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建筑工程企业会议管理制度

广西创新港湾工程会议管理措施
第一章 总则
第一条 为提升会议效率和加强会后落实工作,特制订本管理要求。
第二条 本要求只适适用于企业级会议,部门内部会议可参考本要求相关精神实施。
第三条 会议召开本着精简、高效、重视效果标准进行,避免开冗会。
第二章 职责
第四条 会议主持人
每次会议,必需事先确定一个会议主持人。主持人是指对该次会议议题负有重大责任、存在重大关联人,能够是实施董事和总经理,也能够是部门经理和骨干职员。
确定主持人目标是提升会议效率、激励企业职员主动参与企业各项事务。
会议主持人职责:负责确定会议议题及参会人员名单,指导、配合办公室确定会议议程,签发会议纪要(假如主持人是部门经理或骨干职员,则会同实施董事或总经理签发)。
第五条 办公室
办公室是企业会议管理具体负责和协调机构,职责包含:1、负责统一安排各项会议;2、负责汇总各项会议纪要;3、负责依据会议纪要检验落实结果;4、办公室负责会议统计。
第三章 总经理办公例会安排
第六条 总经理办公例会
总经理办公例会由总经理负责召集和主持,如总经理因特殊原因不能推行本职时,由总经理授权一人召集和主持。
总经理办公例会于每七天第一个工作日早晨9:30召开,地点为企业会议室,如有变动,由总经理告之办公室,办公室提前通知和会人员。
和会人员为企业本部高层管理人员、部门经理。实施董事可依据会议议题关键程度决定是否列席。
会议议程为:主持人宣告开会,和会人员按经营部、生产中心、总工办、供给部、财务部、办公室、人力资源部等部门次序汇报上周工作情况及本周工作计划,提出工作中具体问题,主持人解答问题,总结陈词,通报相关精神,做具体工作安排,宣告散会。
办公室负责会议所需资料准备工作。如有必需,办公室负责将此次会议议题提前通知和会人员。
第四章 通常性会议安排
第七条 通常性会议是指除总经理例会之外企业级会议。
一、会议指令下达和会议申请
1、实施董事和总经理需提前一天(紧急情况除外)向办公室下达会议指令,指令内容包含会议议题、参会人员立即间安排;
2、部门经理和骨干职员如因工作原因需要召开企业级会议,需提前一天提出书面申请,经总经理同意后,向办公室申报会议议题、参会人员立即间安排等具体事项。
二、会议准备
1、办公室负责会议通知草案确实定,经总经理同意后下发正式会议通知(见附件一)。
2、办公室负责安排、协调会议地点、时间。会议场所提前部署,保持整齐,所需仪器设备提前到位并调试正常。
3、办公室在会议主持人指导、配合下,负责确定会议议程、准备会议资料、事先确定会议讲话人并通知到位。
4、办公室负责总结签收、回复情况,最终确定和会人员。
5、如有必需,办公室负责和会人员食宿安排。
第五章 会议召开
第八条 会议召开
1、主持人严格按既定时间开始,介绍会议议题和会议议程。
2、参会人员围绕议题进行讨论。语言要精炼,见解要明确,不得转移专题。
3、主持人要注意把握会议时间,立即做出结论,立即阻止干扰会议任何情况。
4、最终由主持人进行总结讲话,形成会议决议,并适时宣告散会。
第九条 办公室秘书负责会议统计,对结论性讲话做关键统计。
第六章 会议纪要
第十条 当日由办公室负责编写会议纪要(见附件二),由主持人当日或次日中午12点前签发,办公室负责送交和会人员。
第十一条 会议决议实施人在收到会议纪要后,必需严格实施决议
第十二条 办公室负责对会议纪要实施督办(具体见”行政督办制度”)。办公室依据会议纪要,检验相关人员和部门落实会议决议情况。
第十三条 会议主持人必需主动了解会议决议落实情况,有责任督促实施人落实会议决议。
第七章 会议考勤和纪律
第十四条 会议考勤由办公室秘书负责。和会人员不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能到会,应提前向办公室请假方可,不然以通报批评处理。
第十五条 和会人员不得无故中途退席。
第十六条 会议期间和会人员将手机转到振动档,非企业业务联络电话或其它紧急情况不得接听,不得会客(特殊客人除外),认真听取会议内容并做好统计。和会人员不可无故打断她人讲话,不可对讲话者吹毛求疵。
第八章 保密事项
第十七条 和会人员对会议内容秘密事项负有保密义务。如发生泄密情况,追究相关责任人责任,责任结果表现在考评结果上。
附表一、会议通知单
会议通知单
收 文
发 文
姓 名

姓 名

部 门

部 门

页 数
共 页(含本页)
发文日期

传真号码

传真号码

专题

联

系

内

容
为了 ,企业决定于 年 月 日在广西南宁召开会议。现将相关事宜通知以下:
一、 和会人员名单:
二、 会议地点:_____________________________________________;
三、 主持人和讲话人及讲话次序:
四、 会议议题:
五、 会议议程:
六、 会议资料:
七、 报到事项:请和会人员于前到向会务组报到。联络电话:____________________;
八、其它相关事项:
1、各项目部人员差旅费用在各部办理报销,企业本部人员差旅费用由企业本部办理报销。
2、食宿由统一安排。
3、请和会人员安排好会议期间本部门工作。
五、 和会人员收到通知后请在下栏中签字,签收后立即传真到____________交_______收。返回传真时间以不超出 月 日早晨 时为限。

广西新港湾工程
日期:

拟 稿

签 发

和会人员
签收栏
签收人
签收日期
计划抵达日期
备注

附件二、会议纪要格式
会议纪要
编号:
时间
年 月 日 时 分至 月 日 时 分
地点

主持人

和会人员

议题

决议内容以下:

整理人

主持人签发

时间

时间