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制度汇编-—sk装饰工程有限公司行政制度汇编【12份精典制度】10.doc
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1、sk装饰工程有限公司行政管理制度汇编第一章员工工作行为规范1.1 服饰要求:1.1.1 本公司员工(董事长除外)必须按要求着装。1.1.2 员工在上班时间,必须注意仪表,总体要求是:得体、大方、整洁。1.1.3 员工必须穿着公司统一订制的衬衣、系领带、佩戴工牌;穿衬衣时,不得挽起袖子,男员工衬衣要求扎进裤内;不准穿短裤、拖鞋上班。1.1.4 女员工上班时间,不得穿超短裙,不得化浓妆。1.1.5 设计师、业务人员、项目经理、施工队长到工地必须穿着公司统一服装,但可不系领带。炎热季节在没有空调的环境下可以不系领带。1.1.6 施工工人的着装要求按工程部的规定办理。1.1.7 员工违反本规定着装,除
2、予以批评外,每次罚款20元。1.1.8 各部门负责人对本部门员工着装情况负有督促、检查的责任,享有处罚的权力。对不按规定着装的员工,应及时予以处罚。1.1.9 公司办公室为员工着装的监督部门。公司办公室人员应每月至少抽查一次员工着装的情况。对违反本规定的员工,给予部门负责人以2倍的罚款。1.1.10 确定每周一为全公司统一便服日。员工在便服日可不按本规定着装。1.2 工作场所礼仪要求1.2.1 上班进入办公室,初次与同事、领导相见,要礼貌热情、点头致意,并问候“早安”“早上好”。1.2.2 下班离开公司前,要礼貌地与同事道别。道别时说声“再见”或”明天见”。1.2.3 办公时间出入办公室,与领
3、导、同事相遇,要礼貌地点头致意或问候“您好”。1.2.4 客户来访,在行进间相遇时,应停留侧立礼让客户先行,并微笑点头致意,问候“您好”、“欢迎光临”。如正在工作状态,微笑点头示意后,应立即投入工作,不得无礼观望、议论或东张西望。1.2.5 在任何情况下,员工均不得与客户直接发生争吵,损害公司形象。1.2.6 出入办公室,行走及开、关门动作要轻、不干扰他人办公。1.2.7 进入领导办公室请示、报告或进入他人办公室沟通,应轻轻敲门,得到允许后方可入内,出入行走及开、关门动作要轻。1.2.8 办公室内要保持桌椅整齐,办公室内除在指定处可悬挂或张贴有关工作方面的图表、宣传画外,不得随意张贴其他东西。
4、要维护办公室内的严肃气氛。1.2.9 办公桌上的文件夹或档案盒、书籍、资料等要摆放整齐,要时常进行整理,不得杂乱无章。1.2.10 办公桌面上除摆放与工作有关的用品外,不得摆放个人杂物。1.2.11 办公期间不得过多谈论与工作无关的事情,也不得随意走到他人办公室或工作台前闲聊。1.2.12 得在办公室内大声喧哗、高声吵闹,讨论商量工作和办公室内播放音乐也以不影响他人工作为宜。1.2.13 不得在办公室内吃零食,不得在办公室喝酒。工作期间不得酗酒。1.2.14 不得在张贴有“禁止吸烟”标志的地方抽烟。1.2.15 上班期间不得浏览和本职工作无关的书籍、杂志。1.2.16 主管以上管理人员到办公室
5、呼叫时,被叫者应立即呼应,并马上站起来。1.2.17 工作期间,私人会客不得超过30分钟。私人电话应长话短说,不得超过10分钟。1.2.18 不得在电脑上做与业务无关的操作。1.3 业务规范用语1.3.1 业务用语:“您”、“请”、“请问”、“对不起”、“很抱歉”、“谢谢”、“欢迎光临”、“请坐”、“请问能帮您什么忙?”、“请问您带有平面图吗?”、“预算(方案)做好后,再与您联系”、“您慢走”、“再见”、“您放心,我马上联系(处理)”、“请在这里签字”等。1.3.2 电话用语:“您好”、“您好,居众”、“您好,居众装饰”、“请稍候”、“对不起,他(她)去工地了,请问有什么事情需要转告吗?”、“
6、先生(小姐),请问您贵姓?”、“能帮您什么忙吗?”、“请问您的房子在哪里?”、“请您到公司洽谈”、“欢迎到公司来”、“请拨打另一个电话”、“不用客气”、“再见”等。第二章 会议管理制度2.1 会议的分类与组织:公司的会议分为全公司性会议、专业性会议和分公司(部门)会议三种。2.1.1 全公司性会议:包括总经理办公会议、中高层管理人员会议、全公司员工大会等。由总经理或总经理委托主管副总主持召开。2.1.2 专业性会议: 包括全公司性的技术、业务会议等。由分管副总经理主持召开。2.1.3 分公司(部门)会议:包括各分公司每周晨会、部门工作会议等。由分公司(部门)负责人主持召开。2.2 会议内容:为
7、避免重复或过多的会议,按会议的内容将公司的会议分为例会和其它会议二种。原则上,例会要按例行的时间、地点、内容和人员组织召开。2.2.1 例会:总经理办公会议:主要是研究、布置工作;决定中层干部的调整和任免事项;研究调整全公司的经营方针、经营思路和经营策略;传达学习上级的有关文件;决定公司的其它重大事项。一般每月召开一次,时间视具体情况决定,由总经理主持。参加会议的人员为总经理、副总经理等高层管理人员。中高层管理人员会议:主要内容是汇报、评价前半个月的工作;总结前次中高层管理人员会议精神的贯彻落实情况;安排布置下半个月的工作;接受总经理等高层领导经营理念、经营思想等方面知识的灌输。一般每半个月召
8、开一次,在每月中和月底各召开一次。各分公司晨会:每周召开一次。主要内容是检查总结本单位上周的工作情况,包括接、签单情况和与客户沟通、为客户服务情况;检查存在的问题;传达公司召开的有关会议精神,学习公司下发的有关文件;对员工进行培训等。时间一般在早晨上班后半个小时至一个小时。具体召开时间由各分公司根据工作需要决定。项目经理会议:主要内容是研究、布置工作;检查协调施工中存在的问题,提出解决问题的方法;传达公司会议精神;学习有关业务方面的文件规定等。此类会议由分管副总经理或工程部经理主持召开。一般每月二次,具体时间由工程部决定。管理业务培训课:主要培训对象为中层以上管理人员。可单独举行,也可穿插于中
9、高层管理人员例会中进行。每月至少一次。一般情况下,由总经理主持。并可适时聘请有关专家进行授课。主要内容是学习党和国家的有关政策法规,讲授公司的经营理念和先进、科学的管理方法。2.2.2其它会议全公司员工大会:主要内容是总结工作、表彰先进、进行工作动员。根据工作需要适时召开。每季度至少一次,由总经理主持。经营活动分析会:主要内容是汇报、分析公司前段时间的计划完成情况和经营活动成果,评价各方面的工作情况,肯定成绩,揭露矛盾,提出改进的措施,不断提高经济效益。参加会议人员是分公司经理、主力设计师、助理设计师等。会议由分管副总经理或财务部长主持,不定期召开。工程质量分析会:主要内容是检查工程施工中出现
10、的质量问题和苗头,讨论、分析出现问题的原因,研究决定质量管理方面的解决办法和改进措施,不断提高工程接单率,增加业务量。参加会议主要人员是工程项目经理、施工队长、工程监理等。会议由工程总监主持,不定期召开。安全工作会议:主要内容是汇报、总结安全生产情况,分析处理事故,检查发生事故的原因,研究决定安全防范措施。由分管工程的副总经理主持,不定期召开。各部门、分公司工作会议:主要内容是布置、安排工作,传达公司会议精神等。由部门、分公司负责人主持,不定期召开。2.3 会议的安排:2.3.1 凡涉及多个部门负责人参加的会议,必须在会前经召集部门负责人或分管领导批准后,由公司办公室统一汇总,并由公司办公室统
11、一安排方可召开。2.3.2 凡属已列入办公室会议计划的会议,如须改期举行,召集部门应提前一天提请办公室调整会议计划。未获批准,不得打乱正常会议计划。2.3.3 对由于准备不充分,或重复性会议,或没有多大作用的会议,公司办公室有权拒绝给予安排。2.3.4 由部门召开的全公司性会议,必须服从公司的统一安排。小局服从大局,局部服从整体。2.4 会议的准备工作:会议召开前,会议召集部门和与会人员都应分别做好会议的准备工作,包括准备好会议议程、提案、汇报提纲、发言重点、计划方案、决议草案,落实好会场,以及会议中需进行表彰的奖品、奖状、荣誉证书、纪念品等,并由会议召集部门通知好每位与会人员。2.5会议记录
12、和会议记录的整理:2.5.1 各类会议的召开,都必须由会议召集部门安排专门人员做好会议记录。专门研究工作或安排工作的会议,必须要与会人员亲笔签到。会议记录包括会议名称、会议时间、地点、参加人员、主持人、记录人员、会议主题和主要内容、会议决议等。2.5.2 根据会议内容,会议记录能详细记录的尽量详细记录,无法详细记录的,也要进行概括,加以记录。一般地,领导指示性讲话、安排工作应详记,其它则可记要点。2.5.3 会议结束后,会务部门要对会议记录进行整理。重要会议如总经理办公会议、中层干部会议等还须整理出会议纪要,打印分发至各分公司、各部门遵照执行,以便于进行检查、落实。2.6 会议精神的传达、贯彻
13、、落实:会议是为解决某些问题、达到一定目的而召开的。会议精神必须进行传达、贯彻、落实(涉及保密的内容不在此列)。对全公司性的工作会议,各分公司、部门应在会议结束后的三天内传达到每位员工中。会议精神的传达、贯彻和落实,由公司办公室和总经理秘书进行督促和检查。未能按时按传达到位的,每次对该分公司、部门负责人罚款100元。各分公司、部门在传达贯彻会议精神时应结合自身实际进行,对在传达贯彻过程中出现的新情况、新问题,应及时向会议召集部门和公司办公室进行反馈。第三章公文处理规则3 .1 总则3.1.1 公司及各分公司、部门所制定的公文,是传达贯彻国家的方针、政策和公司的经营方针、经营策略,请示和答复问题
14、,指导和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具,是保证政令畅通的有效方法。必须认真做好公文处理工作。3.1.2 各分公司、部门应发扬实事求是,认真负责的工作作风,克服形式主义和文牍主义,提高公文处理的效率和质量。3.1.3 公文处理必须做到及时、准确、安全。公司公文统一由公司办公室收发、分办、用印和归档。3.1.4 各分公司、部门的公文处理工作,必须实行严格的保密制度,确保公司机密不外泄。3.2 常用公文种类:请示:下级请上级指示和批准的,用“请示”。报告:下级向上级汇报工作、反映情况,用“报告”。指示:上级对下级布置工作、阐明工作活动的指示原则,用“指示”。通告:公司对员工公布应当遵守或周知
15、的事项,用“通告”。批复:上级对下级请示的事项进行答复,用“批复”。通知:传达上级的指示,要求下级办理或者需要知道的事项,批转下级公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文,用“通知”。通报:表扬好人好事,批评错误,传达重要情况以及需要所属单位知道的事项,用“通报”。决定、决议:对某些问题或重大行动做出安排,用“决定”。经会议讨论,通过要求贯彻执行的事项,用“决议”。函:平行或不相隶属的单位之间互相商洽工作,用“函”。会议纪要:传达会议决定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用“会议纪要”。3.3 行文格式3.3.1 公文格式一般包括:标题、主送单位、正文、附件、单位名称、印章、发文日期
16、、抄送(抄报)单位,还要有发文字号、主题词等。文件标题包括事由、公文种类等部分;公文字号包括机关代号、年号、顺序号三个部分;向上级请示的公文,一般只写一个主送单位。如需上报另一个上级,可用抄报的形式;发文时间以领导签发的时间为准;发文单位一般用全称或规范化简称;文字一律从左到右,横写横排。3.3.2 公文纸一般用16K纸或A4纸,在左侧装订。3.3.3 对外行文一般以公司的名义。对公司内部行文可用公司名义,也可用部门名义行文。3.3.4 一般情况下,不得越级行文。特殊情况需越级行文的,应同时抄报其直接上级。3.3.5 向上级行文一般应一事一文,主送一个单位。不要同时抄送下级单位。向下级的重要行
17、文,可抄报其直接上级。3.3.6 公司行文一般只发给各分公司、公司各部门。3.3.7 发文应根据需要确定发送单位,不得滥发。3.4 公文处理程序3.4.1收文处理。一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。登记:一般来文,由办公室统一进行登记。登记内容包括来文单位(机关)、标题、文号、来文时间、缓急程度等。分办、拟办:根据来文内容,由办公室将来文分别处理。属业务部门的,一般在登记后,由办公室直接送业务部门处理。需办理的,由办公室主任拟办,并呈有关领导批示,再转有关部门办理。催办:对经领导批示的需有关部门办理的,办公室应认真、及时地进行督促、催办,以防积压或漏办。公司领导参加上级会议带回的重要
18、文件,在传达后由办公室归档。3.4.2发文处理。一般包括拟稿、核稿、签发、登记编号、打印、誊印、校对、监印、分发、归档等程序。草拟的公文应符合国家法规和政策,事实确切,观点明确。文字表达精炼,条理清楚,层次分明,表达意思完整,标点符号使用正确;数字的写法。正文中除发文编号、统计表、计划表、序号、专用术语、百分比必须使用阿拉伯数字外,一律使用中文;引用文件名称要完整,不要滥用简称;草拟的文稿在送领导签发前,应由起草文件的主管部门负责人进行审核后,送行政人事部核稿。人事任免文件由总经理核稿。核稿的主要任务是审核文稿所表达的内容是否与国家现行法律、法规和政策相抵触,是否符合公司章程,是否符合行文程序
19、,文字表达是否完整等;公司一般文件由总经理签发,人事任免文件由董事长签发。有关业务方面的一般文件,由公司分管领导签发;经领导签发后的文件,除文字有错可作更正外,原则上不得再作修改;公文签发后,由办公室安排人员打印、校对、誊印、盖章、装订,进行登记、分发,并留一份存档;公文校对以原稿为准,非承办人员不得擅自改动原文。校对未发现的差错由校对人员负责。文件经校对后,打字员没有改正的,由打字员负责。公文办理完毕后,要及时送交有关人员进行整理、归档。3.5 文件管理3.5.1 各部门、分公司要指定专人负责文件的处理和管理工作,严格按公司档案管理制度进行管理。3.5.2 已形成的文书、会议记录、照片、图表
20、、录音带、录像带等有保存价值的资料,都必须收集齐全,由办公室归档,任何人不得自行留存应归档的文件。3.5.3 无保存价值和存查必要的文件,由文件保管人员鉴别、登记,经公司分管领导同意后集中统一销毁。3.6 为加快公文传递速度节约成本,充分利用已开通的宽带,公司一般公文采取收发电子邮箱的方式进行传递。3.7 各分公司电子邮箱:(1)分公司电子邮箱:八卦岭: szbaba321 金丽 jzjinli振华 jzzhenhua123 景田 jzjingtian南山 jznanshan 材料中心 jzclcs华侨城:jz_hqc888 彩田 jzcaitian(2)管理部门电子邮箱:工程部 jzzgzx
21、 办公室 jzoffice企业发展部 jzyingxiao 财务部 jzcaiwu人力资源部 jzrenli 客户服务部 jzzz董事长 jzzjl 总经理 jzzongzhu(3)连锁公司电子邮箱:龙华 jzlonghua 龙岗 jzlonggang123新洲 jzsjyuan 宝安 jzbaoan广州 ganhua_147 东莞 jzdongguan新疆 xch693 武汉 jzwhls青岛 jzqingdao 南昌 jznanchang3.8 电子邮箱使用规定:1、以上电子邮箱为传递公司内部办公文件及其他办公专用,任何个人不得利用其收发私人邮件;2、各公司文员及管理部门邮箱使用人,每日上
22、班后须及时整理电子邮箱,检查是否有新邮件;每收到新邮件须及时下载,并按邮件性质进行分门别类保存;对已下载邮件须及时从邮箱中删除,保证邮箱畅通;3、对收取文件内容不全的,收件人要及时通知发件人,采取重发邮件或其他方式传递文件。3.9 采用电子邮箱收发文件类别及送达部门:3.9.1 各分公司的开工申报信息表发往工程部、工程预算表客户服务部邮箱;3.9.2 客户服务部将工程管理费定点发往各分公司; 3.9.3 公司财务部结算室每月将各单工程结算分配计算表发各相关分公司,以方便设计师、助理设计师核对提成额;并将提成分配汇总情况发行政人事部进行提成发放;3.9.4 员工对企业的建议、意见可直接通过邮箱发
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