物资采购管理规范样本.doc

物资采购管理规范
1 目标
确保采购协议有效管理和控制。
2 适用范围
适适用于工程建设物资采购协议管理。其它物资采购参考本规程对协议进行管理。
3 职责
3.1 采购部负责采购协议拟制、实施及归档管理；
3.2 行政部负责企业协议专用章刻制、发放及使用管理监控。
3.3 董事副总经理负责采购协议审批及签署。
作业内容
4.1 采购协议拟制、审批。
4.1.1 采购员依据采购计划和需要采购物资，从《合格供方名单》选择相关供方进行洽谈，协商采购及协议签署相关事宜，并请供方提供报价单。
4.1.2 依据洽谈情况，采购员拟制《采购协议》草案，经采购部经理审核，报董事副总经理审批。
《采购协议》条款中应包含内容为：
a)物资名称、规格、型号、等级、花色；
b)数量、价格及交货日期；
c)包装要求(包装标准和包装物供给和回收)；
d)质量要求或技术标准；
e)服务要求；
f)验证方法及实施标准；
g)不合格物资处理；
h)运输方法及费用负担；
i)结算方法；
j)违约责任；
k)协议变更事项；
l)其它事项。
4.1.3 经同意后协议由行政部加盖协议专用章，董事副总经理签字后，送供方盖章签字生效实施。
4.1.4 协议正式份数及所派发单位(部门)按协议要求要求实施。
4.1.5 应优先选使用方法规或国家行政主管部门推荐协议示范文本。
4.2 采购协议推行
4.2.1 采购员在采购实施过程中，严格实施协议条款内容，不得损公利己，谋取私利。
4.2.2 采购员应不定时跟踪采购协议实施情况，传输、反馈供需双方信息和要求，对协议实施中存在偏差或问题立即上报，并采取改善方法，做好统计。
4.2.3 在协议推行中，应明确要求并实施下列各项：
a)计量方法：
协议中应注明所采取计量方法，并明确要求计量单位。
协议中供方发货时所采取计量单位和计量方法，应和协议中所列计量单位和计量方法一致，并在发货明细表或质量证实书上明确要求，方便利协议需方检验。运输中转单位也应按供货方发货时所采取计量方法进行验收和发货。
建筑材料在运输过程中，轻易造成自然损耗，如挥发、飞散、干燥、风化、潮解、破碎、漏损等。在装卸操作或检验步骤中换装、拆包检验等也全部会造成物资数量降低。这些全部属于途中自然减量。途中自然减量处理要求，由双方制订，并在协议中注明。
b)验收依据：
●供货协议具体要求；
●供方提供发货单、计量单、装箱单及其它相关凭证；
●国家标准或专业标准；
●产品合格证，化验单等；
●图纸及其它技术文件；
●当事人双方共同封存样品。
c)验收内容：
●查明产品名称、规格、型号、数量、质量是否和供货协议及其它技术文件相符；
●设备主机、配件是否齐全；
●包装是否完整，外表有没有损坏；
●对需要化验材料进行必需物理化学检验；
●协议要求其它需检验事项。
d)验收方法：
●驻厂验收。即在制造时期，由需方派员驻供货生产厂家进行材质检验；
●提运验收。对于加工订制、市场采购和自提自运物资，由提货人在提取产品时负责检验。
●接运验收。由接运人员对整车和零担抵达物资进行检验，发觉问题，应该场作出统计。
●入库验收。这是大量采取正式验收方法，由仓库管理人员负责数量和外观检验。
e)验收中发觉数量不符处理：
●供方交付建筑材料多于协议要求数量，需方不一样意接收，则在托收承付期内能够拒付超量部分货款和运杂费。
●供方交付建筑材料少于协议要求数量。需方可凭相关正当证实，在货到十天内将具体情况和处理意见通知供方，不然即被视为数量验收合格；供方应在接到通知后十天内作出回复，不然即被视为认可需方处理意见。
●发货数和实际验收数之差额不超出相关主管部门要求正、负尾差，合理磅差，自然减量范围，不按多交或少交论处，双方互不退补。
f)验收中发觉质量不符处理：
假如在验收中发觉建筑材料不符合协议要求质量要求，需方应将它们妥善保管，并向供方提出书面异议。通常应按以下要求办理：
●建筑材料外观、品种、型号、规格不符合协议要求，需方应在到货后十天内提出书面异议。
●建筑材料内在质量不符合协议要求，需方应在协议要求条件和期限内检验，提出书面异议。
●对一些只有在安装后才能发觉内在质量缺点产品，除另有要求或当事人双方另有约定期限外，通常在运转之日起六个月以内提出异议。
●在书面异议中，应说明协议号和检验情况，提出检验证实，对质量不符合协议要求产品提出具体处理意见。
g)验收中供需双方责任确实定：
●凡所交货物原包装、原封记、原标志完好无异状，而产品数量短少，应由生产厂家或包装单位负责。
●凡由供方组织装车或装船、凭封印交接产品，需方在卸货时假如车、船封印完好无其它异状，但件数缺乏，应由供方负责。这里需方应向运输部门取得证实，凭运输部门编制统计证实，在托收承付期内能够拒付短缺部分货款，并在到货后十天内通知供方，不然即被认为验收无误。供方应在接到通知后十天回复，提出处理意见，逾期不作回复，即按少交论处。
●凡由供方组织装车或装船，凭现实状况或件数交接产品，而需方在卸货时无法从外部发觉产品丢失、短缺、损坏情况，需方可凭运输单位交接证实和本单位验收书面证实，在托收承付期内拒付丢失、短缺、损坏部分货款，并在到货后十天内通知供方，不然即被视为验收无误。供方应在接到通知后十天内作出回复，提出处理意见，不然按少交货论处。
h)验收后提出异议期限
需方提出异议通知期限和供方回复期限，应按相关部门要求或当事人双方在协议中约定期限要求实施。
这里要尤其重视交(提)货日期确实定标准：
●凡供方自备运输工具送货，以需方收货戳记日期为准。
●凡委托运输部门运输，要求送货或代运产品交货日期，不是以向承运部门申请日期为准，而是以供方发运产品时承运部门签发戳记日期为准。
●协议要求需方自提货物，以供方按协议要求通知提货日期为准。供方提货通知中，应给需方以必需途中时间。实际交、提货日期早于或迟于协议要求期限，即被视为提前或逾期。
4.3 采购协议更改。
4.3.1 不管何方提出协议更改，采购员均应立即将更改信息和更改要求报采购部经理，并经双方协商认可。
4.3.2 采购部负责将协议更改条款内容传送相关部门审核，必需时，由其组织相关部门讨论确定。更改后协议经董事副总经理审批后再实施。
4.3.3 如采购协议更改内容较多，依据需要，可重新签署协议。
4.3.4 采购部应建立并保留《采购协议更改统计》。
4.4 采购协议台账管理。
采购员负责编制《采购协议台账》，并妥善管理。
《采购协议台账》应包含内容：
a)供方名称；
b)协议编号；
c)签署时间和使用期限；
d)协议实施情况。
4.5 采购协议专用章管理。
采购协议专用章由行政部使用及管理，协议专用章报废须经董事副总经理同意，报废后印章应立即销毁，并立即更换新印章。
5 统计
采购协议管理中统计由采购部按《质量统计控制程序》进行管理。
6 相关文件
A ZH/QP-04《质量统计控制程序》
附录
A ZH/WI-1802-01《采购协议更改统计》
B ZH/WI-1802-02《采购协议台账》