手册-客户服务战斗试行手册-修订稿.doc

客户服务战斗手册第1章 总则1、为使本公司人事作业规范化、制度化和统一化，使公司员工的管理有章可循，提高工作效率、责任感和归属感，特制定本手册。2、本手册适用于本公司正式员工、短期合同工、借聘人员和实习员工，员工应认真学习并服从管理。3、此版客服手册系试行版，由于公司的发展与经营环境的不断变化，本手册中规定的政策都有可能随之相应地修订，如有任何政策的变动我们都将及时通知您。您若有不明确的地方，请提出自己的疑问。我们希望您作为芙蓉宜居的一员感到愉快。第2章 企业介绍2.1 公司简介菏泽宜居纺织科技有限公司始创于2007年，历经数载考验，从一个小厂转变成一个现代化的企业，和一大批坚韧不拨、同舟共济的员工的努力以及广大客商的信赖是分不开的。面对新世纪的挑战， 我们将一如既往的以客户的需求为导向， 继续把产品质量和客户的利益放在首位， 开发更新、更优的产品， 真诚与新老客户和朋友合作， 在双赢的前提下， 共同创造我们所追求的企业价值， 分享我们合作的成功。经营各类羽丝绒，羊毛被，套件，等家居用品2.2 企业文化1企业宗旨：当行业领导者。2企业目标：办一流企业、创一流品牌。3企业精神：团结、开拓、求实、创新。4企业理念：真诚做人，诚信做事。5用人原则：德才兼备，量才录用，优胜劣汰。6基本素质：爱岗敬业，诚实奉献，团结进取。第3章 客服行为准则3.1 作息时间白班8:00-18:00，晚班17:00-01:00,值班人员不得过晚。特殊情况除外，我们也会进行核实情况是否属实，如有虚假托词、推辞、借口一律按公司条例处理，扣除对应的经验与奖金。3.2 工作规范及制度1. 客服做好每天的备忘表格，在工作过程中，每遇到一个问题或想法马上记录下来并及时汇报给主管 2.新产品上线前，由客服组长负责给客服上课，介绍新产品，客服必须在新产品上架前掌握产品属性。新的客服有权利要求客服组长介绍自己想了解的产品，也有义务去认识所有产品。3.接待好来咨询的每一位顾客，文明用语，礼貌待客，不得影响公司形象，如果一个月内因服务原因收到买家投诉，根据具体情况进行处理分析给予相应的措施与处罚。4.上班时间不得迟到，有事离岗需向主管请示且请假条需主管签字方成效，如需请假，事先联系部门主管，参考员工薪资管理制度。5.上班时间不得做与工作无关的事情，非QQ客服，除阿里旺旺外，一律不准上QQ、私人的旺旺、看视频和玩游戏，严禁私自下载安装软件，违者扣除相应经验。6.上班时间服装穿着不做严格规定，但不许穿拖鞋及过于暴露的服装。7.保持桌面整洁，保持办公室卫生，每天上班前要清洁自己办公桌，禁止放一些杂物8.公司新员工入职后，由部门主管安排新员工进行上机操作培训工作，一人带一个，上手最快的，可以提前转正。9.严格恪守公司秘密，不得将同事联系方式、客户资料等随意透露给他人，违者按公司相关条例处罚，情节严重交由国家行政部门处理。第4章 客服操作流程4.1 宗旨与目标宗旨：以顾客为中心，提供更多更贴心的服务目标：快乐购买,让每个人享受快乐购买的乐趣4.2 客服基本要求1.旺旺平均响应时间尽量控制在20S内2.对淘宝基本操作熟悉,反应敏捷3.服务态度贴心细心耐心4.对产品款式细节了解、掌握5.主动了解客户需求，掌握沟通技巧6.巧用快捷键、快捷语、旺旺表情4.3 服务流程1.欢迎语2.宝贝介绍3.活动告知4.订单确认5.收藏店铺4.4 工作职责及内容4.4.1 售前客服服务范围服务描述咨询服务1、人员角色：客服人员、培训专员或客服经理。2、业务流程图3、应用范围：产品咨询、物流咨询、三包咨询、促销咨询。1）产品咨询：将网店所售商品的生产制造、使用、选购、评测、体验、同类产品对比等信息，分产品类目、分系列、分型号进行完整的记录汇总，以便客服人员能够快速、准确、完整的掌握所售商品信息。2）物流咨询：将网店所合作的快递公司信息，包括联系电话、插件网址、可配送区域、不可配送区域、配送周期、价格、运费保险等信息进行完整的记录。3）三包咨询：将退换货标准、政策、退换货费用、各种三包的处理流程、周期等信息进行完整记录。4）促销咨询：将各个阶段的促销规则、促销商品、促销活动起止时间、用户要求等内容进行完整记录。赠品/包邮申请1、人员角色：售前客服、售前主管、财务经理2、业务流程图赠品/包邮申请流程1）当买家提出索要赠品的需求时，客服根据赠品标准来判断买家是否满足条件，能否获得赠品。2）如果符合赠品条件，则客服要在订单备注中加入赠品信息，一边后续的审单专员在订单审核时将相关赠品填入订单之中；3）如果不符合赠品条件，并且买家比较纠结则客服要将买家需求提交上级领导审批，审批同意则要在订单备注中加入赠品信息；4）反之，审批未通过，择客服会与买家沟通，将结果告知买家，以换取买家的谅解。大宗申请1、人员角色：售前客服、大宗交易专员、网店店长、售前主管2、业务流程图大宗交易申请流程1）当网店客服发现有大宗交易迹象时，要将订单信息转给大宗交易专员负责，大宗交易专员会将订单全部信息及聊天记录等沟通内容提交给店长（法务）进行审核，如果店长（法务）发现大宗交易存在恶意交易索赔迹象择迅速终止交易。2）如果店长（法务）未发现异常，择此信息会继续传递给上级领导，对订单的折扣进行评估，折扣申请通过后，大宗交易专员将折扣信息记录到订单备注之中，以待审单专员审单过程中对订单折扣、金额的修改。3）由于大宗交易影响较大，因此，直至大宗交易买家在规定的时间内确认交易成功后，此交易流程最终关闭。警惕恶意买家：对于大宗交易的买家一定要查看其注册时间、消费记录进行鉴别。对于有恶意买家假索赔的买家一般与客服的沟通重点都放在产品材质、品牌授权等方面，而非普通买家对质量、价格、优惠比较关注。4、订单跟踪机制：确保大宗交易的顺利进行和妥善关闭，尽量避免大宗交易过程中发生大额、恶性的索赔纠纷。 5、使用范围：大宗购买申请提供发票1、人员角色：售前客服、审单专员、财务专员2、业务流程图提供发票流程1）客服部的发票信息要即时流转到财务部进行发票的打印，并且此信息和打印好的发票要及时流转到仓库进行配货2）发票放置：发票必须采用发票信封进行装存，然后放置到包裹最明显的位置，方便买家查找。3）发票签收确认：当买家确认收货后，要主动与买家沟通，发票是否收到，以确保不会发生发票遗失的纠纷。4）发票异地寄出的，要和买家说明，本店提供正规发票的,只是本店是每月一开,集中寄出的,（您若有需要请您在拍下后,在备注里面写清楚您需要的抬头,我们会以快递寄送给您,邮费是我们出的哦,请放心挑选心仪的宝贝.推荐营销1、人员角色：售前客服、店长2、业务流程图推荐营销流程3、工作重点1）对过去的数据分析发现消费者的购物取向，预测未来消费者销售数据。2）推荐畅销商品、销量提升率较高的商品、某月度畅销商品、畅销价位商品。3）根据买家的购物取向，促销活动可以根据适应的人群特征来筛选最精准的目标群体。在针对性的将促销信息告知目标群体，从而提高促销活动的执行效果。4.4.2 售中服务4.4.2.1 服务范围服务描述催发货1、人员角色：售前客服2、业务流程图催发货流程1） 未发货预警：当订单至成功支付起计时，超过72小时认为安排发货，则被视为延迟发货订单，因此，客服要在至少48小时之前对未发货订单进行汇总、统计，以便有充分的时间来处理未发货的订单，以免产生延迟发货的现象。2） 快递接口查询：根据不同的快递公司官方网站在线查询包裹物流信息是否能够达到，是否超配送区域或包裹破损等原因无法再往下一个配送点投递。发现问题要及时和买家沟通，协调解决包裹异常事件。催付款1、人员角色：售前客服2、催款方式：1） 短信催款：即通过已定制的短信营销工具和套餐来批量给客户进行短信催款。2）地址核对催款，这个来的比较有效些，买家拍下后，会犹豫一段时间的，核对下地址说明我们客服比较细心，会下决心付款买下的，提高成功率 快递查询1、人员角色：售前客服2、业务流程图快递查询流程3、业务重点：抓大放小，重点地区的重点包裹要重点关注。4、核心工作1）未收货提醒功能：根据系统中的物流信息的签收状态与买家在淘宝后台的订单确认收货状态进行对比，对于物流已签收，买家仍未确认收货的订单，系统会自动统计，并交由相关客服专员对订单进行跟进。2）疑似问题包裹跟踪：超过正常配送周期仍未达到的订单，由专人负责通过快递查询订单包裹状态，确保订单包裹仍在正常配送途中而没有发生丢件、包裹损坏、地址错误等异常时间，影响买家正常收货。6、案例分析1）案例1买家位于内蒙古一地级市，在订购了卖家阿德商品后，若干天仍未收到包裹，与卖家客服的查件专员取得联系，查件专员通过快递公司提供的查件系统完整的看到此订单由于目前的派送点临时撤销，而无法正常送达，因此，卖家的查件专员与买家取得联系，沟通是否可以去上一级派送点自取或接受转件处理，买家接受转EMS，在查件专员与快递公司沟通后，包裹被顺利转寄EMS，并在第二天被买家签收。售后服务服务范围服务描述退货(退款)1、人员角色：售后客服、售后主管、退回收货专员、财务退款专员2、业务流程图退货流程3、退货审批流程4、退货标准1）基本条件（1)外包装完整，且不影响二次销售。一旦拆封无法复原商品不可退货（质量问题除外），质量问题（严重脱线，破洞，少纽扣，线爆裂）。（2）若交易已完成，发现质量问题，请在交易完成后15天内进行退款申请。（3）退款时买家需将发票或赠品一起退回。2）不可退换货特殊说明：（1）无质量问题且外包装已拆无法复原，影响二次销售（2）人为刻意损害或不可抗力导致的损坏。（3）非天猫店铺出售的商品或已超出退换货期限的商品（7天无理由退货以签收日为准起始7日之内）。 （5）因为轻微的色差问题要求退货3）退换货费用说明：（1）如果是买家原因退货，由买家自行承担退换货物流费用（2）如果是商品质量问题、描述不符而导致的退货，退货费用则应由商家承担4）退货时可能涉及的证明：（1）购货发票以及赠品（2）权威检验机构以及品牌所有者出具的鉴定报告或其他能够证明所购买商品为假货的凭证。（3）旺旺聊天记录截图（在使用阿里旺旺与店铺沟通时，请事先在系统设置-聊天设置中选择“将我的消息记录保存到阿里旺旺服务器上”）。5、退货单管理：客服人员根据筛选过滤将买家要求退货的订单进行关联并生成退货单，当买家基础退货商品后，待仓库验收并确认符合退货标准后，再通知财务退款专员及时给买家退款。6、使用范围：退货。换货1、人员角色：售后客服、售后主管、退回收货专员、财务专员2、业务流程图5、换货单管理：客服人员根据筛选过滤将买家要求换货的原订单进行关联并生成换货单，并对换货过程（买家咨询的换货事项，买家基础换货商品、买家仓库收到换货商品、仓库质检、换货二次发货，买家确认收货）进行跟踪记录。6、使用范围：换货。补偿1、人员角色：售后客服、售后主管、退回收货专员、财务专员2、业务流程图3、订单补偿制度1）基本制度2）特殊情况审批机制：对于买家提出的补偿条件超出网店卖家规定的补偿标准，售后客服需要通过内部的审批流程来征求上级领导的处理建议，以便能妥善解决与买家之间的交易纠纷。4、订单补偿审批流程5、补偿单管理：包括由在线订单生产补偿单，补偿单修改（过程、补偿方式、金额、实物补偿品等记录）、补偿单完成等单据。 快递超区1、人员角色：售后客服、查件专员、换件专员。2、业务流程图：3、业务重点1）超区包裹处理机制：针对不同的快递公司制定不同的超区处理预案。2）快递考核机制：根据超区发生的比例和频率，用结算扣款、取消优先发货权等方式来制约快递公司，以降低其超区收件的发生率。3）快递智能分配：通过淘宝开发的物流接口或快递公司提供的开发查询接口，依照买家收货地址和物流分配原则（首要默认快递公司，次要默认快递公司等）来判断具体订单中应当自动分配给那个快递公司，以减少人为判断的失误。4）超区件管理“对于超区件要通过记录具体的处理方式（退回/转件）、新快递单号、发生地区、使用快递等内容，以便对快递进行考核，并即时修改快递分配区域设置，避免超区的发生。错发货1、人员角色：售后客服、发货专员、退回收件专员、换件专员。2、业务流程图：3、业务重点：1）规范仓库的发货流程：规范的发货流程、仓管制度2）仓库执行发货考核机制：错发货单管理。对于买家提出的错发货事故，售后客服要详细登记，并按照买家的要求进行二次发货或退货处理，根据调查结果对错发货的原因、消极影响（退货、中差评等）、责任人进行记录考核。维权1、人员角色：维权专员、客服经理、退款专员、财务经理。2、业务流程图：3、 业务重点1）迅速相应买家发起的维权：无论处理方式、结果如何，及时响应可以让买家体会到卖家对维权的重视态度，更有利于维权事件后续的妥善解决。2）通过维权发现管理漏洞3）维权单管理：卖家维权专员对每日维权记录进行新增登记与原销售订单进行关联，对买卖双方提出的维权理由和网店的回复、最终解释、处理意见进行跟踪记录，并在维权单完结时将责任部门、责任人、处罚考核结果等信息记录完全。3）维权审批流程4）维权案例知识库5）维权处理方式1）库存不能发货：可以“库存商品有瑕疵”为名要求买家主动关闭交易，可让买家以同样的价格购买其他比较适宜的商品。异常订单跟踪1、人员角色：售后客服、客服主管、客服经理。2、业务流程图：1） 重点关注“交易成功”后15天内的订单，超时订单预警，主要是快递服务。2） 未确认收货的订单提醒日常订单处理流程正常订单处理流程图审单（已付款订单审核）1、 工作内容：依照订单处理原则，首先进行正常订单的处理，然后进行异常订单的审核、保证订单信息、快递分派无误，及时将订单流转到库房环节。2、 负责岗位：订单组3、 处理时间及频率：从客户补单需要合并订单的情况考虑，建议每隔半小时处理一次半小时之前的订单，相应库房的截单时间需要定在下午16：00，以保证当天处理的订单当天发出。4、 当天16：00前付款的订单当天发出，包括正常订单和异常订单5、 当天16：00前付款的订单如不能当天发出，一定要以短信或旺旺留言告知客户，必要时电话通知。订单相关单据打印1、 工作内容：根据订单组处理后的信息进行出库单和物流单的单据打印。2、 负责岗位：打单员3、 处理时间及频率：打印单据在时间和频率上没有明显要求，可以根据订单的多少自行确定打印的单据数量，订单量大的情况下可以每次选中100个订单进行打印，可以根据购买相同商品和同一快递同事进行筛选。4、 出库单和物流单必须同事打印。5、 当天打印的单据必须当天发出。配货1、 工作内容：根据打单员提交的单据进行货品分拣配货。2、 负责岗位：配货员。3、 处理时间及频率：配货员要实时进行配货。4、 参考单据为出库单和物流单两个单据。保证当天所有已打印单据完成配货校验1、 工作内容：对配货员完成出库的配货进行质量、数量、商品信息与订单信息的核对，进行扫码出库。2、 负责岗位：校验员。3、 处理时间及频率：订单量较多时，需实时进行校验出库，反之可根据购买同款商品的订单进行批量出库操作。4、 出库商品信息、数量等与出库单据信息完全匹配。5、 当天所有配货完成的订单完成校验。打包1、 工作内容：对已出库的商品完成打包，完成最后封装以及粘贴物流快递单。2、 负责岗位：打包员。3、 处理时间及频率：必须实时进行打包封装。4、 填充物件合理使用，赠送礼品合理放置；货品、附件确认封装无误。5、 包装紧实严密；6、 物流快递单粘贴无误；7、 当天所有出库的订单完成打包封装完毕。抽单称重1、 工作内容：将封装完毕的包裹进行称重，记录相关数据，抽快递底单留存，如针对购买相同商品、相同数量的包裹可进行批量称重记录。2、 负责岗位：称重员。3、 处理时间及频率：为方便返单记录，可以分批定量进行称重抽单操作，一般以取证书为宜。4、 重量数据记录。5、 发货数量和返单书库匹配无误。6、 当天封装完毕的包裹当天发出。平台发货1、 工作内容：运单号反馈，平台操作发货2、 负责岗位：打单员。3、 处理时间及频率：为保证流程的畅通，避免大批量集中返单，打单员需要随时督促称重员按批按量返单，以随时操作平台发货。4、 发货单号要准确无误。5、 当天运单需要全部完成平台发布。售后订单处理处理流程订单为未发货状态1. 退款事件说明：由于买家个人原因或卖家未及时发货，买家发起退款申请。负责岗位：客服人员、订单组、财务人员处理过程：由客服人员依据买家反馈登记退款单，订单组根据退款单将订单进行取消处理，避免流转到仓库进行发货，同时订单组要对退款订单进行审核，交由财务进行退款处理，售后事件完结。如果买家发起的是部分退款申请，如退运费差价等情况，则订单在操作发货时会自动拒绝买家的退款申请，因此，需要客服在收到买家部分退款申请的信息时建议买家在收到货之后在进行退款申请。如果买家购买两件及两件以上的商品，其中一件申请退款，则需要订单组进行订单拆分，分别进行正常订单审核处理和退款但审核操作。处理用时：24小时内处理完毕。2 . 修改信息事件说明：由于买家个人原因需要修改订单信息，如商品信息（更换商品）、收货信息（收货人、电话、收货地址等）。责任岗位：客服人员、订单组处理过程：客服人员根据买家反馈的信息登记售后事件，订单组依据售后事件信息对订单进行修改，然后进行正常订单的审核处理操作。处理用时：1小时处理完毕。订单为发货状态1 . 退款退货事件说明：由于买家个人原因、卖家原因或第三方因素导致买家发起退款申请，如运费差价款、货品质量问题、快递超区、中途破损等情况导致退货生成的退款或退货。责任岗位：客服人员、订单组、仓库、财务人员处理过程：客服人员需根据买家反馈的信息登记售后事件，创建退款单，由订单组根据历史订单信息对退款单据进行审核确认，交由财务进行退款确认操作。对涉及需要退货的退款售后事件，分为买家收到货和买家未收到货。买家收到货后由于买家原因发起退货申请的退款事件，买家在平台发起退货申请，客服人员根据买家反馈信息等级售后事件，订单组创建平台退款单，同时创建退货单，买家将退货发出，买家问题造成退货、运费自理，提供退货单号，库房收到退货常见退货入库单据，订单组一句库房创建的退货入库单据进行平台退款但和退货单据审核，财务人员负责完成退款确认操作。买家收到或由于卖家原因（如质量问题）发起退货申请的退款事件，买家在平台发起退货申请，客服人员依据买家反馈信息登记售后事件，订单组穿件平台退款单、支付宝打款单，同时创建退货单，买家将退货发出，卖家问题造成的退货，运费由卖家承担，买家退货垫付，提供退货单号，库房收到退货创建退换货入库单据，订单组依据库房创建的退货入库单据进行平台退货单、支付宝打款单、退货单的单据审核，财务人员负责完成平台退款确认和支付宝退款的操作。买家未收到货由于第三方因素导致退货发起退货申请的退款事件，买家在平台发起退货申请，客服人员一句买家反馈信息登记售后事件，订单组与快递公司核实，同时创建退款单和退货单，快递公司将包裹退回，库房收到退货创建退货入库单据，订单组依据库房创建的退货入库单据进行平台退款单和退货单的审核，财务人员负责完成退款确认操作。处理用时：24小时内处理完毕。2. 补发事件说明：买家收到包裹后，由于卖家或其他第三方因素造成货品漏发，需进行补发处理。责任岗位：客服人员、订单组、库房处理过程：买家收到包裹，确认货品漏发，向客服反馈漏发信息，包含商品和数量，客服人员根据买家反馈的信息登记售后事件，订单组依据售后事件信息创建补发单据，并进行审核处理，库房依据补发单据进行实物补发的操作，同时反馈补发单号，客服人员将补发单号以旺旺或短信的形式告知客服，事件终结。处理用时：24小时处理完毕。3 换货事件说明：由于买家个人原因需要修改订单信息，如商品信息（更换商品）、收货信息（收货人、电话、收货地址等）或卖家原因发起换货申请。买家个人原因主要提现在尺码不合、颜色不喜欢等情况，卖家原因主要体现在商品明显的质量问题、宝贝描述错误（如尺码描述偏大或偏小等情况）。责任岗位：客服人员、订单组、财务人员、库房处理过程：买家收到包裹，由于个人喜好问题发起换货申请，客服人员根据买家反馈的信息登记售后事件，买家发回并告知客服退货单号，因买家个人喜好问题发起的换货申请，换货产生的快递费用由买家承担，买家补拍补款链接，订单组创建退货单、补发单，同时延长原始订单的收货时间，库房收到退货后创建退货入库单据，订单组对补发单据进行审核处理，库房依据补发单据进行实物补发的操作，同时反馈补发单号，客服人员将补发单号以旺旺或短信的形式告知客服，事件终结。买家收到包裹，由于卖家原因引起的换货申请，客服人员与买家沟通获取照片等证据说明信息，并根据买家反馈的信息登记售后事件，买家发回并告知客服退货单号，因卖家问题发起的换货申请，换货产生的快递费用由卖家承担，买家退回运费垫付，可在原订单申请部分退款，订单组创建退货单、补发单、退款单，同时延长原始订单的收货时间，库房收到退货后创建退货入库单据，订单组对补发单据进行审核处理，库房依据补发单据进行实物补发的操作，同时反馈补发单号，客服人员将补发单号以旺旺或短信的形式告知客服，订单组对退款单进行审核处理，财务人员进行退款确认操作，事件终结。处理用时：24小时处理完毕。修改信息事件说明：由于买家个人原因需要修改订单信息，如商品信息（更换商品）、收货信息（收货人、电话、收货地址等）。责任岗位：客服人员、订单组处理过程：买家因个人原因需要修改收货地址，客服人员根据买家反馈的信息登记售后事件，订单组依据售后事件与快递公司沟通确认，快递公司内部进行修改信息的操作，客服人员将处理结果告知买家，事件终结。处理用时：1小时处理完毕。4.5 服务过程中的注意事项1.直接拒绝客户或跟客户发生争吵2.回复过于简单表面，不够耐心3.不正面回答客户问题，回复不靠谱4.订单未确认，交流过程中关闭聊天窗口5.不按服务流程服务客户根据订单的各状态阶段进行处理，详见订单处理流程部分1、人员角色：售前客服、审单专员、查件专员2、业务流程图订单修改流程3、 根据订单的各状态阶段进行处理，详见订单处理流程部分4、 4、案例1）案例1买家在拍下订单后，咨询货物发出日期，在得知要第2日才能发货，并且达到其收货地区时间可能是在3日以后，那时买家将休假在家，并不在工作单位，所以要求买家修改订单中的收件地址，以确保包裹能正常收取。客服在查看订单状态后发现此订单还未审核，因此，直接在系统中修改订单的收货地址，并备注原因。审单专员在审核订单时按照修改后的收件地址进行审核，仓库也因此可以完全按照最新地址进行打单发货。