公司财务部单据流程规范模板.doc
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1、第十二章 财务部单据步骤规范 第七十六条 进仓单 1、 进仓单亦称入库单、入仓单。全部物资、物员、采购材料等进仓,均需填写进仓单。本单一式四联,由仓管员凭供给商送货单、采购协议、请购单或经审批采购计划据实填写和验收。 2、 四联单分配:第一联为仓库存根并记账;第二联为财务记账入账;第三联为结算联;第四联为采购留存和财务对账。 3、 品质部应同时出示质检汇报,和仓库、采购三方同时签字,方可入库,不然判定为待检区存放,不能入库、不能发货出库。 4、附:进仓单步骤图: 采购部提供: 实物进仓 送货单 采购协议 请购单或采购计划 货物发票 货物发票 采购员跟进: 第二、三、四联进仓单交财务复核,采购留
2、存第四联 凭送货单及采购发票等制现金物料报销单 采购留存第四联 仓库凭单验收入库: 填写四联进仓单、验收汇报 四联进仓单必需采购员、质检员、仓管员同时签字 仓库留存第一联存根联 财务部跟进: 凭第二联进仓单及送货单、发票等填制记账凭证 凭第三联进仓单结算 仓库和财务结账: 仓库和采购核实当月采购和收发存汇总表一致,交财务部 财务部凭收发存汇总表及入库汇总表和财务帐查对 采购和财务对账: 月结供给商当月采购量对账 月结供给商购货发票对账和签收 应付账款余额对账 付账计划核定 第七十五条 会计报表编制要求 1、企业各部应在要求时间内,根据本制度要求编报月、季、年度会计报表,做到数字真实、计算正确、
3、内容完整、说明清楚、报送立即。不得为了赶编报表提前结账,不得任意估量数字。 2、企业要严格根据国家、地方相关要求,认真审核会计报表。会计报表审核,要落实归口管理标准,会计报表应编定页数、加封面、装订成册、盖公章。全部报表须电脑打印。 4、 会计报表种类、报送时间和要求(附表) 第十二章 财务部单据步骤规范 第七十六条 进仓单 1、 进仓单亦称入库单、入仓单。全部物资、物员、采购材料等进仓,均需填写进仓单。本单一式四联,由仓管员凭供给商送货单、采购协议、请购单或经审批采购计划据实填写和验收。 2、 四联单分配:第一联为仓库存根并记账;第二联为财务记账入账;第三联为结算联;第四联为采购留存和财务对
4、账。 3、 品质部应同时出示质检汇报,和仓库、采购三方同时签字,方可入库,不然判定为待检区存放,不能入库、不能发货出库。 4、附:进仓单步骤图: 采购部提供: 实物进仓 送货单 采购协议 请购单或采购计划 货物发票 货物发票 采购员跟进: 第二、三、四联进仓单交财务复核,采购留存第四联 凭送货单及采购发票等制现金物料报销单 采购留存第四联 仓库凭单验收入库: 填写四联进仓单、验收汇报 四联进仓单必需采购员、质检员、仓管员同时签字 仓库留存第一联存根联 财务部跟进: 凭第二联进仓单及送货单、发票等填制记账凭证 凭第三联进仓单结算 仓库和财务结账: 仓库和采购核实当月采购和收发存汇总表一致,交财务
5、部 财务部凭收发存汇总表及入库汇总表和财务帐查对 采购和财务对账: 月结供给商当月采购量对账 月结供给商购货发票对账和签收 应付账款余额对账 付账计划核定 第七十七条 产成品(半成品)入库单: 1、 成品(半成品)入库,全部让售、销售、加工料销售等产成品(半成品)均需填写本入库单。本单一式四联,由仓管员依据生产部产成品加工入库单填写:第一联为仓库存根联;第二联为财务记账联;第三联为仓库仓管结账联(月终交财务);第四联为生产部对账联。 2、 产成品(半成品)入库单步骤图: 生产部填写原产成品入库单一式二联,和仓管员共同签字,各留一联 财务部凭入库单、成本计算及发出商品,留存第二联 仓库依据生产部
6、入库单填写一式四联入库,同时留存第一联存根 仓库月终计算产成品(半成品)原材料数入账,和财务部结账,报财务部第三联 生产部依据原填写入库单一式二联单,同时留存第四联对账联 3、 出仓单: 1、 出仓单,含产成品(半成品)、加工料、废次品等。除消耗领料单外销售让售,均需填写出仓单。本单一式六联,由营业部(业务组)凭销售协议(协议)、销售计划、用户通知等填写。对发生质量退货或重开出仓单由业务部重新开具红字出仓单,经质检等部门确定,各方冲账。详见前述第五十六条第4项要求,步骤同下出仓单步骤图。 2、 联单分配: 营业部存根记账; 收货单位随货同行,(用户入账); 财务结算收款(交用户); 财务记账(
7、应收账款或发出商品); 财务备查(出厂放行); 放行条转财务对账备查,仓库记账和留财务、营业部对账。 3、 出仓单步骤图: 财务结算收款交用户第三联 营业部开单记账,留存第一联 司机或用户提货随货同行,留存第二联 财务备查出厂放行转财务对账,留存第五联 财务记账应收款或发出商品,留存第四联 仓库发货记曲和财务对账留存第六联 第七十八条 领料单: 1、 领料单,即仓库全部物料出仓,均应填写领料单。本单一式三联,由领料部门填写,第一联存根领料部门留存,第二联财务留存记账和仓库结账,第三联仓管记账留存。 2、 领料单步骤图: 仓库记账输单留存第三联,和财务结账 财务月终止账和仓库对账,财务留存第二联
8、,凭单做材料分配消耗表 领料部门填写、留存第一联,作对账领料控制 第七十九条 用户对账记账: 发出对账单 寄挂号信 监督当日已确定 对账单,收回 情况(月结单) 对账不清楚账 款不符,扣 除业务经理工资 应收账依据出仓单分别作账务处理: 已开票作销售账 未开票作发出商品 款到未开票作预收账款 应收账和用户对账: 应收账余额 发出商品账 预收账款账(抵减) 月结单 应收账款余额=应收账款余额+发出商品余额(抵减应收账款)-预收账款余额 即用户账款余额=发出商品金额-缴款单余额 月结单余额=期初余额+本期发货金额-本期回款额=期末余额 第八十条 缴款及收据使用步骤: 由业务组在财务部统一领用,缴款
9、单。 业务组收到用户货款开具一式三联收据,把第二联(用户联)交用户,方便确定已收款项。 业务组把收到款项连同收据第三联交司机带回企业营业部,以确定款项,并保留收据备查查对 再由营业部查对此笔货款是在哪家企业下单然后打出缴款单。 司机将营业部打出缴款单连同货款一齐交出纳处,出纳依据缴款单作收款处理。 出纳查对无误后,在缴款单上签字确定,司机把已确定缴款单第一联交回营业部存查,作月结依据。 业务组(门市)把用完收据整本(存根联)交财务部核销,如有作废应一式三联连同核销。 第八十一条 应收账单步骤: 1、 缴款单: 由当日将收款明细输入电脑、汇总,回传给业务组; 期票、外币等,由各企业销售会计从登记
10、簿和缴款人交接,到期后才开具缴纳单; 区分为A、B企业于当日4点交应收账会计; 送货单及作废单,必需在当日全部交财务部; 全部信件,业务组在当日回复财务部,当月报表当月确定回传财务部存查。 2、 缴款单一式四联步骤: 应收账会计留存第二联并制证主管会计复核 出纳员署名核实 营业部留存第一联(双方签字) 出纳员凭会计凭证及本单入账,交第三联应收账备查 缴款人留存第四联(司机带回外办处) 3、 业务组对账: 月终在97数 据库打印对账 、查对送货单 当日交由 应收账会计 营业部打 印送货单 业务经理署名确 认月报表报财务 部不然扣除工资 向业务组发生销售 月报表账龄分析表 以传真形式和业务文员查对
11、当月发生销售 第八十二条 费用报销步骤: 费用报销凭支付证实单及费用报销单核报,指无实物形态。如需办理入库(入仓)手续,财务另填写物料报销单,其附件有购货发票送货单、请购单或采购计划。自制原始凭证等。关键步骤: 3、 报销步骤: 财务主管会计复核搜集、整理报财务经理审核。(当日完成转出) 财务文秘收齐单据 统一报总经理审批。(次日完成转出) 经办人填写,该部门主管签字,报财务部附单据及发票等。(当日完成转出) 总经办文秘收齐单据统一报董事长核批。(次日完成转出) 总经办文秘转财务部各主管会计制证入账,按借贷方制度要求办理。(收单即日办理) 各主管会计转出纳复核并付款,(收单即日完成)首尾三天内
12、完成全部步骤 4、 全企业均采取三级审批制度权限: 基层部门、报销部门经理或主管初批复核 财务经理、主管会计复核(中级)审批完成转呈 总经理或董事长(高级)核批签署意见。 中间步骤由各自文 秘转发财务部和实施 3、费用报销实施限时审批制:为确保审批步骤运作效率,全部费用报销单据应该对应于下周二、五于上述各步骤完成对应审批工作 第八十三条 物料报销单步骤: 物料报销单,指有实物形态应办理入库(入仓)手续物料需填报单据,其附件有购货发票、送货单(对账单)、入库(入仓)单、请购单或采购计划审批表等。关键步骤: 1、 物料报销步骤: 经办人签写,该部门主管签字,附购货发票、送货单(对账单)、入库单、请
13、购或采购计划审批表(特批表)报财务部。(当日完成) 财务主管会计复核、整理报财务经理核批。(次日转出) 财务文秘员收齐单据统一报总经理核批。(次日完成转出) 总经办文秘收齐单据统一报董事长核准。(次日完成转出) 总经办文秘转出财务各主管会计制证入账,按借贷方制度要求办理。(即日完成) 各主管会计转出纳员复核并付款入账,立即完成。(首尾三天内完成全部步骤) 2、 总经理或董事长每个月审批采购计划表,核批实际发生业务,财务部财务经理据此监控实施。 3、 无采购计划审批表(非计划),按原请购单审批程序办理,但请购单更改为(特批表)标准上特批金额不应超出计划10%。 4、 采购计划审批表,由采购部每个
14、月25日前报财务部复核 27日报总经办 29日前报董事长 30日前由总经办文秘转发用料部门、物控(仓管)、财务部、采购部等备查实施。 5、 采购计划审批程序: 采购部制订具体采购计划表(23日前完成) 市场价格调查小组,由技术、生产、总办、财务等部门组成,价格确定,按上述程序审批(25日前完成) 财务部文秘员转财务经理审核批(27日前完成) 总经办文秘员转发采购价格确定表各部门(仓管)实施 总经办文秘员转董事长审批核准(30日完成并回转) 财务文秘员交总经办审批并修正,(29日前完成) 6、加强原始凭证票据管理: 原始凭证审核章经办人、验收人、复核人、审批人签字 原始凭证分割章注明原始凭证日期
15、、凭证号、主管会计、经办人签字 仓管入库(进仓)单、出库(领料)单填报,收发结存月报表账账、账表、账实三相符,每三个月常规盘点,每六个月年底定时盘点,最高最低储存量呈报控制等,财务部是整个票(单)据步骤及印章管理监控部门。 第十三章 财务工作交接及其档案管理 第八十四条 财务会计工作交接,直接影响到财务会计工作连续性及交接人责任是否明确问题,务必引发控股及子企业相关领导重视。 1、 基础要求:财务会计人职员作变动或因故离职必需将所经管工作全部移交给接替人员,没有办清交接手续不得变动工作或离职,不得结算工资等。 2、 移交人在办理移交手续前应立即办理完成未了事项,包含对已经受理经济业务还未填制凭
16、证,应填制完成;还未登记账目,应该登记完成,并在最终一笔余额加盖经办人员印章;整理应该移交多种资料,对未了事项写出书面证实等,同时编制移交清册,列明应该移交会计凭证,多种账簿、报表、现金、有价证券、印章、相关文件资料及其它业务用具,需要移交遗留问题,应写出书面材料。 3、 交接双方要根据移交清册列明内容,进行逐项交接:现金要依据会计账簿余额进行点交,不得短缺;有价证券数量要和会计帐簿统计一致。全部会计资料必需完整无缺,如有短缺,必需查明原因,并在移交清册中注明,由移交人负责;银行存款余额要和银行对账单查对,多种财务物资和债权债务明细帐户余额要和总账相关帐户余额查对,查对清楚后,才能交接;移交人
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