企业(公司)办公用品管理制度(通用).docx
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1、企业(公司)办公用品管理制度(通用)目录第一条办公用品领用管理规定3第二条办公用品领用管理注意事项3第三条办公用品申领使用管理方式4第四条办公用品分类及领用5第五条办公用品计划与采购7第七条办公用品台账管理8第八条办公用品的维修及报废9附件一、办公用品领用登记表12附件二、办公用品领用汇总表13附件三、办公用品采购申请表15附件四、文件发放登记表16附件五、办公用品领用申请表17为更好的控制办公消耗成本,规范保宁护栏公司办公用品的发放、领用和管理工作,倡导节俭高效的风格,特制定本规定。第一条办公用品领用管理规定办公用品作为企业的必须开支,在公司的运营费用中占用一定的比例。加强和规范对办公用品的
2、采购、发放、领用、回收等环节的管理规定,可以达到使公司压缩开支,树立形象,强化管理的目的。办公用品虽小,但积少成多,因此办公用品的发放必须有严格的制度规定保障,一般情况下办公用品的领用可按照以下流程进行。第二条办公用品领用管理注意事项办公用品的领用、更换要依照办公用品使用期限一览表,办公用品更换按要求处理,特殊情况要有书面报告。根据工作需要情况,确定各岗位办公用品配备规格一览表,作为办公用品发放的依据。员工离开本单位,应退回领用的办公用品。第三条办公用品申领使用管理方式行政部门不但要负责办公用品的收发,还要负责申请、采购,如此琐碎、繁杂,要做好就得要理清各环节之运作,并作好计划、预算工作。并且
3、,此类工作的管理还要视企业规模大小而制定不同的管理方法。对于小型企业来说:行政人员应将一些使用频率较高,如圆珠笔、纸巾等,稍作一些保存,占的地方不大,用一个柜子就可以。文具领用可采用以旧换新的方式,不过更改前,各部门(单位)还得填写申领单,经公司主管签字后,加以统计,叫供应商送来后,便可发放。对于可缴交的用品,如钉书机、打孔机等用品,人员离职后可收回,发给下一任同事使用。对于大中型企业则不同,因为人多、部门多,上述作法应付不了需求,还会遭到不少同事埋怨,可行的方法是:行政部根据各部门的工作需要,为公司各部门做好办公用品领用预算,可以根据往年的用量及费用,作出年度计划及预算,这种预算作业通常在年
4、终进行。员工领用办公用品需经过部门经理及行政经理的核实审批,到行政部填写办公用品领用情况登记表。设立办公用品保管室,依公司大小,用品多少设保管员1名或2名,保管员既要做好收发工作,还要根据业务需要做好账本登记,定期对文具进行盘点。行政部可以安排公司的前台人员或保洁员担当办公用品的保管员。采购人员应选择好供应商,并控制好价格及品质。行政人员应拟订好办公用品收发一览表,使办公用品在收发过程中有条有序。第四条办公用品分类及领用一、耐用办公用品1、范畴:计算器、订书机、文件栏、文件夹、笔筒、打孔机、剪刀、剪纸刀、直尺、卷尺、起钉器等;2、耐用办公用品已于员工入职时按标准发放,原则上不再增补,若破损、残
5、旧需更换的必须以旧换新。人为损坏或者遗失不再补领,员工离职时须照折旧价赔偿。二、低值易耗办公用品的领用:1、易耗办公用品分为两部分:部门所需用品和个人所需用品。2、部门所需用品包括:传真纸、复(写)印纸、打印纸、档案袋、墨盒、碳粉、硒鼓、光盘、墨水、白板笔等;3、个人所需用品包括:签字笔(芯)、圆珠笔(芯)、铅笔、笔记本、双面胶、透明胶、胶水、钉书针、回形针、图钉、橡皮擦、涂改液、电池、便签纸等4、个人所需易耗办公用品用量标准原则上为每人一件,具体可依据每月平均用量以及岗位特点进行合理调整。三、公共办公用品(设施):1、范畴:复印件、打印机、传真机、电话机、扫描仪、照相机、塑膜机、办公桌、椅子
6、、茶几等;2、公共办公用品(设施)以部门为领用单位,由部门分管副总签发实施采购和领用。四、物品领用发放时间:原则上,不予全部发放所申报的办公用品,提倡随用、随发;五、领用方法:1、由各部门指定人员统一领用办公用品,并签收俚宁护栏办公用品领用登记表;若部门领用超出需求计划,须经部门主管批准后方可发放。2、部分办公用品(如油性笔、水彩笔、签字笔、白板笔、圆珠笔芯、圆珠笔、涂改液、尺子、订书机、电话机、各种电脑墨盒)实行以旧换新原则。3、易耗品可依据历史记录(如以过去半年耗用平均数),经验法则(估计消耗时间)设定领用管理基准(如圆珠笔/笔芯每月每人发放一支),并可随部门或人员的工作状况调整发放时间和
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