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公司ERP信息管理系统的解决方案

129
2020年4月19日
文档仅供参考

安徽佳通轮胎有限公司销售中心
ERP信息管理系统
财务管理核心解决方案

文档作者: 汉普顾问
创立日期: 10-Apr-
确认日期:
控制编码: GTERP/HF/SD020/FIN/ZX001
当前版本: 1.1

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佳通轮胎项目经理

汉普项目经理

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10-APR-01
刘平
1.0
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10-JUN-01
王琪
1.1
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王琪
ERP项目经理

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1

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目录 3
总帐部分 8
组织和帐本结构(Set Of Books) 9
业务现状 9
业务需求 9
解决方案 10
科目结构(Chart Of Account) 11
业务现状 11
业务需求 11
解决方案 11
凭证分类(Journal Type) 13
业务现状 13
业务需求 13
解决方案 13
凭证编号(Journal Number) 14
业务现状 14
业务需求 14
解决方案 14
凭证过帐与调整(Journal Post and Adjustment Process) 15
业务现状 15
业务需求 15
解决方案 15
员工费用报销管理 16
业务现状 16
业务需求 16
解决方案 16
内部往来管理 17
业务现状 17
解决方案 18
非经营性往来业务 20
业务现状 20
解决方案 20
成本分摊(Cost Apportion) 21
业务现状 21
业务需求 21
解决方案 21
预提费用和待摊费用(Expenses Prepare) 错误!未定义书签。
业务现状 错误!未定义书签。
业务需求 错误!未定义书签。
解决方案 错误!未定义书签。
税金核算 22
业务现状和解决方案 22
月末结帐流程(Mouth end flow) 24
业务现状 24
业务需求 25
解决方案 25
帐务查询 27
业务现状 27
解决方案 27
应收部分 28
交易类型(Transaction Types) 29
业务现状 29
问题及需求 29
解决方案 29
交易编号(Transaction Sequences) 31
业务现状 31
需求 31
解决方案 31
通知单栏目(Memo Lines) 32
业务现状 32
解决方案 32
自动会计(Auto Accounting) 33
业务现状 33
问题与需求 33
解决方案 33
折扣及客户返点 35
业务现状 35
问题及需求 35
解决方案 35
收款(Receipts) 37
业务现状 37
需求 37
解决方案 37
理陪胎管理 38
业务现状 38
解决方案 38
退货和丢胎的处理 42
业务现状 42
解决方案 43
清欠物资的处理 45
业务现状 45
解决方案 45
催款(Collections) 46
业务现状 46
需求 46
解决方案 46
查询与报表(Requiries and Reports) 47
业务现状 47
问题 47
解决方案 47
应付部分 48
供应商管理 错误!未定义书签。
业务现状 错误!未定义书签。
业务需求 错误!未定义书签。
解决方案 错误!未定义书签。
发票管理 49
业务现状 49
业务需求 49
解决方案 49
运费的处理 51
业务现状 51
业务需求 51
解决方案 51
轮胎采购付款 53
业务现状 53
解决方案 55
其它业务付款 57
业务现状 57
业务需求 57
解决方案 57
采购退换货处理 58
业务现状 58
业务需求 59
解决方案 59
资产部分 61
资产帐簿 62
业务现状 62
业务需求 62
解决方案 62
资产科目设置 63
业务现状 63
业务需求 63
解决方案 63
资产种类弹性域 64
业务现状 64
解决方案 64
地点弹性域 65
业务现状 65
业务需求 65
解决方案 65
资产关键字弹性域 66
业务现状 66
业务需求 66
解决方案 66
固定资产台帐信息 67
业务现状 67
业务需求 67
解决方案 67
固定资产编码 68
业务现状 68
业务需求 68
解决方案 68
固定资产增加 69
业务现状 69
解决方案 70
递延资产 71
业务现状 71
业务现状 71
解决方案 71
折旧方法 72
业务现状 72
业务需求 72
解决方案 72
资产报废 73
业务现状 73
业务需求 73
解决方案 73
资产盘盈、盘亏 75
业务现状 75
业务需求 75
解决方案 75
资产的调拨 76
业务现状 76
业务需求 76
解决方案 77
报表 错误!未定义书签。
业务现状 错误!未定义书签。
业务需求 错误!未定义书签。
解决方案 错误!未定义书签。
已解决和未解决的问题 78
未解决的问题 78
已解决的问题 78

总帐部分
组织和帐本结构(Set Of Books)

业务现状
佳通轮胎当前组织结构图:

各分公司的隶属关系:
各子公司为安徽佳通轮胎有限公司的全资子公司(二级法人),企业所得税由安徽佳通轮胎有限公司合并报表后统一交纳。当前安徽佳通轮胎有限公司有27家子公司。
各分公司的业务范围:
销售安徽佳通轮胎有限公司生产的斜胶胎、子午胎及其它橡胶制品,提供售后服务。
佳通轮胎当前帐本结构:
当前采用的会计核算体制是:合肥工厂、各销售中心分散建立帐本,销售中心月末送交报表供合肥工厂汇总,合肥工厂财务部对公司里的内部往来统一管理。

业务需求
1、 整个佳通轮胎公司希望得到更加充分的财务信息共享。
2、 希望加快周期结算的过程,缩短财务报表的制作时间。

解决方案
当前计算机和网络技术的发展已经使建立跨地区、跨部门的集中式财务信息体系成为可能,完全能够达到分散经营,集中管理。
建议在整个佳通公司(包括工厂及27个中心)设置一个帐套,核算整个佳通公司的业务。见下图:

1． 不同公司经过不同的公司段代码来表示。经过安全规则定义实现信息安全性控制。
2． 整个佳通轮胎公司的合并报表经过FSG报表完成,为了保证各公司的会计信息的完整性,调整分录虽然在同一各帐套中完成,但要采用不同的公司段代码。(即除了正常的公司段代码外,另设置一个合并公司段代码)
3． 为了保证公司财务信息的安全性,对不同的使用者给予不同的访问权限,因此,系统可保证在同一帐本中对于不同使用者财务信息既能够共享又能够保密性。
科目结构(Chart Of Account)

业务现状
会计科目表的结构及其明细核算程度
1、 资产负债类 , 最多设至三级。
2、 收入类科目考核明细至:子午胎、斜交胎;并分出安徽、莆田
3、 成本类科目考核明细至:子午胎、斜交胎;并分出安徽、莆田
4、 费用类科目考核明细至:二级科目

业务需求
与安徽工厂一致。

解决方案
Oracle的会计科目是一种多维动态组合的体系,由于其灵活性使得会计核算、在线查询更为方便 ,建议的科目结构为:
科目结构如下:(共6段,计28位)
Co
Cc
Account
Subaccount
Reference
公司段
责任中心段
科目段
子科目段
参考段
2
4
6
8
8

1、 Company为公司段,共2位,可表示佳通轮胎公司与其下属公司间的父子关系,本字段可表示99个公司。
如
10 合肥工厂
…
31 北京销售分公司
33 合肥销售分公司
35 福州销售分公司
…
99 合并公司
2、 Cost center为部门段,共4位,可表示各部门与其下属部门之间的父子关系,本字段可表示9999个部门(不考虑使用字母)。个别分公司有代其它分公司支付费用的情况,对这类分公司可增加部门段值来记录该类费用,合肥中心费用需区分部门,具体部门代码待定,其它分公司不再划分部门。
3、 Account为会计科目段,改为共6位。基本原则是:1-4位表示一级科目,5-6位表示二、三级科目。经过安全规则将安徽工厂与中心会计科目屏蔽开。
4、 Sub-account为子目段,共8位。基本原则是:1-2位表示公司,以区分不同公司专用的科目,3-8位表示子目。当前子目段用于表示:银行帐户、正次品、员工信息、往来单位等。可经过安全规则将安徽工厂与中心会计科目屏蔽开。
5、 Reference段为备用段,共8位,其目的是作为预留段,可增加科目结构的灵活性,对于科目变化比较频繁,临时核算要求的内容也可放在Reference段。

凭证分类(Journal Type)

业务现状
当前安徽佳通公司和各分公司的凭证只分记帐凭证。

业务需求
同安徽工厂

解决方案
Oracle可根据不同业务来源、种类进行凭证分类,总帐手工凭证的设置如下:
按各模块录入业务来定义凭证分类,具体可分为:
1_记帐凭证、2_费用报销、 3_应付记帐 、4_应收记帐 、5_资产记帐
其优点在于:
1. 便于操作人员录入日记帐时手工选择凭证类别。
2. Oracle提供了根据业务类型来的进行凭证打印的一系列报表。便于佳通轮胎公司财务人员对同一种业务来源的查询与归集;
3. 便于佳通轮胎公司的财务人员在GL(总帐)中查询出Oracle系统各子模块产生的明细帐务情况。
4. 便于凭证审核人员的凭证查询和审批工作。
建议:中心可统一选用1_记帐凭证作为手工凭证分类。
凭证编号(Journal Number)

业务现状
当前安徽佳通公司和各分公司的凭证编号均是每月独立按顺序连续编号。
例如: 1月第1号凭证编号为: 01001

业务需求
同安徽工厂

解决方案
凭证编号采用客户化方案。系统自动产生编号.
凭证编号规则为:公司代码2位+年月4位+流水号4位,共10位。如:北京中心 5月第一号凭证编号为:。
凭证过帐与调整(Journal Post and Adjustment Process)

业务现状
当前佳通轮胎财务核算是手工方式管理,凭证过帐也就是手工登账过程。对于凭证的调整按照会计规定进行。

业务需求
问题:
手工登账,不但工作量大,而且在凭证的制作审核及过帐业务中对于人员的操作痕迹不可能进行跟踪,没有留下审计轨迹。

解决方案
1、 Oracle对于凭证的管理具有一定的跟踪性,经过对财务人员职责的设置,能够了解到对于一张凭证从制作录入到调整过帐的人员及时间的记录,从而保留了对凭证从制作到过帐的整体流程。
2、 对于凭证的调整,由于其调整时间的不同,Oracle建立了不同的工作方法:
（1） 凭证末过帐前:在末过帐以前,Oracle允许对凭证进行调整,这与现行的财务制度一致;
（2） 凭证已过帐后:对已过帐后的凭证,作为会计制度而言如需要调整必须保留其所有修改痕迹。因此,Oracle对已过帐的凭证有两种处理方法,其一为针对需要调整的部份,重新制作相应的调整凭证;其次将原有错误的凭证进行红冲处理,产生相应的红冲凭证后再根据正确的业务重制凭证。

员工费用报销管理

业务现状
员工一般费用报销流程:
员工填报销单 中心会计审核 中心经理审批 出纳报销
备注:一次性采购低耗品单件500元以上或累计1000元以上,须报总部批准后才由中心采购。

业务需求
要求处理相对简单,能够反映员工借款明细、费用报销明细。

解决方案
建议员工报销业务在GL中处理,处理流程如下:
前提:在子目段反映员工信息。
1. 员工借款时,在总帐中分部门处理,手工输入如下凭证:
借:其它应收款-员工
贷:现金/银行存款
2. 对销售总部、销售中心员工,因为要反映员工各种费用使用情况,在输入凭证时,
借:经营费用—´´费—员工
贷:其它应收款-员工
3. 在总帐利用报表制作工具FSG自定义员工费用明细报表来提取员工费用明细。

内部往来管理

业务现状
安徽佳通轮胎有限公司与下属单位间的内部往来管理
1. 与资本金相关的内部往来范围、使用的单据及其往来双方的相关帐务:
a) 投资资本划拨
安徽佳通投资分公司:使用<资金划拨书>及银行电汇单据
分录:　　借:长期投资-XX分公司
　　　　　　　贷:银行存款
各分公司接受投资:使用单据同上。
分录:　　借:银行存款
　　　　　　　贷:实收资本-安徽佳通
2. 与代垫款项相关的内部往来范围、使用的单据及其往来双方的相关帐务:
代垫往来是否有批核过程,若有请列示:
a) 分公司运费
安徽佳通公司运往各分公司货物的运费由各分公司自行支付,但先由安徽佳通公司垫付。在安徽佳通公司确认垫付运费款时,将由专人负责统一审核有关运费的单据。具体请参见<运费核算流程>也可在访谈中询问。
安徽佳通代各分公司垫付轮胎运费款:使用<代垫运费表>
分录:　　借:其它应收款-XX分公司
　　　　　　　贷:银行存款
各分公司支付运费款:使用<运费结算单><运费发票><托收承付单>
分录:　　借:经营费用-运输费
　　　　　　　贷:银行存款
b) 分公司广告礼品费
各分公司使用的广告礼品,由销售总部负责统一订制,并先由安徽佳通公司垫付。
安徽佳通代各分公司垫付广告礼品费:
分录:　　借:其它应收款-XX分公司
　　　　　　　贷:银行存款
各分公司支付广告礼品费:
分录:　　借:经营费用-广告费
　　　　　　　贷:银行存款

3. 其它情况请注明:
运费、广告费的结算及审批方法、权限可能因为政策的改动而会经常变动。

解决方案
佳通总部与分公司之间的业务往来及核对方式
佳通总部向分公司拨注册资金款
工厂 在总帐模块手工记:
Dr: 长期投资-_____分公司
Cr:银行存款-_____银行
中心记:
Dr:银行存款-______银行
Cr: 实收资本-安徽佳通
总部向分公司垫付费用
工厂 在总帐模块手工记:
Dr:内部往来-_____分公司
Cr:银行存款-______银行
分公司记:
Dr:相关费用
Cr:内部往来-安徽工厂
分公司还款时,工厂在总帐模块手工记:
DR:银行存款-______银行
CR:内部往来-_____分公司
分公司记:
Dr:内部往来-_____工厂
Cr:银行存款-______银行
注意:为方便工厂与中心对帐,建议中心将与工厂 间的内部往来业务做在一个专门的日记帐批中,批名为操作员姓名拼音缩写+年月+”内部往来”。
总部对子公司销售,将子公司视为客户,在OE模块处理。具体业务流程见OE、AR设计方案。
非经营性往来业务

业务现状
按往来单位明细在总帐中手工处理

解决方案
其它非经营性往来单位之间的往来在总帐处理。在子目段加设往来单位,发生往来业务时,在总帐做手工凭证,与当前的处理方法一致。
中心的非经营往来业务主要有:客户风险押金、工厂及其它中心往来、广告费往来、电话押金、房屋押金等。在子目段中设置客户、广告公司等往来单位。发生往来业务时在总帐中做手工凭证。该类往来单位对应的会计科目一般为其它应收款和其它应付款。
成本分摊(Cost Apportion)

业务现状
当前公司的核算:计算每个规格成本、收入、毛利率。

业务需求
需求:希望能够计算出每个产成品规格的成本。

解决方案
轮胎的实际销售成本为订单价减去安徽工厂给予的销售折扣后的成本。但系统能直接提供的是各种规格的采购价格。销售折扣是在录入发票时手工分配记入库存商品科目的贷方。或在匹配发票时系统自动计入发票价差科目(可设置为库存商品-差异科目)。月末需对该发票价差在库存商品和已销售商品之间进行分配,已销商品所应承担的差异转入销售成本。在系统外再将该差异手工分摊到各种规格中。分摊表格如下:
产成品编码
数量
价值
差异
净值
单价
A

B

…

合计

数量和价值栏的值从月销售报表中取得。差异栏的值从库存商品-差异科目余额中当月应分摊金额取得。净值=价值-差异;单价=净值/数量。

税金核算

业务现状和解决方案
税收涉及的报表类型及其制作时间
安徽佳通公司次月7日前向税务局报送如下报表:
　　1、增值税纳税申报表
　　2、增值税纳税申报表附列资料
　　3、个人所得税申报表及扣缴明细
解决方案:
能够经过ERP取数,报表需要手工填制。
税金的核算
应交的各税种及其税额的计算方法及会计处理
税种
现状
解决方案
（1） 增值税
(1)增值税－销项税:
确认销售收入时,分别按商品销售收入的17%计税,会计分录为:
借:应收帐款
贷:商品销售收入
贷:应交税金-应交增值税-销项税额

（1） 在AR中定义不同税率的税码。
（2） 在AR中输入发票,或从OE引入发票时,选择正确的税码。

(2)增值税－进项税:
购进轮胎按不含税额17％计税;
会计分录为:
借:库存商品
借:应交税金-应交增值税-进项税额
贷:应付帐款 /银行存款

运费的增值税按可抵扣运费的7%计算得到。
会计分录为:
借:应交税金-应交增值税-进项税额
贷:经营费用
次月10日前,根据如下公式计算并交纳增值税
应交税金=本月销项税-本月进项税+本月进项税转出+本月出口销项税-本月进口材料模拟进项税
会计分录为:
借:应交税金-应交增值税-已交税金
贷:银行存款
（1） 在AP中定义税码
（2） 在AP输入发票时选择正确的税码。

总帐中手工输入凭证。

2. 个人所得税
会计分录为:
借:应交税金-个人所得科税
贷:银行存款
扣回时会计分录为:
借:应付工资
贷:应交税金-个人所得科税
在总帐中处理。

3. 水利基金
付会计分录:
借:经营费用-水利基金
贷:其它应付款
在总帐中处理。
月末结帐流程(Mouth end flow)

业务现状
各帐套的开帐和关帐日期
开帐日期为每月1日,关帐日期各分公司结帐时间不一致。各分公司仓库一般在月末关帐,销售一般在每月25-28日关帐。
关帐流程
1. 以EXCEL表编制记帐凭证汇总表,一般每月只有50-80号凭证,并将借贷方发生额核对相符;
2. 登记总帐并结出当月余额。
报表报送流程、日期、内容
报表报送:1.中心报表 总部财务(每月5日前)
2.中心报表 工厂财务(每月5日前)
3.中心报表 税务机关(每月7日前)
报表种类及报送对象:
报表名称
报表主要内容
报送对象
报送时间
资产负债表、损益表
国家标准
税务机关
每月
资产负债表、利润表(新)、经营费用表、财务费用表、报表注释、下浮明细表、回笼表
上海总部规定格式(见附件)
上海总部
每月
应收款帐龄分析月报表
上海总部规定格式(见附件)
上海总部
每月
销售、回笼状况(营销员别、客户别)月报表
上海总部规定格式(见附件)
上海总部
每月
库存进、销、存报表
上海总部规定格式(见附件)
上海总部
每月
销售日报表
每日各客户、各业务员销售和回笼金额及各大类产品销售数量(见附件)
上海总部
每日

资金日报表
现金、银行存款每日收、支、余(见附件)
上海总部
每日

业务需求
问题:
为了编制管理报表,出纳和会计重复工作量大(如:资金日报表)、统计工作繁重。
希望:
系统能够自动产生统计报表。

解决方案
月末结帐流程
1、 由于Oracle的集中式管理方式,整个佳通轮胎公司采用统一会计科目,在财务核算口径、每月月结时间由合肥工厂控制,使结帐时间上保持一致,会计信息及时、准确。每个会计期为当月一日至当月最后一天。
2、 由于Oracle子模块的实施,使大量的日常事务在子系统中完成,因此,在总帐月结帐之前应将各明细子系统的帐务关闭,从程序上避免了在关帐业务之后明细帐业务的滞后发生情况。
3、 在系统中月结帐采用表结法,不必进行月末帐务处理。年终时,系统会将所有费用类科目自动结转清空。
对于向外报送的报表
Oracle GL中提供了FSG报表定义工具,能够根据用户的要求定义自己的报表,各公司现有对外财务报表都将由FSG完成。
针对内部报表
各种内部报表:直接从会计科目取值的报表能够FSG报表实现,部分报表可从其它模块中实现,以上两种方式不能解决的报表可经过客户化开发完成。
系统关帐流程
由于佳通公司工厂和各销售中心公用一个帐套,因此各子系统(库存模块除外)和总帐须统一关闭会计期。建议由工厂统一管理,负责打开和关闭会计期,并制订关帐流程,确保系统能按时关闭会计期。
系统关闭会计期的顺序是:先关闭PO、OE会计期,接着关闭库存模块会计期,然后是AP、AR会计期,最后关闭总帐会计期。
帐务查询

业务现状

1.
解决方案
在线的查询
系统提供了以下的在线查询功能:
科目余额查询:(查询/帐户)
在各会计科目段中可设置汇总组,再在系统中设置会计科目汇总查询模板,这样在帐户查询菜单下可查询到汇总科目余额。
在帐户查询菜单下可查询明细或汇总科目的的当期借方发生额、贷方发生额、本期发生余额(PTD)、年初至今余额(YTD),项目至今余额(PJTD)等信息。
可进行明细科目余额,日记帐明细,凭证等多层次的查询。对于从AR、AP传到总帐的会计科目明细还可追朔查询到科目值对映的原始发票。
还能够做预算、及预算实际对比查询。
日记帐查询:(查询/日记帐)
系统提供基于会计期、日记帐来源、日记帐类型、日记帐状态、日记帐金额、余额类型、批、单据号等条件的日记帐查询功能。经过输入查询条件可查询到满足条件的所有日记帐。经过余额类型的选择可查询预算日记帐和保留日记帐。
报表查询
Oracle 系统主要提供两类报表:系统报表、自定义报表(即FSG报表)。系统报表主要用于做模块数据的报表查询。基于会计科目的报表均可由FSG报表定义生成,如:资产负债表、损益表等。

应收部分

交易类型(Transaction Types)

业务现状
销售中心当前的收入主要国内轮胎销售收入。
收入类科目考核明细至:子午胎、斜交胎;并分出安徽、莆田

问题及需求
1. 当前各种统计、分析工作比较复杂,耗用了大量时间。
2. 希望系统在能够统计各种类型收入的同时也能够减少销售定单人员的录入量。
3. 希望系统能够提供更加完善的统计分析功能。

解决方案
1. 对于销售中心,仅需在会计弹性域中的科目段反映收入类型,使用”商品销售收入”和”其它业务收入”,子目段反映正次品、配套等收入分类,参考段无须使用。
2. 对于统计销售莆田胎及其它公司轮胎的需求,建议经过在库存模块中区分不同公司轮胎的子库,并统计各子库出货情况来实现。建议财务上不用区分安徽胎和莆田胎。
3. 为了能区分应收帐款帐面数据、应收帐款总数,需经过设置”可过至总帐”和”不可过至总帐”的事务处理类型来控制发票的状态,在月末经过手工挑选”不可过至总帐”的发票并改变其状态为”可过至总帐”的发票后过入总帐,产生收入和应收帐款会计信息。
这种做法,对企业的操作方法和流程有很高的要求,具体如下:
1) 应收会计需及时挑选”不可过至总帐”的发票并改变其状态为”可过至总帐”的发票,并将此发票上对应的出库单号作为原金穗系统的出库单号录入金穗系统;(有客户化报表需求,表样详见”外购胎的处理”中的报表)
2) 作收款回笼时,应收会计必须将收款核销到状态为”可过至总帐”的发票,如果操作错误而核销到了状态为”不可过至总帐”的发票,系统将锁住此发票;必须将此收款冲销后,并重新复制原有发票。
3) 由于佳通的开票情况一般在月末才能够确定,因此系统中会有大量的状态为”不可过至总帐”的发票。如果月中收到月初的发票的回笼款,只能先做未核销,月末开完发票后,统一再将未核销的收款转为已核销的收款。

4. 根据上述方案,子目段的段值的取值来源应为事务处理类型,各中心可根据需要在系统中选择设立如下事务处理类型:
序号
发票类型
发票类型描述

1
正品销售/过帐
销售正品轮胎且可过帐
2
正品销售/不过帐
销售正品轮胎且不可过帐
3
次品销售/过帐
销售次品轮胎且可过帐
4
次品销售/不过帐
销售次品轮胎且不可过帐
5
配套销售/过帐
销售配套厂且可过帐
6
配套销售/不过帐
销售配套厂且不可过帐
7
红冲正品销售/过帐
红冲销售正品轮胎且可过帐
8
红冲正品销售/不过帐
红冲销售正品轮胎且不可过帐
9
红冲次品销售/过帐
红冲销售次品轮胎且可过帐
10
红冲次品销售/不过帐
红冲销售次品轮胎且不可过帐
11
红冲配套销售/过帐
红冲销售配套厂且可过帐
12
红冲配套销售/不过帐
红冲销售配套厂且不可过帐
13

14

15

16

建议以产品出库确认收入,对确实在当月不能确认收入的出库,采用不过帐事务处理类型。
交易编号(Transaction Sequences)

业务现状
佳通公司对客户的销售交易直接按发票联号码记录编号。

需求
在ERP系统中实现与销售行为一体化的发票处理方式,同时体现手工发票票据号码。

解决方案
ERP应收帐款的交易来源有以下两种:一种是手工录入的交易发票;另一种是由应收帐款的自动发票功能从销售订单中根据发货情况自动产生的交易发票。
应收业务处理采用批方式输入交易,由OE模块导入的业务,采用自动批编号和自动事务处理编号。在金穗系统中打印发票时需将系统发票号码或出库单号输入金穗发票的备注栏中,以建立其与系统的联系并可用于查询。
手工输入的事务处理,采用人工批编号和自动事务处理编号。手工开具的发票号码填入事务处理的参考字段,以建立其联系并可用于查询。
通知单栏目(Memo Lines)

业务现状
对于非产品销售类型和其它收入业务类型以及营业外收入类型,经过”应收帐款”和”其它应收帐款”科目核算。

解决方案
对于用销售定单销售的产品和包装物,采用物料编码中定义的销售收入科目,不需再定义通知单栏目,但对于系统中无物料编码的收入业务、折扣与折让或不需经过销售定单销售的材料收入,可经过定义通知单栏目来完成。
ERP系统采用不同的Memo Line(通知单栏目)来处理这些类型的票据业务,以便应收系统将重点放在应收帐款的动态管理上。根据当前业务情况,暂定义如下表:

序列
通知单栏目类型
对应的收入科目

1
折扣与折让
销售折扣与折让
2
销售退货
商品销售收入
3

4

自动会计(Auto Accounting)

业务现状
当前各中心使用的是手工帐,发票和收款信息主要经过会计科目,辅以系统外的EXCEL统计表格来实现。同时,EXCEL统计表基于多部门岗位的信息记录,业务面比较分散。

问题与需求
1) 应收信息维护困难,信息反映内容局限,不利于应收信息统计及帐龄分析。

解决方案
在ERP系统中对每一个交易类型设置有关应收、收入等帐户信息;在通知单栏目Memo Line中设置不同的收入帐户;在自动会计中设置应收、收入等帐户的取值规则。当交易输入时,系统自动搜寻自动会计的取值规则,产生会计分录信息。
对于收款,则经过收款方法、收款银行以及收据来源等一系列关联设置,使系统自动查找相关银行和现金类帐户,自动形成会计信息。
根据前述方案,自动会计规则的主要设置如下:
1. 应收款帐户

类型

应收款

段区域

段
表名
常数

公司

各公司段值(如:31)
成本中心

0000
科目
事务处理类型

子目

0
参考

0

2. 收入帐户

类型

收入

段区域

段
表名
常数

公司

各公司段值(如:31)
成本中心

0000
科目
标准通知行

子目
事务处理类型

参考

0

折扣及客户返点

业务现状
1、 为了控制市场价格,北京销售中心采取平时发票高开,半年或3个月根据客户的购货出库量,经过低开发票进行返点。
2、 返利政策对于各个客户是不同的,一般在年初签合同时制定返点的比率。
3、 中心的返利有月返利、季返利、年返利的方式。
4、 返利的折扣方式有:明折和暗折。还有将折扣直接计入费用。
5、 有些中心根据出库单的金额衡量客户的任务完成情况,然后根据完成量给予相应的返利。
6、 销售总部需要审核各中心返利计算是否正确。

问题及需求
1. 希望保留原有折扣的方式,如仍使用销售折扣与折让科目来统计折扣金额。
2. 客户返点计算复杂,希望系统能自动统计返点金额,追踪返点完成多少,还剩余多少。
3. 操作难点:返量大,不易控制。

解决方案
l 对返利较大的客户可采取多种处理方式相结合的方法,在销售收入实现时,计算出应返折扣,将返利的50％作为客户保证金,在商品出库时在系统中做暗折处理,即采取价格上的折扣。然后在AR中做相应的手工发票。
借:应收帐款
贷:其它应付款
这样处理可减少客户折扣金额,但销售价格已不是原始价格,与管理上的要求不一致。
折扣的另50％仍采取现行的处理方法,具体处理方法如下:
1. 对客户的折扣(明折),会计根据折扣通知单在应收模块手工对相应的客户单独输入贷项通知单,其标准通知行为”折扣与折让”,将折扣通知单的号码填写至”参考”栏,则其产生的会计分录如下:
借:产品销售折扣与折让
借:应交税金—应交增值税—销项税
贷:应收帐款
2. 对于给予客户返点统计(暗折),能够采取以下方案:
在销售定单输入时,先输入正常的销售价格,产生正常销售发票,在AR模块经过通知单行输入销售退货或在AR做贷项通知单,产生如下会计分录:
借:商品销售收入
应交税金-应交增值税-销项税
贷:应收帐款
会计人员可在ＥＸＣＥＬ表格中将暗折金额分摊到具体规格上,再根据折扣后的价格在金穗系统开票。
说明:这种处理办法导致出库单与发票价格不一致,对某些中心来说须按出库单价格纳税,则不能采取此方法。可采用系统正常的折扣方式,在做OE订单时选择价格折扣,出库单按折扣后的价格打印。
为分析折扣原因及分析其对利润的影响,须在系统外用EXCEL制作以下报表,跟踪统计客户的折扣情况。
客户
应计折扣
已给折扣
未给折扣
折扣通知单号(明折)
订单(暗折)

折扣通知单需销售总部审核批准。
3. 折扣记入经营费用:月未对无法处理的折扣经过AR发票调整,记入经营费用,同时冲减客户应收款。
借:经营费用-三包费
贷:应收帐款
注意:客户返利和三包理赔折扣的处理可选择上述方法中的一种或几种组合使用,建议尽量使用明折。
l 个体户返利问题
建议中心客户中所有个体户(即非一般纳税人)的返利/折扣的处理方式:
1． 实行当月实现、当月返还的方式。(与当前销售政策抵触)
2． 2．每季度根据返利、三包胎实际需折扣的金额签定<折扣协议>的方式;(但客户如不配合,会给我公司带来税务麻烦)
收款(Receipts)

业务现状
收款的种类、方法:
银行汇票、电汇、现金、银行承兑汇票、抵