公司综合规范化办公程序的若干管理标准规定.docx

企业规范化办公程序若干管理要求

　　规范化办公程序若干管理要求
　　一、 文书处理程序：
　　目 ：为深入加强和健全企业综合档案管理工作，规范文件搜集、整理、立卷、归档程序，以保持企业档案材料完整齐全，能愈加好维护企业利益，反应企业历史面貌，统计企业业绩文秘部落，为企业开拓经营提供服务。
　　参考文件：总企业《档案管理措施》、《经济档案管理措施》
　　附 件：《档案库房管理制度》
　　《档案补充修改制度》
　　《档案借阅及档案材料复印制度》
　　《档案判定和销毁制度》
　　《档案统计制度》
　　《综合档案归档范围及保管期限》
　　《工程经济档案内容及责任分工》
　　 收文：
　　1、上级机关下发文件资料，应由综合办立即分类、签收、登记、编号。各部室直接收到和带回文件，应立即送到综合办统一登记处理，各部室和个人不得自拆、自收、自办，综合办立即督促催收。
　　2、综合办收到文件后，应根据ISO14001及OHSAS18001相关程序立即办理收文手续和文件承接单，确保做到平件不隔日，急件立即办，不得积压。
　　3、文件由企业领导批办后，按相关指示立即转交承接部门签收办理，并将承接结果立即反馈到综合办，经过综合办反馈到相关领导。综合办做好督办事项登记。
　　4、文件传阅要严格登记手续，加速公文运转，每份文件在传阅者手中通常不超出一天。阅文者应在《文件承接单》上签字，并立即送还综合办。
　　5、包含多个部门合办文件，要按企业领导指示意见交由主办部门组织办理，并负责在办完后立卷归档。
　　6、严格保密制度，根据文件密级加强管理，根据文件要求范围传阅，任何部门和个人不得丢失文件和外传泄密，若丢失文件发生，应立即逐层上报，严厉处理。
　　 发文：
　　1、钢结构工程分企业公文文号关键有“××字”、“××党字” 、“××工字” 、“××团字”。
　　2、行文办理程序包含拟稿、会签、核稿、签发、编印、校核、用印、登记、分发等，均要有对应人员签字。
　　3、凡以企业名义上报各项请示汇报文件和对外发出正式文件，均按业务性质归口，由主管部室主办人员起草拟稿，经本部室责任人核稿报呈企业领导签发。如需其它部室会签文件，由主管部室会同相关部室会签，会签后再报企业领导签发。
　　4、拟稿需根据企业统一要求格式，使用统一要求发文稿纸，书写清楚，并连同手稿、附件，经企业领导签发后，由主管部室送综合办编发公文文号并打印分发。
　　5、文件、资料、报表打印，要严格按相关要求办理，主管部室负责校对，公文应在最终打印打字员、校对员姓名。
　　6、发文后，原稿连同附件交还主管部室，由专员负责保留、催办、立卷和归档。
　　 归档：
　　1、 企业设置档案室，配置专职档案管理员，其它各部室设置兼职档案人员，档案室归口综合办。
　　2、 归档程序包含搜集、整理、判定、排列、装订、编号、编目等程序，专、兼职档案员均应按以下步骤归档。
　　 搜集：对经查对已齐全收发文件由档案室帮助立卷部门确定立卷范围，删除不需归档文件。
　　 整理：遵照文件材料自然形成规律，保持文件之间有机联络。档案室帮助各部室对应归档文件进行分类，企业全部档案共分为十一类，即：综合类、党群工作类、行政管理类、财务管理类、审计类、生产经营类、建筑工程类、设备仪器类、科学技术类、建筑设计类、人事档案类。
　　 档案价值判定：对各部室分类后文件，依据档案保管期限要求及其各类文件内容关键程度进行判定，确定其保留价值，分为永、长、短三种归档文件。
　　 排列：部室同一保管期限、同一类文件按发文时间次序排列。归档文件以“件”为单位，请示和批复可为一件。排列次序为：批复在前，请示在后；转发文在前原件在后；正文在前附件在后；文字材料在前，图纸、照片在后。专题会议、案件处理等材料分别集中排列。
　　 装订：文件按“件”装订，永久、长久保留文件要去掉金属物，用档案局指定装订材料装订，不得压字。
　　 编号：归档文件按文件编号，在文件首页上端空白处加盖归档章，填写年度、室编件号、机构、保管期限等，以固定文件位置。
　　 编目：归档文件以同一部室同一保管期限同一类文件按室编件号次序装盒，并逐件编制归档文件目录和盒内备考表，经部门经理审核签字后，档案室检验验收，办理档案移交手续。
　　3、 归档范围内公文材料应确保其全方面性、有序性和保密性，且文件材料必需正确地反应出公文形成过程和企业在经营管理等各项活动中真实内容和历史过程。
　　4、 由综合办负责对企业日常经济管理工作中形成、办理完成并含有查考保留价值公文、材料、领导指示等整理、归档并负责妥善保管证件及文件。
　　5、 关键会议形成公文，包含录音带、录像带、照片等相关材料，由综合办负责搜集并整理、归档。
　　6、 企业在各经营管理工作中形成关键文件资料由各职能部门按其业务范围，由各部室兼职档案人员按相关要求负责搜集、整理、查对,并于每十二个月度3月底前将上年度内形成应归档文件材料分类立卷，由部门经理审核签字后向档案室移交，归档备查。
　　7、 当年形成会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管十二个月。保管期满后，由财务部编织会计档案移交清册，经部门经理审核签字后，归档备查。
　　8、 工程项目档案应和完工验收同时完成立卷，由技质部负责组织判定归档工作。
　　9、 设备仪器档案在开箱验收后,由主管部室审定,随即归档。
　　10、 人事档案中工资审定、职称评审、入党入团等材料须经上级批复后，10～20天内由相关部室编制人事档案零碎材料移交单后，随时归档。
　　11、 凡可利用现代化办公手段进行计算机存档文件，各部室应按季度上报综合办，由综合办统一刻录光盘备份存档。
　　12、 包含多部室联合办理公文，原件由主办部室整理归档，其它部室保留复印件或其它形式公文副本。
　　 利用：归档后文件应编制档案总目录和档案分类目录等其它检索工具，以备借阅。
　　 统计：详见附件《档案统计制度》。
　　 保管：做好“七防”工作和档案材料保密工作。
　　 销毁：详见附件《档案判定和销毁制度》。
　　二、 印信管理程序：
　　1、 分企业印鉴、介绍信及营业执照由综合办保管和使用，一切用印、开具介绍信、使用营业执照原件及复印件全部要经过综合办。
　　2、 综合办要确保印信工作正常开展，预防滥用和出现漏洞，加强对印鉴、介绍信及营业执照管理。
　　3、 印信工作要依据情况、内容、范围而且经过对应同意手续及用印登记，方能办理。
　　4、 分企业法人章由财务部保管，除和财务工作相关用印外，其它用印需到综合办办理相关用印手续。
　　5、 需使用营业执照原件或复印件部室，应向综合办办理相关审批及登记手续。营业执照原件借出标准上不得复印，并应立即归还。复印件应加盖企业公章并注明“仅限于……使用”字样。
　　6、 介绍信开出，内容要明确具体，要填写使用期限、介绍信编号及持有些人姓名，介绍信正文和存根应一致，如介绍信开出后未用，应交回综合办，附于存根备查。
　　7、 介绍信持有些人将介绍信遗失应立即汇报，包含关键事项，还应通知前往办事单位，以防事故。
　　8、 须严格遵守纪律不得开假证实和空白介绍信，如确因特殊情况需持空白介绍信外出办事，须经企业主管领导同意。
　　9、 各部室印鉴，应由各部室专员保管，部门经理监督，加盖印章亦应推行对应审批及登记手续。
　　10、 如工作业务需要加盖总承包企业印鉴时，需由部门经理填写《用印审批表》，报企业主管领导签字后，方可到总承包企业办公室办理相关用印手续。
　　11、 印鉴不准出室，不得借给她人使用，各印鉴保管部室要立即清洗保养，以确保盖印清楚。
　　12、 企业印鉴、介绍信及各部室印鉴均要牢靠加锁，不能随意放置。如因管理不善，造成事故，要视情况追究责任。
　　三、 公函邮寄程序：
　　1、企业公函需使用EMS邮寄，由综合办统一办理。
　　2、通常公函，本着降低成本降低办公费用标准，由各部室按平信自行邮寄。
　　3、公函办理EMS邮寄时，经手人要严格登记手续，综合办应立即处理，确保当日递送，不得拖延。
　　4、公函邮寄只限各部室因工作需要而对外发出多种信函，因私邮寄不予办理。
　　四、 办公设备及用具使用程序：
　　范 围：企业办公设备是指办公使用计算机及其外设、复印机、传真机、扫描仪等为固定资产管理设备。办公用具是指办公用复印纸、水笔、笔记本、信笺等低值易耗品。
　　目 ：为了节省开支杜绝浪费，确保企业办公设备及办公用具合理使用。
　　参考文件：总企业《行政办公设备管理要求》
　　1、 办公设备由综合办依据需要，经主管领导同意后统一购置。
　　2、 办公设备由综合办会同采购部统一编号、建帐管理，各使用部门负责日常维护和保养。
　　3、 办公设备损坏由综合办查明原因，联络维修，并建立对应维修台帐。
　　4、 办公设备报废需由综合办会同财务部共同确定，残体由综合办处理。
　　5、 办公设备使用要严格根据操作规程严禁自行拆卸部件。
　　6、 办公用具由综合办统一购置管理。
　　7、 办公用具要依据实际工作需要，于每七天周二早晨根据部门所需，由专员一次性集中办理领用手续。
　　8、 特殊需要办公用具要提前在综合办登记，经领导同意后统一购置。
　　9、 综合办依据领导审批后采购清单进行办公用具购置，并将采购物品分类进帐。
　　五、 图书购置、借阅程序：
　　1、 图书资料由各部室经理编制购书计划，报企业主管领导同意，由各部室自行购置。
　　2、 购置图书后，购置人应持图书及发票到综合办办理图书入库及借阅手续，由综合办在发票联签字后方可到财务部办理相关报销手续。
　　3、 图书资料应由综合办加盖企业公章、编写图书书号及进行图书资料登记。
　　4、 综合办应根据ISO14001及OHSAS18001相关程序，在相关图书资料上加盖“有效版本”章。
　　5、 借阅人员应珍惜图书，因个人原因损坏、丢失图书资料要照价赔偿。
　　六、 信息传输程序：
　　1、 企业上下级、各部室之间情况交流，信息沟通，在企业经济运行中起着关键意义。
　　2、 对于总企业下行信息由综合办统一查收，并做好统计，报呈企业领导后下发相关部室承接。
　　3、 各部室要认真对待和上级、同级、下级和相关单位之间联络，接到相关信息后，应立即作好统计，将统计内容立即传达成相关部门和人员，并立即处理相关事项。
　　4、 各部室间信息沟通可经过会议、简报、部分交流等多个形式进行。
　　5、 企业建立健全呈阅件制度，各部室可采取呈阅件形式向企业领导汇报工作，提出提议。综合办应加强呈阅件管理，做到件件有落实，事事有回音。