公文写作与处理(新).ppt
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1、第一章公文第一章公文企业领导心目中的秘书是什么人企业领导心目中的秘书是什么人?是领导的参谋和助手。是“笔杆子”。是办事员。是企业的公关接待员。是领导的勤务员是信息员、文书档案处理人员是“酒保”或“花瓶”是企业的经营管理者既是领导的参谋和助手,又是得力的办事员、服务员秘书人员心目中的理想角色秘书人员心目中的理想角色领导的亲信领导的服务员或职员打字员或联络员领导决策的智囊、事务工作的得力助手文书档案工作者公关人员领导心目中的秘书职责领导心目中的秘书职责撰写各种文字材料处理商务文件搜集信息,备领导咨询,协助领导作出正确的经营决策管理档案、资料组织会议、做好会务工作为领导安排约见做好接待工作、组织礼仪
2、活动。为领导编制工作日程表,安排商务旅行管好办公室财产一般性外事接待工作开展公关宣传协调组织与组织之间,组织内上下级之间、部门之间的关系做好后勤工作帮助领导办理一些私人事务,照顾领导的生活自动化办公搞好办公室美化与卫生工作必要时协助领导指定的某人做好某项工作充当领导的保卫人员,为领导驾车为领导办理一般性金融、保险业务领导不在时,能代替领导做好生产经营管理工作。工作职能工作职能第一节公文概述第一节公文概述一、什么是公文一、什么是公文公文,即公务文书,是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料,是办理公务的重要工具。第二节第二节 公文的特点与作用公文
3、的特点与作用公文有法定的作者,公文有法定的权威,公文有特定的效用,公文有规范的体式,公文有规定的处理程序,公文的作用公文的作用领导与指导作用传递信息作用。公务联系作用。凭据记载作用。第三节第三节 公文的分类与名称公文的分类与名称一、公文的分类一、公文的分类(一)从公文的来源划分1对外文件。2收来文件。3内部文件。(二)从公文的行文关系上来划分1上行文。是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文,是自下而上的行文。2平行文。是指同级机关或者不相隶属的,没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。3下行文。是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。(三)从公文的秘
4、密程度和阅读范围来划分1秘密文件。2普通文件。3公布文件。(四)(四)从公文制发机关的性质和从公文制发机关的性质和作用来划分作用来划分1法规文件。是指由中央和地方各级权力机关、行政机关所制发的法律、法令和行政法规与规章文件。2行政文件。主要是指国家机关在日常公务活动中所形成和使用的文件。3党的文件。是指由中国共产党的机关、组织形成和使用的文件,反映党的领导、党的工作和党的建设等活动。(五)(五)从公文内容的性质和特点从公文内容的性质和特点来划分来划分1指挥性公文。是指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导工作的公文。2规范性公文。是指由机关、组织、社会团体制定的要求其成员在活动,工作
5、等方面严格遵守的行为规范,是一种兼有政策性和法规性的公文3报请性公文。是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性、请求性公文。4知照性公文。是指机关单位发布的需要周知或遵守、以及各机关单位之间联系工作,通报情况所使用的公文。5记录性公文。是指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文。二、公文的名称二、公文的名称2000年8月24日,国务院办公厅经修订后重新发布了国家行政机关公文处理办法,将公文文种调整为13种:命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。中共中央办公厅于1996年5月3日发布了中国共产党机关公文处理条例规定了党的
6、各级领导机关正式文件的常用种类为14种:决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。第二章公文写作第二章公文写作 第一节公文写作概述一、公文写作是代机关立言一、公文写作是代机关立言(一)由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文。二)由多人共同讨论、构思和准备材料,最后由一人执笔起草。(三)由起草小组共同酝酿,多人分工执笔,一人统稿贯穿全文。二、发挥公文效用,把好质量关二、发挥公文效用,把好质量关在思想内容方面,应该政策性强、针对性强、科学性强。在文字表达方面,应该结构严谨、语言精当、行文规范。三、机关领导要亲自动手撰写重三、机关领导要亲自动手撰写重要
7、公文要公文公文是代机关立言,代表了机关的政策水平、业务水平乃至整个领导水平。对于这样一项重要工作,必须加强领导,必要时领导人要亲自动手。第二节第二节 公文写作的特公文写作的特点和要求点和要求一、公文写作的特点一、公文写作的特点被动写作,遵命性强。对象明确,针对性强。集思广益,群体性强。决策之作,政策性强。急迫之作,时限性强。讲究格式,规范性强。二、公文写作的基本要求二、公文写作的基本要求要保证公文内容在政治上的正确性;要实事求是,在业务上符合客观规律。在文字表述上准确、鲜明、生动,符合语法与逻辑;公文起草要符合统一规定的体式与程序;要注意选用书写的载体材料与字迹材料。第三节第三节 公文写作步骤
8、公文写作步骤与方法与方法一、明确发文主旨。一、明确发文主旨。(一)公文的中心内容是什么?(二)根据公文内容,准备采用何种公文名称。(三)要明确公文发送范围和阅读对象。二、收集有关材料。二、收集有关材料。(一)收集、阅读和研究有关部门的文件材料。(二)深入下去,收集有关的实际材料。三、拟出写作提纲三、拟出写作提纲四、认真起草正文四、认真起草正文(一)把握公文主题,选好用好材料。(二)观点正确,情况确实。内容涉及的有关部门要经过会商,取得一致意见。文字表述要简练,交代问题要清楚。五、反复检查修改。五、反复检查修改。(一)关于主题的修改。(二)关于观点的修改。关于材料的修改。关于结构的修改。关于语言
9、的修改。第四节第四节 公文写作公文写作人员的修养人员的修养一、公文写作人员加强修养的重一、公文写作人员加强修养的重要性要性公文写作是各级机关工作的重要组成部分,是一项政治性和政策性都很强的工作。公文协作的好坏,不仅直接关系到公文效用的发挥,也是领导机关领导思想和领导艺术的直接反映。二、公文写作人员应具有的修养二、公文写作人员应具有的修养政治素质好,要求公文写作人员必须具备较好的政治品质。(二)有一定的政治理论水平。熟悉业务和机关工作情况有较宽的知识面。有较好的文字功底。三、公文写作人员加强修养的途三、公文写作人员加强修养的途径径完善自我,勇于创新。博览群书,增长知识。深入实践,勤学苦练。第三章
10、第三章 公文的体式、公文的体式、稿本与行文规范稿本与行文规范第一节第一节 公文的体式公文的体式一、公文体式概述一、公文体式概述公文的体式是指公文的文体、构成要素及其在格式上的安排。二、公文的文体(一)公文的表达方式语体文(二)公文的语言特点准确、简洁、庄重、平实、典雅、生动“各级党员、干部应带头实行火化”“全体党员、各级干部要认真执行殡葬改革制度”公文格式示例图公文格式示例图第二节第二节 公文的构成要素与书面格公文的构成要素与书面格式式一、公文的构成要素办法第十条规定:“公文一般由秘密等级和保密期紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附
11、件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”(一)份号份号是公文印制份数的顺序号,行政公文要求“绝密”、“机密”公文应当标明份号,党的机关公文要求凡秘密公文都要标明份号。(二)秘密等级秘密公文的秘密等级共有三级:“绝密”、“机密”、“秘密”。(三)紧急程度紧急程度分为两级,行政公文分别叫做“特急”、“急件”,党的公文分别叫做“特急”、“加急”。紧急电报的分级一般公文有所不同,行政公文要求以三级标示:“特急”、“加急”、“平急”;党的公文要求以四级标示:“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。(四)发文机关标识文头,红头文件(五)发文字号发文字号有固定的模式:由发文机关代字、年份(发文
12、年度)、序号(发文顺序号)三部分组成。机关代字是发文机关名称的极度简缩,但还能识别出是哪一个机关。如“国发”是国务院的机关代字;“国办发”是国务院办公厅的机关代字;陕西省人民政府的机关代字是“陕政字”。年份就是发文当年的年度,用阿拉伯数字写全,不得缩写。年份加六角括号,例如:2000。不得用圆括号或别的括号。序号是机关发文的流水号,当年所发的第一份公文是1号,以后依次顺排即可。除命令(令)外,其它公文的序号前不加“第”字,数字前面也不加“0”。(六)签发人办法规定:“上行文应当注明签发人,会签人姓名。”(七)公文标题公文标题位于间隔横线下方,居中排列,字号大于正文。公文标题由发文机关名称、公文
13、主要内容、文种组成。例如,国务院办公厅关于调整中国人民银行货币政策委员会组成人员的通知,这一标题中,“国务院办公厅”是发文机关名称,“关于调整中国人民银行货币政策委员会组成人员”是主要内容,“通知”是文种。商丘市烟草专卖局建家属楼向省局行文要钱,请拟写公文标题钱不够了,再要。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。(八)主送机关主送机关就是受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称,位于公文标题下方,正文上方,顶格排印。(九)正文(十)附件公文如有附件,应当在正文之后,机关署名或成文时间之前,注明附件顺序和名称。附件应当置于主件之后,与主件装订在一
14、起。无附件的公文,省略此项。(十一)发文机关署名(十二)成文时间:拟稿日期、打印日期、签发日期、印毕日期、通过日期、批准日期、发布日期、执行日期、会签日期、发出日期等。(十三)印章(十四)印发传达范围(十五)主题词涵义由大到小、先类别后类属、先内容后形式,动词不得单独使用。国务院关于加强农村水土保持工作的通知主题词:农业水土保持通知(十六)抄送机关(十七)印制版记四种特定格式四种特定格式命令(令)格式会议纪要格式议案格式信函式格式命令命令(令令)格式格式、发文机关标识由发文机关名称加命令或(令)组成、单独编令号,一般以领导人任期为界、可以领导人签名章代替发文机关印章、主送机关和抄送机关统称分送
15、机关,标识在版记中的主题词之下会议纪要格式会议纪要格式、会议纪要标识由“会议纪要”组成,其中“”既可以是发文机关名称,也可以是会议名称、不加盖印章、一般不标主送机关,而是在版记中标分送机关议案格式议案格式、职能部门提出的议案和公文格式一致、人民代表提出的议案有专门的议案格式:标题、案由、提议案者、理由、议案审查委员会审查意见、大会主席团审查意见六项组成信函式格式信函式格式、发文机关标识由发文机关全称构成,而不加“文件”二字、版式不同,发文字号标在武文线之下,公文标题之上居右标写、不标文件格式眉首要素、不标版记部分,但要标主题词什么叫什么叫“以函的形式行文以函的形式行文”?命令的格式只适用命令,
16、会议纪要的格式只适用于会议纪要,议案的格式只适用于议案。而“以函的形式行文”,则不仅仅是适用于函这一文种,可选择使用与行文方向一致与公文内容相符的文种。四川省人民政府关于四川统计学校并入成都信息工程学院的批复(川府函号)郑州市人民政府办公室关于河南省机械学校整体迁入惠济区的批复(郑办函号某机关向水政管理部门致“函”申请办理取水许可证,水政管理部门以信函式格式制发关于办理取水许可证的通知予以审批和答复第三节第三节 公文的稿本公文的稿本一、公文的文稿一、公文的文稿(一)草稿。(二)定稿。是指草稿经过修改、审阅,并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定性文稿。只有履行了法定生效程序的定稿才能
17、形成正式文件。因此,定稿是机关制发文件的唯一可靠的标准稿本。二、公文的文本二、公文的文本(一)正本。根据已经签发的定稿制发的正式文件,称为“正本”。(二)副本。凡是根据公文正本复制、誊抄的其它稿本称为“副本”,又称“抄本”。(三)存本。是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。(四)修订本。(五)试行本、暂行本。(六)各种文字文本。第四节第四节 公文的行文关系公文的行文关系公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。具体来说,行为关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。一、确定行文关系的基本原则二、机关之间行文关系的划
18、分(一)同一系统的机关,既有上级领导机关,又有下级被领导机关,上下级机关之间,构成领导与被领导的关系。(二)上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系。(三)非同一系统的机关之间,无论级别高低,既无领导与被领导关系,又无上下级业务部门的指导关系,他们仅仅是一般性关系,又称不相隶属关系。(四)同一系统的同级机关之间的关系,属于平行关系。第五节第五节 公文的行文方向与方式公文的行文方向与方式一、下行文一、下行文下行文是指上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。根据发文的不同目的和要求,下行文可分为以下三种行文方式:(一)逐级下行文。就是指采取逐级下达或者只对直属下
19、级机关下达的一种行文方式。(二)多级下行文。就是指党政领导机关根据工作需要,同时下达几级机关的一种行文方式。(三)直达基层组织或群众的下行文。是指党政领导机关直接发到最基层的党政组织或者直接传达到人民群众的一种行文方式。二、上行文二、上行文是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。它可分为以下三种行文方式:(一)逐级上行文。就是指下级机关直接向所属上级领导机关的一种行文方式。这是上行文中最基本、最常用的一种方式。二)多级上行文。是指下级机关同时向自己的直属上级机关和更高级的上级机关的一种行文方式。(三)越级上行文。是指在非常必要的时候,下级机关可以越过自己的直接上级机关
20、,向更高一级的领导机关直至中央的一种行文方式。三、平行文三、平行文是指同级机关,或者不相隶属的,没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。下列机关行文属何种行文?下列机关行文属何种行文?省政府省教育厅市政府省教育厅文化路一小省卫生防疫站财经学院冶金学校金星啤酒厂小李庄金水区技监局市技监局第六节第六节 公文的行文规则公文的行文规则一,注意隶属关系,尊重机关职一,注意隶属关系,尊重机关职权。权。以隶属关系为行文原则。机关和机关内部各部门必须正确掌握发文权限:凡属事关全局的重要的方针政策性的问题,要以机关的名义行文;凡属各个业务部门职权范围内的日常业务性工作,要以各职能部门的名义发文凡不相
21、隶属的机关、部门之间,均不应以领导指导和被领导指导的身份行文。同一系统的上下级业务部门之间,仅有业务指导关系。下级机关的重大问题,应向上级领导机关行文,属于日常业务问题,上下级业务部门之间可直接行文。上级业务主管部门除授权和有关规定外,不得直接对下级领导机关行文。二、大力精简文件,严格控制发二、大力精简文件,严格控制发文数量和范围文数量和范围杜绝一文多发、层层转发、为发文而发文的陋习三、在一般情况下,党政机关不三、在一般情况下,党政机关不得越级行文。得越级行文。特殊情况有:战争、严重自然灾害多次请示上级而没有答复直接上下级之间有争议时检举直接上级机关上级交办可越级上报的无论向上或向下均须抄送所
22、越过的机关四、牵涉到几个部门的问题,部门之间要先协商一致或经上级裁决,然后向下行文。五、行文必须正确确定主送机关和抄送机关六、主送机关与公文名称要相互呼应七、一般来说,同级机关或部门可以联合行文八、关于八、关于“请示请示”行文的问题行文的问题一文一事只送一个主送机关,不可多头主送不得在报告中夹带请示事项九、关于各级党政机关办公厅九、关于各级党政机关办公厅(室)行文的问题(室)行文的问题各级党政机关的办公厅(办公室)可在自己的职权范围内或授权范围内向下级行文。但在文字表达上应有所区别即授权文件应写明授权背景。十、在报刊上发布的法规公文,十、在报刊上发布的法规公文,应视为正式公文。应视为正式公文。
23、几个问题几个问题开封县民政局给乡镇政府发出通知,要求在本年底前完成对低保优抚对象的生活现状摸底工作。问:这样发通知可否?应该怎样发?可发给相对应的各乡镇政府的民政所(并且是“以函的形式”)省财政厅预算处可否向地、市财政局正式行文?可由财政厅或财政厅办公室的名义行文若确需以预算处的名义行文。则应向各地、市的预算科直接行文(且应以函的形式)第四章第四章常用公文写作常用公文写作第一节第一节 通知通知一、通知概述一、通知概述办法规定:“通知适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和有关单位周知或者执行的事项,任免人员。”二、通知的写作二、通知的写作(一)标题标题
24、多采用“发文单位加事由加文种”或“事由加文种”两种形式。批转性、转发性通知,标题中应标明“批转”、“转发”字样,并要列出原发文单位和原文件名称。(一)不同类型通知的正文有不同写法:1发布性通知的正文比较简单,只要写明发布什么规章,请贯彻执行就行了。2批转性、转发性通知,简单的只要写明批转、转发什么文件,请贯彻执行就行了。3指示性通知写法相对比较复杂。应把工作来由、工作内容、工作要求三方面讲清楚。4任免性通知写法不复杂,一般只要写明什么权力机构任命或免去什么人担任什么职务就行了。5事务性通知写法也简单,只要把需要周知或执行的事情写清楚就行了。金水区卫生局为迎接全市卫生大检查,决定召开一次由全区各
25、食品加工,生产,销售单位负责人参加的食品卫生工作会议,布置相关工作.并要求各乡镇街道办事处派员到会.第二节第二节 通报通报办法规定:“通报适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。”一、通报的类型一、通报的类型(一)表彰先进型:(二)批评错误型:(三)传达事项型:二、通报的写作二、通报的写作1、表彰先进的通报,一般按介绍先进事迹、宣布表彰决定,分析先进思想,指明如何向先进学习这样四个步骤写。2、批评错误的通报,应把批评根据、错误事实、处分决定、错误性质、善后办法五个方面写清楚。3、传达事项的通报,一般由两部分组成:一部分是通报事项的情况或者精神,包括对事项的分析,如它的性质、重要性等等;
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