制订托外追收方法,报总经理审批。5.4.
18、2总经理依据汇报批复准坏帐追收实施方案,并交由法务部专案处理(托外追收),列入企业高层会议,周会议跟进实施情况。5.5坏帐转帐5.5.1财务部依据用户帐龄,用户欠款每个月提报交由业务确定并报呈总经理同意,方可正式转入坏帐科目。5.5.2准坏帐经追收而无法追回,由法务人员依据实际情况做出坏帐陈说汇报(见附表五),呈报总经理批。财务人员依据指示分别列帐管制。5.6法务人员薪酬业绩考评设定(见表)内容序号 职 别 人力配置 目标回收款 实际回收款 底薪元/月 绩效分成% 目标值 津贴补助及差旅1 主 管 1 依企业本期发生准/呆帐金额 依法务部实际回收金额 1800/人 1% 85% 依销售部长待遇
19、2 追款员 2 依划拨责任金额 依划分额实收金额 1300/人 2% 85% 依业务区域经理待遇3 文 员 1 800/人 无 无 依业务内勤待遇4 累计 4 5.6.1底薪核发:法务人员底薪同企业人员一同核发。5.6.2差旅、补助、津贴依企业要求核发。5.6.3绩效分成核发:企业财务人员每3个月对法务人员业绩统计测算,定时内达成目标依实际回收款分成,按百分比核实。5.6.4托外追收费用:因内部追收无法达成,需委外追收,费用由企业同意实施,收回欠款不纳入分成核实。5.6.5如法务主管在要求期限内未能完成目标任务回款额,依差额部分1.5%扣发法务主管责任金。如追款员在要求期限内未能完成目标任务回
20、款额,依差额部分3%扣发责任金。直至扣完责任人分成金额为限,胜诉但用户无财产实施不含在内。5.6.6假如法务主管、追款员在要求期限内超额完成目标回款额,企业对超额部分按对应处罚百分比分别给1.5%、3%超额奖金。5.6.7对已成坏帐部分,法务追收标准上按20%分成,费用自理,特殊情况需报呈总经理同意方可实施。5.6.8若当期内企业呆/坏帐金额全部收回,造成法务人员应发当月薪资不及原岗位工资(法务主管元/月,追款人员1500元/月),按原岗位工资核发法务人员当月薪资。5.6.9法务人员试用三月未达成目标者企业对其综合考评,依据人力资源人事考评制度实施。5.6.10本制度自7月1日开始生效,相关人
21、员须严格参考实施,其它有和本制度相抵触,以本制度为主。6.0支持文件及表格业务人员考评管理制度业务人员薪酬激励制度财务帐龄分析表(a)准/呆帐(b)准坏帐(c)坏帐应收帐款明细表呆坏帐审批明细表应收款对帐单催款通知单(第一次)催款通知单(第二次)律师函催款计划(实际)控制表催款统计催款异常事项汇报人力资源管理制度-财务管理规范化制度-财务审计作业管理制度1、 目标为加强企业制订本制度。2、 范围本制度包含企业财务收支全过程。3、 职责3、1审计部门经理负责授权范围内周期审计工作计划制订。3、2审计小组责任人负责项目审计计划制订、审计现场工作组织安排及审计汇报撰写。3、3审计小组组员负责分工范围
22、内审计证据搜集、审计工作底稿编写、审计提议提出。3、4审计部门经理负责审计决定初步审核。3、5总经理负责审计决定最终审批。3、6财务助理负责对本制度实施过程进行财务管控。3、7企管部负责本制度审核实施及对财务勾稽管理。3、8总经理负责本制度同意实施。4、 内容4、1依据周期审计工作计划和董事会临时决定审计部门成立审计小组。4、2审计小组责任人依据具体审计目标确定审计工作方案。对审计关键、人员分工、审计时间、需被审计单位提供资料作出计划后报审计部门经理审批。4、3审计部门经理审批经过后,通知被审计单位;如审批不经过则重新编制审计工作方案。4、4 现场审计4、4、1货币资金审计4、4、1、1盘点库
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