行政管理制度规范样本.doc

行 政 管 理 制 度
第一章 办公室管理
　　一、 办公室环境
　　维护公共办公区域良好环境是每位职员职责和义务。管理部将遵照以下三点对此工作做全方面监督和管理：
　　·每位职员均应将本人工作场所任何物品区分为有必需和没有必需，除了有必需留下来，其它全部清除掉。
　　·把留下来必需用物品依要求位置摆放，并放置整齐，加以标示。
　　·将各人工作场所内各个地方清理洁净，保持整齐、亮丽环境。
　　二、 工作纪律
　　·上班时间不准大声喧哗、不准打瞌睡，吸烟需到室外。
　　·工作时应注意提升工作效率，尽可能降低私人电话及聊天。
　　·工作时间严禁看和工作内容无关书报杂志、收发私人邮件、玩电子游戏、查阅和工作内容无关Internet站点等。
　　·未经同意不得私自将和工作内容无关软盘、光盘、VCD等带入企业并利用企业电脑使用，以预防企业网络感染病毒。
　　·职员应注意环境保护和节省，尽可能不使用一次性茶具。
　　·下班前每位职员均须关闭电脑后方可离开，最终离开企业职员应确保门、窗、灯均关闭。
　　三、 休息室
　　为营造一个良好、高效工作气氛，企业现增开休息室一间，软件开发部人职员间可依据自己需要（在确保工作进度前提下）随时到休息室休息，每次以不超出半小时为限。企业全部职员均可在下班后到休息室看书报杂志或进行棋类游戏，但休息室内严禁吸烟或进行赌博性质游戏。
　　四、 办公用具
　　·每七天三下午依据各部门办公用具申领单（须由部门主管签字）统一领取文具，其它时间如急用可依据实际情况领用。
　　·领用数量由管理部依据实际情况控制，每个月月底由管理部结算出各部门费用，交至各部门主管和财务，方便核实费用成本。
　　·职员离职前必需归还所领用全部办公用具（低值易耗品除外），并由管理部人员签字后方可办理离职手续。
　　·各部门可在下月预算中制订所需购置办公用具，预算同意后由管理部统一购置。特殊物品管理部无法采购，可授权相关部门代购，所购物品交管理部登记入帐。
　　·管理部有权检验各部门领用办公用具使用情况，如发觉浪费可对相关人员进行处罚。
　　·管理部应定时检验文具用具库存量，对日常必需品、不易采购品或用量大者应酌量库存，以备不时之需。
　　·耐用性办公用具报废、遗失，需填写报废申请单或遗失说明，说明物品使用时间、现在使用情况、丢失过程，经企业办公会议同意后方可作报废或遗失处理。
　　·如借用办公用具，需填写借用申请单，用毕须立即归还。
　　五、 宣传品
　　企业宣传品（包含统一印制通常业务资料、手提袋、文件夹、信封等）由管理部统一订购或向厂家索取。在使用前应填写领用申请单，在分发时应注意节省，不得将企业宣传品私自占为己有或挪作她用。
　　六、 名片
　　企业名片由管理部按固定格式统一印制，印制前须填写名片印制申请单，经部门主管和总经理签字。任何部门或个人不得私自印刷或使用未经企业同意名片。
　　七、 公告栏
　　·公告栏是作为企业宣传及介绍企业文化、企业动态、企业信息等媒体，目标是促进企业内部信息沟通。
　　·各部门职员如有信息需张贴在公告栏上，应经部门主管签字认可，交由管理部张贴。
　　·管理部统一负责张贴及到期布告摘除。
　　·公告栏中公布信息在张贴于公告栏之时，应同时在企业内部网站公布。
　　八、 介绍信
　　职员因工作需要开具介绍信应先填写介绍信申请单，经部门主管审核，由管理部办理。
　　　　　　　　　　　　　　第二章 前台管理
　　一、 考勤
　　1、 考勤制度：
　　·工作时间：企业实施五天工作制：周一至周五为工作日；周六、周日和国家法定节假日休息。天天工作时间为：
早晨：8：30-12：00 下午：13：00-17：30
　　2、 请假：
　　·职员请假需事先填写请假申请单（急病除外），请假2日以内报本部门主管同意，请假2日以上报总经理同意；休年假等一周以上假期需提前30天申请，由部门主管和总经理同意；部门主管或项目责任人请假需由总经理同意。
　　·请假申请单在取得部门主管或总经理签字后，交前台立案并在月末统计考勤时表现。
　　3、 迟到、早退、旷工：
　　·早晨8：30-9：00、下午1：00-1：30到岗计为迟到（特殊原因或事先申请除外）；早晨早于12：00、下午早于5：30离岗计为早退（特殊原因或事先申请除外）。每个月迟到、早退超出三次（含三次）者，企业将给书面警告，并扣发工资50元。
　　·迟到、早退超出半小时计为旷工，连续旷工三日以上（含三日）或十二个月中旷工累计五日，企业将给除名处理并有权拒发当月工资。
　　·旷工将按其旷工小时数以200%百分比扣发当日工资。
　　4、考勤管理：
　　·企业考勤由每个月1日计至每个月30日或31日。考勤员由前台兼任，由管理部管理。
　　·职员因工外出不能根据正常工作时间出勤时，需立即通知前台，前台在取得该职员部门主管证实后，可按正常出勤处理。
　　·职员在工作时间外出，需通知部门主管；下班前不能返回企业，需提前和部门主管说明。
　　·前台应做好每日出勤监督，每个月1日将上月考勤表报各部门主管、管理部。
　　二、 长途电话及传真
　　1、 长途电话管理
　　·职员因工作需要打长途电话，须先至前台填写长途电话记录表后方可使用。
　　·每个月由前台依据长途电话清单结出费用明细，分摊至各部门。
　　2、 传真管理
　　·企业传真统一由前台发送。职员应将所发文件附填写清楚企业统一传真封面交前台发送，发送后由前台保留其传真封面备查。
　　·每个月由前台结出费用明细，分摊至各部门。
　　·收到传真后，前台用电话通知收件人取件，传真未注明收件人，依据其内容问询相关部门，务求立即将传真送达收件人。
　　三、 接待制度
　　1、 访客接待
　　·对于有预约客人，在确定了企业名称姓氏以后，引领至相关部门或会议室。如所约见人不在，应通知来客具体原因，请她（她）等候或留言；如约见人此刻正开会，应立即通知，并请客人等候。
　　·对于没有预约客人，应先确定企业名、来客姓名、职务及来意，依据实际情况请相关人员接待或请其再约时间。
　　·几批客人同时到来时，标准上公平地按抵达前后次序来受理。对预约时间较前客人安排见面，对其它客人讲清情况。
　　2、 电话应答
　　接听电话应首先说："您好，博惠思华"（外线）或"您好，XXX"（内线）。如所找人未在办公室，前台或距电话最近者应代接电话，并礼貌地问询对方姓名、单位、电话、事宜，并做书面统计方便转达。
　　　　　　　　　　　　　第三章 工作餐管理
　　一、 订餐制度
　　·企业在工作日为每位职员提供标准为8元工作午餐一顿，由管理部负责实施。
　　·管理部负责选定送餐企业，天天统计实际份数，每个月统计工作餐数量及金额，于月底进行各部门费用分摊，并和送餐企业结帐。
　　·管理部依据当日考勤统计订餐份数，职员如当日不在企业用餐或外出均需提前通知管理部，以免多订或少订。
　　·职员因加班需就餐，按工作餐标准实施，开具发票后实报实销。
　　二、 用餐时间
　　·午餐时间为12：00-13：00，中午用餐不得早于12：00，下午上班时间不得迟于13：00，不然按迟到、早退处理。
　　·用餐完成后，管理部人员负责监督、管理用餐场所整齐。
　　三、 误餐统计
　　·职员因工作需要未在企业用餐并事先通知管理部（招待用户除外），误餐费可在工资中补发。
　　·职员因工作需要在外用餐，事后需填写误餐补助申请单，经部门主管签字后交前台进行误餐统计，于月底交至管理部方便在工资中结算。
　　　　　　　　　　　　　　第四章 文档管理
　　一、文档管理
　　·企业文档由管理部统一进行管理和保留。职员如需使用可到管理部登记借用，并做到用后立即归还。
　　二、企业文件格式要求
　　·对公文类文件（除协议外）格式定义以下：
　　（1）文头
　　·文件名称：发文字号由发文部门代字、年号、文件次序号三部分组成。
　　（2）正文
　　·文件正文名称。
　　·正文：文件内容。
　　·发文部门名称：
　　·发文日期：要求使用年月日全称。
　　（3）文尾
　　· 专题词：列出文件关键词。
　　·报送、发送及存档部门名称。
　　对事务文书类文档格式定义：
　　·计划、总结等不需要归档，能够不设编号和格式限制，如有必需归档文件可在确定后再做修正。
　　·会议统计、规章制度和技术资料保持统一格式，但要加入年号及文件编号方便统一管理。
　　·介绍信、证实信采取统一标准格式，但也要加入文件编号方便以后查询。
　　·传真封面要有固定格式（由管理部提供并立案），但因为不需归档，所以不用编号。
　　· 考评表有自己固定项目、格式和编号。
　　三、文档归档保留措施
　　对于公文类文档，由管理部统一管理。包含对每一个公文类文档编号管理和文档整理。各部门在撰写公文类文档时，应向管理部索取编号并根据要求格式撰写，经同意后公文应立即到管理部备份，方便以后查阅。
对于事务文书类文档，有以下要求：
　　·企业规章制度、企业会议统计由管理部统一编号和管理。
　　·计划、总结和传真由个人掌握，通常情况下企业不作统一保留。
　　·介绍信和证实信出具和存档由管理部统一管理。
　　·考评表由管理部统一编号和管理。
　　·一般技术资料由管理部统一收档管理，并建立借阅制度。
　　·注意保密。
　　　　　　　　　　　　　　第五章 印鉴管理
　　一、 企业级印鉴为企业章、财务专用章、协议专用章3种共3枚。
盖章均须先填写盖章申请表，经审批后办理。
　　二、 企业公章为企业行使法定职权印鉴凭证。企业章使用范围为：以企业名义上报相关单位请示、汇报和其它文件；以企业名义对外发出关键公函和关键文件；以企业名义报相关单位关键文件；以企业名义和相关同级单位联合发文，加盖企业印章需经总经理审核和授权。
　　三、 财务章使用范围为支票等财务用途。详见财务制度。
　　四、 企业协议专用章使用范围为以企业名义签署协议、协议。加盖协议印章需遵守下列制度：
　　·100万以下（不含100万元）采购协议需经总经理审批并报董事会立案。
　　·100万元以上（含100万元）采购协议需经董事会同意。
　　·20万元以下（不含20万元）销售和技术服务协议需经总经理审批立案。
　　·20万元以上（含20万元），300万以下（不含300万元）销售和技术服务协议需经总经理审批并报董事会立案。
　　·300万元以上（含300万元）销售和技术服务协议需经董事会同意。
多种协议签署均需经过总经理审核和授权。