基于金蝶系统之采购管理详细业务作业流程图.doc
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1、*有限公司ERP管理信息系统采购管理详细业务流程创立日期:*控制编码:*当前版本:V1.0发布日期:编制/业务:会签/生产:会签/物控:会签/质量:审核/ERP项目负责人:批准/副总经理:文档控制更改记录日期作者版本更改参照审视姓名职位签字分发编码姓名地点和位置目录文档控制2更改记录2审视2分发21采购管理基本数据41.1 供应商编码41.2 采购人员41.3 供应商档案41.4 供应商价格档案41.5 物料采购信息档案41.6 采购核心参数设立42供应商管理流程52.1 供应商新增流程图及阐明52.2 供应商变更流程图及阐明62.3 采购询报价流程图及阐明72.4 合格供应商评估流程图及阐明
2、82.5 样品需求管理流程图及阐明93采购和委外业务管理流程103.1 采购订单流程图及阐明103.2 采购订单变更图及阐明113.3 采购订单退货流程图及阐明123.4 委外订单流程图及阐明133.5 返修委外订单流程及阐明153.6 委外订单变更流程及阐明163.7 委外订单退货流程图及阐明174单据、报表184.1 采购单据184.2 采购报表184.3 委外单据184.4 委外报表181采购管理基本数据1.1 供应商编码 供应商分类()+流水号1.2 采购人员 工号编码+姓名1.3 供应商档案 重要数据列:供应编码、名称、1.4 供应商价格档案 重要数据列:1.5 物料采购信息档案采购
3、单位、重要供应商、采购提前期、最小订购量(可选项)1.6 采购核心参数设立1)采购订单和委外订单必要有价格才干下达2)采购员无关闭采购和委外订单权限3)采购员只能参照采购申请单生成采购订单4)委外核心物料没配套发够物料无法做委外入库2供应商管理流程2.1 供应商新增流程图及阐明序号环节阐明解决部门/岗位输入&输出有关政策1.0采购员依照与供应商业务跟进状况,对达到初步合伙意向潜在供应商建立“供应商档案”。把附表单上传到系统。ERP采购/采购员&供应商调查表2.0对于潜在供应商,如果需要进一步发展为交易供应商,需由采购员提出“供应商资质申请”经采购部长初步审批后,提交公司技术、质量部门进行审核。
4、ERP采购/采购员采购/部长&审核申请表、供应商开发申请表3.0采购、技术、质量部门对新供应商进行评估打分,填写审批意思。手工技术、质量、采购/负责人&供应商评估表4.0对于评审通过新供应商,由申请人告知供应商档案管理员,在K3系统中进行“转交易供应商”操作,供应商档案管理员在系统中核对“供应商资质申请表”及有关审核状况无误后,进行“转交易供应商”操作。ERP供推中心/文员&合格供应商审批表2.2 供应商变更流程图及阐明序号环节阐明解决部门/岗位输入&输出有关政策1.0采购员依照与供应商变更信息,填写“供应商变更申请表” 注:只涉及到变改名称、帐号走变更单据流程,其他变更直接邮件告知供推中心文
5、员变更即可;手工采购/采购员&供应商变更申请表(制单)2.0采购部长审核“供应商变更申请表”手工采购/部长&供应商变更申请表(审核)3.0采购主管副总审批“供应商变更申请表”手工采购/主管副总&供应商变更申请表(审批)4.0对审批后供应商信息,由申请人告知供推中心文员,在K3维护“供应商档案”操作。把供应商核准告知单或帐号变更告知上传到系统ERP供推中心/文员&供应商档案2.3 采购询报价流程图及阐明序号环节阐明解决部门/岗位输入&输出有关政策1.0有新材料需要采购,或当前采购价格需要调节时,由采购员录入“报价单”,把附表上传到K3系统;ERP采购/采购员供应商报单&报价单(制单)2.0采购部
6、长审核“报价单”ERP采购/部长&报价单(审核)3.0生产总监核准“报价单”手工生产/生产总监&报价单(核准)4.0采购主管副总批准“报价单”手工采购主管副总&报价单(批准)5.0报价单审批完毕后,由 供推中心文员对K3基本档案中采购价格档案进行更新。ERP供推中心/文员& 供应商价格档案2.4 合格供应商评估流程图及阐明序号环节阐明解决部门/岗位输入&输出有关政策1.0采购部针对合格A类、B类供应商提出评估,填写“供应商月考核表”手工采购/采购员&供应商月考核表(制单)2.0采购部与质量对A类、B类供应商进行评分手工采购、质量/部长&供应商月考核表(会签)3.0将评估成果录入K3系统“供应商
7、评分表”,把附表上传到K3ERP采购/采购员&供应商评分表4.0把评估不合格供应商暂停交易ERP采购/采购员2.5 样品需求管理流程图及阐明序号环节阐明解决部门/岗位输入&输出有关政策1.0技术部依照新产品提出样品试制申请,录入K3ERP技术部/工程师&样品试制申请单工作联系书2.0采购部告知供应商打样、送样,并接受样品ERP采购/采购员& 样品收样3.0把样品交给技术部或质量进行样品检查ERP采购/采购员技术部/工程师& 样品交接4.0样品合格后进行确认封样,把签字完毕“样品确认单”上传到K3ERP采购/采购员& 样品确认单3采购和委外业务管理流程3.1 采购订单流程图及阐明序号环节阐明解决
8、部门/岗位输入&输出有关政策1.0依照不同物料类型l 生产用物料由物料需求运算模块自动生成采购申请,PMC审核后打印给采购部;l 安全库存控制物料,由PMC生成采购申请,审核后打印给采购;l 非生产物料,由申请人手工录入采购申请,并由各部门负责对采购申请单进行审核后打印给采购;ERP生产部/PMC各部门/文员&采购申请单2.0采购员根据采购申请单、采购价格,选取供应商生成采购订单。ERP采购/采购员& 采购订单(制单)3.0采购订单通过采购经理审核后,采购员打印采购订单传真给供应商,并跟踪订单执行状况。 ERP采购/采购部长技术部/工程师& 采购订单(审核)4.0供应商送货到达后,由采购员根据
9、采购订单,在“供应商送货单”签名确认订单号。手工采购/采购员& 供应商送货单5.0物控收货后,依照仓管员确认“供应商送货单”开具“收料告知单”,免检物料直接做入库,抽检或全检物料交质检部对物料进行检查。ERP物控/文员& 采购入库单6.0依照“收料告知单”对物料进行检查,并将检查成果录入“来料检查单”,鉴定合格物料,交仓管员办理入仓,不合格物料告知采购部门解决,视生产状况退货或申请特采; ERP质量部/检查员& 来料检查单、不良品解决单、特采单7.0依照“来料检查单”“不良品解决单”做入库业务,合格及让步接受入良品仓,退货入不良品仓;ERP物控/文员& 外购入库单3.2 采购订单变更图及阐明序
10、号环节阐明解决部门/岗位输入&输出有关政策1.0PMC筹划员补生产筹划调节状况提出采购变更申请,编制“采购变更联系函”,PMC主管审核打印给采购;手工生产部/PMC&采购变更联系函2.0采购部依照“采购变更联系函”在K3中录入“采购变更告知单”,采购部长审核后告知ERP工程师;ERP采购/采购员采购/采购部长&采购变更告知单3.0ERP工程师依照“采购变更联系函”和“采购变更告知单”执行变更单生效或关闭采购订单ERPERP/工程师4.0采购订单尾数关闭:延期1个月,生产不需要采购订单尾数,由采购员提出“采购订单关闭申请”联系函,PMC审核确认,ERP工程师执行手工关闭手工ERP采购/采购员生产
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