请购、采购与验收作业管理制度样本.doc

江苏***数控装备
JSANGSU **** NUMERICALLY-CONTROLLED EQUIPMENT CO.,LTD

版 次:第1版 实施日期:10月26日
制订部门:行政部 公布日期：10月29日
总经理签核:
类别：行政类 名称：请购、采购、验收作业管理措施 编号：苏巨司-07号

1、总则：
1-1、制订目标：
1-1-1为使本企业请购、采购、验收作业标准化、程序合理化，并符合品质、成本、交期之要求，以提升工作效率，达成物尽其用之目标，特制订本措施。
1-1-2确保原辅材料、零件、外协加工件及市购品之品质能达成本企业之要求。
1-1-3确保原辅材料、零件、外协加工件及市购品之交期和数量适时适量，避免停工待料及货多压库。
1-2、定义：
1-2-1使用部门或使用人依实际需要提出申请，除符合预算相关要求外，并经一定程序完成申请核准，称之请购。
1-2-2完成请购作业程序，交付采购部门或承接之人进行全部相关询价、议价、比价、招标、签约、交货等作业，称之采购。
1-2-3交货时，使用部门或使用人依据请购之项目、规格、数量、质量标准等逐项点检、测试之作业，称之验收。
1-3、适用范围：
1-3-1本企业因业务需要、研究开发或教育训练所需之物品、设备或劳务之请购、采购、验收作业，包含：机械设备、仪器设备、资讯设备、软件、电气设备、事务机器、办公设备、办公用具、委托制作或生产设备、材料、书籍资料、设备仪器维修维护及其它杂项。
1-3-2以下情况不适用采购程序，而以签呈方法由总经理核准后指示办理：
A特定对象之技术引进、技术教导、技术咨询或聘用讲课等。
B因计划预定、工作实施需要或企业既定目标之委托调查、委托研究分析、委托检验测试或委托活动办理。
C配累计划实施或企业业务特定需要之机器、仪器、设备、场所、执照、权利等之租凭使用。
1-4、管理单位：企业。

2、步骤说明：
2-1、通常物料：
2-1-1采购主管每个月七日前需确定“月采购计划表”，经总经理或副总经理核签，并作为采购依据。
注：核签之同时需附上部品库存量，以利审核者参考之。
2-1-2采购承接人依据“月采购计划表”进行采购，并和库存量进行增减之查对后，打印出“订购单”。
2-1-3采购承接人列出订购单后，呈报总经理或副总经理核准后进行采购。
2-1-4“订购单”应明确记载“厂商名称、厂商编号、订购单号、品名、规格、单价、单位、数量、交货地点、订购日期、交货日期及签核栏等”
2-1-5各使用部门或个人应核所购物品，若交货数量不足，则进行跟催。

3、采购作业方法及注意事项说明：
3-1、采购单位：A研发部，负责：机械生产之零部件发包采购等。
B营业部，负责：馈赠用户之礼品等。
C行政部，负责：办公用具、生活用具等。
3-2、因特殊情况需在独家议价时，采购人员应表明理由，并呈请总经理核准。
3-3、特殊情况之购案，由采购承接人表明理由，提交总经理审核办理。

4、验收作业方法：
4-1、验收作业由采购承接人于交货完成后，填具验收汇报，交由使用部门或使用人进行验收，验收完成核准后，由采购部门或采购承接人依序请款核销。
4-2、验收之规格、功效、数量和需求内容不符或不足时，相关人员可拒绝验收或配合业务需要改用分批验收，采购承接人应立即通知供给商于期限内更换或补足后另行再验。
4-3、未完成验收作业之购品，不得使用，验收完成后应立即办理登记编号、财务入帐等手续，由使用部门或使用人领取使用和保管，并进行维护、保养、检验等事项。

5、附则：
5-1、本措施属于管理规章，经审议后，呈请总经理签核后公告实施；修改、废止时亦同。
5-2、本措施实施时间：10月26日。

6、附件：
【附件1】请购单
【附件2】月采购计划表