订购进货制度的相关规定样本.doc

订购进货管理制度
　　（一） 订购制度

　　1、采购组每日检验库存（电脑自动刊印），若至请购点时，需填写请购单，经主管核章后办理采购事宜；

　　2、采购组查询货物供给商其它货物库存情况，以简化作业并符合规模经济；

　　3、采购组依据厂商资料表制作《订货单》一式二连，并以传真或电话通知厂商，并将《订购单》第二联交（传真）储运组备查，第一联自存；

　　4、采购组于每次确定订购单后，当日发出通知，依据和各家厂商协议时间，送货至请购单位，进货时间安排在每日AM10：00—11：30，PM3：30—4：30；

　　5、紧急采购经部门主管核准后进行，事后需补填请购单；

　　6、储运组也需和采购组共同依据储位大小、经济订购量、安全库存等设置采购量，采购量最小数量须事先和厂商协议；

　　7、采购组应在进货验收单上每日查核应送物品。如发觉过期而未到订购单，应立即查询货物延误原因，并催促立即发货。

　　（二） 进货制度

　　1、厂商于送交货物时必需填写进货验收单一式三联，具体写明送货内容及订购单号码，连同所送货物送到指定收货处，并由储运组收货人员进行验收；

　　2、储运组查对进货验收单和订购单无误后，在进货验收单上签章，将第一联退厂商作为送货凭证；

　　3、储运组将进货验收单号码抄录在货物上，同时在订购单上填写进货验收单号码和收购日期；

　　4、储运组依据进货验收单检验及证实下列各项：

　　A．货物编号；

　　B．品名规格；

　　C．交货者名称；

　　D．交货数量；

　　E．实际接收数量；

　　F．收货日期。

　　5、储运组若发觉送来货物混有其它货物或其它特殊情况时，必需在进货验收单接收情况栏内写明，作为品质检验参考；

　　6、储运组在进货验收单上填入必需并核章后进行货物质量检验工作；

　　7、验收注意事项：

　　A．货号；

　　B．品名；

　　C．规格；

　　D．数量、重量；

　　E．包装；

　　F．品质；

　　G．有效日期；

　　H．进价。

　　8、验收无误商品，再由储运组以彩色笔将该货物储位，于验收时书写于货物包装上，方便于存放定位；

　　9、储运组于验货时如有溢收数量，应通知采购部视实际情况是否补开《进货验收单》，不然拒收；

　　10、储运组应依据《进货验收单》，每日提出应交未交物品，供采购组跟催，次月5日前应提出超交、欠货资料，供采购、会计、管理部门参考；

　　11、储运组将交货实况填入《厂商资料卡》交货资料各栏后办理入库手续。如验收后发觉不符所需，则通知厂商进行退货处理；

　　12、储运组查对货物数量和良品总数是否相符，于安排货物进入仓库后在进货验收单二至三联良品总数栏盖仓库接收章，再送至储运组主管处核章；

　　13、储运组主管核章后进货验收单第三联自存，依据良品总数转存至电脑；

　　14、进货验收单第二联送会计作为付款凭证。

　　（三） 返品作业制度

　　1、运输出货标准上不接收退货，惟下列情况可接收退货：

　　A．货物搬运中损坏；

　　B．品项错误；

　　C．瑕疵品回收；

　　D．延迟且逾时；

　　E．地点错误。

　　2、司机送货至门店时，如有上述情况，应将退回品项及原因统计于销货单上，经用户确定，于返回企业后，依据销货单上统计制作销货退回单一式二联；

　　3、如用户事先通知货物退回，运输应制作销货退回单一式三联，交由司机至用户处办理退回。经双方签认后第三联交门店存查；

　　4、货物载运回企业后，司机和仓库收货人员确定退回原因是否相符，并依情况判定为再入库、报废、退回厂商三类，经品质管理人员签认后，销货退回单第一联交运输部门，第二联自存；

　　5、对于必需接收退货请求，应由营业部处理，并经签认后，始得接收退货。

　　（四） 报废作业制度

　　1、报废管理目标是为有效地控制和计算原材料成本；

　　2、报废定义：

　　A．凡原材料无法继续使用或转作她用而必需丢弃；

　　B．凡正常加工工程中所丢弃残物不应报废而属于损耗；

　　C．研发人员正常研发所丢弃残物料。

　　3、报废品区分：

　　A．材料品质验收未能落实或规格和实际需求不符，致使无法使用且不能退货者；

　　B．仓储人员保留不妥，致使材料损坏无法使用者；

　　C．研发人员研发停止，致使该批材料无法转作其它用途者；

　　D．因运输或搬运不妥，造成材料破损污染而无法使用者；

　　E．原材料、成品过期而无法使用者。

　　4、报废品处理：

　　A．报废品应存放于暂存区，方便随资料查询及更正；

　　B． 所需报废货物应由权责单在月底填写报废单一式二联。经和品质管理人员确定，并经经理核准后，会同会计部门进行清点，清点完成，报废单第一联自存，第二联交会计；

　　C．经核准报废货物由储运组统一销毁；

　　D．报废品若是原料，以采购时买进价格计算，若是商品，则以出货价计算。

　　5、报废品处理权限范围：

　　A．组长：99元以下；

　　B．课长（副）：100—499元；

　　C．经理（副）：500—999元；

　　D．副总经理：1000—4999元；

E．总经理：5000元以上。(联商网)

配送作业制度
　　（一） 仓储配送中心目标

　　（1） 饰演着将货物从工厂及供给厂商处送交零售店中介角色。

　　（2） 以品项齐全，大量采购方法，提供各连锁店多样、少许、高频率配送服务。

　　（3） 担负了配送、仓储保管、装卸及标价、分装工作。

　　（4） 提供高周转率货物，同时也传输了货物资讯。

　　（5） 负责仓储、配送，若尚无配送条件，则仍由工厂直接配送。

　　（6） 对所配送商品应有严格品质控制，采取合适商品保留方法。

　　（7） 商品采购人员负责进货量、询价、进价、卖价、特价设定、品项选择、货源寻求等工作。

　　（二） 配送中心设置规范

　　配送中心设置标准上以车辆配送往返100公里，费时3.5小时为半径考虑。

　　1、仓储配送中心设置地点考虑

　　（1） 交通便利（最好靠近高速公路周围）；

　　（2） 同时考虑仓储成本（买地或租地成本）；

　　（3） 运输成本（配送范围）；

　　（4） 未来扩建可能性（店发展、商品集中率）；

　　（5） 连锁店开拓区域或扩展目标；

　　（6） 电力充足工业区内。

　　2、设置规模

　　仓储配送中心业务方向直接影响未来设置规模，包含总配送点数、车辆类型、车辆数、仓储空间、车辆停放及回旋空间等，其影响原因有下列数项：

　　（1） 配送对象

　　A．本企业连锁体系；

　　B．未来其它品牌连锁体系；

　　C．其它品牌连锁体系；

　　D．其它类产品销售通道。

　　（2） 配送物品

　　A．连锁店物料；

　　B．其它可供进货销售产品；

　　C．其它企业委托配送商品。

　　（3） 货物、物料起源

　　A．批发商进货；

　　B．自行向国外进口。

　　（三） 储存空间计划要领

　　1、标准

　　（1） 仓储空间极大化（立体空间应用）；

　　（2） 入出月台扩充性；

　　（3） 方便存放作业；

　　（4） 含有通风、光线、湿度、温度等保留商品条件；

　　（5） 安全性考虑（防水、防震、防火、防盗等）；

　　（6） 降低装卸空间、增加储存空间；

　　（7） 易于优异先出存取方法；

　　（8） 规格化、单元化；

　　（9） 储存区域要分大量储存区及小量储存区；

　　（10） 省力化、机械化、自动化设计；

　　2、区域空间划分

　　（1） 商品储存区；

　　（2） 入、出库区（合格货区、待出区）；

　　（3） 分装区；

　　（4） 返品区；

　　（5） 暂存区；

　　（6） 办公区；

　　（7） 厕所；

　　（8） 训练中心；

　　（9） 进口储存区。

　　3、入、出库区域采取共用式

　　（1） 优点

　　A．停车空间小；

　　B．验收或待出区空间可充足利用；

　　C．仓储空间可再扩大。

　　（2） 缺点

　　A．出货瓶颈较易发生；

　　B．入、出货货物保管较困难；

　　C．货物存取作业时间受影响。

　　4、地面高度采取平面式

　　（1） 优点

　　A．建筑费用廉价；

　　B．装卸货空间不受月台限制；

　　C．便于使用堆高机。

　　（2） 缺点

　　A．装卸效率低；

　　B．省力差；

　　C．防水性能较差；

　　D．货物及车辆管理界限不分明。

　　5、储区、储位安排

　　（1） 商品储存区分为大量储存区及小量储存区；

　　（2） 大量储存区储存畅销品或整箱销售商品，以栈板堆高方法或一栈板架方法储存商品；

　　（3） 小量储存区储存小量零星出货商品，以流动料架或通常货物架来储存商品；

　　（4） 在大量储存区内另计划特价区、进货暂存区、进口品暂存区等以安置大量进货货物或还未归位新商品；

　　（5） 商品储存区域依据下列标正确定：

　　A．流动性（畅销性）；

　　B．厂商类别；

　　C．近似性；

　　D．体积大小、重量；

　　E．特征（如易窃、易燃、易腐、通常等）。

　　（6） 流动性高、体积大而重物品尽可能移至待出区周围，以方便检货作业；

　　（7） 体积太小、不易保管或轻易失窃物品，以特殊储柜架储存，并放置在储运办公区周围，方便于保管；

　　（8） 在大量储存区栈板架上，第一、二层货物供整箱配货之用，第三层以上货物作存补货之用。（联商网）
　　配送管理制度
　　1、拣货作业管理

　　（1） 库务依据商品拣货汇总表于储区进行拣货作业；

　　（2） 依区域路线，将多张销货单依商品类别将数量加总后进行拣取；

　　（3） 依总数拣取后，将货物依门店及配送远近标准分货至待出区准备出货；

　　（4） 分货时，店名应标示清楚；

　　（5） 以优异先出方法拣货；

　　（6） 库务于销货单上署名后，再由司机署名后放行；

　　（7） 拣货及销货单由司机携出作为出货凭证，商品拣货汇总表由库务人员存栏，作为出货依据。

　　2、交货装运要求

　　（1） 配货时要注意商品包装是否完好；

　　（2） 出车时1人1车,固定司机驾驶固定车辆,但路线可依组长安排轮番变动；

　　（3） 司机人员出车时,要随车填写车辆日报表；

　　（4） 装货上车前,应由仓储人员和司机共同会点无误后放行；

　　（5） 卸货后单品逐项点交后,由门店签收；

　　（6） 若发生错误时，由运输人员全权负责，并于下次送货时补送所需货物。

　　3、紧急配送作业

　　（1） 如遇连锁店紧急订货时，如属小量订货，由营业部协调临近门店进行调拨；如无法调拨或需求量大时，由仓储科协调司机进行配送。

　　（2） 紧急配送酌收运费。

　　4、配送车队计划

　　（1） 货物配送标准上由企业车辆进行；

　　（2） 为考虑经营效率，车队可考虑下列组合。

　　A． 企业车企业人：

　　优点：配送品质易掌握；短期成本低；能树立企业形象；可配合企业政策。

　　缺点：长久粗重工作难接收；长久成本高，风险大；车辆损耗大。

　　说明：有利于企业发展整体物流体系。

　　B． 签约人签约车：

　　优点：风险转嫁；配送效率高，可接收较高难度工作；车辆维修较佳。

　　缺点：配送品质较难控制；易生危机；管理成本较高。

　　说明：专注企业发展，配送委由专业运输人员实施。

　　C． 企业车签约人：

　　优点：可部分转嫁风险；配送效率高，可接收较高难度工作；车辆使用较小心；不影响企业形象。

　　缺点：配送品质较难控制；易生危机。

　　说明：处理人力资源不足现象。

　　D． 签约车企业人：

　　优点：机动性高，可适时调整企业配送能力；降低车辆维修保养成本。

　　缺点：临时性车辆不轻易取得。

　　说明：因季节性或偶发性原因使运量突增。

　　5、配送路线计划

　　（1） 路线由组长每日出货时安排。

　　（2） 路线要作成路线网，才能掌握每条路线安排是否合适，新增连锁店加入时，也能安排妥当。

　　（3） 标准上每条路线所跑距离应尽可能相近，以提升服务效率。

　　6、空篮回收

　　（1） 司机于销货单上记载出货及应回收空篮数，并将天天进出篮数依据店别登记于空篮使用统计表。

　　（2） 回收前次送出篮数时，若回收篮数不正确，即于回收时说明原因，若是遗失，须由门店赔偿，空篮严禁借用。

　　7、库存管理

　　（1） 每一单品引进后，须由仓储人员设置存货卡。目标在于统计该货物储位、大小、特征、供给厂商、每批采购量等；

　　（2） 存量管理标准以下：

　　A． 安全存量=3天*每日出货量；

　　B． 最高存量=（9天*每日出货量）+安全存量；

　　C． 最低存量=请购量=（领先时间*每日出货量）+安全存量；

　　D． 请购量=最高存量—安全存量。

　　（3） 货物入库，有效日期以不超出原出厂日期1/2为标准（例外者，由采购人员检定通知）；

　　（4） 储存区货物， 在进货时，用有颜色笔在纸箱上标识，而每个月使用颜色不一样色笔，以利检货人员快速识别，并做到优异先出；

　　（5） 货物进仓即应定位，并于各储位设置看板，将货物名称或代号标明，以利寻求和归位；

　　（6） 每日对存货做盘点，未来货物增加时，可分区盘查；

　　（7） 储区内应限定仓储人员出入，以确保管理，并作好整理整理，保持清洁及设备、货物定位；

　　（8） 商品保留检核关键：

　　A． 温度、湿度控制；

　　B． 通风良好；

　　C． 防漏、排水；

　　D． 防鼠、防虫害；

　　E． 重货物尽可能放置在低处；

　　F． 栈板台上货物高度及重量要符合要求；

　　G． 以胶带网住货物，以保持安稳性。（联商网）