绿城地产-财务档案管理工作规程.doc

浙江绿城房地产开发有限责任公司

财务档案管理工作规程

文件编号：GT/FC●08●01

修改状态：A/0

管理状态：

分发号：

编制： 许洁 日期：2000年12月23日

审核： 李明 日期：2001年01月16日

审批： 寿柏年 日期：2001年01月19日

发布日期：2001年01月21日 实施日期：2001年02月01日

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1.目的
确保财务档案资料的完整、准确、安全、存取便利和有效利用。
2.适用范围
适用于财务档案管理全过程；
3.职责
3.1财务管理部、计划资金部为财务档案资料的归口管理部门；
3.2财务管理部会计、计划资金部指定人员负责财务档案的收集、整理、装订、保管和提供工作；
4.工作程序
4.1附《财务档案管理工作流程》图。
4.2财务档案种类
4.2.1来自财务部内部的财务资料，包括记帐凭证、帐簿和财务报表及财务分析、内部审计、固定资产、各种合同资料、财务制度及其他财务资料；
4.2.2来自财务管理部、计划资金部外的资料，包括公司内部各有关部门和全资、控股参股公司及银行、政府部门等文件合同资料等；
4.3档案收集时间
4.3.1来自财务管理部、计划资金部内部的财务资料由财务管理部会计、计划资金部指定人员随时收集；
4.3.2来自财务管理部、计划资金部外的资料由财务管理部会计、计划资金部指定人员负责及时收集；
4.3.3除会计、指定人员收集以外的其他资料由资料经手人负责随时收集；
4.3.4收集要求
a.文件资料要字迹清楚、图面整洁，不得用易褪色的书写材料书写、绘制；
b.文件材料完整、准确且具保存价值；
4.4档案整理
4.4.1档案整理原则
a. 财务管理部会计或计划资金部指定人员根据实际情况，按照自然形成、保持

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历史联系的原则和立卷要求特征及文件内容及时进行装订立卷；
b.在一个卷内要按文件材料形成的时间，系统地排列；
c.拟定案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分
为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种；
d.按归档要求进行装订、编号、每本内填写《卷内目录》和《卷内备考表》；
4.4.2档案装订的形式
a.凭证封面：会计将记帐凭证按档案整理原则及时装订；
b.会计档案案卷封面：用于会计帐簿的装订
c.文件封面：用于财务报表、财务分析、内部审计、固定资产、财务制度、其他财务资料或来自财务管理部、计划资金部外的资料；
4.4.3档案装订的程序
a.记帐凭证装订后及时装入文件盒；
b.财务资料和财务管理部、计划资金部外资料平时及时整理装订，年末或年初整理入文件盒；
4.5卷皮的填写
4.5.1凭证封面的填写：
a.单位名称：公司全称
b.凭证名称或凭证种类：记帐凭证或转帐凭证、银付、现付；
c.所属时间及起止日期：填写本记帐凭证内第一张凭证的日期和最后一张凭证的日期；
d.凭证张数：填写本记帐凭证内凭证张数；
e.本期凭证册数或装订册次：填写本记帐凭证本月总册数的第几本凭证；
f.备注/附件：注明附件的种类，以及张数；
g.装订人或经手人、会计主管：相关人员签字或盖章；
h.卷骨项目：填写年、月、凭证号、凭证属本月册数、及本月凭证总册数；
4.5.2会计档案案卷封面
a. 装订人在封面空白内注明公司全称及帐簿名称、册数；

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b.装订人在起止年月中注明帐簿的起止时间；填制本卷内帐页的张数、根据文件保管规定的期限填制保管期限；
4.5.3文件档案案卷封面
a. 装订人在封面空白内注明公司全称、财务资料的种类；
b.装订人在起止年月中注明帐簿的时间；填制本卷内帐页的张数、根据文件保管规定的期限填制保管期限；
4.5.4档案盒案卷封面：
a.案卷题名：记帐凭证、帐簿、财务报表、财务分析资料、内部审计、固定资产资料、各种合同资料、财务制度、公司文件或其他资料
b.编制单位：公司全称；
c.编制日期或时间：装入盒内年月日；
d.保管期限：永久、长期、短期
e.密级：秘密、机密
4.5.5卷内备考表
a.本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间；
b.立卷人：由责任立卷者签名；
c.检查人：由案卷质量审核者,由财务管理部、计划资金部负责人或其授权人签名；
d.立卷时间：填写完成的立卷日期。
4.6密级档案：档案密级分为秘密、机密。
4.6.1机密级：记帐凭证、帐簿、财务报表、财务分析资料、内部审计、固定资产资料、财务制度、各种合同资料
4.6.2秘密级：公司文件或其他资料
4.7借离
4.7.1财务资料一般不办理借离；特殊情况均需填制《借离档案审批单》，经财务管理部、计划资金部负责人、分管领导批准；

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4.8保管
4.8.1保管条件：存放于通风较好且不靠门或窗的柜子内；
4.8.2保管要求：重要的密级档案需存放在保险箱内，其他档案存放在带锁的文件柜中即可；
4.9保管期限
4.9.1永久保存：年度财务报告、会计档案保管清册、会计档案毁损清册
4.9.2长期保存：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、总帐、明细帐、日记帐、辅助帐、会计移交清册
4.9.3短期保存：银行存款余额调节表、银行对帐单、月季度财务报告
4.10销毁
保存期届满，以及没有必要继续保存的文件资料，由资料管理者分别填制《作废（失效） 档案登记表》和《 档案销毁审批单》，经财务管理部、计划资金部负责人及总经理或以上领导批准后销毁；已失效（作废）但暂不销毁的，须加盖“作废”章；
5.相关及支持性文件
6.质量记录
6.1卷内目录
6.2卷内备考表
6.3借离档案审批单
6.4作废（失效） 档案登记表
6.5 档案销毁审批单

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财务档案管理工作流程

收集档案资料

整理档案资料

卷内目录
装订档案资料

卷内备考表

财务管理部会计、经办人；计划资金部指定人员

借离档案审批单

作废（失效）档案登记表
档案资料使用

保管档案资料

填制档案审批单

财务管理部、计划资金部负责人
部门负责人审批

总经理或其授权人
公司领导意见

财务管理部会计、经办人；计划资金部指定人员
销毁档案资料