合约及预结算管理制度.doc

合同管理制度-工程篇

第一章 总则
第一条 为规范工程财务流程，提高工作效率和工程建设经济效益，根据《中华人民共和国合同法》及相关法规的规定，结合公司工程项目开发的实际情况，特制订本制度。
第二条 公司工程部及各项目部对外签订的各类合同一律适用本制度。
第三条 合同管理是公司管理的一项重要内容，搞好合同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，具有积极的意义。涉及工程建设的各部门都必须严格遵守、切实执行本制度。

第二章 合同的签订
第四条 合同签订对象的选择、招标的方式和审查批准程序遵照市场竞争的原则执行。
第五条 报送《签订合同推荐书》时已经有合同草案的，应当将合同草案附后，没有草案的，应当附对方报价、付款方式、保修承诺等基本情况，并在拟定合同草案后报执行总经理审查。
第六条 任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，不得在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利。
第七条 经办人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。包括对方单位是否具有法人资格、单位的经营范围、有否履约能力及其资信情况，对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限等，在签约时应当要求对方提供能证明上述情况的资料。做到既要考虑本方的经济效益，又要考虑对方的条件和履行能力，防止上当受骗，防止签订无效合同。
第八条 待签的合同有范本的，使用范本，没有范本的，由经办人与对方共同拟定合同条款，合同双方当事人权利、义务的规定必须明确、具体、文字表达要清楚、准确，防止出现歧义。执行总经理有权对合同条款进行审查并督促改正。
第九条 签订工程合同的，合同内容应当包括工程范围、建设工期、中间交工工程的开工和竣工时间、工程质量、工程造价、技术资料交付时间、材料和设备供应责任、拨款和结算、竣工验收、质量保修范围和质量保证期、双方相互协作等条款。
第十条 在签订工程承包合同时，应尽量少付预付款，预留一定数额或比例的工程质量保修金和符合规范要求期限的保修期。
第十一条 在确定合同条款时应当由公司执行总经理、现场总负责人共同审核，如在履行中需要变更条款的，公司工程部应及时告知项目部。
第十二条 签订合同时，双方都必须使用合格的印章，包括公章或合同专用章，不得使用财务章或业务章等不合格印章。未有公章的自然人，签订合同时应印指纹。我方签订合同时的用章按照有关规定管理。
第十三条 合同经办人员玩忽职守，违反上述规定的要求签订合同，给公司造成损失的，应当承担相应责任。

第三章  合同的履行
第十四条 合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须严格执行合同所规定的义务，并监督对方的履约情况，确保合同的实际履行和全面履行。
第十五条 公司各部门应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理汇报。如因玩忽职守，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。
第十六条 合同履行过程中需要我司支付合同款项的，公司各项目部及相关部门应认真填写《工程付款申请单》、现场核查完成工程量情况、财务核查项目支付情况，由公司工程部提交申请至执行总经理、董事长审查。如发现错报或故意隐瞒等，应追究当事人责任。
第十七条 发生我司不能按约履行合同的情况时，与履约有关的部门和人员应当及时处理，变更合同或签订补充合同，并将情况及时上报执行总经理或董事长。

第四章 合同的变更、解除
第十八条 在合同履行过程中遇到困难的，各履约部门首先应尽一切努力克服，尽力保障合同的履行。
如按约履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应及时与对方当事人进行协商。
第十九条 对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，在不对我方利益造成损失的情况下，与对方达成变更、解除合同的协议。
第二十条 因对方变更、解除合同使我方的利益遭受损失的，除法律允许免负责任的以外，应要求其承担相应的责任和损失，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。
第二十一条 变更、解除合同的协议在未生效之前，应继续履行原合同。但特殊情况经双方一致同意停止履行的除外。
第二十二条 变更、解除合同的，应当按照签订合同的程序逐级上报审核，并在公司内办理有关手续。变更的内容应当以补充协议的形式书面签订，需要公证的，应当及时办理公证手续。
第二十三条 有关人员以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，应当承担相应责任。

第五章 合同纠纷的解决
第二十四条 合同在履行过程中与对方当事人发生纠纷的，首先由签约部门负责处理。签订合同的经办人对纠纷的处理必须具体负责到底。
第二十五条 纠纷发生后，我方应及时与对方当事人友好协商，在既维护本企业合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。
第二十六条 因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受损害；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应分清责任，合理解决。
第二十七条 为了解决纠纷，需要对合同进行解除和变更的，按照本规定有关程序办理。
第二十八条 各项目部、各部门在处理纠纷时，应加强联系，及时沟通，积极主动地做好自身的工作，不互相推诿、指责和埋怨，统一意见，统一行动，一致对外。
第二十九条 不能解决的合同纠纷，应及时上报。

第六章 合同备案
第三十条 依照工程相关程序签订的一切合同均应当在公司财务部备案。
第三十一条 签订合同时，应考虑到需要在公司财务部备案的情况，制作相应的合同份数。一般不少于贰份。
第三十二条 报送公司财务部的合同应当为原件。合同有附件的，附件应同时报送备案。
第三十三条 公司财务部和合同签订部门都应当建立合同登记台帐和合同档案。
第三十四条 各项目在签订合同后，应当做好本公司的合同管理工作，包括：
1、监督各部门、各项目的合同签订与履行工作；
2、按照约定履行合同，对履行过程中发生的问题和出现的纠纷及时解决。
3、贯彻实施公司下发的相关管理办法及本制度的规定，做好本公司内部的合同管理工作。
第三十五条  公司工程部为各项目的合同管理进行监督指导并提供服务，具体包括下列工作：
    1、按照公司管理制度及其他有关规定对合同的签订及付款进行审批。
2、负责检查各类合同的合法性，实行法律监督，对公司各项目签订的合同进行抽查，发现问题和提供法律帮助；
3、负责对合同签订人员进行法律培训，提高其法律素质和签约水平；
4、负责考评各项目部各部门的合同管理工作，总结交流经验教训，提高合同管理水平；
 5、配合各项目部各部门处理合同纠纷；
 6、参与有关合同的谈判、签约、履行等工作，及时解答各项目部或各部门提出的问题并协助解决。
预结算部岗位职责

一、工作内容
负责公司工程审计；工程建设项目的招标、合同商谈签订等。
二、审计部经理岗位职责
 1、贯彻国家及地区有关定额、价格、合同管理等方面的规定，主持审计部行政管理的全面工作，做好部门的组织建设，确保部门各项工作有序开展，负责制定部门各项管理规章制度及工作流程。组织实施并监督执行，以控制工程项目的投资。
2、负责编制部门年度，月度工作计划，并组织落实。负责配合设计院完成设计图纸审查，完成设计概算审核、设计方案测算及经济对比等工作。
 3、参与施工图纸、施工组织设计的会审工作。参与工程监理和材料设备采购合同等合同会审、会签工作。
4、根据施工图审查工程预算，并与设计概算对比分析，为审查施工图提供支持。
5、负责审查在建工程的变更工程量及造价，进行变更造价测算和变更方案经济对比工作。
6、负责与项目相关的预算、结算以及进度款审核等。
7、负责与项目相关物资考察及招标、议标、合同谈判等。
8、参与销售相关的面积计算，为公司相关部门提供所需要的资料及数据，做好配合工作。
9、负责本部门人员的指导、培训、监督、绩效管理工作。 
10、负责工程预算部的组织管理、部门经费控制及与其他部门的协调工作。
二、造价员岗位职责
 1、负责编制项目施工图预算，做到编制及时，内容齐全，数据准确。
 2、参加图纸会审和设计交底。
 3、负责审核施工单位编报的土建（安装）部分工程预算。
 4、负责编制工程招标标底，为评标工作提供可靠依据。
 5、参与施工合同的签订，并准确掌握合同约定条款。
 6、参与工程竣工验收。
 7、初步审核竣工工程结算，并与施工单位核对结算，有需要的话配合外审单位进行第二次审计本结算。
8、负责审核施工单位申报的施工节点付款预算。
9、及时完成领导交办的其它工作。
10、及时跟踪项目施工情况，审核相关现场签证。
三、资料员岗位职责
1、负责对工程部发来的工程联系单，施工现场签证单等资料进行收集、整理、筛分、建档、归档工作的管理，确保其完备性，要求各方严格执行接收手续，所接收到的文件，须经双方签字确认并归档。
2、负责与项目有关的各类合同的档案管理，负责对签订完成的合同进行收编、分类与归档，作好借阅登记。
 3、在领导及同事指导配合下完成本部门的月报、周计划的编制与找相关领导签字。
 4、负责材料的出入库整理与电脑入档，本部门文件和资料的发放、回收、借阅、传阅工作并及时传达，来往文件资料收发应及时登记台帐。 
5、完成领导交办的其他工作。
预结算管理制度

第一章 总则
第一条 预结算管理制度是一项贯穿于建设工程始终的重要的经济管理制度。制订、完善并执行好预、结算管理制度不仅仅是公司工程部和各项目的工作，而且需要其他相关部门的配合和支持。

第二章 预结算管理
第二条 施工图预算编制依据：
（一）设计施工图纸和标准图集；
（二）图纸会审纪要；
（三）现行预算定额及相应计价规定；
（四）施工组织设计或施工方案；
（五）材料、人工、机械台班预算价格及调价规定；
（六）预算员工作手册及有关工具书；
（七）市政府及有关部门发布的有关调价文件、规定等。
第三条 编制施工图预算的意义：
（一）施工图预算是控制工程造价的重要依据，是施工过程成本控制关键。
（二）施工图预算是编制或调整投资计划的依据；
（三）对于实行施工投标的工程，施工图预算是编制标底的依据，也是竣工验收时结算的基础；
（四）施工图预算是控制工程进度、审核和批复分包班组进度款的依据；
（五）对于不宜实行施工图预算加调整价结算的工程，施工图预算可作为确定合同价款的基础或作为甲方支付工程进度款或审查劳务班组进度款支付的依据。
审核后的施工图预算在双方确定优惠下浮后签定合同包干总价（包干总价不能低于工程成本，工程成本是控制工程质量的最低保障，即必须确保工程不能偷工减料，影响工程质量）。
第四条 施工图预算编制程序：
（一）搜集各种编制依据资料（包括信息价及有利于为结算提供依据的资料）。
（二）熟悉施工图纸和定额计价规则。
（三）熟悉合同相关条款。
（四）按计算规则和取费标准计算施工图预算总造价。
（五）市场行情的变化。
第五条 施工图预算审核程序：
（一）各项目部在项目施工前，首先应对设计施工图纸进行图纸初审、会审。审核中预结算人员应对设计图纸的经济性提出意见。
（二）各项目部相关人员主要从技术和施工角度对施工图预算进行审查，审查是否有漏项、错算、技术不合理等问题，再由预结算部进行修改、调整、完善。
（三）完善后的施工图预算上报执行总经理审查。
第六条 工程结算的编制依据：
（一）施工图预算；
（二）竣工图及工程设计变更资料；
（三）现场签证；
（四）施工索赔（施工单位向建设单位要求的索赔）；
（五）反索赔（建设单位向施工单位提出的索赔）；
（六）工程承包合同；
（七）政策性规定以及现行法律、法规。
第七条 工程结算审核程序：
（一）施工单位向建设单位申报工程结算时，必须收集齐相关结算的资料，整理完善后方可将最终的结算资料上报到甲方项目部。
（二）首先由各项目部经办人员根据上报结算资料初审工程结算完成情况；
（三）各项目部将审编好的工程结算并附相关结算资料上报预结算部，预结算部经办人员对工程结算采用重点抽查、全面核查的各种方法进行审核。
（四）审核好后的结算上报执行总经理复审，最终由董事长确定。
第八条 工程结算审核方案：
（一）审核工程结算书是否真实准确，主要包括认真审核计算工程量，检查结算书的工程量是否符合规定的计算规则，数量是否准确。
（二）检查分项工程预算定额选套是否合规范，选用是否恰当，结算换价是否正确。核实工程取费是否执行相应的计算基数和费率标准，核查设备、材料用量是否与定额含量或设计含量一致，作好市场调查。审核设备、材料是否与市场价格有较大差距，有关材料调价是否按规定进行调整。
（三）核查结算项目是否与图纸相符，设计变更和现场签证是否存在与中标书项目重复计算的现象，有无实际施工中使用的材料的品种、规格、数量与所报送结算不一致的情况，奖惩、索赔的计算是否正确合理。
（四）会同项目部相关人员对项目进行现场查勘核实，准确界定各施工单位的施工范围和相应的结算造价。

第三章 附则

工程签证管理办法

第一章 总 则
第一条 为有效控制工程成本，确保工程质量和工程进度，规范设计变更和工程签证的管理，防止工程腐败，特制定本办法。
第二条 设计变更和工程签证费用都属于预备费的范畴，但是设计变更与工程签证应加以区分。属于设计变更范畴的应由设计单位下发设计变更通知单，所发生的费用按设计变更处理。属于工程签证的由项目部签发，所发生费用按发生原因处理。
第三条 各项目在各项工程施工时发现图纸有漏设、错设或设计变更时，要及时上报设计单位，并及时办理变更。
第四条 各项目对设计变更和工程签证要严格按照规定程序办理和进行结算，禁止口头承诺，事后补办。
第五条 一个设计变更及工程签证应当编制一份结算单。
设计变更和工程签证的结算必须要有完备的、有效的原件作为结算依据。
第六条 任何工程的形式、质量、数量和内容上的变动，必须经工程预结算部签字确认（其内容包括：工程计量、变更图纸、承包人、监理及设计部门对变更的意见等）。该工程变更令经执行总经理和董事长认可后，由各项目部及时存档。

第二章 工程签证

第七条 下列情况下应当进行工程签证：
（一）各项目部依据设计院出具的设计变更图、洽商记录、变更通知单落实施工；
（二）应建设单位的要求从事施工范围之外的作业；
（三）其它理应签证的原因。
第八条 签证事项需有草图、设计洽商及预算书，经签证提报人、项目负责人、预结算部签署意见后报执行总经理和董事长审批。
第九条 签证时要详细计算工作量，合同有单价的参照合同单价，合同中未有单价的，需要会同施工方、项目部、工程部、执行总经理共同确认单价，最终上报董事长审核，签证审核完后存档备案。
第十条 工程签证，应在实际发生处理完成以后24小时内签证完毕。每个项目按每个签证顺序，统一编号。签证1式3份，预结算部存1份、项目部1份、施工单位1份。
第十一条 设计变更和工程签证必须由专人在其权限范围内作出，禁止越权作出。

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