档案资产观视域下商业性文件...分析——兼与王茂跃先生商榷_尹良鑫.pdf
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1、 理 论 探 讨38档案管理2/2023总第261期1 引言王茂跃先生在档案管理杂志2022年第6期发表了关于商业性文件中心的几个问题(以下简称王文)一文,认为“在文件中心特指政府文件中心的情况下,将商业性文件中心表述为文件中心的一种类型是不严谨的;商业性文件中心不具有过渡性,商业性文件中心的基本性质是商业性;文件生命周期理论是文件中心建立的理论依据,并不是商业性文件中心建立的理论依据,商业性文件中心的建立没有理论依据”。1可以看出,王文对商业性文件中心的角色定位、基本性质、理论依据等事关“我是谁”“我从哪里来”这两个本体性问题展开了极具思辨性的分析,并提出了自己富于创新性和启发性的应答。但是
2、仔细审视王文可发现,其在分析依据、研究结论等方面均存在偏颇之处,值得商榷。商业性文件中心既是“文件信息领域提供专业性、社会化服务的机构,也是一种经营成功的企业”,2作为一种企业,其不仅要尽一切可能创造经济价值以在市场经济中谋求发展,还要遵循市场化机制展开运营。从业务层面看,商业性文件中心的管理对象以半现行文件和部分现行文件为主,而国内外对半现行文件的处置则主要实施的是档案化管理模式。“档案资产理论是档案管理实践参与到市场经济发展过程的产物,也是档案多元价值和档案学科多元研究视角的重要体现。”3同时,“国外档案资产研究以文件资产、电子文件资产的提法为主”。4因此,从档案资产观的理论基础、适用范围
3、、科学张力等方面看,其在商业性文件中心的研究中可发挥重要的指导作用。同时,以档案资产观为理论依据对商业性文件中心的角色定位、基本性质、理论依据等关键性问题展开分析,一方面有助于发现已有认知中的不当之处和原因所在,另一方面也有助于以新的视角展开审视进而得出新的结论。档案资产观视域下商业性文件中心几个关键问题分析兼与王茂跃先生商榷尹良鑫摘 要:本文以档案资产观为视角,以其对档案资产价值形态、档案资产权利保障、档案资产运营机制等认识为依据,对关于商业性文件中心的几个问题一文涉及的商业性文件中心之角色定位、基本性质、理论依据等关键性问题展开了商榷性分析,认为商业性文件中心属于文件中心的一类,其基本性质
4、为过渡性,文件生命周期理论在其建立和发展中是适用的,但不宜将之视为理论基础。关键词:档案资产观;商业性文件中心;文件生命周期理论Abstract:From the perspective of archival assets,based on the understanding of its value form,the rights protection and the operation mechanism,this paper discusses and analyzes the key issues of the role,basic nature,and theoretical ba
5、sis of commercial records center covered in the article Several Questions about the Commercial Records Center,and concludes that commercial records center belongs to a category of records center,and its basic nature is intermediary.Besides,the author proposes that the theory of records life cycle is
6、 applicable in its establishment and development,but it is not appropriate to consider it as a theoretical basis.Keywords:Archival assets view;Commercial records center;Theory of records life cycle2 基于档案资产价值形态的商业性文件中心角色定位分析依据价值形态的不同,档案资产可分为国有资产和非国有资产。其中,国有档案资产的运营既要追求经济效益,也要追求社会公平,不能为了经济效益而偏离公共服务的主要方
7、向;非国有档案资产的运营不以损害公共利益为前提,以保护公众私有财产为目的。5可以看出,不同价值形态的档案资产在运营过程中侧重点虽有不同,但社会效益和经济效益缺一不可,且国有档案资产和非国有档案资产本质上都属于档案资产。因此,从这一层面来讲,无论是政府文件中心还是商业性文件中心其主要管理对象本质上是一样的,即均为文件/档案资产。不同之处在于,政府文件中心以管理国有文件/档案资产为主,其运营以追求社会效益为主、经济效益为辅;商业性文件中心以管理非国有文件/档案资产为主,其运营以追求经济效益为主、社会效益为辅。从内涵层面讲,国际档案理事会的术语词典对文件中心所下定义之权威性和认同度相对较高,其认为“
8、文件中心是为半现行文件最终处置之前进行廉价储存、保管和利用的一种机构”,6不难发现,该定义中的关键要素之一“半现行文件”是就文件的生命周期而言,依据档案资产观的分类,其既包含国有文件/档案资产也包括非国有文件/档案资产。国际文件管理者和指导者协会的术语手册对商业性文件中心所下定义比较权威,其认为商业性文件中心是“保存其他组织的文件并以营利为目的提供有偿服务的文件中心”,7该定义中的关键要素之一“保存其他组织的文件”从档案资产观的角度看则明确了价值形态,即其管理对象主要为非国有文件/档案资产。因此,王文也认为:“从字面上看,商业性文件中心是文件中心的一种类型。这应当是没有疑义的。”8从实践层面讲
9、,美国的文件中心“大致可分为三类政府系统的文件中心、机构团体的文件中心、商业性文件中心”9;“目前,发展水平较高的美国、加拿大等国大致有DOI:10.15950/ki.1005-9458.2023.02.003档案管理投稿信箱: 理 论 探 讨39档案管理2/2023总第261期三类文件中心:联邦文件中心、非联邦文件中心和商业性文件中心。”10可以看出,上述两种对文件中心实存形态的划分符合档案资产观以价值形态为标准的分类模式,其中,政府系统的文件中心与联邦文件中心、机构团体的文件中心与非联邦文件中心本质上是一样的。“目前商业性文件中心的服务对象仍以私人企业、组织和个人为主”,11虽然越来越多的
10、政府机构成了其新客户,但不会改变其根本属性。当前,政府系统的文件中心、机构团体的文件中心、商业性文件中心等三种类型的文件中心在我国均已存在并获得了较大发展,即便是如王文所言“我们界定的文件中心概念实际上是政府文件中心”,12这也是学术研究层面的问题,是可以通过理论调适予以解决的,而王文实际上已经给出了解决方案,即“要确认商业性文件中心是文件中心的一种类型,那就必须对文件中心(records center)重新予以定义,再将文件中心明确为政府文件中心。只有这样,我们才能够说商业性文件中心是文件中心的一种类型”。13从上述分析可以看出,王文的主要论据“之所以出现商业性文件中心不是文件中心的一种类型
11、的问题,原因在于我们界定的文件中心概念实际上是政府文件中心”,14将理论概念与实存形态混为一谈,未严格区分名与实的问题,导致其论证和结论显得较为牵强。笔者认为,将商业性文件中心表述为文件中心的一种类型是相对严谨的。3 基于档案资产权利保障的商业性文件中心基本性质分析“资产不过是一种资源与权利的综合体,正是因为权利之力才使得权利客体中所包含的各种利益能够为主体所拥有和控制。”15档案资产权利保障的客体包括以法定权利为前提的档案所有权、以应有权利为前提的档案利用权、基于正当利益确认的档案信息开发权、基于损害禁止的档案安全权。16从这一层面来讲,政府文件中心和商业性文件中心本质上是一样的,即其业务工
12、作均是对不同主体档案资产权利的保障。具体而言,运营主体所拥有的档案资产权利主要为档案利用权和档案信息开发权,服务对象所拥有的档案资产权利主要为档案所有权和档案安全权。而且,二者的业务内容也具有高度的相似性,即均包括文件管理服务、数字文件管理服务、数据保护和备份服务、文件信息销毁服务、其他服务等。因此,从本质上来讲,政府文件中心和商业性文件中心均是文件管理和服务机构,这是决定其基本性质的关键要素。二者的最大区别在于,政府文件中心的运营主体以追求社会效益为主,而商业性文件中心的运营主体则以追求经济效益为主,其根源在于二者之主要管理对象的价值形态不同,而无论是国有文件/档案资产还是非国有文件/档案资
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