电子政务建设档案管理系统研究样本.doc

电子政务建设中档案管理

　自1990年以来，采取计算机管理档案就成为政府OA建设关键课题之一。经过不懈努力，计算机档案管理系统经历了从微机单机版、海量光盘存放系统版、网络版等不停发展渐进过程。其间，从最初辅助手工档案管理，一件一卷创新档案管理，公文、档案一体化管理，发展到对绝密档案计算机管理。经过计算机档案管理系统开发应用，档案管理信息化不停发展，档案管理工作不停得到创新。记适当初吉林省人民政府办公厅开发档案管理系统和上海市人民政府办公厅开发公文、档案一体化管理系统全部曾在全国引发广泛、热烈、主动反响。8月，在“国家863计划十五周年成就展览会”上展出“国务院绝密文档管理系统”标志着政府公文、档案管理信息化进入了一个崭新发展阶段。
　　目前，中国已将电子政务建设作为以后一个时期国家信息化关键，这为档案管理信息化发展提供了极好机遇。不过必需看到，档案管理信息化不单纯是工程项目，它是档案管理不停创新过程，不可能一蹴而就。因为档案管理工作极端关键性和特殊性，档案管理信息化仍面临着很多困难和挑战，任重道远。
　　创新和安全矛盾
　　因为档案管理极端关键性，在不一样历史时期产生了不一样、相对于那个时代最完备档案管理技术和管理制度。近代档案学已经是一门完善、体系严密科学。即使档案学面临信息化冲击和挑战，不过我们必需清醒地看到，新一代档案学还未产生，档案管理信息化还存在大量未处理难题。所以，处理好档案管理信息化中管理创新和原有档案管理制度之间矛盾是我们面临首要挑战。
　　原有档案管理制度关键一是为了快速查询、应用，二是为了确保档案安全。同时，对历史档案管理现实状况难于改变特点，肯定使档案管理不可避免地走向管理方法多元化。比如，国务院办公厅档案管理系统就分为1990年前和1990年后，分别用不一样方法管理。在这方面必需坚持实事求是，尊重历史，毕竟档案历史管理方法无法改变，档案安全是第一位。
　　档案管理系统向深层应用发展时，会出现和其它应用系统整合情况，如文档管理一体化。对于这类整合，关键是处理好整合应用项目和档案管理特有、独立性要求矛盾。比如，档案管理中对文件标题有权改动，这肯定使公文、档案一体化管理系统设计复杂化。采取管理创新和合理技术是档案管理和其它信息系统整合可行处理方案。
　　标准化、法制化挑战
　　在中国，档案管理信息范标准化程度相对比较低，造成应用泛围和信息共享性大大下降。关键原因归纳起来有以下几点:
　　一是管理体制、管理方法不一样，难于实现标准化。因为档案本身复杂性，中国政府档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。除中央、地方档案馆外，各政府机构亦管理着相当有年头档案，有甚至保留着大量建国早期档案。因为多头管理，各有政策，造成了管理标准化困难。
　　二是在具体管理细节上，各级政府和政府各机构间，缺乏必需协调机制，使原来能够实现标准化管理变得比较混乱。最显著例子是为党、政、人大、政协共用、相对统一档案分类专题词表全部极难提出。
　　三是信息技术飞速发展造成应用技术体系不停升级、换代，标准不停改变，加剧了档案管理信息化风险，加大了投入和建设难度。比如，每次存放介质革命全部带来存放格式和标准变革，将已经数字化档案资料置于重新投入巨款升级或放弃原有数据两难境地。
　　四是相关档案立法相对比较缺乏，甚至对超出五十年历史档案必需解密全部没有明确法律依据，造成大量档案因密级问题无法发挥其应有使用价值。至于建立电子档案，不仅存在巨大技术和管理方面问题，而且至今在标准、法律依据等方面全部还是空白。
标准化程度低影响了中国档案管理信息化发展进程，造成大量低水平反复建设；相关法律滞后则令计算机档案管理系统只能停留在辅助管理位置上无法继续向前发展。
　　电子政务更高要求
　　目前，中国正在加紧实施电子政务建设。值得注意是，电子政务并不完全是过去OA、信息化在名称上改变，它含有特定含义。利用计算机开展OA应用早已经有之，亦发挥了很大作用。但电子政务鲜明时代特征表现在两个方面。
　　首先电子政务系统构建在国际互联网平台上，所以能够直接为社会和公众提供服务，推行政府职能。这改变了以往OA系统，因为建立在政府专用网络上，只能为本身业务服务应用目标，使政府实现了直接经过计算机网络为社会、公众服务更高层应用目标。
　　其次应用于互联网上、功效等同于手迹和印章电子署名技术得到广泛应用。这构建了在互联网上最基础电子信任体系，在网上进行相关社会活动便有了可信安全保障。正因为如此，国际上电子政府建设成为新一轮公共行政管理改革标志，使推进电子政务成为政府管理领域里不可避免一场深刻革命。
　　推进电子政务必将迈向电子政府。从这个意义出发，以后开展政府档案管理信息化建设应更新旧观念，研究新问题，做出新布署。在政府档案管理信息化建设上确实需要创新。
　　从跨国企业人力资源管理上看，人才档案管理和应用已经实现了信息网络化。美国9.11事件发生后，不少大企业资料、档案信息系统即使遭到根本摧毁，但仅仅几天后，这些企业在其数据备份系统和灾难恢复系统支持下，业务全方面恢复。说明目前档案管理系统已经发展到了高度可靠、可用水平。假如还是按原来措施各自为战地建设，不从中总结经验，接收教训，就不可能加速这项建设进度，就会事倍功半，还会给国家造成巨额浪费。
　　电子政务建设中档案管理系统必需考虑它是电子政府组成部分。所以必需从电子政府全局出发，构建档案管理系统。和我们过去档案管理信息化需求相比，以后系统建设最少需要考虑增加以下任务并立即布署。一是应用信息安全基础设施——PKI/CA，建立可信任和可授权应用系统。在互联网条件下，电子档案应用和管理需要电子证书以规范权限和使用电子印章，确保电子档案完整性、不可抵赖性和安全、保密要求。二是政府电子档案数据备份、事故应急响应和灾难恢复系统建立。电子文档和数据是全部信息化建设投资最终取得几乎唯一回报，是极宝贵数据资源。我们应该以全新理念、审慎严密方法、科学方法，从建设之初就构建电子档案坚固安全屏障。
　　新形势下基础策略
　　必需看到，在今天形势下开展档案管理信息化建设应该根据国家电子政务建设总体要求开展工作。档案管理信息化建设出发点和目标，除了本身建设任务外，还应推进国家电子政务建设。因为，电子政务实施将带来政府管理创新巨大机遇，将打破很多原有管理体系和管理模式，甚至出现只有多种电子政务建设共同发展才能真正实现电子政务情况。所以，新形势下搞好电子政务建设需要采取一系列关键策络。实践经验表明以下策略十分关键。
　　1、主动纳入国家信息化领导、协调机制。全部电子政务建设全部应该自觉纳入国家信息化领导小组制订总体方案。政府效能源泉来自管理，电子政务成败关键也肯定是管理。比如档案管理信息化采取PKI/CA就应在国家统一领导、协调下构建和应用。
　　2、和时俱进，观念创新。在推进电子政务建设中，采取信息技术引发工作方法、管理方法改变将会层出不穷，必需创新才能处理这些问题。比如政府文档数据备份问题，能够毫不夸大地说，中国政府机构信息系统中还几乎没有符合严格意义数据备份系统，数据安全性十分脆弱。不过要求每个政府机构全部建立复杂、昂贵数据备份系统是不可能。采取市场方法能够处理企业和相当一部分机构问题。不过党政等关键机构怎样处理值得很好地研究。这就要求中国各相关机构必需结合国情，从实际出发，转变观念，从管理理念、管理制度、机构职能等方面全方面创新。
标准化程度低影响了中国档案管理信息化发展进程，造成大量低水平反复建设；相关法律滞后则令计算机档案管理系统只能停留在辅助管理位置上无法继续向前发展。
　　电子政务更高要求
　　目前，中国正在加紧实施电子政务建设。值得注意是，电子政务并不完全是过去OA、信息化在名称上改变，它含有特定含义。利用计算机开展OA应用早已经有之，亦发挥了很大作用。但电子政务鲜明时代特征表现在两个方面。
　　首先电子政务系统构建在国际互联网平台上，所以能够直接为社会和公众提供服务，推行政府职能。这改变了以往OA系统，因为建立在政府专用网络上，只能为本身业务服务应用目标，使政府实现了直接经过计算机网络为社会、公众服务更高层应用目标。
　　其次应用于互联网上、功效等同于手迹和印章电子署名技术得到广泛应用。这构建了在互联网上最基础电子信任体系，在网上进行相关社会活动便有了可信安全保障。正因为如此，国际上电子政府建设成为新一轮公共行政管理改革标志，使推进电子政务成为政府管理领域里不可避免一场深刻革命。
　　推进电子政务必将迈向电子政府。从这个意义出发，以后开展政府档案管理信息化建设应更新旧观念，研究新问题，做出新布署。在政府档案管理信息化建设上确实需要创新。
　信息化产生部分问题，可能现行各相关部门全部不含有处理它职能，这就尤其需要职能创新。在电子政务建设中，我们很多机构有可能经过分析、研究，从拓展业务工作范围出发，主动负担起新职能。或在国家相关主管部门协调下，被给予新职能。比如，中央和各地方档案馆就有可能成为各级政府涉密文档数据备份中心，在电子政务建设中发挥重大作用。
　　3、遵照标准，推进标准，加强法律建设。在档案管理系统建设中常常碰到过分强调本单位特殊性，管理方法不可更改情况。这种实质上无视标准化、拒绝采取标准作法极其有害。曾有过高层政府机关，采取仅凭经验管理档案方法，连续数十年不变，即使也很有成效，但不含有通用性，无法让更多人高效率地使用，最终证实这种管理毕竟是落后，必需淘汰。
　　采取标准意味着系统性进步，对信息系统长远发展有不可估量作用。为了搞好应用并使应用不停深化，就必需在标准化上下足功夫。有些标准制订需要花费巨大人力、物力。比如电子档案标准，不仅包含数据格式，还将包含运行环境等很多原因，本身就包含不止一项复杂课题，更应统一领导，集中力量，锲而不舍，不停推进。档案管理和利用、档案管理信息化和电子档案立法工作也应主动发明条件，早日实现。这是档案管理信息化建设健康发展根本确保。
　　4、重视信息安全。政府档案包含国家利益，尤其是包含国家秘密档案关系到国家安全。政府机构信息安全建设从本质上讲不是个人或部门行为，而是国家行为。要根据国家制订信息安全框架从总体上开展信息安全建设。在建设中，信息安全管理是关键要素，其中最关键标准是必需是在国家相关主管部门指导下，根据国家相关主管部门制订规章、制度、标准开展工作。
　　5、综合利用档案管理技术。档案管理技术是长久坚持不懈、不停发展关键技术之一。将这些技术综合、集成应用是档案管理特点。就电子文档而言，时至今日，即使是最一般电子数据，保留它风险一点也不比其它介质少。保留电子文档风险巨大，最少是因为它不符合越是简单就越是可靠标准。乌龟壳上文字能够流传数千年，而电子数据能否有效地长久保留还有待时间检验。所以，在进行档案管理信息化建设，主动构建电子档案时必需在整合、集成上狠下功夫。立即传统档案管理措施和信息化手段有机整合，发挥档案管理综合优势。因为大家对真迹尊重和渴望，无纸化只含有相对意义。缩微技术等全部是永不会消亡档案管理应用技术。