集团公司公文管理制度.doc

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公文管理制度

编制：集团人事行政中心 日期：___2018年 月___
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发布日期：2018年 月 日 生效日期：2018年 月 日
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一、 总则 1-2

二、 职责 2

三、 公文种类 ..2-3

四、 公文格式 3-6

五、 行文规则 6

六、 公文办理 7-11

七、 公文立卷、归档和销毁 12

八、 附表
1、广东***投资集团有限公司呈批件
2、×××××××××有限公司呈批件
3、广东***投资集团有限公司拟稿发文审批表
4、广东***投资集团有限公司传真件
5、广东***投资集团有限公司收文处理专用纸
6、广东***投资集团有限公司内部文件传阅单
7、广东***投资集团有限公司公文收件登记表
8、广东***投资集团有限公司会议纪要模板
9、广东***投资集团有限公司发文模板（内部行文）
10、广东***投资集团有限公司发文模板（对外行文）

公文管理制度
第一节 总 则
1、为使集团公司及各下属子公司公文（以下简称“公文”）处理工作进一步规范化、制度化，提高公文质量和公文处理效率，保证公文的严肃性，结合集团公司的实际情况，特制定本制度。
2、适用范围：本制度适用于集团公司及各下属子公司、部门。
3、集团公司人事行政中心是公文处理工作的管理机构，主管并负责指导集团公司各部门及各下属子公司的公文处理工作。
4、公文的定义：
（1）公文—指在集团公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式，以纸质或电子方式为载体的文书。
（2）公文处理—指公文编制、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
（3）外来公文—指政府部门、行业协会等外企事业单位（转）发给集团公司的公文。
（4）内部公文—指在集团公司内部使用的公文，包括集团下发的或下属各子公司下发的规章制度、计划总结、报告、会议纪要、通知、通告、通报、任命、决定和阶段性规定等等。
（5）上行文—是指各下属子公司向集团职能管理部门请求指示、汇报工作、反映情况、答复询问等所用的公文，文种有“请示、报告”。请示—是各下属子公司向集团职能管理部门请示某项工作中的问题、明确某项政策界限、审核批准某事项时使用的请求性上行公文。报告—是各下属子公司向集团职能管理部门汇报工作、反映情况、提出建议、回答上级询问的上行公文。
（6）下行文—是集团或集团职能管理部门向各下属子公司下发的文件，文种有“通知、通报、决定、批复”等。
（7）平行文—是指没有行政隶属关系或职能管理关系的各下属子公司用于联系业务或往来活动的知照性文件，文种有“函”。
5、公文管理是指集团及下属子公司行政公文管理。具体包括：集团下发的公文；各下属子公司上报或下发的公文；集团各部门上报或下发的公文；集团及各下属子公司对外（包括政府机关、其他事业单位）往来公文等。
6、公文处理工作须严格执行公司有关保密规定，确保公司机密安全。
7、公司各部门及各下属子公司应当指派专人具体负责公文处理工作，公司领导、各部门负责人、各下属子公司负责人应加强对本部门、本公司公文处理工作的领导和检查。

第二节 职 责
1、集团人事行政中心为集团公司公文的归口管理部门。
2、人事行政中心负责接收和处理外来文件及各下属子公司对集团领导的请示、报告，负责处理所有以集团名义上报、下发的公文文件，并对集团各下属子公司的公文处理工作负有检查、指导和监督责任，对不按相关规定进行公文处理的子公司、部门及个人进行处罚。
3、各下属子公司行政部负责本公司上报、下发文件的归口管理，负责接收、处理、宣贯和落实集团转发的外来文件及集团下发的规章制度、工作指令、通知、通报等文件。
4、各下属子公司根据业务需要，设置专职或兼职行政文员，负责各类制度、公文等信息的传递、接收、处理、跟进落实和编号保管存档等工作；
5、发文资格：
集团所属一级部门（各下属子公司）、二级部门（各人事行政、审计、财务等职能部门）为具备发文资格的主体，其它部门或单位一律禁止发文。集团层面项目组及工程部经授权后，各项目组、工程部门具备发文资格。
6、发文效力：
公文对接收对象具备约束力，对非接收对象不具备效力，但非接收对象必须对该公文在接收对象的执行、落实时给予支持。

第三节 公文种类
根据实际，公司日常使用公文种类有：
1、决议：适用于经董事会、总经理办公会等重要会议讨论通过的重要决策事项。
2、决定：适用于重要事项或重大行动的确定性安排。
3、通知：适用于发布规章；转发上级单位、不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文；要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部；印发“规定”、“办法”、“细则”等。
4、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
5、报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级单位询问。
6、请示：适用于向上级单位请求指示、批准。
请示和报告要分开，请示问题应做到一文一事，报告中不得带请示问题。
7、批复：适用于答复下级单位请示事项。
8、函：适用不相隶属单位间相互商洽工作，询问或答复问题；向有关主管部门请求批准等。
9、会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第四节 公文格式
1、公文版头：
现有公司公文版头共二种：
（1）公司名称（对外上行文或平行文使用）。例“广东***投资集团有限公司”。
（2）公司名称+文件（集团内下行文以及集团公司各部门使用）。例“广东***投资集团有限公司文件”。
2、公文排版格式
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、标题、主送单位、正文、附件说明、成文时间、印章、附件、主题词、抄送单位和印发份数等部分组成。
为保证公文的严肃性、完整性、正确性及有效性，为公文处理工作提供方便，对公文排版格式统一规范如下：
（1）眉首、版记
公文首页红色反线以上各要素统称眉首（上行文和平行文、下行文的眉首具体要求见附件二《公文排版格式》），包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号。发文单位标识使用方正小标宋简体字，用红色标识，字号以醒目、美观为宜，一般应小于22mm×15mm，联合行文，主办单位应当排列在前；发文字号居中。
置于主题词以下的各要素统称版记，应写明主题词、抄送单位及打印份数等事项，字体均为3号仿宋体，“主题词”3字为3号黑体。
秘密公文应根据密级分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”。紧急公文应注明“特急”、“加急”、“平急”。 秘密公文须在文件右上角注明，字体为3号黑体。
（2）标题
标题注意醒目、美观。
① 文章标题。一个完整的标题应包括发文单位、事由、文种三要素。标题应准确、简要地概括公文主要内容。排法应视字数多少而定，可排单、双行（原则上不超过3行），12字以内的标题一般居中排1行。注意每行不要两头顶格，长度最好不要超过正文的3/5。分行时不要把两个字以上的词分开，各行字数可相等或不等。标题字间距视长短而定，字体用2号黑体。标题与红色反线之间空2行，标题与主送机关之间隔开1行。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
② 段落标题。字体采用3号黑体，其字数较多时建议与下文空开一行。
③ 段落序号。应按照主次顺序在行头分别列为：一、（一）、1、（1）等。
3、发文字号
包括单位代字、年份、顺序号。 公司公文发文字号：
（1）公司文件（对外及对上行文）：***〔201×〕×号。如***〔2012〕1号
其中：“***”代表发文单位“广东***投资集团有限公司”，〔2012〕为年份，“１号”为文件的顺序号。
（2）公司内部文件（对公司内部发文）：***×〔2012〕×号。例如***人〔2012〕1号，“***人”代表发文部门“广东***投资集团有限公司人事行政中心”。
联合发文的，只注明主办单位发文字号，不得有两个发文字号。（公司及各下属子公司简称和行政文件发文代字、发文字号规定待定）
4、主送单位
主送单位指公文的主要受理单位，置于标题之下，正文之上，起头顶格。主送单位名称应为全称或规范化简称、统称，排列顺序力求相对统—。向上请示、报告公文，一般只有一个主送单位，不宜多头主送，以免责任不明。如需同时送其他单位，可用抄送形式。
5、正文
正文是公文主体部分。要求情况确实、观点明确、文字精炼。正文起于主送机关名称下一行，字体采用3号仿宋体。字距、行距要清晰。页面四周要留出适当空白，上页边距为3厘米，下页边距为3.5厘米，左、右页边距各为2.9厘米，每页28行，每行22字。
6、附件
附件是正文的补充说明，或有关参考资料。在正文下空1行，左空2字，用3号仿宋字体标识“附件”，附件如有序号使用阿拉伯数码，名称后不加标点符号。附件序号和名称前后标识应一致，并和正文一起装订。
7、发文单位
标注在正文下面偏右。要写全称，并加盖单位印章。
8、日期、印章
发文日期标注于发文单位下面。须用汉字写明年、月、日。发文日期以领导签发日期为准。日期、印章二者不得放在与正文脱节的空白页上，以保证公文的严肃性。排印或缮写时，尽量不要使前页正好写在正文结束，即印章版面应有1行以上的正文；尤其是上行文不得再采取标识“此页无正文”的解决方法。此时，落款应提至页面中心线以上位置，避免中心空白太大。印章上弦一般不得压正文，下弦压在日期适中位置。
9、主题词
反映文件主要内容的规范化名词或名词性词组。标注在发文日期和印发说明之间，并按照规定标引，最多不超过五个。
10、印发说明
公文的最后组成部分。包括印发范围和公文印数。
11、页眉、页脚
页眉、页脚与边界距各1.5厘米；总页码数及页码（居中），均采用5号宋体。
12、用纸及装订
按规定采用国际标准A4纸张（长297毫米，宽210毫米）。装订时，公文纸右侧与下边对齐，统一在左侧装订，订2颗订书钉，书钉位置距左侧边沿1CM和距上、下边5CM的交汇处。张贴公文用纸大小视实际需要而定。（公文格式排版规定见附件二）

第五节 行文规则
1、行文应当确有必要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。
2、凡是通过口头、电话或其他便捷方式能够解决的问题，原则上不再发文。
3、某项工作方针已经明确，执行过程中不需要采取新的措施，只是一般性号召或重申已有的规定、要求，原则上不再发文。
4、发布相关制度或规定时，必须注意与已发布的同类制度或规定相衔接，内容不得抵触。若有新的规定，必须在发文时注明对原发布制度或规定修改或废止，在已有的制度或规定未废止前，原则上不得重复发布同类制度或规定。
5、集团公司各部门无权对上级政府机关直接行文，该类行文均应以公司或集团的名义。
6、集团公司的行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定。
（1）集团可以对集团各部门、各下属子公司各部门行文。
（2）各下属子公司各部门在其职权范围内，可以互相行文，也可以根据集团授权，向其他各公司职能部门行文。
注：各下属子公司各职能部门向其他各公司业务部门的行文,应当同时抄送本公司行政部，需要集团审批或备案的，抄报集团人事行政中心；
7、各下属子公司各部门及人员一般不得越级行文；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级公司部门或领导。
8、集团各下属子公司、各部门可以联合行文。
9、各下属子公司、各部门不能直接向集团董事长报送公文，均须通过集团人事行政中心登记转呈。

第六节 公文办理
一、 发文办理
1、集团人事行政中心为发文管理部门，所有发文依据集团人事行政中心“发文流程”进行：
（1）各下属子公司、各部门可针对本公司部门情况提出业务需求,自行拟订公文，并填写《拟稿发文审批表》。
（2）集团人事行政中心或各下属子公司行政部根据相关制度对初稿的行文、内容进行审核。如需要会签的可组织相关部门进行会签，拟稿部门根据会签意见修改完善公文。
（3）对需要集团董事长或各下属子公司总经理审批的公文，集团公司人事行政中与各下属子公司行政部根据公文规范要求制作正式公文。
2、拟稿：
非部门业务范围的综合性重要文件，由集团公司人事行政中心拟稿；内容属各部门业务范围内的文件，由部门拟稿；相关公司部门联合行文，由主办部门拟稿。
3、拟稿的基本要求是：
（1）符合国家和地方政府的法律、法规、方针和政策；符合集团公司的章程及有关规定；
（2）文稿必须情况确实、观点明确、表达准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确；
（3）公文的文种应当根据行文目的、发文公司的职权和与主送公司的行文关系确定;
（4）人名、地名、数字、时间、引文、印发及抄送范围准确；
4、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；
5、拟稿必须符合集团公司公文格式要求。
6、核稿 ：
以集团名义发文的由集团人事行政中心负责人核稿；以集团下属子公司名义发文，由行政部主管核稿；以部门名义发文，由部门经理或公司分管领导核稿；相关公司部门联合行文，由主办部门负责人或公司主管领导核稿。
7、核稿的重点是：
（1）内容是否符合有关政策、规定，与其它有关公文有无重复或矛盾；
（2）涉及其他公司或部门的问题是否协商一致；
（3）文种使用是否妥当；
（4）文字表达是否准确，格式是否规范；
（5）是否符合行文规则和拟稿的其它要求。
8、会签
联合行文的公司部门应予会签，再送有关领导签发。
9、签发：
以集团名义行文，由董事长或其授权人员签发，以集团人事行政中心或集团其他部门名义行文，由董事长助理签发；以董事长或总经理名义行文，由其本人签发；以各下属子公司部门名义行文，由公司分管领导签发，特殊行文上报集团签发。
（1）签发权限：
①涉及集团管理制度、办法及规定性文件，由集团董事长签发；
②集团重要对外文件（如对政府函件），由集团董事长签发；
③各下属子公司重要对外文件（如对政府函件），由集团董事长签发；
④集团总部各职能部门间知会性函件，由董事长助理签发；
⑤各下属子公司对内发文，由该公司总经理签发；
⑥人事任免通知，按人事管理权限签发。
（2）对会签有不同意见者，经整理后再送签发人，文件一经签发，不再改动。如确需修改，须经签发人同意。
10、文稿经签发后，即成定稿，原则上不得再做修改，若确需修改，需征得签发人同意。
签批公文应使用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用铅笔、彩色笔及圆珠笔等。
11、缮印：
以集团及集团各部门名义行文，由集团人事行政中心负责打印；以各下属子公司部门名义行文，由该公司行政部负责打印。
12、用印 ：
以集团及集团各部门名义行文，由集团人事行政中心负责盖章；以董事长名义行文，由其本人签章；以各子公司各部门名义行文及联合上报公文，由各公司行政部负责盖章；同时各用印和印章管理部门做好用印审批程序和严格管理。
13、发送 ：
以集团及集团各部门名义行文，由集团人事行政中心文员负责发送；以各下属子公司各部门名义行文及相关部门联合行文，由各下属子公司行政部负责发送；对于实效性较强的如会议纪要等公文，应当及时发送并抄送相关所有参会人员。
14、集团人事行政中心与各下属子公司行政部有权力和责任对文件所载内容的执行情况予以催办、监督，而且有义务适时予以提醒，提供必要的帮助，并将事情进展状况以口头或书面方式汇报上级领导，以保证有关公司、部门、人员依照指示按时、按质、按量完成任务，为下一步工作提供条件。
15、为使发文有备可查，公文的发送必须登记备查，所有以集团公司部门名义下发的正式公文均须到人事行政中心备案，以下属子公司部门名义下发的正式公文均须到下属子公司行政部备案。
16、公文的发文流程：
（1）集团公文签发流程：
编制（文件起草部门）→部门外会签（可缺省）→审核（集团人事行政中心负责人）→会审（董事长助理会审）→审批（集团董事长）→编号下发（集团人事行政中心）→备案（集团人事行政中心）。
（2）各下属子公司各部门公文签发流程：
编制（文件起草部门）→部门外会签（可缺省）→审核（公司行政部负责人）→会审（分管副总会审）→审批（公司总经理）→编号下发（公司行政部）→备案（公司行政部）。
注：各下属子公司各部门下发公文，必须同时抄报集团董事长/董事长助理/常务副总/人事行政中心及业务相关部门，以便协办或查考。

二、 收文办理
1、 所有外来文件，包括上级主管部门、平行公司、下级公司部门的来文，首先送交各级行政职能部门登记。
2、各类抄阅件、资料、信息及个人信函，不纳入收文登记。
3、署名“***集团负责人”、“***集团办公室”、“***公司负责人”、“***公司办公室”收的信件，由人事行政中心或各下属子公司行政部主管拆封。凡署名部门的信件，由人事行政中心或行政部分发至各部门，由部门负责人自行拆封。
4、集团公司各部门收到来文需送到人事行政中心登记，下属子公司各部门收到来文需送到行政部登记，严禁横向传送、处理。
5、集团人事行政中心及各下属子公司行政部收文的办理程序：
（1）行政文员填写《公文收件登记表》签收，并填写《收文处理专用纸》。
（2）呈送集团人事行政中心总监或各下属子公司行政主管或被授权人在《收文处理专用纸》上提出拟办意见，明确主办与协办部门、办理要求、时限及具体处理意见。
（3）行政文员按拟办意见进行处理。
（4）对领导阅示后有批示的公文，行政文员按领导批示送有关单位或人员办理，有关公司或人员须履行签收手续。
（5）对涉及两个或两个以上部门的工作，应落实有关部门牵头承办。
（6）文件分送要做到准确、及时、安全，急件随到随办。
（7）政府及相关机要部门文件由行政主管分送，法律文件由法务专员处理分送，其它各类文件由行政文员分送。
（8）承办人或阅件人应在限定时间内办理完毕并反馈集团人事行政中心或各下属子公司行政部，以备存档查阅。
（9）收到下属子公司或部门上报的需要办理的公文，人事行政中心进行审核。审核的重点是：是否应由集团公司办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或公司职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范等。
6、 除公司有明确规定的办结时限要求的公文或者其他文件外，对公文转呈和办结时限的规定如下：
（1）一般公文，集团人事行政中心或各下属子公司行政部应在签收时刻起24小时内转呈有关领导，承办人须在收到转呈公文后三日内做出批复（对下属公司或部门的书面请示等批注意见答复）。
（2）加急公文，集团人事行政中心或各下属子公司行政部应在签收时刻起3小时内转呈有关领导，承办人须在收到转呈公文后一日内做出批复或反馈。
（3）紧急公文，集团人事行政中心或各下属子公司行政部应在签收后立刻转呈有关领导，承办人须在收到转呈公文后即时做出批复或反馈。
领导批复后，紧急公文和加急公文需即刻反馈来文公司/单位，一般公文应在批复后不超过三日内予以反馈。
7、集团人事行政中心按照督办流程，对各下属子公司、各部门承办、阅办的文件在限定的时间内未报告办理结果的，要及时催办，防止漏办、延误。
8、对因内容表述不明确、所需背景资料不齐备或不具备批示条件的文件，可由承办人予以口头说明，集团人事行政中心或各下属子公司行政部予以整理后以书面形式反馈至来文公司或部门人员。
9、若遇承办人出差或其他情况，在没有授权的情况下集团人事行政中心或各下属子公司行政部应当在以上规定时间内电话汇报情况，根据承办人口头指示予以转达，但事后须提请承办人追加签字确认。如有授权，则由被授权人履行职责。
10、送领导批示或者交有关部门办理的公文，行政文员负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
11、对因集团人事行政中心或各下属子公司行政部转呈不及时导致没有按规定时限转呈而延误批复时限或因公文批复后集团人事行政中心或各下属子公司行政部没有按规定时限下发的，集团公司将按有关规定对责任人进行处理；除集团公司有办结时限规定的公文或者不具备批复条件的公文外，对因承办者原因导致没有按规定时限进行批复，被请示事项将被默认为自动生效，由此所导致的一切后果由承办者负责。
12、对因外来文件直接发送到各部门、各公司没往集团人事行政中心或各下属子公司行政部转送，造成丢失或没及时处理的，由收文部门承担责任并通报批评。
13、考虑到集团公司实际情况，集团公司范围内的往来行文不仅限于公文种类，对于公司专有文本，如：各种呈批件、传阅单、款项支付呈批表等涉及签批的文件，不受公文转呈制度约束，本着节约时间成本的原则，来文直接送达业务受理部门，由受理部门按照有关转呈和办结时限的要求办理。业务受理部门没人或呈送给主管领导的各种文件可由经办人同送达人联系确认，由集团人事行政中心或各下属子公司行政部代签收，待业务部门来人后及时转呈；
14、收文办结后，将文件材料归档。需要答复的，由呈办部门起草答复意见，经集团公司相关领导审核后签发下文。
15、重大事项，需经集团办公会议研究决定后，再由各部门办理。
16、以上文件处理时间不得超过来文要求时限。
第七节 公文立卷、归档和销毁
1、公文办理完毕后，应根据有关规定，由集团公司人事行政中心及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷，归档。个人不得保存应当归档的公文。其他部门承办的文件由承办部门立卷、归档。公文归档，应根据其相互联系、特征、年度、机构、问题等分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，以便于保管和利用。
（1）凡经集团公司缮印发出的公文，其定稿与相关附件一律由集团公司人事行政中心统一收集归档，拟文单位仅保留发文正本。
（2）凡外部及集团内部来文，均由集团公司人事行政中心统一签收，并按其来文时间的顺序进行内部编号后登记《公文收件登记表》（附表一），同时粘贴《***投资集团有限公司文件呈批件》（呈批件格式一）送分管领导，领导签批后直接退呈报部门办理。属于分管领导权限之外的，则由行政人事中心呈报总经理阅批，批后经分管领导阅后退呈报部门或根据领导批示处理。主办部门办理完毕后，必须在《***投资集团有限公司文件呈批件》（呈批件格式一）注明办理结果，来文及相关资料留主办单位。
2、以集团公司名义办理的公文，集团人事行政中心负责归档；各部门、各下属子公司的行文自行归档；联合行文，主办部门负责归档，原件由主办单位立卷，其他单位保存复印件，原件次年移交集团人事行政中心管理。
3、集团或上级单位的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经下属子公司负责人及集团人事行政中心负责人批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的部门、日期、份数和印发人和印发范围等。公文复印件作为正式文件使用时，应加盖复印件单位证明章，视同正式文件妥善保管。
4、没有归档和存查价值的公文，经过鉴别由集团公司主管领导批准，可以定期销毁。销毁公文，应进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销、不误销。销毁秘密公文，应进行登记，由二人监销。
5、公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
6、公司或部门合并时，全部公文应当随之合并管理。公司或部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交集团人事行政中心。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移清退。
7、各下属子公司行政人事部门应当依据本制度建立健全本单位公文处理的有关制度。