海外作业采办管理制度样本.doc

某油田服务股份
海外作业采办管理制度

第一章 目标及适用范围
1. 目标
1.1 本程序要求了企业海外作业采办工作必需遵照标准、程序及权限范围，意在严格控制并规范企业海外作业物资采办工作，明确各部门/单位职责，提升海外作业采办工作效率和正确性，在确保企业正常安全生产作业同时，节省资金，降低成本。
2. 适用范围
2.1 本制度适适用于企业海外作业所需物资采办工作。

第二章 定义
3. 海外作业采办——指作业地点和物资使用消耗地点在中国境外物资采办。海外作业采办包含海外采办和中国采办两种实施措施。
4. 海外采办——指分供方和第一交货地点全部在中国境外采办行为。
5. 中国采办——指除海外采办外其它海外作业采办行为。

第三章 标准
6. 必需性：进行海外采办审批部门在对海外采办申请进行审批时，应严格遵照必需性标准，确定确有必需进行采办
7. 计划性：海外作业物资需求计划性应加强，以降低海外作业部门采办数量
8. 实施严格控制制度：物资装备部、海外办事处应对事业部和事业部海外作业机构海外采办行为进行严格监控
9. 谨慎性：企业各海外作业采办实施主体在具体实施海外作业采办行为时，应本着谨慎标准，尽可能从企业推荐分供方名目终选择和企业有着长久合作关系、能力强、信誉好、服务佳分供方，以降低风险和采办成本。

第四章 部门职责和权限
10. 采办主体
10.1 中国采办
10.1.1 物供中心：负责年度采办协议所覆盖海外作业采办物资采办工作。
10.1.2 事业部：负责事业部权限和额度内、年度采办协议外海外作业采办物资采办工作。
10.1.3 物资装备部：负责事业部权限和额度外、年度采办协议外海外作业采办物资采办工作。
10.2 海外采办
10.2.1 事业部海外作业单位：负责事业部权限和额度内海外作业采办物资海外采办行为。
10.2.2 物资装备部：负责事业部权限和额度外海外作业采办物资海外采办行为。
10.3 采办权限：各采办主体采办权限详见《某油田服务股份物资、装备管理要求（试行）》
11. 海外办事处：当采办主体为事业部海外作业单位时，海外办事处含有协议和付款终签权。
海外办事处负责监督、指导、检验海外作业单位采办行为。

第五章 工作步骤
12. 海外作业采办工作步骤
12.1 采办需求确定
12.1.1 计划内采办需求确定
12.1.1.1 海外作业单位提出物资需求，并平库。如需采办，且为计划内采办，则提出采办申请，并进行内部审核。报事业部本部同意。
12.1.1.2 事业部本部对海外作业单位提出物资采办申请进行审批，假如采办额度在事业部权限以外，需报物资装备部审批。
12.1.1.3 计划内物资采办需求经同意后，进入物资采办步骤。
12.1.2 计划外采办需求确定
12.1.2.1 海外作业单位提出物资需求，并平库。如需采办，且为计划外采办，则提出采办申请，并进行内部审核。
12.1.2.2 内部审核后，海外作业单位提出计划外采办需求必需严格根据企业物资装备部下发计划外采办审批程序逐层审批，直至含有终签权部门/领导。
12.1.2.3 计划外物资采办需求经同意后，进入物资采办步骤。
12.2 采办步骤
12.2.1 如采办物资为企业年度采办协议范围内物资，则进入年度协议采办步骤，由物供中心负责物资采办，并办理入库检验和运输等事宜。
12.2.2 如采办物资非企业年度采办协议范围内物资，且在事业部采办额度和限额内，则采办主体为事业部。
12.2.2.1 中国采办主体为事业部本部，海外采办在经物资装备部同意后，确定采办主体为事业部海外作业单位。
12.2.2.2 采办行为包含分供方选择，询价、比价、技术澄清、订货和协议洽谈、货物验收等，但不包含协议和付款终签权。采办主体为事业部时协议和付款终签权为物资装备部，采办主体为事业部海外作业单位时协议和付款终签权为海外办事处。
12.2.2.3 采办程序根据企业《物资采办管理程序》中要求采办基础步骤实施。
12.2.2.4 采办主体负责办理入库和运输等事宜。
12.2.3 如采办物资非企业年度采办协议范围内物资，且在事业部采办额度和限额外，则采办主体为物资装备部。物资装备部在实施海外采办程序之前需报企业主管实施副总裁同意。采办主体负责办理入库检验和运输等事宜。
12.2.4 海外作业单位负责接收由各采办主体或分供方运输物资，并办理检验和入库手续。
12.2.5 各采办主体负责准备付款文件，并根据资金支付审批手续逐层进行审批。
12.2.6 中国分供方付款手续统一由企业财务部负责办理，海外分供方付款手续统一由海外办事处负责办理。
12.2.7 海外办事处负责监督、指导、检验海外作业单位采办行为。

本管理制度由物资装备部制订，为企业《物资管理程序》补充要求，物资装备部负责对本管理制度进行解释和修订。

本管理制度自公布之日起实施。