档案标准管理系统使用说明.doc

档案管理系统使用阐明系统运营环境：显示屏分辨别率在1024x768以上；windows 9x；windows xp；windows ；建议使用windows xp效果最佳。excel.97及以上版本；word.97以上版本；建议使用word及excel系统使用：只需将档案管理系统直接复制到硬盘上D盘根目录下（不能在其她位置，若在其他位置将出错）即可使用特别注意：不能更改档案管理系统内任何文献夹内文献构造，任何表格只能增减、修改记录。一、系统登录：打开D:文书档案管理系统，将快捷图标复制到桌面上，双击打开。初始顾客名：123；密码：123初次使用，将提示软件尚未注册，点击“是”打开注册界面，浮现下图界面时请电话联系索取注册码。二、系统用法：注册成功后，再次登录浮现如图主界面：本系统可录入文书档案、教学档案、科技档案、声像档案、会计档案几类档案，请参照有关阐明操作。其中文书档案、教学档案、科技档案、声像档案操作办法完全相似，现以文书档案为例进行操作办法简介。点击“文书档案”按钮，浮现如下界面：文书档案分为文书档案收文簿、文书档案整顿、文书档案归档案、文书档案管理四个模块。完整规范收集档案应按这四个模块顺序进行，但也可直接在“文书档案管”理块中直接录入档案目录。（一） 文书档案收文簿1. 新增点击“新增”按钮后在左边输入框内输入相应内容录入有关内容后将在表格中自动增长一条新记录并自动保存。注意：（1）收文号与年度自动生成，普通不需改动。但年度发生变化时，请改动。 （2）收文月与收文日自动与上次输入内容一致（避免同一天收文时重复输入收文月与收文日），若收文月与收文日与当前日期不一致，请修改。 2文献解决单打印：填写文献解决单时，最佳是在新增信息录入完毕后，点击文献解决单按钮，即可实现对当前新增记录文献解决单打印。若不是当前记录，需将要解决文献设立为当前记录（用鼠标点击表格中相应记录，在表格最左边将浮现一种黑色三角形标志，如下图，该记录为当前记录），并依次点击左边输入框收文号、年度、收文月、收文日、文号、题名、密级等项目，该记录信息将自动进入到输入框内，再点击文献解决单按钮，实现该记录解决单打印。当前记录标志3. 文献链接点击该按钮后将自动打开已收集电子档案（word文档或excel表格）或扫描文献图片文献夹。注意：请将电子档案按年度分别存储在 档案管理系统电子档案. 相应类别内。电子档案可以按文号或文献名命名保存，并且电子档案标题必要与档案系统内文号或题名完全一致，扫描文献存储在以文号或题名命名文献夹内。3年度打印：在输入框内输入年度后按提示操作。提示：年度打印导出时也许会由于excel版本兼容、计算机性能等问题浮现错误，点击“忽视”后会正常进行。4年度删除：按提示操作注意：年度删除只能在归档解决与年度打印后执行。5返回：返回到主界面(二) 归档解决点击“文书归档解决”按纽后浮现下图界面，初始界面中输入框不可用，表格数据只能读取，不可更改。1. 点击查询按钮：在输入框内输入文号或题名：输入某些即可提示：输入文号或题名时可只输某些内容：如要查询文号为：梁平人发24号，在输入框内只需输入24即可，输入内容越准备，查找出来文献越少。2再次点击查询，浮现查询记录内容：3定位输入：1)系统默认第一条记录为当前记录，若需操作记录不是第一条记录，必要点击需存档记录进行定位（指定当前记录）；当前记录标志2) 点击定位输入，在输入框内输入有关内容：4. 修改，定位输入后必要点击“修改”才干将输入框内内容保存到表格中。此时表格可修改，若有错误可直接在表格内更改。如此重复查询定位输入修改，直至把一种年度需归档文献整顿完。(三)文书档案归档按提示操作。特别注意：只有当一种年度需归档文献整顿完后才干进行。且一种年度只能执行一次。（四）文书档案管理1查询 通过文号或题名（只输入文号或题名某些内容即可）查找文献在档案室位置，以便提取文献。2新增录入与添加到库这两个按钮共同实现直接向档案库中添加记录，点击新增录入按钮，在输入框内输入新增档案；输入完毕后点击添加到库，输入框内内容保存到档案库。若发现错误，点击档案订正按钮可用时直接在表格内修改。3删除：按提示操作；4打印：按提示操作。（五）系统维护1导入进行此操作前请进行如下导入数据整顿工作：(1) 打开D:文书档案管理系统导入数据导入数据到*.exl 并修改表格内容：标题不可更改红色方框内内容不可更改 特别注意：不能更改该电子表格构造及标题，只能修改记录内容。进行了如上准备工作后，就可进入本系统进行导入数据操作了。操作时按提示操作即可。每次可导入5000条记录。2导出数据：按提示操作即可（导出数据保存在D:文书档案管理系统导出数据 文献夹内）；3数据备份：将收文库与档案库数据进行备份，按提示操作即可；4数据恢复：替代收文库与档案库数据，按提示操作即可；5顾客管理：修改顾客名及密码，按提示操作即可。（六）综合查询通过此表可直接查询档案库中各种类别档案，只需输入文号或文献编号（科技档案）或题名某些内容即可实现，与各类档案管理中“查询”按钮功能相似。最后要提示您是在系统各项操作过程中，一定要慎重，在不熟悉本系统状况下，严格按本协助操作，从而尽量地避免错误与麻烦。真心祝愿您在本系统协助下，事半功倍，工作高兴！(七) 退出系统：只能点击此按钮方可对的退出本系统！本系统由重庆市梁平县文化镇初级中学杨照平编制。联系电话： （短号：647205）感谢您对本系统支持与使用！请使用原版，翻版必究！盗版必究！ 1218