行政部门管理制度样本.doc

行政部门制度

目　　　　录

一、局长会议制度————————————--1
二、局务会会议制度————————————3
三、督查工作制度—————————————5
四、财务管理措施—————————————8
五、机关工作考勤及请销假制度———————13
六、机关国有资产管理措施—————————17
七、工作月报制度—————————————19
八、公文处理制度—————————————20
九、文书处理制度—————————————29
十、印信管理制度—————————————31
十一、机关学习制度————————————33
十二、图书报刊资料管理措施————————36
十三、车辆管理制度————————————37

局长会议制度

一、局长会议由局长或副局长主持，局领导班子组员参与，必需时也可依据会议内容请相关处室人员参与。局长会实施例会制，标准上每个月召开一次，遇有特殊情况可随时召开。
二、局长会关键任务（议事内容）
1、传达落实市委、市政府、市科技局相关会议和领导指示精神，通报各位局领导分管工作进展情况，研究确定本局一个时期关键工作。
2、研究决定本局日常工作中重大问题。
3、审议经过以知识产权局名义上报市人大、市政府关键政策、法规、政策性文件等。
4、讨论决定向上级提交请示、汇报等文件及事项；
5、研究决定关键工作布署意见和召开关键会议；
6、研究决定局各处室、局下属单位和各县（市）区专利管理部门关键事项，和对相关问题处理意见；
7、通报关键工作情况，听取相关关键会议和活动情况汇报，协调处理局长、分管副局长个人不能决定问题和需要协调工作；
8、研究决定上级交办关键事项和其它需局长会研究决定事项；
三、局长会议议题由局长、副局长提出，经办公室主任汇总，报局长审定，并于会前将会议议题通知相关和会人员。特殊情况下也可由局长或副局长在会中临时提出议题。
四、办公室指定专员负责局长会统计，依据需要编发会议纪要。会议纪要由统计人员起草，办公室主任审核，由主持会议局长审定。会议统计、会议纪要和相关材料，由办公室专员保管，并按要求立卷归档。
五、严格遵守保密制度。会议讨论情况和决定问题凡未要求传达，不能外泄扩散。违反者，视情节轻重，追究当事人责任。有传达落实任务，以会议纪要为准。
六、对于会议决定事项，各位局领导及和会人员必需果断实施，并认真抓好落实，办公室要做好督促检验工作。

局务会议制度

一、局务会由局长或局长委托副局长主持，机关各处室关键责任人参与，依据需要请局属单位关键责任人参与。局务会不定时举行，依据需要可随时召开。
二、局务会关键议事内容是：研究讨论上级相关知识产权工作方针、政策和工作布署落实实施意见；讨论确定年度工作安排和阶段性工作关键，研究本局一个时期工作思绪和方法；听取局机关各处室、局属各单位工作总结，工作安排等情况汇报，分析形势，总结工作；传达、通报相关关键会议精神和关键工作布署；审议经过机关各项规章制度；其它需要局务会研究审议事项。
三、各处室、局属各单位要以书面形式向办公室提交局务会研究审议事项，由办公室审核汇总后，报局长审定。
四、办公室指定专员负责局务会统计，依据需要起草会议纪要，经局长审定后印发。会议统计、会议纪要及相关材料由办公室专员保管，并按要求立卷归档。
五、参与会议人员必需按要求到会。凡要求关键责任人参与会议，通常不得派其它人替换。
六、提交会议议题，必需经分管领导审定后方可上会。通常应由分管领导协调办理事项，不再提交会议审议。
七、参与会议人员必需遵守会议时间和纪律，做到不迟到、不早退、不会客，遇有紧急事项确需提前退会者需经会议主持人同意后方可离开。
八、对于会议决定需要落实事项，各分管领导、相关处室、单位要认真按时限落实办理，办公室要做好督查落实和情况反馈工作。
九、严格实施保密制度。会议讨论情况和决定问题，凡未要求传达，不准外泄扩散。违反者，视情节轻重，追究当事人责任。有传达落实任务，以会议纪要为准。

督查工作制度

一、为确保关键工作任务落实，本局对关键工作、事项实施督查制度，督查范围以下：
1、本局重大决议、关键工作布署和关键文件要求事项；
2、目标管理责任制包含各项工作；
3、局长会、局务会决定、议定事项；
4、上级机关指示、交办事项；
5、局领导指示、交办事项；
6、其它需要督查事项。
二、督查工作由办公室负责，代表局领导行使督查职能，负责督查事项立项、登记，确定关键承接和协办处室（单位），明确承接要求和时限，下达“督查通知卡”，督促检验落实情况，审核承接结果，并将办理情况作为年底考评关键依据。
三、对局领导指示、交办事项，目标责任制包含各项工作，局长会、局务会决定、议定且责任明确事项，由办公室直接下达立项；对重大决议、关键工作布署和关键文件确定督查事项，和其它责任不明确关键事项，由办公室提出拟办提议，呈主管领导审定后立项下达；上级机关指示、交办事项，由局关键领导指示后下达。
四、承接处室接到督查通知卡后，应按要求认真办理，在要求时限内办结反馈办公室，不得拖延。不能按期办结，须在办结时限期内向办公室说明理由，经请示局领导同意后可合适延期。
五、督查承接工作实施部门领导负责制。各处室、单位关键领导应立即组织、协调、督促落实督查承接事项；包含两个以上处室、单位督查事项，由主办处室、单位负责协调办理并反馈。
六、承接处室、单位督查事项办结后，要立即反馈情况写出书面汇报，经处室或单位领导签字后，将督查通知卡连同交办原件、书面汇报等一并报办公室。
七、办公室对办结汇报应进行审核。对符合承接要求，报经领导指示可按结案处理；对领导另有要求，应重新立项办理；对需向上级机关汇报，呈报局关键领导指示后上报；对不符合承接要求，退回主办处室（单位）重新办理。

石家庄市知识产权局工作督查通知卡

签 发 时 间
年 月 日
签 发 人

要求办结时间
年 月 日
责 任 人

督
查
内
容
及
要
求

办
理
情
况

处室责任人签字： 年 月 日
局
领
导
意
见

年 月 日

备

注

局财务管理措施

为了加强财务管理，提升资金使用效益，为知识产权事业发展提供有效保障，依据上级相关要求，结合本局实际，制订本措施。
一、局全体干部职员全部要坚持勤俭办事业方针，严格实施国家和上级各项财经政策及财务管理制度。
二、办公室是主管局财务管理工作职能处室。负责对本局预算内、外资金及专题资金管理和监督；负责资产管理和产权登记工作；帮助上级做好本级审计工作。
三、各处室向市财政申请专题行政事业经费时，由主管局长审核后报财务室，经主管财务局长和局长同意后上报市财政；重大专题经费申报需局长办公会审定。
四、财务人员每个月要向财务责任人、财务主管局长和局长汇报一次财务收支进度，每六个月向局长办公会汇报一次财务实施情况。
五、办公室财务管理人员每十二个月三、四月份，向局长会汇报上年度财务决算及本年度财务预算安排意见。每十二个月行政、事业经费严格根据市编办核定人数进行财务预算，由财务室依据市财政下达预算指标和分配标准结合实际提出安排方案，经局长会研究确定后实施。
六、专利实施资金计划安排，由局长会研究决定。经相关部门审定会签后下达实施，并报财务室立案。
七、激励各处室、经过多种渠道和形式争取多种项目经费和课题经费。
八、强化预算管理。实施“定额包干、节余结转、超支不补、层层把关”标准。局经费预算安排确定后，不得随意变更，严格按要求审批程序办理，做到量入为出，量财办事。
1、预算审批程序：经办人—处室责任人—主管局长—财务责任人—主管财务局长—局长。
2、50元以上开支，需填写“开支费用预算审批表”，要将开支范围和内容认真具体填写，按财务预算审批程序审批后方可借款；50元以下开支须事先和财务责任人说明并报财务主管局长同意。在市内发生1000元以上开支须用支票结算；超出元以上开支，通常有财务人员和经办处室共同结算，特殊情况需经局长同意。会议费及接待费开支，严格按市纪委要求，先审批后实施，无审核手续不予报销。
3、差旅费开支要严格根据上级和财政部门相关出差费开支要求实施。中层及其以下工作人员出差通常不准乘座飞机，特殊情况，需经局长同意；局领导出差需乘座飞机时，由局长同意。任何人因公出差超出同意天数、改变路线或增加内容，要经局长同意；出差或参与会议、培训必需有上级主办单位文件通知和领导指示；不然一概不予报销。
4、结算时，发票须写明所购物品名称、数量、单位，如品种较多，应附购物小票或让商家列出清单；会议费应列出具体会务明细（如：租会议室、餐费、住宿费等）；
5、大力节省公用经费开支。局办公室要加强管理，车辆费、办公费、打印费、电话费要依据市财政要求开支定额实施，大型购置和修缮开支要事先向市科技局或财政申请专题经费，待资金落实后方可实施。
九、经费决算审批程序和标准：
1审批程序：经办人—主管局长——会计审核—财务责任人—主管财务局长—局长。 在决算时，50元以上开支须将发票和“开支费用预算审批表”一同拿上按上述程序审批后，方可报销；
2、公用经费中车辆费、办公费、文印费、邮电费需经办公室责任人审核，然后再按财务审批权限和程序办理。
3、审批权限：50元以下由财务责任人审批；500元以下由主管财务局长审批；500元至10000元开支及特殊事项开支，由主管财务局长提出意见，报局长审批；10000元以上重大开支及特殊专题开支须经局长办公会研究决定。
4、除局统筹安排经费外，由各处室直接负担及受上级委托管理其它费用，5000元以下拨款由业务主管局长、财务主管局长和局长共同审批，5000元以上由局长办公会审定同意。
5、各项活动结束后。要在一周内到财务室结清帐务。
十、加强预算外资金管理。严格实施财政部门相关预算外资金管理各项要求。机关各处室行政收费和其它预算外资金，由财务室统一管理，严禁私设“小金库”和转移资金。严禁白条下帐，严格实施上级财政部门和支付中心相关要求。
十一、加强固定资产管理，预防国有资产流失。依据财、物分管标准，机关固定资产日常管理工作由办公室专员负责，建立固定资产实物帐，经同意购入固定资产单据必需经局办公室固定资产管理人员验收签字后立即登记固定资产实物帐。财务室要健全固定基金帐，做好年度固定资产和产权登记、统计报表等工作。办公室和财务室要亲密配合，对固定资产要定时进行清理登记，确保帐物相符。固定资产划拨转让、报废等要根据上级相关要求，经局长办公会研究同意后报办公室（财务室）立案后方可实施。
十二、职员福利费开支按上级相关要求实施。
十三、有收费业务处室要增强创收意识，加大创收力度，主动拓宽争取资金渠道，填补行政事业经费不足，保障各项业务工作资金支撑。创收奖励措施按局办公会研究确定文件实施。
十四、财务工作人员要主动帮助领导做好单位财务管理工作。财务管理领导及财务工作人员要实施《会计法》、《预算法》等财经法规，严格根据会计工作准则要求自己，做到坚持标准，廉洁奉公，切实加强单位财务管理监督，预防财务收支中跑冒滴漏。
十五、本措施从二OO四年一月一日起实施。

机关工作考勤及请销假制度

1、为了提升工作效率，维护工作秩序，确保各项工作顺利开展，依据人事部门相关要求和局务会意见，特制订本制度。
2、各处室要认真进行工作考勤，指定专员负责，每个月5日前，将本处室人员《考勤记录表》报人事部门。
3、机关工作人员因事不能出勤，必需进行请假，经同意并将工作安排妥当后，方可离开工作岗位，期满返回工作岗位要立即销假。特殊事情，可依据实际情况立即向主管领导汇报。
4、请事假审批手续，按干部管理权限和请假时间长短分级审批。通常干部及工勤人员请事假一天以内，由本处室领导同意，一天以上，需经主管局长同意。处室副职请事假一天以内，由本处室正职同意，请事假一天以上，需由正职报请主管局长同意，处室正职领导请事假一天以内，由主管局长同意，请事假一天以上，需由局长同意。知识产权局副职领导请假需由知识产权局局长同意，知识产权局正职领导请假要报请上级主管领导同意。
5、请病假需有医院证实，病情轻者可按干部管理权限由上级主管领导酌情安排。
6、参与多种学习班、培训班等学习，通常局派参与，按正常出勤对待。凡自己联络参与，如上级有明文要求，在不影响工作前提下，标准上按上级文件酌情办理，并按干部管理权限推行对应审批手续。上级无明文要求，标准上不应占用工作时间，确因参与集中教导或考试前需集中复习，应按干部管理权限推行对应手续，但请假时间标准上一次最长不超出五天，整年累计最长不超出十天，并按事假对待。
7、局班子组员考勤情况，由办公室负责填报，主管办公室局长审核。
8、年休假制度按《相关认真落实机关机关工作人员休假制度通知》冀办字（）37号和石字办[]48号文件实施。休假天数为：参与工作6至，每十二个月休假7天；参与工作16至30年，每十二个月休假12天；参与工作31年以上，每十二个月休假14天。在本年度内，累计病假超出60天或累计有薪事假超出本人应享受休假时间，不再享受本年度年休假待遇。
9、请假、休假需按要求手续办理，即请事假超出一天要填写请假单，休假（包含探亲假、婚假、产假、年休假等）要填写休假审批表，严格推行审批手续。
10、机关借调、聘用人员参考上述相关条款实施。
11、本制度由人事部门负责解释并监督实施。
12、本制度从二00三年三月一日起实施。

机关工作人员休假审批表
部门： 编号：
姓
名

参与工作时间

需休假天数

休假
事由

休假地点及
联络方法

起止日期
年 月 日至 月 日
人事部门意见

年 月 日
处室
意见

处长签字： 年 月 日
主管局长意见

领导签字： 年 月 日
局长
意见

局长签字： 年 月 日
备注

石家庄市知识产权局请假单

姓名

处室

请假天数

请假事由

处室意见

主管局长意见

局长意见

局机关国有资产管理措施

依据上级要求，为了加强我单位国有资产管理维护资产安全和完整，提升资产使用效益，促进各项事业发展，特制订本措施。
一、 管理部门及其职责
1、局机关全部资产一律由办公室统一管理调配使用；
2、办公室制订资产管理规章制度，并组织实施和监督检验；
3、负责组织资产产权登记，清查统计，资产评定，并会同财政部门对产权变动，资产处理进行审批。
4、对用于经营性资产审批和保值增值考评监管工作。
二、办公室对本单位占有、使用资产实施具体管理、其职责是：
1、负责资产帐、卡管理；
2、负责本单位资产清查、登记、统计汇报及日常监督检验工作；
3、负责办理资产调拨、转让、报损、报废等报、批手续；
4、负责资产使用、借用登记；
5、负责资产合理配置，参与设备采购、验收入库维修保养等日常管理工作；
6、向主管部门负责、并汇报工作。
三、资产使用
1、办公室认真做好资产日常管理工作，建立建全管理制度，将资产管理责任落实到个人；
2、个人负责固定资产要妥善管理和使用，假如丢失、损坏视情节追究其责任；
3、办公室对所占有、使用国有资产要定时清查，做到家底清楚、帐帐相符、帐卡相符、帐实相符、预防资产流失；
4、要优化资产配置，做到物尽其用，发挥资产最大使用效益；
5、流动资产有办公室专员负责，对资产使用、借用登记清楚并督促收回，假如借用人丢失、损坏，视情节追究其责任。

工作月报制度

一、为了认真计划、总结全局工作，使局领导和上级机关立即、全方面、正确地掌握专利（知识产权）工作情况，愈加好地为领导决议和指导工作服务，本局实施工作月报制度。
二、各处室、局属单位关键责任人为工作月报责任人。各处室、单位要固定专员具体负责月报工作；办公室负责月报汇总工作并上报局领导及上级机关。
三、工作月报内容为当月关键工作进展、完成情况，任务目标进度及简明分析，工作中存在突出问题及关键对策，下月工作关键点等。
四、工作月报须在月底最终一天前上报，遇有法定节假日顺延。
五、工作月报要求内容真实、语言简炼、数字正确、条理清楚，并须经月报责任人和主管局领导签字后方可上报。

公文处理制度

为使本局公文处理工作规范化、制度化、科学化，依据市政府办公厅《相关对不规范公文实施退文重办制度通知》（市政办[]9号）、市政府《相关印发〈石家庄市国家行政机关公文处理实施细则〉通知》（市政[]5号）精神，结合本局实际，制订公文处理制度以下：
一、行文规则
1、严格控制局发文。确因工作需要发文，由局领导或处室提出，经局相关领导同意后，方可进入制发程序。未经审批，各处室一律不得以本局名义对外发文。
2、文件起草要符合国家法律、法规，符合党和政府方针、政策及相关要求，如提出新政策要求，应加以说明，提法要同已公布相关文件相衔接。
3、起草公文要有全局观念，要完整、正确地表现本机关工作意图。
4、情况确实，见解明确，表示正确，结构严谨，条理清楚，字词规范，文字简明通畅，标点正确，篇幅努力争取简短。
5、人名、地名、数字、引文要正确。引用公文应该先引标题，后引发文字号。引用外文应该注明汉字含义。日期应该写明具体年 月 日。
6、公文中数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、常见语、缩用语、含有修辞色彩语句中作为词素数字必需使用汉字外，应该使用阿拉伯数字。
7、引用公文应注明发文时间、机关、标题和文号。
8、合理使用文种，请示问题要“一文一事”，通常只写一个主送机关，需要同时送其它机关，应该同抄送形式，但不得抄送其下属机关（上报市政府公文为一式5份）。
“请示”、“汇报”不得混用、并用，“汇报”不得夹带请示事项。
9、用词要正确、规范。在使用简称时，应先用全称，并加以说明，不写不规范字。
10、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层“（1）”。
二、公文格式
1、公文通常由眉首、主体、版记三部分组成。行文要在眉首标明发文字号，上行文要注明签发人（会签人）等要素；主体部分要标明公文标题、主送机关、公文正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件等要素；版记部分要注明专题词、抄送机关、印发机关、印发日期、印发份数、版记反线。
2、发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；“函”只标识发文机关全称或规范化简称；“会议纪要”标识由“××××××会议纪要”组成。行政机关联合行文，主办机关排列在前；行政机关和同级或对应党机关、军队机关、人民团体联合行文，根据党、政、军、团次序排列，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。字体使用小标宋体字，套红印刷，字号应小于22MM×15MM（高×宽）。
3、上行文应该注明签发人姓名，联合行文还要注明会签人姓名。签发人姓名一律在红色反线之上居右空1字标注，签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
4、公文标题通常由发文机关全称或规范化简称、事由、文种三部分组成。标题中事由应该正确简明地概括公文关键内容。
5、制发本机关产生公文，应该在标题中写“印发”；下发下级机关公文。应该在标题中写“批转”；转发、批转公文或不相隶属机关公文，应该在标题中写“转发”。批转、转发公文或落实上级机关发出公文标题、应该将事由写清楚，避免全文引用原公文标题，但也不得只引用原公文发文字号。除公布或转发行政法规、规章性公文加书名号外，标题中通常不用标点符号。公文标题在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距合适。
6、主送机关应该使用全称或规范化简称、统称。主送机关通常在标题下空1行；公文正文在主送机关名称下1行，正文要简明扼要，层次清楚；附件说明在正文下空1行左空2字用3号仿宋字标示“附件”，后标全角冒号和附件名称，附件名称后不加标点符号。公文仅有1个附件时，附件名称前面不标识序号，有多个附件时，应在附件名称前面用阿拉伯数码标识序号，附件另起一面和正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”有序号时标识序号（如“附件1”）。如附件和公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文发文字号并在其后标识附件（或带序号），附件序号和名称应该和正文之下附件说明一致。
6、成文日期以局关键责任人签发日期为准；联合行文以最终签发机关责任人签发日期为准；成文日期应该用汉字将年 月 日标全；“零”写为“O”；“一月”不能写作“元月”。
7、公文除“会议纪要”和以电报形式发出以外，应该加盖印章。单一机关制发公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，成文日期右空4字加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期当印章下弧无文字时，采取下套方法，即仅以下弧压在成文日期上。当印章下弧有文字时，采取中套方法，即印章中心线压在成文日期上；当联合行文需加盖两个印章时应将成文日期拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，两个印章排列整齐，两印章间互不相交或相切，相距不超出3MM。联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章次序排列在对应位置上，并使印章加盖或套印在其上，每排最多排3个印章，在最终一排印章之下右空2字标识成文时间。如公文所排后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距方法加以处理，务使印章和正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”方法处理。
8、公文中如有附注（需要说明其它事项），居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。“请示”类公文应该在附注处注明联络人（具体承接人员）姓名和电话。
9、专题词通常按类别词、类属词、文种次序排列。“专题词”三字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目用3号小标宋体字，词目之间空1字；
10、抄送机关是指主送机关外需要实施或知晓公文其它机关，使用全称或规范化简称、统称。抄送机关在专题词下一行，左右各空1字用3号仿宋字标识“抄送”，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时和冒号后抄送机关对齐。在最终一个抄送机关后标句号。
11、印发机关和印发日期已公文付印日期为准，用阿拉伯数码标识，印发机关和印发日期在抄送机关之下（无抄送机关在专题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字，印发机关左空1字，印发日期右空1字。
12、印发份数。印发份数置于印发机关和印发日期横线下右下角，右空1字，小括号内标识“共印××份”。
13、版记反线。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心；版记位置。版记应置于公文最终一面，版记最终一个要素置于最终一行。
14、公文用字。批（按）语用3号楷体字，公文标题用2号小标宋体字，文内第一层级标题用3号黑体字，第二层级标题用3号楷体字。正文用3号仿宋体字，通常每面排22行，每行排28个字；公文用纸采取国际标准A4型（210MM×297MM），左侧装订。
三、发文办理
1、文件起草处室（单位）要填写文件签发卡。文件起草完成，要将文件签发卡、文件正文（初稿）和相关附件送办公室审核。
2、文件内容包含不一样处室，主办处室要事先和相关处室沟通协商；文件内容包含其它部门或需和其它部门联合发文，要事先和各联合发文机关联络协商，征求意见，意见基础一致后方可起草。
3、凡以本局名义印发正式文件（包含和其它部门联合发文），在送领导审批或签发之前，须经办公室审核；代上级机关起草文件或地方性法规、规章草案，以本局名义上报和印发其它各类公文，也须经办公室审核，上报或印发前须经办公室登记、备查。
4、文件审核关键是：是否需要行文，行文方法是否妥当，是否符合行文和拟制公文相关要求，公文格式是否符合相关要求等。对不需要行文，提出意见报经领导同意后，退回主办处室。
5、经审核需要对文稿进行较大修改，由办公室提出审核意见，并和原起草部门协商，由原起草部门修改，并按程序重新复审。
6、以本局名义制发公文，由局长或主管副局长签发。关键包含向上级机关关键请示、汇报，公布相关方针、政策、重大工作布署文件，关键属于全局性、包含面广文件由局长签发，属各副局长分管业务范围文件和分管本局已经确定和计划范围内日常工作，根据分工由分管副局长签发；本局为主发机关联合发文或其它部门为主发机关且经该部门领导签署意见联合发文，按本条要求权限签发。
7、签发文件须签署签发人意见、姓名和时间。
8、未经办公室审核公文，局领导不予签发。
9、经局领导签发文件，由办公室登记，给文号。
10、经办公室和领导签发公文，由各处室负责打印；急件或处室不能打印文件，由局打字员负责打印。
11、校对要忠实原稿，校对中发觉原稿有不妥之处，主办处室应进行部分修改并立即通报办公室协商复审，有标准性变动，须经原签发领导同意。
12、密级文件制发要严格遵守保密要求。
13、文件起草、修改、审核、签发必需使用钢笔或签字笔、毛笔，不得使用铅笔或圆珠笔；修改文件一律不得在稿纸左侧空白处和右上角。
14、公文制发由办公室督办。公文制发要立即正确。通常公文限时办理，急件随到随办。
15、公文正式印制前，办公室对格式是否统一、规范等进行审核，文件印刷完成，按印信管理要求加盖印章，同时须将印制好正式文件（包含附件）两份连同原稿交办公室存档。局文件管理人员依据《档案法》和其它相关要求，立即立卷、归档。
16、文件发送由起草处室负责。上报市委、市人大、市政府、市政协、省知识产权局、市科技局和上级机关公文，由各处室负责发送，办公室归口管理。
17、行政法规、规章方面公文，依据相关要求处理。外事方面公文，根据外事部门相关要求处理。

文书处理制度

为使本局文书处理工作规范化、制度化、科学化，依据《石家庄市国家行政公文处理实施细则》（石政[]5号）和相关要求，结合本市实际，制订本制度。
一、全部外来公文、信函、电报、传真和本局人员以知识产权局名义外出参与多种会议所带回文件、资料或直接从业务相关单位取回文件，统一由办公室机要人员拆封、登记、编号。
二、签收公文应该逐件清点，发觉问题，立即向发文机关或上交文件（资料）人员查（问）询，并采取对应方法；签收急件应该注明收件具体时间。登记时，应该将办件和阅件分开，并将办件和阅件公文标题、密级、紧急程度、发文字号、发文机关、签收日期等逐项登记清楚。做到不漏登、不错登、立即登、分类登。
三、机要人员将登记完成文件填写“文件阅批卡”，送办公室主任阅批。急件和办件随时登记，随时送阅，不得拖延。
四、办公室主任签署拟办意见，由机要人员送相关局领导阅示和相关处室（单位）传阅、办理，并按领导指示意见做好文件催办工作。对通常信函可直接交相关处室（单位）和人员办理。对急办文件、传阅文件，应督促相关领导和相关处室阅示、阅办，并立即收回。在文件传阅过程中，要严格实施登记手续，以防在传阅过程中延误时间或文件丢失。
五、承接处室（单位）在收到领导指示公文后应该立即办理，不得延误、推诿；明确提出时限要求，应该在要求时限内办毕回复；未明确提出办理时限要求，应该在收文后15个工作日内办毕回复；包含其它处室或其它部门职权事项，主办处室（单位）应该主动和相关部门、相关处室（单位）协商；确因情况特殊不能按时办毕回复，应该立即向主管局长说明理由；对不属于本处室（单位）职权范围或不宜由本处室（单位）办理，应该立即退回办公室机要人员并说明理由。
六、公文呈办完成以后，由局领导或文件办理处室（单位）在“文件传阅卡片”办理情况一栏注明呈办结果，由主管局长审核以后，留存归档。
七、文件借阅，必需办理登记手续，用完后立即归还办公室机要人员。

印信管理制度

机关印章是代表机关职权一个凭证和标志，为加强本局印信管理，特制订印信管理制度以下：
一、办公室负责印章和各类介绍信管理工作，印章由专员负责保管。
二、印章使用实施审批制度，印章责任人在盖章之前要检验原稿上有没有领导签字，有领导签字并确定符合要求才能在制成公文上加盖公章，印章加盖要清楚、端正。
三、各处室用章，需经主管本处室主管局长同意；个人使用公章，需经主管办公室局长同意；直属单位或外单位用章，属工作中正常业务性盖章，需经用印单位领导同意并盖本单位印章后，由对口处室报主管局长同意后方可办理；
四、建立印章使用登记制度，使用印章要推行登记手续，以备后查；
五、通常对外介绍信，哪个处室呈办 ，由哪个处室主管局长同意，必需时报局长同意。标准上不出具空白信，确因工作需要，须经局长同意；
六、介绍信要妥善保管，避免丢失。凡丢失介绍信，要立即汇报，对造成不良后果，要追究相关人员责任。
七、坚持谁同意谁负责标准，通常使用印章中发生问题，全部有同意人负责。未经同意人同意，私自加盖公章，由印章管理人员负责。

机关学习制度

为了提升本局全体干部职员政治、业务素质，经过相互交流，相互促进，共同提升，逐步建立起思想作风过硬，业务知识全方面，工作能力强知识产权管理队伍，确保学习时间，丰富学习内容，提升学习效果，特制订机关学习制度。
一、 学习关键内容
1、组织全局干部、职员依据市委、市政府、市科技局要求，围绕本局中心任务和工作布署，认真学习党和国家方针、政策，学习时事政治。
2、组织全局干部参与相关业务知识培训、讲座，提升全局干部业务素质。
3、依据全局工作关键，开展业务工作研讨、交流，达成把握全局，明确目标，突出关键，提升效率，确保完成目标。
4、定时召开党支部、党小组会或民主生活会，经过开展批评和自我批评，营造团结友好气氛，使全局干部职员相互交流思想、沟通情况，总结经验，吸收教训。不停激发大家工作热情，调动大家工作主动性。
5、加强机关作风建设。提倡开拓、务实、高效、勤奋精神，逐步培养锻炼出一支素质高、作风硬、团结协作，战斗力强知识产权管理干部队伍。
二、学习时间及组织形式
1、每七天四早晨和每七天五下午分别为本局组织集中进行业务学习、政治学习时间，遇有特殊情况也可提前或顺延。
2、政治、业务学习通常由负责政治、业务学习部门组织，部分情况可由局领导直接安排。学习关键形式是：传达落实相关文件精神、组织多种学习讲座、培训班，召开多种研讨会、演讲会等。
3、局政治学习计划由负责政治、业务学习部门依据上级及局领导意见制订，业务学习计划，征求各业务处室意见后制订、并报局领导同意后实施。
三、基础要求
1、经过集中组织全局党员、干部学习党路线、方针、政策，学习时事政治，学习业务和现代化管理知识，逐步提升队伍思想政治觉悟和业务素质和管理水平，以适应知识产权工作发展需要。
2、在全局组织学习时，参与学习人员要做到：不迟到、不早退，学习期间通常不外出，不接待客人，不办和学习无关事项。确有紧急事项需提前退会者，应经组织人同意后方可离开。
3、除集中组织学习外，各处室、各党小组要依据工作和形势要求，按局学习计划安排好自学。在学习过程中每个同志要认真做好学习笔记。

图书报刊资料管理措施

为加强图书报刊资料管理，有效达成信息资源共享、节省行政费用目标，特制订本措施。
一、局办公室负责图书报刊资料组织征订和保留、管理工作；
二、办公室应主动、主动地利用图书报刊资料为局领导和各处室提供信息服务；
三、各处室在业务交往过程中收到赠阅资料、信息、论文、图书，除特殊专用材料可留用外，均应送办公室统一集中管理；
四、借阅图书报刊资料须填写借阅登记簿，并按期归还，不得损坏或遗失，不然应进行赔偿；
五、图书报刊资料管理员要做好登记、分类、编目和管理工作，对有价值资料、文件应立即提交领导和相关处室传阅；
六、本措施由办公室负责解释。

局机关车辆管理制度

依据科技局车辆管理制度要求，为了加强本局机关车辆安全管理，合理使用现有车辆，确保局机关多种公务活动正常进行，特制订本措施。
一、车辆使用及调度
全部车辆除早、晚接送局领导上下班外，平时一律由办公室统一调配使用，车辆使用严格根据省、市相关车辆配置文件精神，关键保障领导工作用车。
1、车辆使用由局办公室统一调度安排，负责车辆派遣、维修维护，车辆安全、司机教育管理等。
2、车辆派遣市区内由办公室主管车辆干部负责；市区外400公里以内由主管局长同意，并报局长。400公里以外由局长同意。
3、车辆关键保障局领导使用，凡办事抵达地点距直达市区公交车站不足500米，且无大件物品或无紧急公务需要标准上不派车（去市委、市政府除外）。特殊情况下，在确保局领导办公用车外，可合适安排处（室）因公用车，其它人员不得向司机直接要车，。
4、车辆派遣统一使用车辆派遣单，市区用车由用车处室直接到办公室办理，市外用车、节假日和休息日用车，需提前填写车辆派遣单，由办公室车管干部报车辆主管局长同意，并报局长。
5、本局机关干部、职员家庭有特殊情况需紧急用车，市区内由车管干部安排，市区以外用车由办公室主管干部报主管局长同意，并报局长。
6、局机关车辆通常不外借，如上级机关或外单位因特殊情况借车时，需经主管局长同意，并报局长。
7、司机出车前，由车管干部登记用车人、出车地点及出发时间等项内容，完成任务后司机应立即向车管干部通知返回时间。每七天五下班前进行车辆公里数登记，每七天一早晨8点复核公里数，每个月统计一次车台次、公里数和油料消耗量、维修费用。
二、 车辆维修、保养
1、司机要注意维护保养好车辆，常常保持车辆机械性能良好和车内外清洁，自觉遵守交通法规，确保行车安全，提升车辆完好率和出勤率，确保各项任务完成。
2、车辆发生故障需要到修理厂修理时，由车管干部依据车辆损坏部位填写经费预算审批表和送修单，到定点修理厂维修，车辆故障不大，司机本人能够修好不进修理厂。
3、车辆定点修理，通常修理在市直机关修理厂，中修或二级保养