房地产公司财务内控管理制度样本.doc

某房地产企业财务内控规范制度

***企业会计制度

第一章 总 则

一、 为了加强本企业会计工作，维护本企业及其投资人等相关方面正当权益，依据国家相关外商投资企业法律、法规，制订本制度。
二、 依据《中国外商投资企业会计制度》和相关补充要求，结合企业具体情况，制订本企业会计制度。

第二章 会计核实标准

三、 本企业会计核实工作应该符合中国相关法律、法规和本制度要求。
四、 企业会计核实应该划分会计期间（月、季、年）。
五、 企业会计核实工作应该以实际发生经济业务为依据，做到统计正确，内容完整，方法正确，手续齐备，符合时限。
六、 本企业依据权责发生制标准记帐。通常本期已经实现收入和已经发生费用，不管款项是否在本期收回，全部应该作为本期收入和费用入帐；通常不属于本期收入和费用，即使款项已在本期收付，也不应作为本期收入和费用处理。
七、 企业收入和费用计算应该相互配合。同一会计期间所取得收入和和其相关联成本、费用，应该在同一会计期间登记入帐。
八、 企业财产应该根据实际成本核实。除另有要求者外，企业不得自行调整财产帐面价值。
九、 企业应该划分资本支出和收益支出界限。支出效益及于一个以上（不含一个）会计年度，应该作为资本支出；支出效益仅及于本会计年度，应该作为收益支出。
十、 企业会计核实方法，前后各期应该一致，不得随意变更。假如有必需变更，通常应该自新会计年度开始时变更，并在变更年度会计汇报中给予说明。

第三章 记帐和帐簿

十一、 本企业采取借贷复式记帐法。
十二、 本企业以人民币作为记帐本位币。本企业记帐文字为汉字。
十三、 企业每发生一笔经济业务，全部应该取得或填制原始凭证。多种原始凭证必需内容真实、完整，手续齐备，数字正确。原始凭证经审核无误，才能据以填制记帐凭证。
十四、 本企业设置日志帐、总分类帐和明细分类帐三种关键帐簿和多种必需辅助性帐簿。
多种帐簿应该依据审核无误原始凭证、记帐凭证或凭证汇总表等登记，做到登记立即，内容完整，数字正确，摘要清楚。
多种帐簿中统计，如需更正，必需严格根据会计人职员作规则进行。

第四章 流动资产

十五、 本企业流动资产，包含现金、银行招待存款、有价证券，应收和预付款项和存货等。
现金、银行存款、有价证券分别核实；应收款项，根据应收票据、应收帐款、应收短期贷款和其它应收款等分别核实；预付款项，根据预付货款（预付定金）、预交所得税和待摊费用等分别核实；存货根据商品、原材料、物料用具、包装物和低值易耗品等分别核实。
对于自年度资产负债表日起十二个月以上应收款项，应该在年度资产负债表长久投资类下单列项目反应。
十六、 现金和银行存款设置日志帐，根据业务发生次序逐日逐笔进行登记；有多个货币还应按不一样货币分别设帐登记。
十七、 有价证券包含准备在十二个月以内变现股票和债券，应该根据实际支付款项登记入帐。实际支付款项含有已宣告发放股利或应计利息，应将这部分股利或利息金额作为暂付款项，经过其它应收款帐户核实。
有价证券股利或利息收入，和有价证券售出或到期时所收到款项和其帐面成本和已登记入帐应收股利或应计利息之间差额，应该作为投资损益计入营业外支出或营业外收入。
十八、 应收和预付款项根据不一样货币分别设帐登记。
企业计提坏帐准备，可于年度终了根据应收帐款、应收票据等应收款项，计提不超出3%坏帐准备。
坏帐准备应该单独核实，并在资产负债表中作为应收款项减项单独反应。年末应该计提坏帐准备数额假如高于已提坏帐准备帐面余额，能够按其差额补提足额；假如低于已提坏帐准备帐面余额，应该按其差额对应调减坏帐准备帐面余额。
企业坏帐损失，计入管理费用。实际发生坏帐应该和坏帐准备先行冲抵。已经确定坏帐，以后假如收回，应该对应调增坏帐准备或冲减管理费用。
对于坏帐确实定，根据国家相关要求办理。
十九、 存货应该根据实际成本登记入帐。
购入存货，以买价加运输、装卸、保险等费用、运输途中合理损耗、入库前挑选整理费用和应缴纳税金作为实际成本；购入商品以买价和应缴纳税金作为实际成本。
自制、自产或自行开采存货，以制造、生产或开采过程中各项实际支出作为实际成本。
委托外单位加工完成存货，以实际耗用原材料或半成品成本加加工、运输、装卸和保险等费用和应缴纳税金作为实际成本。
盘盈存货，根据原实际成本或同类存货实际成本入帐。
二十、 存货核实，通常采取永续盘存制。
领用或发出商品、原材料、自制半成品和产成品等，采取优异先出法确定其实际成本；低值易耗品和周转使用包装物在领用后采取一次摊销法，企业于投入生产经营时一次大量领用低值易耗品，能够作为其它资产核实。
二十一、 存货需定时盘点，每个月盘点一次。盘存数假如和帐面统计不符，应该于查明原因后立即进行会计处理，通常在年底止帐前处理完成。
盘盈存货，通常应该对应冲减相关费用；盘亏或毁损存货，在扣除过失人或保险企业等赔款和残料价值以后，应该对应计入相关费用；其中，因为很原因造成净损失，计入营业外支出。

第五章 长久投资

二十二、 本企业长久投资，是指向其它单位投出期限在十二个月以上资金，包含直接向其它单位投出现金，实物和无形资产，和购入不准备在十二个月以内变现股票和债券。长久投资应该单独核实，并在资产负债表中单列项目反应。
二十三、 拨付独立核实，不独立纳税隶属企业资金，应经过拨付所属资金进行核实，在资产负债表长久投资类下单列项目反应。
拨付所属资金应该根据实际拨付金额或实物、无形资产等帐面价值登记入帐。

第六章 固定资产和在建工程

二十四、 企业固定资产应该单独核实，并在资产负债表中单列项目反应。以融资租赁方法租入固定资产在未取得全部权之前，应该另行核实；以经营租赁方法租入固定资产，应该在辅助性备查帐中登记，并在资产负债表附注中给予说明。
二十五、 固定资产应该根据原价登记入帐。
投资人投入固定资产，以协议、协议或企业申请书和验收清单中所列金额加由企业负担运输、装卸、保险等费用和应缴纳税金作为原价。
购入固定资产，以买价加运输、装卸、保险等费用和应缴纳税金作为原价。
自制、自建固定资产，以制造、建造过程中实际支出作为原价。
以融资租赁方法租入固定资产，以协议要求价款加由企业负担运输、装卸、保险等费用和应缴纳税金作为原价；协议要求价款中包含了价款利息和手续费，通常应将利息和手续费从原价中扣除；如融资租入固定资产价值不大且期限不长，利息和手续费也可不单独核实。
接收捐赠取得固定资产，以根据本制度要求确定价格加由企业负担运输、装卸、保险等费用和应缴纳税金作为原价；如系旧固定资产，还应按新旧程度估量累计折旧。
盘盈固定资产，以重置完全成本作为原价，并按新旧程度估量累计折旧。
因扩充、更换、翻新和技术改造而增加价值固定资产，根据所发生相关支出增加固定资产原价。
需要安装固定资产，其安装费用一并计入原价。
二十六、 固定资产折旧采取直线法。
固定资产应计折旧额根据固定资产原价和分类折旧率计算。固定资产折旧率依据固定资产原价、估量残值和使用年限计算确定。估量残值为原价10%。
固定资产应该自投入使用月份次月起，按月计算折旧；停止使用固定资产，自停止使用月份次月起，停止计算折旧。固定资产折旧足额后，仍可继续使用，不再计算折旧；提前报废，不补计折旧。
因扩充、更换、翻新和技术改造增加价值而调整原价固定资产，应该依据调整后原价、已计折旧、估量残值和尚可使用年限计算折旧。筹建期间用于本企业工程施工固定资产，能够在工程完工时一次，也能够在工程施工期间按期计算折旧，并计入相关工程成本。在筹建期间使用，但和工程施工不直接相关固定资产折旧，应该计入创办费。以融资租赁方法租入固定资产和以经营租赁方法租出固定资产，应该计算折旧。房屋建筑物以外长久闲置未用固定资产，不计折旧。
累计折旧应该单独核实，并在资产负债表中作为固定资产减项单独反应。以融资租赁方法租入固定资产累计折旧，应该另行核实。
二十七、 固定资产每十二个月盘点一次。盘存数假如和帐面统计不符，应该于查明原因后立即进行会计处理，通常在年底止帐前处理完成。盘盈固定资产，按原价扣除估量累计折旧后，计入营业外收入；盘亏固定资产，按原价扣除累计折旧和过失人或保险企业等赔款后，计入营业外支出。在企业工程施工中发生固定资产盘盈或盘亏，应该计入相关工程成本。
因为出售、报废或毁损等原所以发生固定资产清理净损益，应该计入营业外支出或营业外收入。在企业工程施工中发生固定资产清理净损益，应该计入相关工程成本。
筹建期间发生和工程不直接相关固定资产盘盈、盘亏和清理净损益，和因为很原所以造成固定资产清理净损失，应该计入创办费。
二十八、 本企业在建工程包含施工前期准备、正在施工中和虽已完工但还未交付使用建筑工程和安装工程。在建工程应该单独核实，并在资产负债表中单列项目反应。筹建期间在十二个月以上、工程项目较多且工程支出较大，能够分项目进行核实。
在建工程应该根据下列方法登记入帐：
工程用材料，比照本制度第二十条要求；
待安装设备，比照本制度第二十六条要求；
预付工程款，根据预付工程款项；
工程管理费，根据实际发生各项管理费用；
自营工程，根据直接材料、直接工资、直接机械施工费和所分摊工程管理费等；
出包工程根据应支付工程价款和所分摊工程管理费等；
设备安装工程根据所安装设备原价、工程安装费用、工程试运转支出和所分摊工程管理费等。
企业在筹建期间购入或投入不需要安装设备，也能够经过在建工程核实。
二十九、 在建工程发生报废或毁损，在扣除残料价值和过失人或保险企业等赔款后净损失，通常计入继续施工工程成本；对于很原因造成报废或毁损，其净损失在筹建期间计入创办费，在投入生产经营以后计入营业外支出。
工程交付使用前因进行试运转发生净支出，计入工程成本。在试运转中形成产品且能够对外销售，应该以实际销售收入或估计售价作为产成品成本，同时冲减在建工程成本。
三十、 虽已交付使用但还未办理完工决算工程，通常自交付使用之日起，根据工程预算、造价或工程成本等资料，估价转入固定资产，并根据本制度第二十七条要求计算折旧；完工决算办理完成以后，应该根据决算数调整原估价和已计折旧。

第七章 无形资产和其它资产

三十一、 企业无形资产，包含工业产权、专有技术、场地使用权和其它无形资产，应该分别核实，并在资产负债表中分别列项反应。
投资人投入无形资产，根据协议、协议或企业申请书中所列金额和由企业负担相关费用入帐；
购入无形资产，根据实际支付价款入帐。
三十二、 无形资产应该自企业开始受益起根据要求期限分期平均摊销。没有要求期限，根据估计受益期或不少于期限分期平均摊销。
三十三、 本企业其它资产，包含创办费、筹建期间汇兑损失、递延投资损失和需要分期摊销其它递延支出，应该分别核实，并在资产负债表中分别列项反应。
创办费根据企业在筹建期间发生注册登记费、人职员资、差旅费、职员培训费、董事会费和其它不计入固定资产和无形资产购建成本费用金额入帐；
筹建期间汇兑损失，根据企业在筹建期间实际发生额入帐；
递延投资损失，根据投出资产实际作价和帐面价值之间差额入帐；
其它递延支出，根据实际发生相关支出入帐。
三十四、 其它资产应该根据以下方法进行摊销：
创办费和筹建期间汇兑损失，自企业投入生产经营起根据不少于5年期限分期平均摊销；
递延投资损失，根据投资期限或不少于期限分期平均摊销；
其它递延支出，根据估计受益期或不少于期限分期平均摊销。

第八章 流动负债、长久负债及其它负债

三十五、 外商投资企业流动负债，包含短期借款、应付款项、预收货款（预收定金）和预提费用等。
短期借款、预收货款（预收定金）和预提费用等，应该分别核实；应付款项，应该根据应付票据、应付帐款、应付工资、应交税金、应付股利和其它应付款等分别核实。有多个货币流动负债还应按不一样货币分别设帐登记。
职员奖励及福利基金和其它负债性基金，视同流动负债进行核实。
对于自年度资产负债表日起十二个月以上应付款项，应该在年度资产负债表长久负债类下单列项目反应。
三十六、 本企业长久负债，包含长久借款、应付企业债和融资租入固定资产应付款等，应该分别核实，并在资产负债表中分别列项反应。
对于自年度资产负债表日起十二个月内立即到期长久负债，应该在年度资产负债表流动负债类下单列项目反应。
三十七、 企业其它负债包含筹建期间汇兑收益和递延投资收益等，分别经过筹建期间汇兑损失和递延投资损失等帐户核实。
三十八、 多种负债利息应该根据约定利率逐期计算。
和购建固定资产等直接相关利息，在所购建资产还未交付使用或虽已交付使用但还未办理完工决算之前，应该计入相关资产购建成本；其它利息，在筹建期间，应该计入创办费，在生产经营期间，应该作为本期费用。

第九章 投资人权益

三十九、 本企业投资人权益，包含实收资本、资本公积、贮备基金、企业发展基金和未分配利润等，应该分别核实，并在资产负债表中分别列项反应。
四十、 实收资本是指投资人根据协议、协议或企业申请书约定实际缴入出资额。
现金投资，根据实际存入企业开户银行金额入帐；
实物投资，根据协议、协议或企业申请书和验收清单中所列金额入帐。
无形资产投资，根据协议、协议或企业申请书所列金额入帐。
实收资本登记入帐后，假如和中国注册会计师验资汇报不符，应该根据要求进行对应会计处理。
四十一、 投资人缴入出资额，假如需要折合记帐本位币，在相关资产帐户中，根据本制度第五十四条要求折合。在实收资本帐户中，根据协议约定国家外汇管理局公布外汇牌价（以下简称国家外汇牌价）折合；协议未作约定，根据企业收到出资额时国家外汇牌价折合。
根据收到出资额时国家外汇牌价折合记帐本位币企业，假如登记注册所用货币和记帐本位币不一致且投资人缴入出资额时间不一样，在实收资本帐户中，应该根据第一次收到出资额时国家外汇牌价折合。投资人假如分期出资，其各期出资全部应该根据第一期第一次收到出资额时国家外汇牌价折合。
因为相关资产帐户和实收资本帐户所采取折合汇率不一样而产生记帐本位币差额，应该作为资本公积核实。
外资企业通常根据企业收到出资额时国家外汇牌价折合其实收资本帐户。
四十二、 中外合作经营企业依据相关法律、法规要求在合作期间归还投资人投资，对已归还投资应该单独核实，并在资产负债表中作为实收资本减项单独反应。
四十三、 资本公积包含捐赠公积、资本折算差额和资本溢价等。
捐赠公积是指因接收现金或实物捐赠而增加投资人权益。现金捐赠，根据受赠金额入帐。实物捐赠，对于附有发票帐单，根据发票帐单所列金额入帐；无发票帐单，参考同类实物中国或国际市场价格入帐。如受赠系旧固定资产，应该根据原价和估量累计折旧之间差额入帐。
资本溢价是指投资人缴付出资额大于注册资本差额。

第十章 成本和费用

四十四、 企业在生产经营过程中发生物质消耗、劳动酬劳及各项费用，全部应该按要求计入成本、费用。
企业在生产经营中所耗用各项材料，应该根据实际耗用数量和帐面单价计算，计入成本、费用。
企业应付职员工资，应该依据要求工资标准、工资形式、奖励津贴等制度，和工时等统计资料正确计算，计入成本费用；按要求支付中方职员保险福利费用、退休养老基金、待业保险基金、住房补助基金和国家对中方职员各项补助等，也应以工资项目计入成本、费用。
企业在生产经营过程中所发生其它各项费用，全部应以实际发生数计入成本、费用。凡应由本期负担而还未支出费用，应该作为预提费用计入本期成本、费用；凡已经支出，应由本期和以后各期分担费用，应该作为待摊费用或递延支出分期摊入成本、费用。
四十五、 企业应该根据要求成本项目和费用项目，聚集生产经营过程中所发生各项支出。
销售费用包含销售佣金、代销手续费、广告费、租赁费和销售服务费用，和销售部门人职员资、差旅费、折旧费、修理费、办公费、物料消耗、低值易耗品摊销和其它经费。
管理费用包含管理企业所发生各项费用，包含企业经费、工会经费、董事会费、顾问费、诉讼费、交际应酬费、税金（包含城市房地产税和车船使用牌照税等）、场地使用费、技术转让费、无形资产摊销、其它资产摊销、坏帐损失、职员培训费、研究发展费和其它管理费用。
财务费用包含利息支出（减利息收入）、汇兑损失（减汇兑收益）、金融机构手续费及其它因理财活动而发生费用。
营业支出包含业务经营过程中所发生各项支出，可根据服务类别分别聚集。

第十一章 收入、利润及利润分配

四十六、 企业营业收入，包含主营业务收入和其它业务收入，应该分别核实。主营业务收入，能够分为饭后店租金收入、非饭后店租金收入、管理费收入、多种劳务或服务收入等。
营业收入实现，通常为服务或劳务已经提供，价款已经收讫或已经取得收取价款权利。
取得收取价款权利，在委托银行收款情况下，为向银行办妥托收手续；在委托代销情况下，为收到代销单位代销清单。采取产品分成方法，以投资人分得产品为营业收入实现。采取分期收款销售方法，能够根据协议约定收款日期确定营业收入实现。
营业收入应该根据实际或应予收取款项登记入帐。销售退回应该从营业收入中扣除；销售折扣或折让应该单独核实，并在利润表中作为营业收入减项单独反应。
四十七、 企业利润总额，包含营业利润和营业外收支净额。
营业利润为主营业务收入减去营业税金和营业成本后毛利，再减去销售费用、管理费用和财务费用、加上其它业务利润净额。其它业务利润为其它业务收入减去其它业务支出净额。
营业外收支净额为营业外收入减去营业外支出净额。营业外收入包含投资收益、投资作价收益、固定资产盘盈、处理固定资产收益、罚款收入和以前年度收益等；营业外支出包含投资损失、投资作价损失、固定资产盘亏、处理固定资产损失、罚款支出、捐赠支出、很损失和以前年度损失等。营业外收入和营业外支出应该分别核实，并在利润表中分别列项反应。
四十八、 企业通常应该按月计算利润。按月计算利润有困难企业，经主管财政部门或国务院相关主管部门同意，能够按季或按年计算利润。
利润计算，在年度内，采取表结法，年度终了，采取帐结法。
四十九、 企业应该依据相关法律、法规要求从所得税后利润中提取贮备基金、职员奖励及福利基金和企业发展基金（外资企业能够不提企业发展基金）
贮备基金除经同意用于填补亏损和增加资本，企业发展基金除经同意用于增加资本，其帐面余额不得降低。职员奖励及福利基金应该用于企业职员非常常性奖励或各项集体福利，其中形成房屋、设施等资产，不得作为企业财产。
提取贮备基金、职员奖励及福利基金和企业发展基金后利润，为可供分配给投资人利润。
五十、 年底止帐以后发觉应调整本年度会计事项，应该在下年度相关帐户中进行调整，并在报表中作对应反应。包含以前年度损益计算，应该分别情况计入营业外收入或营业外支出，或调整未分配利润和应交税金帐户。
五十一、 企业本年利润总额、应缴纳所得税、提取贮备基金、职员奖励及福利基金和企业发展基金、分配给投资人股利（包含本年分配以前年度未分配利润），和年初未分配利润、年初未分配利润调整数和年末未分配利润，均应该在利润分配表中分别列项反应。

第十二章 外币业务

五十二、 外商投资企业外币业务，是指以记帐本位币以外货币进行款项收付、往来结算和计价等业务。
外币帐户，包含外币现金、外币银行存款、以外币结算债权（如应收帐款、应收票据等）和债务（如应付帐款、应付票据、应付工资、应付股利等），应该和非外币各该相同帐户分别设置，并分别核实。
五十三、 企业发生外币业务时，应该将相关外币金额折合为记帐本位币金额记帐。除另有要求者外，全部和外币业务相关帐户（包含外币帐户和对应非外币帐户）不管增加或降低，均采取业务发生时国家外汇牌价（标准上采取中间价，下同）作为折合汇率，本企业采取当月1日国家外汇牌价中间价作为折合汇率。
五十四、 每个月终了，多种外币帐户（不包含按调剂价单独记帐外币帐户）外币月末余额，应该根据月末国家外汇牌价中间价折合为记帐本位币金额。根据月末国家外汇牌价折合记帐本位币金额和帐面记帐本位币金额之间差额，作为汇兑损益，计入当期损益。
筹建期间发生汇兑损益，应该经过筹建期间汇兑损失帐户单独核实。同期汇兑损失和汇兑收益相抵后，如为损失净额，应该根据本制度三十五条要求进行摊销，摊余价值在资产负债表其它资产类下单列项目反应；如为收益净额，其会计处理方法能够由企业在下列三种方法中选定：
1、自企业投入生产经营起根据5年分期平均转销；
2、留待填补企业生产经营期间发生年度亏损；
3、留待并入企业清算收益。
筹建期间汇兑收益帐面余额应该在资产负债表其它负债类下单列项目反应。
和购建固定资产等直接相关汇兑损益，在所购建资产还未交付使用或虽已交付使用但还未办理完工决算之前，应该计入相关资产购建成本。
五十五、 在外汇调剂中卖出或买入外币，应该根据实际调剂价记帐。
卖出外币实际调剂价和该外币帐户原记帐本位币金额之间差额，应在月末时根据本制度第五十五条要求一并调整。
买入外币应该根据实际调剂价单独记帐，并在支用时根据帐面调剂价折合记帐本位币金额记帐。帐面调剂价能够采取优异先出、加权平均或逐笔认定等方法确定。
五十六、 企业在销售业务中取得外汇额度，应该在辅助性备查帐簿中登记，并在资产负债表附注中给予说明。将该项外汇额度经过外汇调剂卖出取得收入，应该作为汇兑损益处理。

第十三章 清算业务

五十七、 企业清算业务，包含企业依据相关法律、法规要求解散、终止进行清算时发生财产作价及处理、债权债务清理、清算费用及损益核实和剩下财产分配等。
五十八、 财产清算作价方法，根据相关法律、法规，由清算委员会确定。
五十九、 清算费用包含企业在清算过程中为进行清算工作而发生各项支出。清算损益包含清算期间继续经营损益、财产处理损益和无法收回债权和无法归还债务等。清算损失和清算收益相抵后净额和清算费用之和或差，为清算净损益，在资产负债表中单列项目反应。
清算终了，假如为清算净收益，应该依据税法要求缴纳所得税。
六十、 企业剩下财产，应该根据要求进行分配。
六十一、 企业自清算开始，应该视作会计年度终了，根据本制度要求，编制并报送会计汇报。清算期间跨年度，应该于年度终了，编制并报送资产负债表和清算损益表；清算终了，编制并报送自清算开始至清算结束清算损益表和财产分配表。
清算终了会计报表报送时间应该在企业注销工商登记之前。

第十四章 会计科目和会计汇报

六十二、 企业会计科目是参考财政部制订外商投资旅游企业会计科目设置。
会计科目通常分为资产、负债、投资人权益和损益四大类，参考行业会计科目标要求分类次序编号。
六十三、 本企业会计汇报包含会计报表和财务情况说明书。
会计报表包含资产负债表、利润表、现金流量表和利润分配表等相关附表。需要上报汇总资产负债表、利润表和利润分配表，必需根据财政部制订旅游企业会计报表格式及项目内容编制；其它报表能够由企业依据需要，参考财政部制订或由财政部审核同意行业会计报表格式及项目内容编制。
财务情况说明书关键内容包含：
1、投资总额、投资组成和投资进度；
2、资本变动情况；
3、生产经营情况；
4、盈亏情况及利润分配情况；
5、资金变动及周转情况；
6、外汇平衡情况；
7、关键税费交纳情况；
8、财产盈亏损废情况；
9、会计核实方法变更；
10、其它有必需说明情况。
六十四、 季度会计报表和年度会计汇报应该分别报送主管财政部门、当地税务机关、企业主管部门和投资人。年度会计汇报还应该报送原审批机关。
季度会计报表应该于季度终了后15天内报出，年度会计汇报应该于年度终了后4个月内连同中国注册会计师查帐汇报一并报出。

第十五章 会计档案

六十五、 企业会计档案包含会计凭证、会计帐簿、会计汇报、验资汇报、查帐汇报、财务会计制度和和经营管理和投资人权益相关其它关键文件，如协议、章程、董事会决议和长久经济合相同。
六十六、 企业必需按要求建立会计档案和档案管理制度。会计档案必需妥善保留，不得丢失损坏。
会计凭证会计帐簿和月份、季度会计报表，最少保留。年度会计汇报（包含清算会计报表）及其它关键会计档案必需永久保留。
六十七、 会计档案保留期满销毁时，应该抄具清单，经企业主管部门同意后销毁。
销毁会计档案清单应该永久保留。
六十八、 清算结束时，企业会计档案通常应该移交原企业主管部门保留。移交会计档案清单，应该抄报原主管财政部门。

政策及实施程序

档案名称：

生效日期：

政策号码：

修改日期：

部 门：
财务部
批 准：
总经理

专题: 采购制度及程序

政策：

制订***企业采购制度及程序

目标：

当企业业务运作进行时，采购部是负责企业一切物品采购及服务部门，企业一切所需求物品必需经由采购部负责采购，企业不许可未经行政管理部门同意任何购货行为，不管现金（零用金除外〕及非现金交易，需用部门必需根据采购程序，经过审批手续后，由采购部办理。采购部要提供最新市场信息资料给需求部门，且采购部需要为各使用部门提供可靠服务，搜集良好品质物料和供给商来配合企业政策，采购人员必需对全部物品数量、质量、价格、货源等加以控制，并能按各部门要求，购入质优、价廉货物从而达成最大程度降低进货成本提升利润，节省资金之目标。

采购程序：

一 采购货物分类：

1. 货舱存货补充－－仓库管理人员应常常留心多种库存物品存量改变在物料存量达成要求补充线时，应立即提出补充要求，保障企业任何时间全部有合理物料供给。
2. 部门新增物品－－运作部门在业务所需时，须要新增设备或添加物料 时，所需采购工作在各部采购申请取得行政办同意后，由采购部门进行洽购，以适应新业务发展。
3. 部门替换旧有设备或物品－－当企业业务运作至一定周期时，操作设备，器材，用具，低值易耗品等物品，均需按情形更新，补充。
4. 物品和饮料供给－－食物及饮料供给品因性质不一样，且受客人流量和消费影响，故天天全部有极大流量，加上品质方面选定，需要厨房部，饮食部，采购部和成本控制部合作，方便能以最好物料产出最好食物和饮品，所以，其采购申请和程序和其它部门不一样，除了批量采购外，亦有天天补充用料每日市场采购。

5. 燃油和燃料

6. 维修物料和工程零配件。

7. 急用和零星用具

二．货舱存货补充，部门新增物品及替换旧有设备或物品采购申请及程序

1. 采购申请
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1.1 货舱存货补充

各仓库每项存仓物料均应设定合理补充线，在存量靠近或低于补充线时，即需要补充货仓之存货，货仓主管便需填写一份货仓补货表通知给相关部门，表内必需注明以上资料：

货物名称
a. 平均每个月消耗量
b. 库存数量
c. 最近一次订货数量
d. 最近一次订货数量提议
e. 提供此次订货数量提议
f. 若有可能应随附样品

相关部门查阅后需回复该项货物是否需要取消或补充，如有任何转变或更改，应予注明，然后送回货仓主管，货仓主管便可填写采购申请表送交采购部。

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1.2 部门新增物品

若有部门欲增置新物品，部门主管应参考每十二个月之预算有否包含等该项目在内，如没有预算，应连同相关汇报和采购申请表一并送交采购部。

1.3 部门替换旧有设备或物品

如部门欲替换旧有设备或物品，应先填写一份“固定资产，物品损失或损坏汇报”给财务经理审批，经审批后，将一份损失或损坏汇报副本和采购申请表送交采购部。

2. 采购申请单
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2.1 全部采购申请必需填写一式四份采购申请单经部门主管核签后，整份共四页交给采购部。

采购申请单一共四页，在经行政办同意后：

第一页：收货部存档（存收货组准备收货）
第二页：采购部存档
第三页：财务部存档（应付会计核实）
第四页：部门存档

2.2 填写采购申请单时部门主管应注意事项：

a. 货物名称，规格，数量及数量单位必需列明
b. 如货物必需在指定日期前收到请注明
c. 此申请单只限于部门主管签署
d. 部门主管必需切记，此申请单交往采购部之日起，采购部需要找供给商之报价，选择供给商，然后经财务经理及总经理同意方可发出采购订单，制造至送货需要一定时间，故请各部门主管具体计划订货时间，立即发出申请表，以配合货物之应用。

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3. 检定申请单
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当采购部收到采购申请单后，应作出以下覆查，以防错漏。

3.1 签署查对

检定采购申请单有否部门主管签署及查对是否正确。

3.2 数量查对

覆查存仓数量及每个月消耗，决定采购申请表上之数量是否正确，因过多或过少全部会产生很多不良后果。

过多存货引发问题有：

a. 流动资金降低而束缚于存货成本，
b. 保险费及存货成本增加，
c. 货物残变或过期可能性而形成损耗，
d. 货物有被盗之危险而招损

存货不足引发问题：

a. 出品产生缺项，令到客人不满或令整个预定供给计划改变，影响业务素质和企业形象
b. 慌忙定单造成价格或品质上不可预控，

4. 供给商
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4.1 联络供给商

我们能够利用电话，传真或其它通讯路径联络供给商要求资料，报价及样品，供给商资料可从以下起源取得：
a. 营业代表来访

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b. 供给商目录及邮寄小册子
c. 刊物或电话黄页，报刊上广告
d. 展览会
e. 相关部门介绍

4.2 选择供给商

在采购方面，选择供给商是一项十分关键步骤，故我们选择供给商时要考虑以下条件：

a. 稳固财政：最好选择有稳固财政能力供给商，因这么对保持企业货物水准，数量及交货期有一定保障，
b. 品质统一：所选择供给商必需符合企业要求物品，令企业保持一贯稳定水准，
c. 地域：若品质或数量能够接收话，最好选择当地供给商，从而节省税项，运输及保险费用，且联络方便，易於随时检验协议实施情况，

d. 价格：如全部供给商之货物，品质，数量及交货期全部能符合企业要求，选择供给商便选择价格最低一家，若品质条件不一样则应和需货部门共同考虑，协商核定最符合企业要求供给商，

e. 维修保养：如所购置之货物是需要以后有维修保养，选择供给商便需要注意这一项，因好维修服务能间接影响货物性能和成本，采购人员应向工程部门咨询相关自行维修可能性及以后保养维修方法，属于机电，器材等项目标购置，事先一定要向工程部门了解所购置物品能可否和企业现有配套系统兼容，以免造成不能配套或无法安装情况。

5.报价单
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企业制度，报价单需要最少三家作出比较，但要视货物质量和种类，和货源供给而定。

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报价种类

5.1 口头报价：口头报价只可接收于常常翻订，而质量价格和供给商最终一次订货完全相同，除天天市场采购外，其它采购业务应绝对避免。

5.2 书面报价：这是最完善报价方法，新置货物必需采取此种方法，其它采购业务应尽可能以此种方法进行，以免临时发生改变，

5.3 投标方法：对于价值大工程项目，最好发出投标之邀请信给有潜力供给商，并要求于指定日期内报价，过期作废，企业对于每一份报价要保守秘密以求取得公平竞争，择优选择。

6.物品评价及选择
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选择货物时，采购部需集中相关部门意见，并具体分析报价单中资料，以确保正确选择。

6.1 样本测试

a. 当需要某种货物时，采购部可要求供给商提供样品
b. 样品交予需求部门进行种种测试及提供意见，比如：布草洗涤测试等
c. 为求公平，供给商名字无需提供给需求部门
d. 在进行测试时，采购职员需在场证实
e. 测试需由需求部门提供书面汇报给采购部

7. 议价
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通常物品价值和数量较大时，我们能够和供给商作议价以深入达成对企业较为有利协议，而且我们不单可在价格方面洽谈，甚至物品质量，交货期或一切细节，经过议价，价格可减低，这么，对企业有直接利益，在以下情况中是没有多大作用，不过仍应尽力尝试。

a. 小数值购置

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b. 唯一供给起源
c. 法律要求价格
d. 已定折扣之价目表
e. 紧俏市场商品

8. 决定
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当一切步骤完成后，采购部便可将相关资料填写在采购申请单合适栏目内，连同全部报价单和推荐供给商之汇报交给财务经理及总经理同意。

9. 定购
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采购申请表一经财务经理及总经理审批后，交回采购部，采购部可按第2项安排分配采购申请单给要求部门，而采购人员应立即准备采购单给供给商，立即进行采购物料。

9.1 采购定单

采购定单乃企业正式给供给商之授权文件，此份定单一式六份，而其中之供给商，货物内容资料，数量及价格必需和已同意之采购申请表相同。

采购定单一式六份：

第一份：供给商
第二，三份：采购部
第四份：会计部
第五份：收货部
第六份：需求部门

专题：采购制度及程序 生效日期：
a. 采购定单必需之资料：

—货物供给商名称，地址及相关资料
—采购申请单之号码
—定单日期
—需求部门
—品名，质量，种类描述，数量，单价，交货期，运输方法及验收标准
—总值
—付款方法

b. 采购定单中有效署名：
采购定单中授权有效签署处加盖企业协议专用章外，另需按企业要求分级授权加签，比如：

—总值在 100.00 元人民币以下，只需
财务经理签字同意

—总值在 100.00 元人民币以上，需要
财务部经理
总经理或授权之付经理签字同意

9.2 协议

相关服务性质之要求，工程项目或高总值及数量大物品之定购，我们能够用采购协议替换采购定单，采购协议是一份相互协定有效法律文件，一经签署，双方便要遵守协议上细则。

a. 协议目标：

买卖双方经由协议来确定双方责任，保障双方利益
协议经双方盖章及签署后，相互各执一份以作为凭证，完善协议效力
协议足以约束买卖双方行为，降低违约事件发生，保障协议有效实施

专题：采购制度及程序 生效日期：

b. 工程协议细则应具体列明：

—工作范围－物料供给，安装家私设备
—规格，质量标准及验收标准和方法