公司印章使用管理标准规定.doc

相关印发《企业印章使用管理要求》通知

企业各部门：

为认真落实落实集团《相关加强各子企业印章管理通知》精神，强化财务风险控制管理，遵照企业领导要求，最近，我们对企业过去制订《印章使用管理要求》进行了修改和充实，经总经理审批，现将新《企业印章使用管理要求》印发给你们，请大家遵照实施。

企业综合管理部

二〇一四年二月十八日

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企业印章使用管理要求

第一章 总则
　　 第一条 企业印章是是权威性凭据，代表企业对事务起证实作用。文书盖印后标志着文书生效和印章单位对文书内容负责。印章使用和管理是一项十分严厉大问题。印章管理要以既方便业务需要，又要严格推行审批手续、遵守各项要求为标准。为加强对企业印章管理，防范印章使用风险，确保各项业务活动有效性和正当性，特制订本措施。
　　 第二条 本措施所指印章包含东方信远融资租赁、东方英丰租赁、天津东方汇通小额贷款公章、财务专用章、企业法定代表人名章、发票专用章、设备出售章。
　　 第三条 本措施适适用于公文、便函、介绍信、证件、证书、统计报表及对外签署协议、协议等。
　　 第四条 印章使用，必需严格实施《企业印章使用管理要求》，凡不符合本要求，一律不得用印。
　　 第二章 印章使用及管理
　　 第五条 印章使用范围:
公章及法人章使用范围：包含工商和税务登记及变更，上报行政主管部门各项报表；各项对外签署协议、股权转让和对外担保；银行开户、银行融资和证实；和职员签署劳动协议；以企业名义下发多种文件等（如有需加盖法人章一并使用）。
财务专用章、法人章使用范围：包含填开收据、开支票、汇票、承兑背书、承兑证实、保函、询证函及银企对账单加盖；设备出售章使用范围为采购设备协议。
公章使用具体要求：
（一）以企业名义发出公文，须依据经企业领导签发同意文件原稿用印。
　　（二）企业发文附件（如各类业务报表等）凭发文并按该文中限定发给附件单位、数量用印。
　　（三）企业各部门用印，需经总经理同意，按要求办理用印审批登记手续。
（四）办理使用印章步骤是：由经办人找印章管理人员领取并填写《印章使用审批记录表》，写明用印时间、文件名称、印别等，经总经理审核同意，经办人签字后，直接由综合管理部印章管理人员严格根据审批内容和经办人具体要求用印，用印后填写用印份数并签字。
（五）公章及法人章使用，除以企业名义下发文件和职员签署劳动协议，及上报行政主管部门报表等材料须经总经理审批外，其它包含对外签署协议，对外担保，银行融资等材料，均由法定代表人审批；财务专用章、法人章审批，按集团对各子企业授权最终审批人审批使用。
（六）相关协议/协议用印尤其要求：通常以企业名义同任何法人、自然人签署含有资金支付内容协议/协议，必需在总经理签署《放款通知书》后再行用印。假如在付款前需要同第三方签署协议/协议或到登记机关办理登记事项，必需时经总经理同意能够在相关文件上先行用印。
　　（七）总经理在企业期间，所需用印事项一律送总经理同意并签字。总经理不在企业期间通常不办理用印事项，特殊情况下应由综合管理部责任人请示总经理同意并在《印章使用审批记录表》上注明情况后方可使用印章。印章管理人员事后要立即补办审批手续。
　 （八）印章由综合管理部印章管理人员直接用印。
　 （九）各部门需要携带印章到企业外用印时，通常由印章管理人员随同监印，并于当日下午下班以前将印章归入保险箱。为了印章安全，在携带印章外出时，必需使用安全携带工具；通常乘用企业车辆；严禁携带印章到和业务无关地方去活动。
　　（十）印别及盖章位置要正确、合适，印迹要端正清楚，印章名称和用印件落款要一致（代用印章除外），不漏盖、不多盖。
　　（十一）介绍信、证实信如有存根，要在落款和间缝处一并加盖印章；协议/协议除了落款处盖章外，还要加盖骑缝章，在关键位置和改动处应该加盖印章。
　　（十二）不得在空白介绍信、空白便函、空白证件和任何空白载体上用印。
　　第六条 印章管理
　　（一）企业公章、法人章由企业总经理指定综合管理部专员掌管。
　　 综合管理部公章管理人员，天天下班前应检验印章是否齐全，并将印章锁进保险箱内妥为保管，不得将印章存放在办公桌内。保险箱钥匙要随身携带。第二天上班后，应首先检验所保管印章保险箱有没有异样，若发觉意外情况应立即汇报。工作时间印章管理人员因事临时离开岗位时，应将印章妥善保管。
公章管理人员因事、病、休假等原因不在岗位时，由总经理指定她人代管，而且根据集团要求由总经理负责监督交接。管理人员要向代管人员交接工作，交代用印时注意事项。管理人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记管印起止日期，实施管印人员登记立案制，以明确责任，落实到人。交接工作时，应严格办理交接手续，登记交、管印起止日期、管理印章类别及数量，而且由交接人员签字。以上交接手续由综合管理部责任人保管备查。
（二）财务专用章、发票专用章、设备出售章审批按集团对子企业授权最终审批人审批使用。
（三）保管人不得未经审批私下自用印章或外借她人；一旦丢失印章应该立即向企业领导汇报，并根据相关要求处理，预防给企业造成损失。
　　第七条 印章管理人员要坚持标准，遵守制度要求，严格照章用印。
　　第八条 未按同意权限用印或用印文件内容有误，印章管理人员不予用印；经办人拒绝管理人员审核用印内容，管理人员可拒绝用印，或汇报领导处理。
　　 第三章 附则
第九条 企业刻制印章要严格遵照集团要求办理。
第十条 本措施自印发之日起施行，原来企业印发《印章使用管理要求》同时废止。

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二〇一四年二月十九日