行政管理制度手册样本.doc
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1、行政管理手册一、序言2二、部门职能2三、组织结构2四、岗位职责21、政部经理岗位职责22、行政文员岗位职责33、人事文员岗位职责34、培训文员岗位职责4五、管理规范和步骤4(一)、营销系统人力资源管理规范41、序言42、职员任职管理4(1)、职员招聘录用要求4(2)、岗位职位管理要求6(3)、岗位调动管理步骤7(4)、职员离职管理步骤83、职员培训管理规范94、人事档案管理规范105、营销部门薪酬体系11(1)、绩效考评内容规范11(2)、薪酬组成说明16(3)、薪酬调整20(4)、薪酬实施要求206、人力资源用工具表格及范本22(二)、营销系统行政管理规范44第一章序言44第二章办公制度44
2、第三章办事处考勤管理工作步骤46第四章会议制度47第五章办公用具及设备管理制度49第六章档案管理制度50第七章保密制度51第八章出差管理制度51第九章通讯设备管理制度(讨论)53第十章行政管理用工具表格54企业营销中心行政部管理手册一、序言行政部作为企业营销中心一个职能部门,关键负责营销中心行政管理、人力资源管理及营销中心办公事务管理。本手册具体描述了行政部部门职能、组织结构、岗位职责、管理规范、操作步骤及通用工具表格,用于规范和指导行政部业务工作,是行政部基础管理文件。二、部门职能1、负责营销中心行政管理工作,包含制度管理、文档管理、考勤纪律、办公支持和公关接待等事宜。2、负责营销系统人力资
3、源管理工作,包含绩效考评、薪酬计核、职位管理、人事调整、职员档案管理、职员招聘、培训和职员关心等事宜。3、负责营销系统办公事务管理,如办公用具管理和多种工作会议组织工作等。三、组织结构依据行政部部门职能制订本部门组织结构,以下图所表示:四、岗位职责1、行政部经理岗位职责(1)、行政隶属上级主管:营销副总经理直接下属:行政文员、人事文员、培训文员(2)、关键职责A营销中心日常办公管理工作,负责各类来往文件影印、收发、处理和归档,和人员考勤和办公后勤工作。B接待营销中心日常到访客人,帮助营销副总作好公关工作。C帮助和指导各办事处行政、人事和后勤等管理工作。D负责组织营销系统各项制度建立、调整和实施
4、监督工作。E负责组织营销人员招聘工作、岗位调动和录用、解聘、离职等职位管理工作。F组织对营销系统各级职员绩效考评工作,依据职员绩效、奖惩措施及升降职务措施等进行考评,努力争取公平合理。G依据考评结果计算营销系统人员月度薪酬和年底奖励。H管理营销系统职员人事档案,责任人事档案建立、统计、保管和维护等工作。I负责计划营销系统培训工作,并具体安排、组织实施各类职员培训;负责营销会议会务工作。J做好所属职员工作管理,提升士气及工作效率,并帮助其它营销部门作好职员工作。K营销副总交办其它工作事宜。2、行政文员岗位职责(1)、行政隶属上级主管:行政部经理工作对象:各办事处(区域)相关业务人员(2)、关键职
5、责A负责营销中心日常行政、公关信息和文件收发、传输和归档工作。B营销中心用户及外来人员接待工作。C负责营销系统职员考勤统计和统计。D负责办公室日常后勤工作和值日排班等。E对营销中心多种规章制度进行发放、整理和归档管理。F负责营销系统职员相关劳保福利用具发放。G完成部门经理交办其它任务。3、人事文员岗位职责(1)、行政隶属上级主管:行政部经理工作对象:各办事处(区域)相关业务人员(2)、关键职责A帮助主管组织月度和季度考评,并立即完成统计、整理和公布工作。B负责营销系统职员薪酬计算和统计工作,并将考评和薪酬调整结果记入档案。C负责营销系统职员人事档案日常维护工作。D帮助主管处理职员考评和职位调整
6、中发生异议和纠纷。E办理职员录用、登记、入职、任免、迁调、奖惩和离职等具体手续。F部门经理交办其它事宜。4、培训文员岗位职责(1)、行政隶属上级主管:行政部经理工作对象:各办事处(区域)相关业务人员(2)、关键职责A帮助主管完成职员招聘工作,联络招聘事宜,组织面试、测评和录用等工作。B帮助主管搞好职员培训及学习工作,开发适合职员需要培训课程和形式,并按计划组织实施。作好培训效果评定工作。C帮助主管组织每三个月办事处经理和直辖区域经理述职考评工作。D帮助准备和安排营销系统各类工作会议,作好服务工作。E帮助主管每个月作好职员关心和沟通工作,起草职员信函、电话和传真联络等。F部门经理交办其它事宜。五
7、、管理规范和步骤(一)、营销系统人力资源管理规范1、序言为企业营销模式变革和经营战略地顺利展开,必需要有些人力资源开发、管理和利用保障,本规范意义和目标在于使企业营销系统人力资源处于有章可依管理管理状态,确保任职、考评、薪酬和奖励等管理合理性,提升职员满意度和忠诚度,同时能面向未来全方面提升营销系统职员素质,促进其向职业化转变。2、职员任职管理(1)、职员招聘录用要求第一章总则第一条:为实现企业营销整体目标和方针,确保录用身体健康、品德优良、含有优异职员潜质人员为企业服务,特制订本要求。第二条:本要求适适用于照明企业营销体系各类职员招聘工作。第二章招聘计划第三条:营销中心各部门需招聘职员,应事
8、先向中心行政部提出招聘申请,填写招聘人员申请表,提出招聘职位、人数及要求。第四条:行政部依据各部门人员编制情况提出初步意见,报营销中心副总审核,同意后实施招聘。第三章招聘第五条:招聘标准:公平竞争、择优录用。第六条:招聘方法:推荐、面向社会登报招聘、参与人才交流会及劳务市场招聘等形式。第四章应聘第七条:应聘人员应如实填写应聘记录表,并提交学历、简历、身份证、各类职称证书等应聘材料原件及复印件。第八条:行政部在收齐应聘者材料后,会同用人部门管理者对应聘者资格进行书面材料初审;由各办事处代为招聘,由办事处经理进行初审。第九条:书面材料初审合格者通知面试或当场面试。第五章面试第十条:招聘小组通常由营
9、销行政部和用人部门领导等人员组成,面试时,小组组员应不少于三人,而且最少有一名主管领导参与。第十一条:面试内容及招聘小组职责:A审核应聘者是否含有专业素质及资格。B对应聘者是否含有正式录用资格和综合素质进行评审。C对小组组员意见进行综合分析后,做出初步决定。第十二条:面试评价:A小组组员应对面试结果做出书面评价并署名。B评价标准见面试评价标准表。第十三条:面试结果审核:A面试(加试)结束后,由行政部对面试结果进行汇总,合格者将拟录用者材料,并报营销副总同意。B全部小组组员评价为70分以上者为合格;70分以下者,标准上不予录用。第六章录用第十四条:录用名单确定后,对招聘未入选面试及面试不合格者,
10、由行政部在5日内对其本人做出电话/信函婉辞通知。第十五条:对于确定录用人员由营销副总进行最终面试。第十六条:对合格人员,行政部会同用人部门协商其进入企业日期,并确定其职级后报营销副总审批。第十七条:被录用者须办理进入企业相关手续:A按要求提供个人材料,包含身份证、学历证实、经历证实等。B提供正式、有效人事手续,如辞职证实或其它相关资料等。第十八条:对不能按要求提供相关材料或弄虚作假者,应取消其录用资格并报主管领导。第七章职员加入企业当日手续第十九条:职员本人填写具体职员记录表,并开始考勤。第二十条:签署劳动协议或协议。第二十一条:申领相关办公用具和设备等。第二十二条:行政部组织入职培训。第八章
11、因录用发生经济问题第二十三条:因录用发生被录用人和相关单位一切经济问题应自行处理。第二十四条:应届毕业生学校培养费问题,由被聘者自行处理。第九章不适用性第二十五条:本要求不适适用于营销中心招聘临时工、钟点工和实习生。第十章附则第二十六条:本要求由营销中心行政部负责解释。第二十七条:本要求自公布之日起实施。(2)、岗位职位管理要求第一章定义第一条:职位分析理论基础是劳动分工理论和科学管理原理。职位分析是现代人力资源管理和开发首要基础。职位分析是指在各级组织中进行搜集、分析和整理职务信息一系列管理活动,目标是建立各职位职务说明书。第二章作用第二条:职位分析能够在以下方面发挥作用:A职员选拔:职位分
12、析指出了对各个岗位任职者具体资格要求,便于对应聘者和被轮换者或被提升者知识、技能、素质是否胜任、适应该职位需要进行测试和考评。B职员培训:职位分析结果可用于职员培训内容选择,知其所欠缺才能而有放矢地进行补课。C绩效考评:职位分析能够为绩效考评提供更为正确标准,易于为考评者和被考评者所接收。D职务分类:职位分析有利于将任职资格相同一些职位归为一类,便于确定同一类职务工资水平、升迁、培训。E职务评价:职位分析结果可用于评价某一职位在组织中价值,以确定其工资水平。F职务设计:职位分析能够愈加好地设计某一职务,能够对现有职务进行批判性反思,多出不合理取消或合并,实现因事设岗。G职务描述:职务描述是职位
13、分析结果,职务描述给任职者提供了应遵照标准,使任职者因为明了自己所处特定职位要求而提升工作效率。H效标体系:职位分析有利于建立效标体系,这些效标可用于职员培训、心理测评效度分析。第三章职位分析组织第三条:企业人力资源部负责职位分析组织、培训。第四条:各职能部门责任人负责具体职位分析操作,动员本部门职员参与职位分析工作。第四章分析程序第五条:假设现有部门设置是合理。第六条:描述本部门全部业务活动内容(各个步骤),工作量大小,各步骤间牵制关系(是否属不相容步骤,需相互制约)。第七条:依据各步骤业务性质和管理幅度,把相类似、相连接、可相容工作步骤集合,组成一项职位。第八条:确定部门在现在情况下应该设
14、置哪多个职位,各职位分别需要多个职员。第九条:描述每一项职位工作活动内容、工作权力、责任和工作步骤。第十条:描述每一项岗位社会环境:岗位层次(等级)、发展趋向(晋升方向)、上下级关系、关联步骤、部门和其它可参与社会活动等。第十一条:描述每一岗位工作条件:工作地点、工作时间长度、是否加班,室内外工作百分比(出差时间长短、频率)、接收培训和工作场所舒适度等。第十二条:描述每一岗位薪酬和福利条件:工资(含奖励)水平和工资计算方法、可享受假期、多种保险、住房、交通、通讯条件和其它福利。第十三条:确定每一岗位资格要求:年纪、学历、专业、工作经验、业务能力、生理条件、人格特征(性格、气质、爱好爱好、事业心
15、、合作性、仪表)和领导能力。第十四条:编制每一岗位职务说明书。(3)、岗位调动管理步骤第一条:营销系统中通常工作人员和业务经理岗位调动,由需要调动办事处经理向部门责任人提出申请,由销售计划部经理通报行政部,报批营销副总。第二条:办事处经理、区域经理和营销中心各职能部门管理人员岗位调动,由各部门经理向行政部提出申请,报批营销副总同意。第三条:营销中心各部门责任人岗位调动,由营销副总向企业总经理申请,同意后生效。第四条:岗位调动确定以后,具体步骤以下:(4)、职员离职管理步骤第一条:职员申请离职必需提前30天提出书面辞职申请,经主管领导同意后报请营销副总,同意后即确定该职员离职。第二条:因违反企业
16、制度或工作不胜任等原因给解聘,行政部正式通知该职员确定离职。第三条:对于职员私自离岗,由其直接主管领导向上级和行政部汇报,经行政部查明原因后,确定离职,并报知营销副总。第四条:具体步骤以下:3、职员培训管理规范第一章总则第一条:重视人才并培养和发展人才,是企业实现营销战略和营销体系提升关键,是做大、做强企业关键保障之一。营销中心必需采取和企业理念文化、发展战略、岗位技能和业务考评相结合,独具特色培训方法,将职员培养成一流职业营销管理人才。第二条:营销体系各级部门要建立学习型组织,为职员提供系统入职、管理技能、专业技术培训。经过行政部开设管理技能培训课程,职员能立即了解基础营销管理知识、国际优异
17、管理技术、行业信息和实用性强实际工作技巧,令职员在短期内胜任各项工作。第二章培训内容第三条:入职基础培训:新职员加入企业后,必需接收三天入职培训。其目标是让新职员了解企业理念文化、发展历程、相关政策、制度及企业各部门职能和运作方法。第四条:集中式管理技能和商业知识培训:营销中心行政部定时开设相关管理技能和商业知识培训课程,如领导技能、管理技术、公文处理、协议管理、计算机办公自动化、财务基础知识、商务处理、心态调整和沟通技巧等,提升职员基础素质和沟通技巧,结合职员个人发展需要,帮助新职员在短期内成为称职职员。第五条:专业技术在职培训:从新职员入职开始,其直接领导和相关部门职员要悉心对其日常工作加
18、以指导、帮助和培训,如岗位技能、技术、业务步骤和管理统计等一系列培训。经过职员培训和工作发展计划,最终使她们成为本部门和本事域骨干。第三章培训形式第六条:内部交流。第七条:经验及案例分析教学。第八条:聘用专业技术人员、教授学者讲课。第九条:参与外部公开培训班等。第四章培训计划组织实施第十条:营销中心行政部依据营销战略计划、年度营销计划和业务部门要求,制订营销系统年度培训计划,并报批营销副总。每十二个月度1月30日前制订出整年培训计划,统一组织实施。第十一条:职员培训工作日程安排、教材资料和教员选择,由行政部具体实施,营销副总同意后实施,并将培训评定结果反馈归档。第十二条:培训费用采取预决算制度
19、管理,由营销中心行政部做出具体预算,经营销副总同意后实施,纳入当年营销费用。第十三条:营销中心必需参与相关培训科目标人员,不得以任何理由拒绝参与或不遵守培训纪律,不然行政部有权处罚。第五章附则第十四条:本要求由营销中心行政部负责解释。4、人事档案管理规范(1)、营销中心行政部必需为营销系统全体职员建立人事档案,负责档案设计、填写、更新和管理等。(2)、职员档案将作为企业人力资源开发和管理基础数据库,是开展职员关心、职业生涯设计和个性化职员培训基础。(3)、人事档案内容必需包含职员基础资料如简历、职员记录表、身份证、相关证件复印件等;职员考评动态情况,如月度考评结果、季度考评结果和薪酬变动情况;
20、职员奖励情况,如年度奖励、其它奖励情况;详见人事档案用表。(4)、职员档案必需进行动态管理,立即依据实际情况进行统计和变更,每个月10日前必需进行月度检视。(5)、人事档案管理具体要求详见档案管理规范。5、营销部门薪酬体系(1)、绩效考评内容规范第一章考评目标和标准第一条:在客观公正基础上,对各级管理者,对营销系统前端销售和管理人员工作行为和工作结果,进行实事求是考评评价。第二条:营销系统各级直线管理者必需负担起责任,利用考评评价方法,指导、帮助、约束和激励下属职员。第三条:考评关键在于“业绩”,强调在职务工作中做出实际结果。经过业绩考评来把握被考评者工作能力和工作态度;任何工作能力和工作态度
21、,全部必需经过某种实际业绩表现出来,才能够被最终认定。第四条:兼顾历史继承和未来发展标准,在考虑职员对企业历史贡献同时,主动引导整个营销队伍基础素质提升,以培育面向未来人力资源。第二章考评指标及说明第五条:业绩指标设定标准:各职务业绩指标设定,必需从业务步骤中把握。把握各职务间责任边界和关键步骤,从而设定关键业绩指标。各职务业绩指标必需具体、可度量、可达成。第六条:对办事处经理(直属区域经理)考评指标:A销售目标完成率,当月整个区域销售任务完成情况,考评权重为60%。(举例:此项得分=销售目标完成率60%)B销售费用率,当月所负责区域销售费用百分比,考评权重为10%(考评标准)。C用户管理,所
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