公司文件编写管理制度模板.doc

XXX精锻
文件编号： LC-QD4200-01
生效日期：07月01日
文件编写管理措施
版本号： A 修订号： 0
页 次：1/10

1. 目标：
为统一企业内部管理文件编写格式及编码规则，使其格式化、标准化，特制订
本管理措施，作为文件编写及编码依据。
2. 范围：
2.1 本管理措施涵盖全部一、二、三级文件和质量统计表单格式标准。包含：首页、内页、文件结构、段落章节等。
2.2 和产品相关技术文件(图纸、作业指导书……)，其编码依据“技术文件管理制度”中编写编码要求实施。
3. 职责
3.1 编写： 各部门责任人依据工作需要，应指派专员负责编写某项作业步骤相关文件。
3.2 编号管理： 编写文件人员必需向文件管理员取得文件特定编号。
4. 定义：
文件等级
文件种类
文件名称
文件格式架构
一级
制度文件
质量手册
ISO9001:标准条款格式
二级
程序文件
程序文件
七/八段结构
三级

程序文件所
延伸作业说明
管理措施
七/八段结构
操作规程

检验规程

作业指导书

技术文件
依专业特征，部分制订

统计表单
统计表

汇报

统计单

备注： 属于需呈报外部政府机关文件不受上述要求限制。
5. 程序
5.1 文件格式：
5.1.1 质量手册及程序文件首页格式参见附页2
1）修订号：0，1，2，3，4，5，每一份文件任何一页修订5次以上则文件改版。假如文件一次性更改内容较多，能够看情况考虑换版。版次以A、B、C……依序编制，使用至Z版后，应重新发放，原有编号应作废不再使用。
2）文件版次变更后，将变更页次具体填写在首页制订/修订统计页次栏内。
5.1.2 质量手册及程序文件首页，必需使用附页4，内页必需使用附页3特定格式，并在每一页右上角标识文件编号、生效日期、版本号、修订号。
5.1.3不设首页三级文件格式见附页5。
5.1. 4质量统计表单格式见附页6。
5.1.5文件封面见附页2。
5.2 文件结构：

XXX精锻
文件编号： LC-QD4200-01
生效日期：07月01日
文件编写管理措施
版本号： A 修订号： 0
页 次：2/10
5.2.1 四段结构
1）总则
2）职责
3）控制要求
4）相关文件
5.2.2 七/八段结构
1）目标
2）适用范围
3）职责
4）定义(适用时)
5）程序
6）相关文件
7）质量统计表单
8）附页（适用时）
5.3 文件编写结构说明
5.3.1 目标
简述编写本程序用途和宗旨。
5.3.2 适用范围
概略说明文件适用范围：区域、部门、人员、产品，以确定文件适用广度。
5.3.3 职责
简述文件中关键责任部门和相关责任部门
5.3.4 定义
说明部分不常见专有名词、专业术语、缩写字、符号、计算公式或活动解释，或在此文件中特定意义。
5.3.5 程序
1） 文件关键部分，如有必需编写时搭配步骤图，依据逻辑前后次序，以段落方法具体叙述相关文件要求。
2）清楚叙述每项工作完成步骤并划清界限，说明前后步骤关联性或影响，每个段落应有标题，方便具体了解程序作业要求。
3）编写内容应注意：简练、完整、明确。文字努力争取清楚易懂、句子简短、语意肯定。
5.3.6步骤图
将程序所要求职责、程序步骤以步骤图方法表示，各图表内文字表示应努力争取简练。关键图型/符号说明以下：

起点/终点 表示步骤之起点或最终点均用此符号

处理 步骤图到此阶段所进行操作、处理等工作

决议或判定 指检验、判定、审核、认可、签章、核准所使用符号。

XXX精锻
文件编号： LC-QD4200-01
生效日期：07月01日
文件编写管理措施
版本号： A 修订号： 0
页 次：3/10

流向线 步骤和方向标示

关联线 作业和作业之间为非直接相关，为间接帮助或辅助性标示。

转接点 表示本页结束(连接下页)，续页开始(承接上页)

5.3.7相关文件
具体统计和本程序相关一切其它文件。
5.3.8 附件：文件中所用表单及其它文件。
5.4 段落章节组成：依据下列数字、文字次序排列。
1.……
1.1 ……
1.1.1 ……
1) ……
2) ……
a) ……
b) ……
（1）
1.2 ……
2. ……
5.5 文字格式标准化
5.5.1 统一使用Microsoft Word建文件，文件封面及各表单必需有企业徽标，正文统一采取宋体，小四号，文件编号及数字统一采取小四号Times New Roman 字体；文件、表单封面及正文具体要求详见附页（2、3、4、6）。如文件不设封面，封面上编制/审核/同意等对应信息，可放至文件末，见附页5。文件放大张贴时，字体可对应放大。
5.5.2 依据文件结构段落要求编写文件时，若没有资料可写，则在该段落以后注“N.A”。
5.6 文件表单、编号说明
1）编码格式：
程序文件 LC-XX-YYYY-ZZ
2）编号意义 LC-—龙城缩写
XX—文件代号 QM 质量手册
QP 程序文件
QD 三层管理类文件
QT 三层技术类文件
QC 三层检验类文件
QR 质量统计
Y YYY- 对应标准要素代码 4200-8500
ZZ-次序码 01-99
3）编码范例： 质量手册 LC-QM-
文　　件 LC-QP4200-01
　　 LC-QD4200-01
LC-QC4200-01
LC-QR4200-01
XXX精锻
文件编号： LC-QD4200-01
生效日期：07月01日
文件编写管理措施
版本号： A 修订号： 0
页 次：4/10
5.7 文件编写、编码完成后，需按“文件控制程序 LC-QP4200-01”要求呈送相关部门责任人审核，经同意后实施。假如文件较为简单可将审核、同意简化为审批，不需要审核同意表单可只留编制。
5.7.1 文件经同意后公布，自生效日期生效。
5.8 文件制订/修订步骤图见附件1
6.相关文件
LC-QP4200-01 文件控制程序
LC-QD4200-02　技术文件管理制度
7.质量统计表单
N.A
8. 附页
附页1：文件制订/修订步骤图
附页2：封面格式
附页3：文件内页格式
附页4：文件首页格式
附页5：不设首页三级文件格式
附页6：质量统计表格式

XXX精锻
文件编号： LC-QD4200-01
生效日期：07月01日
文件编写管理措施
版本号： A 修订号： 0
页 次：5/10

附页1：文件制订/修订步骤图
开始

制订/修订

文件审核/会签

N

文件同意

N

文件编号

文件登记

文件公布

文件使用、保管、维护

文件实施前培训

文件变更

N

旧文件作废

职 责 部 门
相 关 说 明
表 单

各部门职责人员

文件封面格式
文件内页格式

各部门职责人员

1.文件审核
2.审核责任人会签

审核会签栏

各部门职责人员

文件同意

同意栏
文件管理员
文件、表单编号说明

文件管理员

文件公布范围
接收人签收

分发部门、文件发放签收表

文件持有些人

各文件制订人
各部门责权人
依实际需要实施培训

文件发放部门

各部门责任人
注明文件更改内容

文件更改申请
文件管理员
文件回收及销毁
文件回收统计
文件销毁统计

XXX精锻
文件编号： LC-QD4200-01
生效日期：07月01日
文件编写管理措施
版本号： A 修订号： 0
页 次：7/10

附页3：文件内页格式

XXX精锻
文件编号：
生效日期：
文件名称
版本号： 修订号：
页次：
三号黑体，字间不空格

1…..
小三号隶书，字间不空格
1.1….

均为小四号宋体

正文，采取小四号宋体

XXX精锻
文件编号： LC-QD4200-01
生效日期：07月01日
文件编写管理措施
版本号： A 修订号： 0
页 次：8/10

二号隶书，前后字之间空1格
附页4：文件首页

四号Times New Roman 字体

XXX精锻
文件编号：LC-QD

四号黑体

文件名称
小一号黑体字，前后字之间不空格

编制：
三号黑体字

审核：

同意：

分发部门
■总经理
■常务副总
■管理者代表
■财务部

■供销部
■技术部
■质检部
■生产部

■质保部
■企业办公室

版本号： 修订号 ： 受控特征： 发放编号：

公布日期： 生效日期：

XXX精锻
文件编号： LC-QD4200-01
生效日期：07月01日
文件编写管理措施
版本号： A 修订号： 0
页 次：9/10

附页5：不设首页三级文件格式

小四号Times New Roman 字体
XXX精锻

文件名称

公布日期： 生效日期： 　　　　 文件编号：LC-QD****-**

小二号黑体字体
页码：X/Y
表头其它字为小四号宋体字

以上表头
以下正文
1……
1.1…….
1.1. 1…….

正文，小四号宋体字

以上正文
以下末尾 仅在文件最终一页显示以下内容

分发部门
■总经理
■常务副总
■管理者代表
■财务部

■供销部
■技术部
■质检部
■生产部

■质保部
■企业办公室

此二行采取小四号宋体字，上下两根线条为2.25磅
。

编制/日期： 审核/日期： 同意/日期：
版本号： 修订号： 受控特征： 发放编号：

XXX精锻
文件编号： LC-QD4200-01
生效日期：07月01日
文件编写编码管理措施
版本号： A 修订号： 0
页 次：10/10

附页6：质量统计表单格式
此行及表尾采取小四号宋体字
二号隶书，前后字之间不空格

XXX精锻
小二号黑体，前后不空格

表单名称

版本号： 修订号： 表单序号：　　　 文件编号：LC-QR4200-

采取小四号Times new Roman
采取小四号宋体字

表格内格式依实际需要而定，文字采取小四号宋体字

编制/日期： 审核/日期： 同意/日期：

XXX精锻
文件编号： LC-QD4200-01
生效日期：07月01日
文件编写编码管理措施
版本号： A 修订号： 0
页 次：6/10

附页2：文件封面

55 Times new Roman

ISO9001:
程序文件
采取隶书55
（LC-QP-）

隶书小一号

XXX精锻
一号 Times new Roman