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电算化系统管理制度样本.doc
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1、电算化系统管理措施 目 录第一章总则第二章会计电算化系统岗位责任制度第三章电算化实施第四章会计电算化系统操作管理制度第五章会计电算化系统软、硬件管理制度第六章会计电算化系统会计档案管理制度第七章附则电算化系统管理措施 第一章总则第一条为推行企业管理现代化、自动化,提升财务会计工作效率,加强电算化管理,特制订本措施。第二章会计电算化系统岗位责任制度第二条核实系统人员分工为适应会计工作电算化后会计工作关键转移和岗位变动,需要对财会人员工作内容和任务和相互分工做出调整。 会计人职员作岗位划分为: 会计主管、系统管理员、系统操作员、制单、复核及审核、会计报表、档案管理、出纳。以上岗位中系统管理员不得兼
2、管出纳工作、出纳人员不得兼任操作人员。第三条核实系统人员组成 核实系统由系统管理员、会计电算化操作员、数据审核员和会计管理员组成。(1)系统管理员:负责核实系统运行环境建立,组织协调系统日常运行操作,提出软件修改意见;发觉和处理操作故障,立即纠正数据差错;负责检验和督促系统各类人员工作,负责系统安全保密工作;负责对系统硬件设备检验及故障处理工作,确保系统正常运行,负责数据及程序正确性和适应性维护。发生不可处理错误,应 立即和销售单位技术人员取得联络,立即处理发生错误。通常由计算机专业人员负责。()会计电算化操作员:负责所分管财会工作,做好分管原始凭证聚集和记帐凭证编制及预处理工作。负责审查输入
3、凭证预处理,整理输入凭证、编制记帐凭证、进行核实工作。负责系统操作运行,负责数据登录、打印多种帐表数据,严格遵守操作规程,并负责数据正确性校核,发觉故障应立即汇报系统管理员。同时应做好会计数据备份。由含有合格证会计人员负责。()审核员:负责对输入凭证代码及数据完整性和正确性审核,确保输出帐表数据完整性和正确性。由不是输入凭证另一人负责。()会计档案管理员:负责存档数据软盘、程序软盘、帐表、凭证和多种资料保管工作,做好软件、数据及资料安全保密工作。作好会计数据备份工作。()会计主管和出纳员职责和手工方法下职责一样,区分在于必需对会计电算化比较了解,并充足利用会计电算化提供多种会计资料。第四条会计
4、电算化系统各类人员岗位责任制(1)系统管理员责任制 负责会计电算化系统日常管理工作,监督并确保系统正常运行,做到正当、安全、可靠、可审计要求。在系统发生故障时,应立即到场,并组织相关人员立即恢复正常运行。 定时检验软、硬设备运行情况;负责系统运行中软、硬件故障消除工作;负责系统安装和调试工作;按要求程序实施软件完整性、适应性和正确性维护。协调本系统各类人员之间工作关系。 检验会计凭证预处理工作,确保各类输入数据符合系统要求。 负责计算机输出帐表、凭证数据正确性和立即性检验工作。 负责本系统各相关资源(包含硬件设备、软件、数据及文档资料等)调用、修改和更新审批手续。负责本系统运行安全性、正确性、
5、立即性检验工作。 做好本系统操作运行情况总结工作,并提出更新软件或修改软件需求汇报。 负责本系统各类人员工作质量考评,并提出任免意见。完善现有管理制度,并制订岗位责任和经济责任考评制度。()会计电算化操作员责任制 负责本系统数据登录、数据备份和输出帐表打印工作。严格根据输入凭证做好数据输入操作,输入完成进行自检查对工作,查对无误后交审核员复核;在输入操作中,如发觉输入凭证有疑问或错误时,应立即向系统管理员或专职会计员反应,不得私自作废或修改;发觉输入数据和凭证不符时,应按凭证数据给予修正。严格根据系统操作说明进行操作。 当日日志帐数据,做到当日登录。登录后即打印出当日帐表,做到当日帐当日清。日
6、志帐输入应做好日清,在月末应将查对无误明细帐和科目汇总表打印输出。 月末打印系统全部明细帐、总分类帐、会计报表和自动转帐凭证。 每次操作完成,应立即做好各类备份数据和存档数据。注意安全保密,各自操作口令不得随意泄露,备份数据应妥善保管。 系统操作过程中发觉故障,应立即向系统管理员汇报,并做好故障统计和上机统计等事项。()审核员责任制 负责凭证数据审核工作,包含各类代码正当性、摘要规范性和数据正确性。 负责输出数据正确性审核工作。 对不真实、不正当、不完整、不规范凭证,退还各相关人员更正、补齐后,再行审核。 对于不符合要求凭证和不正确输出帐表数据不予签章确定。()会计档案管理员责任制 负责本系统
7、各类数据软盘、系统软盘及各类帐表、凭证、资料备份和存档保管工作。 做好各类数据、资料、凭证安全保密工作,不得私自出借。 按要求期限,向各类相关人员催交备份数据及存档数据。()专职会计员责任制 按分管内容聚集材料收发、领退单、销售发票、工资变动及停止发放等各类单据。 在要求期限内,依据原始凭证正确编制会计记帐凭证。 编制会计凭证应符合财会制度要求。做到内容完整、数据正确;代码要正当、合适、摘要应简明规范。 假如专职会计人员兼会计电算化系统操作员,则应遵守会计电算化系统操作员责任制。 第三章电算化实施第四条领导和组织 为搞好企业会计电算化工作,企业成立一个临时性会计电算化领导小组,负责对会计电算化
8、工作组织、领导、监督和协调,可由总经理或财务副总经理亲自领导。企业成立会计电算化实施小组,具体负责会计电算化实现工作。该小组关键由财务会计人员和计算机专业人员组成,责任人由财务主管担任。在完成会计电算化任务后,小组撤销。 当本企业缺乏计算机专业人员,或专业力量较弱时,可聘用外部教授、顾问参与咨询。第五条计划 会计电算化工作应按通常投资项目标工作规程,进行可行性分析。实施小组应提交编制好可研汇报,报领导小组审批。 电算化会计信息系统开发须遵照软件工程生命周期法进行,开发方案须经领导小组同意。 领导小组关键审查电算化会计信息系统开发费用预算。 费用关键包含电脑硬件及辅助设备购置、升级或添置,软件开
9、发或购置,人员培训,调研论证,甩手帐转制费用。为加紧企业会计电算化速度,企业可外购商品化会计软件,或接收上级主管部门推荐行业性通用软件。第六条基础工作整理(1)做好手工会计业务数据规范化工作。重新查对各类凭证、帐簿,做到帐证、帐帐、帐实相符。对其中混乱、历史遗留问题、差异,调整到最低水平。清理往来帐户和银行帐户。对串户、未达帐项、呆帐和坏帐立即核销或冲销。(2)做好各类帐证表资料格式规范化工作:划分保留和修改内容;对部分会计资料格式重新设计或修改;记帐凭证摘要栏深入规范,简明扼要。(3)将会计核实程序化:事先确定录入、审核、记帐等数据传输次序;要求操作员实施数据传输次序时间责任。(4)其它需要
10、重新确定工作:多种会计核实方法;成本核实方法;折旧计提方法;工资提取和发放措施第七条制度调整在电算化后,会计核实制度应作调整: 会计科目保留汉字会计科目名称,一级会计科目编码符合会计准则要求: 出纳员、程序员不得兼任凭证录入工作,不得进行系统操作; 现金、银行日志帐可用活页式帐页,并按天打印; 通常帐簿可依据工作需要,按月、季、年度打印,业务量较少帐簿可满面页打印; 在全部记帐凭证数据已存于电脑条件下,用总分类帐户本期发生额对照表替换总分类帐; 在记帐后如发生凭证录入错误,应使用“红字”冲帐法给予纠正,编制补充登记或负数冲销凭证,重新修改。第八条运行验收(1)对会计软件试运行。关键工作有:初始
11、化。各类会计基础数据和历史数据输入。手工和计算机处理结果双向对比和检验。电算化内部管理制度建立。(2)手工和计算机处理结果双向对比和检验关键内容:多种核实方法正确性检验,发生偏差立即调整。科目体系正确性检验,看其是否适应核实、报表、管理和会计制度要求。操作熟悉程度考查或操作失误纠正。发生差错时如属人为原因,确定责任人,立即纠正其习惯性操作错误和会计处理错误。会计软件程序错误或业务处理错误纠正,必需时通知相关人员立即修改、完善。(3)试运行期间,手工和计算机会计核实两套系统并行运行,本阶段前期以手工方法为主,后期以电算为主。此间正当凭证仍为手帐凭证。(4)试运行3个月以上,如两套体系检验一致,则
12、可提出验收申请。(5)根据财政行政管理部门要求会计电算化验收标准和程序,准备相关验收材料,向相关主管部门申请验收。(6)在验收合格后,企业会计系统正式甩掉手帐,而用电脑软件运行。实施小组做好文件、资料搜集、整理和归档等善后处理多出。 第四章会计电算化系统操作管理制度第九条系统使用管理 ()为确保会计电算化系统安全可靠运行, 必需对系统操作使用做出严格控制。()在会计电算化系统投入运行前, 由系统管理员确定本电算化系统正当有权使用人员及其操作权限, 并报单位主管审核同意后在系统内授予其使用权。运行中需要增减使用人员, 按一样手续办理。()对各使用人员明确划分使用操作权限, 形成合适分工牵制, 健
13、全内部控制制度。()本会计电算化系统标准上专机专用, 拒绝无关人员使用机器做其它工作。()设置“计算机使用登记簿”,任何人均须登记方可用机。 ()任何人员不得直接打开数据库文件进行操作,不许可随意增删改数据、原程序和数据库文件结构。 ()出纳人员不许可进行系统性操作。 ()操作人员应严格在要求范围内对系统进行操作,负责数据输入、运算、记帐和打印相关帐表。 ()存档数据、软盘、 帐表和文档资料等由系统管理员按要求指派专员统一复制、查对和保管。 ()系统管理员必需做好日常检验监督工作, 发觉不规范使用应立即阻止, 并采取方法避免一样情况再次发生。第十条上机操作规程 ()操作人员必需是正当有权使用人
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