公司证照管理标准规定.docx

XXXX
资质证照管理措施
1、目标
1.1为适应建筑行业特点和市场竞争需要，在遵守《建筑企业资质管理要求》等相关法律、法规下使用资质，实现XXXX（以下简称“XXXX企业”或“企业”）证照管理规范化、制度化、合理化，从而确确保照在经营活动中安全、有效、正当使用，促进企业经营管理工作。
1.2激励职员立足企业和个人发展主动取得、提升相关从业资质，打造高素质职员队伍，进而使各岗位任职人员从业资质满足国家法律法规及企业运行要求，确保企业各项工作正常有序开展。
2、范围
本要求适适用于和企业签署劳动协议关系全体正式职员。
3、标准
3.1立即性标准：证照办理、注册（转入、转出）、年检、再教育等均应在要求时限内立即处理，确保企业证照、职员资质能够正常、高效、合理使用。
3.2合理贮备标准：企业职员资质数量应根据行业政策要求，进行合理贮备，满足业务发展需求，确保企业各项业务顺利开展。
3.3统一管理标准：和企业经营相关证照全部应由企业专员统一保管，规范管理，提升运行效率，确保证照充足使用，适应企业生产经营。
3.4激励性标准：企业激励职员主动参与资质证书考试，促进企业人才培养，提升企业实力。
4、证照种类
本措施所指证照包含企业证照、职员资质证书，具体为：
4.1企业证照：指依据国家法律法规要求，企业从事经营活动所必需证件、资质证书及相关附件等。
1）建筑行业资格证照：企业营业执照、建筑企业资质证、组织机构代码证、安全生产许可证、税务登记证、取费规费证、土地证、房产证等。
2）建筑行业数字证书：协议立案加密锁、起重机加密锁、三类人员加密锁。
3）建筑行业证照配套印章、信息卡等。
4）行业荣誉证书：外部机构出具荣誉证书、牌匾、文件等。
4.2 职员资质证书：因企业所处建筑行业特点需要，纳入企业统一管理建筑行业人员资格证书及相关附件。
1）职员建筑类资质证书：注册建造师、造价师、九大员岗位培训合格证、安全考评合格证、特种作业人员证等。
2）职员证书配套印章、信息卡等。
5、管理职责
5.1 行政部
企业证照管理牵头部门，负责企业证照管理统筹组织；企业证照统一保管；建立证照信息台帐，对企业人员从业资质情况统一登记《资质证照登记名册表》（附件A），并不定时公布证照使用情况；负责证照有效性维护，注册、延期、年检、继续教育，维护《资质证照注册名册表》（附件B）；负责监督检验企业证照在各业务单元使用情况；负责企业证照使用、借用规范管理；负责职员取证组织工作。
5.2 财务管理部
负责《税务登记证》等其它财务相关证书管理；负责证书管理相关费用财务管理。
5.3各部门
配合行政部，提供在资质管理中需要对应资料。在相关法律、法规许可范围下掌握市场行情动态，立即搜集信息，为企业工程投标、工程建设、成本管控等工作提供资质证书使用依据。
5.4 证书持有些人
根据国家相关要求及企业岗位任职要求，持证上岗；按企业要求立即办理证照注册登记、资质升级、年检等事宜。
6、管理步骤
6.1 企业资质证照年检、升级、变更、使用期延续
根据主管部门相关要求，行政部定时检验证书信息，在要求时间范围内立即办理年检、变更、使用期延续等事宜。
6.2 职员资质证书取得、注册
6.2.1获取
1）行政部不定时搜集、公布各类证书报考信息，并依据企业经营需要，有计划地组织职员报考、获取资质证书。对不含有岗位要求职员限期取得对应资格证书。
2）因经营需要，企业统一组织职员报考、获取资质证书，报考人员由各部门推荐，行政部审核，分管领导同意后统一报考。
3）由企业统一组织报考获取资质证书相关费用由企业负担。各项报名费、考务费、培训费等费用由报考人员先行支付，考试经过且证书注册在企业后，由企业按每证一次全额报销产生报名费用、考试费用和注册、年审、继续教育等费用。
同时，职员和企业签署服务协议，标准在企业注册年限不少于3年。
4）为避免无效率取证报考，对报考同类证书同专业相关费用仅报销一次。
5）企业激励职员获取资质证书，职员自行报考获取证书，企业可帮助办理报名用印、证实等相关材料，费用自理。
6）证书取得后，证书原件及相关附件应由企业统一保管，职员个人可保留证书复印件，复印件盖章标识“再次复印无效”。
6.2.2 注册
依据企业发展和业务需要，企业为职员办理证书初始注册、延续注册、变更注册、增项注册、注销注册等事宜。证书注册办理过程应坚持严格审批、宽进严出。
具体办理程序以下：
1）证书持有些人提出申请，填写《资质证书注册审批表》（附件C），由所属部门经理审核，企业分管领导审批。
2）行政部依据《资质证书注册审批表》（附件C）审批意见办理注册相关事宜。
3）企业各部门和职员有义务提供办理过程中相关资料和信息。
6.3 证照领用管理
6.3.1领用
1）企业各部门在遵守《建筑业企业资质管理要求》等相关法律、法规下，主动参与企业经营范围内各项活动过程中，因项目招投标、立案和其它经营活动等需使用证照时，必需严格填写《资质证照使用审批表》（附件D），推行领用手续。
2）证照使用中途需更换使用证照时，需重新推行领用手续。
3）行政部负责分类筛选、处理、跟踪各类资质信息，避免证书使用过程中出现一证多用等情况发生，不利于企业业务开展。
4）全部证照只能用于和企业经营相关活动，不能用于和企业经营活动无关用途。
5）因证照使用不妥所造成后果，由领用部门负担对应责任。
6.3.2临时使用程序以下：
1）用于招投标等使用期1个月以内业务，由使用部门提出申请，填写《资质证照使用审批表》（附件D），注明使用原因、工程项目全称、使用证照名称、使用时间、使用期限，经办人签字，所属部门经理签字和行政部部门经理签字。项目部因业务需要使用证照，由项目经理申请，平台业务对口部门审核后按步骤办理。
2）审批同意后，经办人办理领用登记手续，领用证照。
6.3.3长久使用程序以下：
1）用于项目工程办理施工许可证等使用期限超出1个月业务，由使用部门提出申请，填写《资质证照使用审批表》（附件D），注明使用原因、工程项目全称、使用证照名称、使用时间、使用期限，经办人签字，所属部门经理审核，报企业分管领导审批。项目部因业务需要使用证照，由项目经理申请，平台业务对口部门审核后按步骤办理。
2）审批同意后，经办人办理领用登记手续，领用证照。
6.3.4外单位若因业务往来需使用企业相关资质证照，使用程序以下：
1）需提供经办人本人身份证原件、复印件、所属单位出具介绍信，以上资料加盖公章。
2）填写《资质证照使用审批表》（附件D），注明使用原因、工程项目全称、使用证照名称、使用时间、使用期限、经办人签字、所属单位领导签字审核，报XXXX企业分管领导审批。
6.3.5 证照复印件使用应该确定相关证件有效性。证照复印件申请程序以下：
1）经办人在行政部填写《资质证照复印申请表》（附件E），注明复印原因、工程项目名称（全称）、复印证照名称、复印时间、经办人签字、部门经理签字同意。
2）复印件由行政部加盖“再次复印无效”标识。因各部门对证照复印件使用不妥所造成后果，由该部门负担。
3）外单位若因业务往来需要而使用企业相关资质证照，需提供经办人本人身份证原件、复印件、所属单位出具介绍信等证实材料，全部材料需加盖该单位公章。由企业业务对口部门经理审核，分管领导审批后办理领用手续。
6.3.6 证照维护
使用部门应妥善保管好领用证照，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等。证照管理员对归还证照要仔细检验，如有丢失、污损影响到证照使用，由造成丢失、破损部门或个人负担全部证照补办和损失费用。
6.3.7证照使用结束，经办人应立即交回证照。
6.3.8 未经同意不得将证照转借给第三方使用，如经查实私自外借给第三者使用，将追究证照私自使用、证照管理不妥责任，并负担对应损失。
6.4 终止劳动关系后人员证书原件管理
6.4.1职员和企业终止劳动协议，若取证注册在企业时间不满3年，应扣除企业为其负担资质培训取证等管理费用（包含证书领用当年产生报名费用、考试费用和注册、继续教育等管理费用）、一次性取证奖励费用。证照月补助费用可不扣除。
6.4.2 和企业终止劳动协议职员在行政部领取并填写《资质证书注册审批表》（附件C），将领取证书名称、注册时间、注册编号、使用期等具体信息，领取证书原因列明并提交本部门经理签字、行政部经理签字、企业分管领导签字、企业总经理签字审批同意后方可领取证书及配套印章、信息卡等原件。另如需网上转出证件，需先行网上转出，按政府主管部门审批步骤办理相关事宜。
6.4.4 职员和企业终止劳动协议或退休离开企业时未按本措施要求步骤领取本人资质证书原件，资质证书原件由行政部统一保留，不再对其证书组织复训，证件超出使用期后自动作废。
6.4.5 若职员和企业终止劳动协议或退休离开企业时，资质证书所用于办理企业业务事项未完结，如工程还未完工等情况，证书原件暂无法转出、领取。该职员证书需待具体业务完结后，推行相关手续，办理证书转出和领取。证书使用期间，企业根据月补助标准给该职员对应赔偿。
6.4.6 凡转给职员本人证书原件，需由证书持有些人本人在证书复印件上注明：本人已和XXXX解除或终止劳动关系，XXXX年X月X日，并签上本人姓名。复印件由企业行政部存档。
6.5 违规使用证照处罚
6.5.1 未按要求时间和要求上报相关资料，造成资质证申办、变更、注销和年检不能办理和不按要求时间送交职员资质证书，处以责任部门经理500元/本处罚，处以直接责任人200元/本罚款。
6.5.2 证照保管部门和个人，未经同意私自借出资质证照和未经同意转借资质证照，处以保管个人3000-5000元/本罚款。
6.5.3 职员证书损毁或丢失，处以直接责任人500元／次罚款；资质证照损毁或丢失处以直接责任人5000元/次罚款。一旦发觉用假证冒充，处以直接责任人5000元/次罚款。
6.6 资质证书激励方法
6.6.1 岗位任职资质要求
1）企业要求从事业务相关专业岗位人员应取得对应执业资格。工程项目经理、业务部门经理（工程技术部、经营管理部、成本采购部等）应取得一级建造师或造价师等对应执业资格。
2）对不含有相关执业资格，要求5年内取得对应资格证书。从任职起5年内未取得对应资格证书，扣除对应人员元/年。
6.6.2 为激励职员考取证书，企业对经过建筑行业相关资格证书考试，并将证书注册企业职员给奖励。
1）凡考取一级建造师、造价师并在企业注册者，一次性奖励5000元。
2）凡考取二级建造师并在企业注册者，一次性奖励元。
3）凡考取如九大员、特种作业人员等证书并在企业注册者，一次性奖励300元。
6.6.3企业正式职员资质证书纳入企业统一管理，注册在企业，并给补助。补助标准依据带项目标情况，按月补助、按年结算。具体范围、标准为：
证书类型
专业
月补助标准（元/月）
备注
带项目
未带项目
一级建造师
建筑工程

同一证书若有增项，按专业里补助标准中最高额度补助，不进行补助叠加。
公路工程

水利水电工程

市政公用工程

机电工程

二级建造师
建筑工程

公路工程

水利水电工程

矿业工程

市政公用工程

机电工程

注册造价工程师

1）外单位借调入企业注册人员，补助待遇按协商标准实施。
2）以上类别证书使用期间，月补助标准每十二个月评定一次，由行政部拟制《人员资质证书补助表》（附件G），经总经理同意后实施。
3）以上证书未提及专业参考当年评定后补助标准实施。
4）合作人制项目，因项目需求，合作人自行提供资质证书，并负担对应费用。
6.7 上述内容未包含职称、其它资质类等证书相关事宜，依据具体情况以专题汇报方法处理。
7、附则
7.1本要求最终解释权归行政部。
7.2本要求于公布之日起实施。
7.3附件：
附：
附件A《资质证照登记名册表》
附件B《资质证照注册名册表》
附件C《资质证书注册审批表》
附件D《资质证照使用审批表》
附件E《资质证照复印申请表》
附件F《人员资质证书补助表》

资质证书登记名册表
单位:XXXX 时间: 年 月 日
序号
岗位(合格) 证书编号
姓 名
身份证号
性别
岗位名称
发证日期
继教及复检情况登记
有没有不良统计
所属部门
备注
证书编号
使用期
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

附件A

资质证照注册名册表
单位:XXXX 时间: 年 月 日
序号
岗位(合格) 证书编号
姓 名
身份证号
性别
岗位名称
发证日期
继教及复检情况登记
有没有不良统计
工 作 单 位
备注
证书编号
使用期
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

附件B

附件C
资质资质证书注册审批表
经办人

所属部门

注册资质证书名称

注册事由

年 月 日

会签栏

所属部门经理
意 见

年 月 日
企业分管领导
意 见

年 月 日
企业总经理
审批意见
年 月 日
存档
编号： 年 月 日

附件D
资质证照使用审批表
经办人

所属部门

使用资质证书名称

使用事由

年 月 日
使用起止时间
至
归还时间

会签栏

部门经理审核意见

年 月 日
企业分管领导审批意见
年 月 日
存档
编号：
年 月 日

XXXX证照复印申请单
编号：　 年 月 日
申请复印部门

经办人

复印证照事由

复印份数

部门经理审核

企业分管领导审核

备注

附件E

人员资质证书补助名册表
单位:XXXX 时间: 年 月 日
序号
证书
编号
姓 名
身份证号
性别
证件
名称
发证
日期
有没有不良统计
补助
事由
补助金额
联络方法
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

附件F