六脉会议营销系统用户操作手册模板.doc

六脉会议营销系统用户操作手册

六脉会议营销系统

v3.08

用户手册

上海六脉网络科技
10月目 录

1. 系统介绍 4
2. 运行环境 4
3. 软件安装 5
4. 软件卸载 9
5. 关键功效 11
1 系统登录 11
2 版本区分 14
3 活动前管理: 15
3.1 创建新活动 15
3.2 场地定义 17
3.3 指挥调度台(或会场助理台) 21
3.4 用户录入 24
3.5 批量导入 26
3.6 用户分配 30
3.7 邀约用户 35
3.8 批量发卡 36
3.9 签到表 39
3.10 快递打印 40
3.11 密码导入 42
3.12 数据初始化导入 43
3.13 下载数据 47
4 活动中管理 48
4.1 刷卡签到 48
4.2 欢迎大屏幕 52
4.3 刷卡查询 54
5 活动后管理 55
5.1 数据上传 55
5.2 活动成本 57
5.3 收支统计 58
5.4 会员使用期查询 59
5.5 刷卡统计(按月份) 60
5.6 刷卡统计(按活动) 61
5.7 呼叫中心查询 62
5.8 日志查询 63
6 制卡管理 64
6.1 卡类别定义 64
6.2 卡入库 65
6.3 卡出库 67
6.4 库存统计 68
6.5 卡号验证并激活 69
7 发卡管理 70
7.1 单个发卡 70
8 系统维护 71
8.1 部门等级 71
8.2 部门字典 72
8.3 职员字典 73
8.4 操作者 74
8.5 角色字典 75
8.6 权限代码 76
8.7 权限分配 77
8.8 密码修改 77
8.9 选项 78
8.10 注册 82
8.11 公布公告 83
8.12 数据同时 84
其它维护 86
8.13 字典维护 86
6. 常见问题 88

1. 系统介绍
六脉会议营销系统是围绕大型会议集团企业业务而设计一套针对用户参与会议、教学和培训活动,进行活动前准备、活动中刷卡签到和活动后汇总统计等管理信息系统,辅助会议企业开展会议营销活动,正确定位和服务于成交用户,提升成交率。
该系统从会议活动准备工作开始,到会议活动开展和结束,包含会员卡定义,会员卡入库,出库管理,会议活动定义,用户数据登记和导入,用户分配,用户邀约,会员卡批量发放,数据下载,刷卡签到,数据上传,财务汇总统计等一系列功效。
本手册意在帮助相关人员了解系统安装和操作。面向用户人员,系统管理员和相关工程技术人员。本软件又名”绝密营销会务管理系统”,,或”六脉会务营销系统”等 。
2. 运行环境
本系统数据库建立在互联网上,用户端需要下载安装用户端程序才能运行。用户端软件区分单机版和网络版。网络版用于正常情况下工作,单机版用于会议活动现场签到快速刷卡应用。
服务器软件环境:
操作系统:Windows Server及以上
数据库平台:MS SQL Server 及以上
用户端软件环境:
操作系统:Windows +SP3及以上。推荐使用WindowsXP SP2,
办公软件安装:Office +OWC11.0
服务器硬件环境:
内存:2G以上
CPU:Intel双核3.6G以上,提议采取专用服务器。
用户端硬件环境:
内存:512M以上,推荐配置1G内存
显示器分辨率:1024*768或1280*1024
3. 软件安装
本系统需要正确安装后才能使用,不然将提醒以下:

开启安装程序,进入以下界面:

点[安装]按钮:

点[下一步]开始安装,点[取消],就停止安装。

自述

点[我同意以上条款]才能继续安装

选择安装目录,提议采取默认路径

准备安装

正在安装

安装结束
4. 软件卸载
再次运行安装程序,或从菜单运行卸载程序,将打开以下界面:

假如从菜单中点””,则出现下面界面:

选择”卸载”,再点:[下一步]:
5. 关键功效
1 系统登录
从桌面点以下图标,开启系统:

通常选择网络版本进行工作。单机版在需要现场刷卡时候才启用。所以请注意不要在单机版上做正是操作,但能够作为学习操作用。

假如配置不正确或网络不通畅,将出现以下信息:

假如在WindowsXP计算机上安装,可能有这个信息,请点[解除阻止]按钮
登陆成功,打开以下界面:

第一次运行会提醒请注册
假如不注册,那么每次登录系统全部将提醒,当试用此书为0时候,拒绝登录。

注册界面,请输入购置本软件时候包装盒内注册编号和注册码。点[验证]经过后,才能够输入用户名称,然后点[确定]按钮,注册完成。

成功登陆后界面
说明:
1、 版本信息请留心标题上提醒,有网络版和单机版区分
2、 顶部菜单和工具条功效是常见功效,左边列表功效和菜单有待应关系。
3、 左边列表功效次序和分组和名称全部能够自定义,参见”权限代码”字典维护
4、 右边信息显示区域分为以下多个:
a) 潜在用户:通常见户信息,勇于摆放邀请用,区分个人用户、机构用户和讲师用户等。用户编号必需唯一。每个帐号登陆最近,看到用户信息是帐号对应职员编号,分以下多个情况:
i. 用户经理为自己数据
ii. 登记人为自己数据
iii. 呼叫人员为自己数据
iv. 经过右键菜单能够查看自己数据
v. 假如是部门经理,能够查看全部门用户数据。部门经理即部门责任人,在部门字典表中能够维护和指定。
b) 邀约用户:根据活动提取已经被邀约用户名单,是签到表浏览功效。
c) 跟进统计:是对用户造访后信息统计,能够经过”用户邀约”功效来输入,也能够经过鼠标右键来打开输入界面登记。能够经过”潜在用户”中右键菜单来查看某个用户造访统计。也能够经过”成交用户”也省得右键菜单功效来查看成交用户造访情况。默认为目前工作人员编号输入全部造访信息。
d) 成交用户:即会员用户,有会员卡用户信息。能够从潜在用户提升而来,即经过批量法卡来产生会员数据,也能够经过”系统初始化导入”功效来导入历史存在用户,给和唯一编号即可。一个用户能够有多个卡号,一个卡号就是一个成交用户信息。一个卡号能够有隶属卡号,隶属卡号不显示在列表中,但经过双点数据,打开具体信息界面能够查看到隶属卡信息。隶属卡信息能够使赠予卡,也能够是机构卡子卡。
e) 消费统计:是会员卡参与活动时候刷卡统计,能够看到刷卡参与活动名称,刷卡金额和余额信息。
f) 提醒信息:是用户和职员生日提醒,使本部门或本人用户信息。通知和公告信息是发送给本人信息。
g) 我资讯:默认为logo信息,能够经过地址栏输入url来访问网页资源。
5、 为了确保网络版使用性能,登陆后打开主界面,默认不显示任何用户数据。需要查看,请点对应刷新按钮。
2 版本区分
单机版关键用于会议活动现场快速处理,比如刷卡签到,营销监控和调度等。除此之外,通常应该在网络版上应用。假如进入单机版,系统将提醒:

这么能够避免错误地进入了其它版本问题。
3 活动前管理:
3.1 创建新活动
活动是会议企业开展关键业务形式。围绕活动,需要造访用户、准备会员卡发放,快递打印,刷卡签到,会场评分,评分统计等一系列功效。能够为每个活动定义场地信息,作为信息,从而深入实现座位预定,座位一览表,区域划分,票价区分等特殊管理。

用途:用于新建一个营销活动或培训课程;

说明:
1、 逐一填写上述字段,然后选择保留
2、 活动编号、活动名称、支持卡类别、活动类别等是必填字段
3、 点击支持卡类别右侧”选择”按纽,将会出现

选择好需要类别后,点确定
3.2 场地定义

能够为每个活动定义场地属性:人数,座位等

一个活动能够有多个场地。默认为一个场地

设置场地座位信息,设定座位属性
依据前面定义座位排数和行数,自动生成座位。其中,座位等级和票价是对应
把以上座位信息[保留]后,就能够设置座位属性了:

以上展示了全部座位信息,文字颜色对应到座位等级,背景色代表区域
区域概念是:每个部门或用户天使能够把自己用户组织到自己负责区域,便于跟踪服务。

自定义小组进行区域划分管理,区域颜色尽可能用淡色,方便展示效果愈加好
也能够根据营销部门来划分,前提是倒入用户数据是根据部门来导入。
当然,还能够根据营销人员来划分区域,但只适合于商务人员较少情况,假如在邀约用户信息中包含了”推荐人”,即用户经理、商务人员,那么这里能够从中提取,并生成区域信息。

选择哪些座位,然后鼠标右键弹出菜单,菜单上部分是座位等级,下部分是座位区域。选择上部分座位等级,就更改所选择座位文字颜色,选择下部分区域,则改变所选择栏目标背景色。

这是分区后效果图
有了以上座位定义,用户来刷卡签到时候,系统将自动提醒该用户到哪个颜色座位区域入座。配套服务上能够由商务人员分配指定颜色胸牌。

该图栏目标文字颜色发生改变,对应到了座位等级,即和票价关联起来了。
3.3 指挥调度台(或会场助理台)

注意:座位效果图在笔记本电脑或液晶显示器上可能会有所不一样。
指挥调度台作用是在会议现场监控会员参与会议情况,对会员进行评分协议及排行榜,关键定位到评分较高会员上,从而提升成交率。
会员座位能够实现定义,实现预定,也能够刷卡签到时候自动排定座位。没有签到用户不显示姓名等信息。

给会员评分

给小组评分

输入分数

输入负数表示扣分

小组和个人评分排行榜
假如要调整一些用户位置,用鼠标先点座位,然后按键盘上[del]键,该座位用户名字就去掉了,进入列表。

座位查找:输入座位号,０１０５表示第一排第５列,系统自动定位到该座位而且刷新该会员信息。
3.4 用户录入
用户数据能够单个录入,也能够批量导入。

选择好类别后,点[下一步]

用户编号自动生成。市目前操作帐号后面添加次序号。确保不会反复
3.5 批量导入

选择好类别后,点[下一步](单机版中不能使用)

根据你数据文件调整和选择需要栏目和次序

系统自动根据你选择栏目生成表格,请选择你数据文件

假如碰到数据报错,请修改好你数据文件再导入
编号必需唯一,系统自动设置为操作者帐号+次序编号,以确保编码唯一

导入数据假如全部是某个活动参与用户,那么能够选择自动加入活动名称。
准备好了,能够实施导入了

导入完成

能够立即提交,也能够修正部分数据后再提交,比如:删除某个数据。
导入成功后,能够在主界面刷新看到刚才导入数据。被导入数据默认为:用户经理是操作者本人。默认以下条件:

根据该条件,就能够提取刚才导入数据:

这是提取到数据

3.6 用户分配
假如数据是批量导入而且混合多个部门用户数据,那么要把用户分配给部门下属人员,那么启用该功效。

说明:
1、 先提取已经导入数据
2、 然后用鼠标选择要分配数据。选择时候能够依据某个栏目,如:部门,用户经理等。按住SHIFT批量多选,按住CTRL就单个选择。
3、 鼠标右键菜单,包含多项功效。

这是分配给部门情况,需要选择一个部门。选择后系统自动记住部门代码。
3.7 邀约用户

说明:
1、 首先要在主界面刷新用户数据。邀约用户就基于这些用户信息而言。
2、 其次要选择活动,是针对你选择活动进行邀约。邀约包含造访行为。
3、 造访信息录入”造访情况栏目。造访结果中能够选择,也能够任意输入。但哪个结果是表明要参与该活动呢?所以要把代表性文字复制到下面”自动加入到活动中摆放结果为”栏目中。
4、 人数默认为1,也能够修改
5、 保留后,通常造访结果为设定文字就会自动添加到邀约表中来。
6、 该清单能够打印出来,交给呼叫人员去造访,然后把结果一次性录入。
造访目标,不仅在于统计造访信息,而且要把用户和活动对应起来,声称签到白哦,便于签到时候提醒。
该界面适合于名单确定,依次造访得情况。指定某个造访结果作为加入活动依据,系统自动批量加入活动。
也能够在主界面上经过鼠标右键菜单操作,加入某个活动。具体操作参见前面数据分配鼠标操作。
3.8 批量发卡
假如是批量导入潜在用户,经过逐一造访,邀请到某个活动中,而且这些用户还未成为成交用户,即没有会员卡,那么能够给这些用户批量发卡。

说明:
1、 在邀约好用户后,就能够针对愿意参与活动用户分配卡号了。就是激活卡。

首先要选择活动

这是提取到已邀约用户数据

设定发卡规则
说明:
1、 卡号由三部分组成:前缀、后缀和自动增加部分
2、 卡号必需唯一
3、 卡号要归属到一个类别

发卡后提交保留

这是有编码反复问题。

成功后提醒
3.9 签到表

说明:
1、 已经邀约用户列表就是签到表。能够打印出来,作为备用。万一现场出现问题,能够在签到表上签到。
2、 能够修改数据,删除某个数据,然后保留
3、 该信息是快递企业打印单据基础。快递后反馈信息业在该列表后面。所以能够依据备注筛选快递结果,方便掌握会员卡到用户手头情况。

以上列表有快递运单号,便于跟踪
3.10 快递打印

1、 会议企业人员在准备好活动和用户名单后,快递企业就能够异地直接打印该列表到一个个快递单据。
2、 该功效不仅为快递人员节省填写时间,而且能够更丰富打印信息,清楚而且正确。
3、 打印格式能够自行调整,栏目大小,字体字号,位置等。
4、 能够自动填充快递号,该信息将反馈给会议企业,从签到标中能够查阅。

设置打印格式

3.11 密码导入

每个会员卡能够设定一个查询密码,便于用户自行经过网页版程序查询自己消费情况和余额。密码导入由相关人员在制卡后操作。
3.12 数据初始化导入

说明:
1、 这是对现有已成交用户数据处理,不一样于前面批量导入。那是对潜在用户数据导入。
2、 这里导入用户有卡号,有剩下次数、卡类别等信息,属于历史数据初始化
3、 需要准备好数据文件,每个卡号占用一条统计。
4、 剩下次数默认为1次

选择栏目,调整次序

选择数据文件

选择了数据文件后效果

这里提供卡号长度校验,自动加入活动和模拟刷卡,扣除多出次数功效。

导入成功蓝色显示,失败红色显示,失败原因在后面提醒:

因为导入时候会自动校验卡号是否存在,所以碰到导入失败,能够重新导入,数据不会反复。
3.13 下载数据

说明:数据下载是把服务器上活动关联数据下载到当地计算机单机版数据库中,便于现场脱机快速刷卡。

默认为全部下载。也能够选择性下载。

4 活动中管理
4.1 刷卡签到

说明:
1、 因为在线刷卡速度难以确保,所以采取把数据下载到单机版后,进入单机版刷卡模式。刷卡结束后立即把数据上传到服务器。
2、 需要先选择一个活动,针对该活动用户进行刷卡签到
3、 常规签到:能够刷卡后看到该用户具体信息和造访邀约信息
4、 快速签到:只检索用户姓名和单位,待签到列表中去掉一行。

例外签到:碰到卡号数据有异常情况,,在问询具体情况,因为系统问题无法正常签到,能够先在这里签到。然后交由管理员或责任人处理。

没有携带卡用户来签到,能够依据基础信息查询到卡号。

无卡签到

机构卡能够签到时候依据人数来刷卡,所以能够设定刷卡扣减人次。

能够随时查看该活动那些人已经到场。

验证卡号:提取会员卡信息,但不扣除金额和次数

刷卡行为有部分参数,设置在选项中。具体意义,参见前面相关部分介绍。
4.2 欢迎大屏幕
为了获取愈加好刷卡签到效果,能够在刷卡现场安装投影机到刷卡电脑上,实现一机双屏效果。笔记本电脑基础上多支持该功效。

欢迎大屏幕适合于显示关键用户抵达信息。
网络版上刷卡,任意一台联网电脑全部能够开启大屏幕程序界面;单机版中要实现该功效果,必需实施一机双屏,一个电脑接显示器,用于刷卡,另外一个输出口接投影机,打开大屏幕界面。

全屏显示效果
4.3 刷卡查询

能够根据活动或日期等,查看刷卡情况。操作名称中:签到,表示正常签到扣款数据;例外签到:就是没有正常签到,而在例外签到中刷卡,需要处理问题数据。

更多信息查询(后面具体介绍)
5 活动后管理
5.1 数据上传

把刷卡数据上送到网络服务器上
选择活动

开始实施

碰到这种提醒,请检验网络连接是否正常
5.2 活动成本

录入活动各项开支费用
说明:
1、 费用类别在字典维护中能够配置
2、 提取就是从字典中提取预定义费用项目
5.3 收支统计

说明:
1、 刷卡消费统计能够自由拖拉栏目进行全方位展示。具体操作请参见微软OWC操作帮助。
2、 导出格式支持多个

5.4 会员使用期查询

能够查询已经过期和快要过期会员卡。
单个卡使用期查询,在[会员卡查询]功效中表现。
5.5 刷卡统计(按月份)

根据月份统计

5.6 刷卡统计(按活动)

5.7 呼叫中心查询

5.8 日志查询

能够查询到大部分操作行为统计
6 制卡管理
6.1 卡类别定义

设定多种卡类别属性
6.2 卡入库

已经入库列表

新入库

设定入库参数

入库成功后
6.3 卡出库

已出库统计

6.4 库存统计

6.5 卡号验证并激活

该功效可选。新登记卡需要激活,批量发卡产生数据属于新登记,也需要激活。
也能够打个或批量激活:

7 发卡管理
7.1 单个发卡

登记会员卡信息
每个卡能够设定隶属卡

8 系统维护
8.1 部门等级
依据企业本身特点设置企业组织等级。

能够任意添加删除和修改以上内容,但请保持编码唯一性。
8.2 部门字典

说明:
2、 编码需要唯一,提议采取上级部门编码开头方法,添加后缀。
3、 管理员能够”查看全部数据”,其它人只能看待自己下级部门。当然,她必需首先有部门字典维护权限。
4、 上级部门编号将会自动填充,但编辑时候一定要确保正确。
5、 责任人:能够从下拉列表中选择,也能够输入编码,但必需来自于职员字典表职员编号。系统自动依据部门代码筛选出本部门职员信息来,便于选择。

8.3 职员字典

说明:
1、 管理员可看到”查看全部数据”功效
2、 部门经理只能看到自己部门信息
3、 没有权限用户不能打开该界面
4、 职员编号需要唯一,提议用部门代码和职员需要累加成编号,用符号连接。比如:0.01,0.01-01
5、 职员编号能够采取卡号,但必需唯一,最大长度为20位字节
6、 要导入数据,请根据以上所见栏目次序组织您文件,所属部门要用代码。数据权限要用代码:１代表全部权限,２代表含下级部门,３代表只能访问本部门数据
8.4 操作者

说明:
1、 操作者是登录本系统帐户,能够和职员编号对应。
2、 登录帐号能够是任何助记码,不一定是数字,但需要保持唯一性。而且要分配一定角色。
3、 密码能够这里输入,也能够用户登陆后自行修改。
4、 用户帐号信息能够由职员自行注册,由部门责任人或系统管理员进入本界面进行审核。新注册信息”所属角色”栏目为空,分配给一个角色就是表示审核经过。只有被分配了角色帐号才能用于登录。
5、 管理员能够浏览到全部操作者信息,部门责任人能够看到本部门全部帐号信息。
6、 代码为0001帐号默认为管理员,拥有全部权限。假如需要多个人员拥有管理员权限,请设定代码为9999角色。
7、 要导入数据,请根据以上所见栏目次序组织您文件,所属部门要用代码。职员编号要用代码:而且要存在元工资点钟。所属角色代码也应该存在和角色字典中。
8.5 角色字典
b
说明:
1、 每个操作者必需对应一个角色,才能拥有工作需要权限。
2、 能够依据实际需要自定义角色
3、 代码为9999角色默认为管理员角色,拥有全部权限。
8.6 权限代码

说明:
1、 权限代码是和相关功效对应,必需唯一
2、 不需要功效能够关闭,没有启用功效将自动隐藏。
3、 能够自行分组,修改权限名称,能够自定义输出序号。
4、 新增权限必需是开发人员提交有效代码
8.7 权限分配

说经:
1、 分配好一个角色后要现保留,再进行下一个角色配置。
2、 提议该界面操作权限只能管理员拥有
8.8 密码修改

每个操作者进入系统后能够自行修改自己密码。
8.9 选项

说明:
1、 选项是对目前用户端部分个性化配置。
2、 退出前提醒:在主界面点[退出]按钮时候,是否需要确定功效。假如启用,将提醒以下:
3、 帮助文件和路径:主界面上点[帮助]按钮打开帮助文件。
4、 以上配置信息全部保留在配置文件中,所以当更换电脑时候,要复制该文件过去。

说明:
1、 接口配置适合于多种类型会员卡识别
2、 比如:
a) 1-长度为N卡号,从第X位,截取Y位,设置为:10/1/5:表示长度为10位卡号,从第1位开始,取5位。比如:假如卡号输入为,那么系统自动截取出卡号为:12345
b) 2-前面N位等于XXX卡号,从第X位开始,截取Y位,2/12/3/2,表示:前面2位等于12卡号,从第三位开始,截取2位。比如:输入1 568,将变成01
c) 3-后面N位等于XXX卡号,从第X位开始,截取Y位,3/@@@/1/10,表示:后面3位等于@@@卡号,从第1位开始,截取10位。比如:输入@@@,将变成
d) 4-长度为N卡号,添加前缀XXX,添加后缀YYY,设置为:10/@@@/$$$,比如:输入,将自动变成:@@@$$$
3、 以上情况请依据卡参数进行设置。具体方法请在记事本等软件中扫描卡号,假如卡号需要做以上变换,请开启对应变换规则。

说明:
1、 签到时从卡上扣除费用:这是预留功效,适合于会员卡上有芯片,能够储存信息模式。
2、 签到时提醒座位指导:当活动邀请用户有座位排定操作后,该功效启用就有效,在刷卡时候能够提醒座位所在。
3、 会员卡使用期可延期折扣使用:启用该功效,那么过期在设定延期天数内会员卡全部许可继续使用,但将根据设定百分比折扣计算。
4、 欢迎大屏幕默认主页地址:打开欢迎大屏幕时候首先展示页面文件

说明:
1、主界面上对职员和用户生日自动提醒功效,以上设定参数内将过生日信息全部能够提醒出来。

说明:
1、 主界面栏目自定义,能够自定确定需要显示栏目个数和次序。

说明:
1、打印快递信息地址单时候发件人信息设定
8.10 注册

说明:
1、 没有注册系统将只能试用部分数据和功效
2、 网络版只要在任何一个电脑上注册即可
3、 系统管理员配置一次即可
8.11 公布公告

说明:
2、 该功效是给相关人员发送信息或留言。被接收者将在主界面看到留言信息。
3、 默认最近使收件箱。双点主界面消息统计,也能够打开本界面。
4、 ”收发”和”发送时间”红色显示表示:收件箱;绿色表示为发件箱
5、 发信人、收信人和专题等绿色显示为未读,黑色显示为已读。
6、 未阅读消息在登录成功后会提醒操作者查看。

8.12 数据同时

本功效版块关键用途是:为了克服会议现场有时没有上网条件,或网线资源有限,

使用方法:

数据下载:
每次活动前,登录网络版选择”数据下载”,将此次活动相关信息下载到当地电脑,方便在课程现场能够脱网刷卡。
下载业务活动信息、会员卡信息、黑名单信息等到单机版,便于脱离网络使用一些功效。比如:单机版刷卡签到等。

数据上传:
活动后,把刷卡扣款信息、签到信息等上传到网络服务器、便于数据汇总和统计。

数据上传:把刷卡后信息同时到网络数据库
其它维护
8.13 字典维护

系统参数

费用类别
6. 常见问题
l 网络版连接不上数据库
处理措施:检验网络连接是否正常。检验服务器参数设置是否正确。
l 大批量数据操作时中止
在批量导入数据、分配数据、提取数据、下载数据时候可能会碰到操作中止情况。这可能是网络不稳定所致。通常来说重新操作一次即可,对数据不会有什么影响。
l 登陆后看不到自己用户资料
请检验是否正确导入数据,是否分配了数据。导入数据是否准备正确。提取数据条件设定是否正确。
l 刷卡时候提醒不是有效卡
请检验是否正确下载了数据。该会员卡是否存在数据库中?经过会员卡查询功效能够检验,也能够经过验证功效验证一下。
l 数据忘记上传怎么办?
请检验单机版程序目录下,应该由刷卡后自动保留日志文件,依据时间找到最新信息,重新刷卡后再上传即可。