山东科技大学网上报销系统培训完全手册模板.doc

n 目前文档修改密码：8362839山东科技大学网上报销系统培训手册一、系统登录（一）软件登陆地址首次登陆操作，是网上报销管理系统系统运行环境安装，在安装完成后，下次登陆时不需要再次安装。内网地址：外网地址：（二）系统应用环境1、软件配置要求GS5.0.1 是B/S架构产品。含有支持浏览器用户端就能够运行。用户机推荐使用操作系统：Windows professional/Windows server/Windows server/Windows xp/Windows xp SP2。用户机推荐浏览器：IE6.0。2、网络相关要求在实际应用中，用户网络环境中可能安装有防火墙，用户又经过防火墙访问应用服务器时，需要注意。在防火墙上开放对应端口。在GS应用中，端口使用也是灵活。用户以单例应用或集群模式灵活配置环境，并确保相关端口不被其它应用占用。在设置防火墙端口策略时需要注意开放上述端口。在数据库服务器和应用服务器上不要安装或启用DHCP，DNS，PROXY、WINS和防火墙等服务。针对以Windows和WindowxXP作应用服务器用户请将防火墙功效停止，确保数据库服务器和应用服务器，应用服务器和应用服务器间高速网络通信，不提议安装或设置跨网关或跨防火通信。应用服务器网卡正确设置很关键。通常情况下，全部要确保网卡驱动、物理连线、地址、网关、路由等被正确配置。假如环境中有网卡被启用而未连接物理网线，可能造成系统网络操作很慢。3、Internet Exp1orer设置首先要求用户端ie版本为6.0及以上版本，并确保在进入gs系统后，防火墙不阻止窗口弹出程序。以后，请按以下做操作进行ie配置。（1）打开ie浏览器中工具下面【internet选项】（2）在【常规】当中操作internet临时文件中，删除cookies，删除文件（3）点击【设置】，设置成每次访问此页时检验（4）在【安全】中操作【当地internet】【自定义等级】，将ActiveX控件和插件目录下全部选项全部设置成为启用或提醒。点击【受信任站点】【站点】，将gs系统地址添加进来。注意：需要把下面对该区域中全部站点要求服务器验证（https：）前面勾去掉。（5）在【高级】中操作将启用第三方浏览器扩展前面勾去掉，不用重新开启。（6）关掉ie，重新登陆即可（三）登陆系统和系统简明介绍1、系统首次登陆（1）打开浏览器，在地址栏录入软件登陆地址，出现下面内容：（2）点击【在线最小化安装】，出现下面提醒，系统自动进行安装（3）安装完成，选择【点击登录】，进行下一步（4）【点击登录】以后，等候系统出现下图，选择对应信息就能够进入软件进行操作应用实例：软件帐套选择，选择哪个实例进入哪套帐，网上报销就选择“山东科技大学”这套帐；业务日期：软件业务日期，能够依据要处理哪个月份业务选择对应月份进入；用户名：每个操作员全部有一个固定操作编号，依据下发给每个人用户号进入；密 码：输入自己在软件中设置登陆密码。也能够登陆后随时修改密码，下次登陆使用新密码登陆。假如要修改密码，见下图：修改密码步骤：登陆软件后，选择“个人信息”，进入后选择“基础信息设置”，在“修改密码”处打钩，输入“旧密码”，在“新密码”及“密码确定”处输入要修改新密码，点击“确定”，密码修改完成。（5）首次登陆完成后，系统会在桌面创建一个快捷方法，以后登陆直接选择桌面快捷方法。二、业务操作（一）报销人员报销人员录入借款、报销等基础单据。1、个人费用单录入报销人员进入系统，选择【财务管理】-【费用管理】-【录入】-【个人费用单录入】，进行单据内容录入。图：单据类型：点击选择需要录入单据。单 位：系统自动判定。部 门：点击选择报销人所在部门。期 间：指是目前业务月份，能够修改。选择完成后，点击【确定】进入，以下图点击【新增】进入费用单据填制界面。2、个人费用单填制依据报销单内容填报。单据表头项目：报销人、所在部门全部能够依据选择信息自动填写上。单据表体项目：项目、起始时间、终止时间，全部能够进行右键帮助选择。假如是多个项目点击【增加行】添加行数。3、个人费用单提交审批 【计算】：报销人员填制完成费用单据，点击“计算”算出报销累计；【保留】：然后点击“保留”进行内容保留；【提交审批】：最终点击“提交审批”自动提交给审批人。【取消审批】：假如单据进行了提交审批，但审批人还没有审批，单据假如需要重新修改，就能够点击“取消审批”返回未提交审批状态，就能够对单据信息进行修改。4、查询单据审批状态查询：个人报销单据提交审批完成，报销人能够随时查询审批状态。有两种查询方法：A：个人费用单录入，看单据审批结果待审批：代表单据录入完成，提交审批，但还未审批完成。不经过：代表单据没有审批经过，能够重新修改单据，然后重新保留，重新走提交审批步骤。B：【基础数据】-【工作平台】-【任务】-【我请求】经过我请求，依据审批业务类型，选择要查询单据，点击相关步骤，能够看到单据动态审批流转过程，红色标注代表正在此步骤进行审批。见下图：2、个人借款还款查询日期范围：默认当月，能够依据要查询单据日期，修改日期范围，点击“确定”。出现查询结果。借款金额：报销人业务单据金额。冲还款金额：报销人已冲销借款金额。个人往来金额：借款金额-冲还款金额余额。（二）报账员1、费用单录入报账员进入系统，选择【财务管理】-【费用管理】-【录入】-【费用单录入】，进行单据内容录入。图：单据类型：点击选择需要录入单据。单 位：系统自动判定。部 门：点击选择报销人所在部门。期 间：指是目前业务月份，能够修改。2、费用单填制依据报销单内容填报。单据表头项目：报销人、所在部门全部能够依据选择信息自动填写上。单据表体项目：项目、起始时间、终止时间，全部能够进行右键帮助选择。假如是多个项目点击【增加行】添加行数。3、费用单提交审批 计算：报账员填制完成费用单据，点击“计算”算出报销累计；保留：然后点击“保留”进行内容保留；提交审批：最终点击“提交审批”自动提交给审批人。取消审批：假如单据进行了提交审批，但审批人还没有审批，单据假如需要重新修改，就能够点击“取消审批”返回未提交审批状态，就能够对单据信息进行修改。4、查询查询方法和个人费用单查询相同，在这里不再做说明。（三）审批人员1、实施审批步骤审批人员进入系统，选择【基础管理】-【工作平台】-【待办任务】，进行单据审批。图：系统会显示共几条需要审批单据，选中需要审批单据，点击【实施工作项】图：关联单据：显示是需要审批单据信息，审批人能够查看该单据填制内容。实施日志：能够经过实施日志，查看单据已经过哪些审批人审批。具体审批统计情况。实施工作：假如单据审批经过，经过审批结论选择“经过”点击流转，就审批完成；假如单据有问题，能够经过审批结论选择“不经过”点击流转，单据就退回到提交审批人处，能够对单据进行修改，重新提交审批。2、查看已审批过单据审批人员进入系统，选择【基础管理】-【工作平台】-【已办任务】，查看本人已经审批过历史单据。图：查看单据：查询单据填制信息。查看日志：查询该单据审批日志。相关步骤：显示该单据动态审批步骤图。（四）财务稽核1、稽核单据财务稽核人员进入系统，选择【基础管理】-【工作平台】-【代办任务】，进行单据稽核。系统会显示共几条需要审批单据，选中需要稽核单据，点击【实施工作项】图：关联单据：显示是需要稽核单据信息，财务稽核人能够查看该单据已填制内容，也能够对许可稽核人员修改信息进行修改及补充，如出差补助等需要由稽核人员在此补充，重新计算单据累计，点击“保留”完成单据稽核。2、实施审批步骤实施日志：能够经过实施日志，查看单据已经过哪些审批人审批。具体审批统计情况。实施工作：假如单据稽核经过，经过审批结论选择“经过”点击流转，就稽核完成；假如单据有问题，能够经过审批结论选择“不经过”点击流转，单据就退回给报销人，能够对单据进行调整修改，重新提交审批。3、冲销借款财务稽核人员进入系统，选择【财务管理】-【费用管理】-【记账】-【个人单据报销】，冲销报销人借款。冲销步骤：A：选择要冲借款报销单，审批标志“已经过”，点击“单据”；B：调出要冲销借款报销单以后，点击“冲借款”，系统自动取出报销单数据，形成“报销金额”，此次还款金额，能够手工输入实际要冲销金额，点击“保留”进行冲销。C：对于冲销完成报销单，能够点击“报销确定”，单据自动存放到“已确定”状态中，能够分状态进行查询。报销确定状态分三种：未确定：指未冲借款报销单，及还没有冲销完成借款单，系统默认进入为本状态；已确定：单据实施“报销确定”后，自动放入“已确定”类别，表示已全部处理完成报销单及借款单；全部：“未确定”及“已确定”全部单据全部显示出来。(五)报销单据填写说明附件1 借款单 表1借款日期登陆日期，系统自动生成借款人工资号手工录入借款人手工录入单据编号系统自动生成所在部门右键选择项目编号现在手工录入项目名称现在手工录入是否出差右键选择汇入单位手工录入汇入银行帐号手工录入汇入银行手工录入是否乘飞机右键选择汇款用途手工录入汇入银行省市手工录入附件张数手工录入附全部原始单据张数金额大写点击计算，自动生成借款金额手工录入付款方法右键选择借款事由手工录入未还款金额系统依据冲销结果自动生成此项，不要填写出差人数手工录入出差地点手工录入出差时间手工录入至手工录入部门责任人实施审批流会自动签字会计签章实施审批流会自动签字1、正常经费借款单(1）以上单据如表1所表示，用于正常办公经费报销。(2）教学专题“项目责任人”需要手工签字。审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-教务处责任人-财务稽核。（3）学科办专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-学科办责任人-财务稽核。（4）人事处负责专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-人事处责任人-财务稽核。（5）组织部负责专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-组织部责任人-财务稽核。（6）财务处负责专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-财务处责任人-财务稽核。（7）校办负责专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-校办责任人-财务稽核。（8）校领导负责专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-校长-财务稽核。2、专题经费借款单博士开启费和教育厅科研经费和纵向科研项目标“项目责任人”需要手工签字。审批步骤为：报销人-部门责任人（是部门分管领导）-财务稽核。3、纵向性科研项目经费借款单格式和表1相同。4、横向性科研项目经费借款单(1）横向科研项目审批步骤为：报销人-财务稽核。“项目责任人”需要手工签字。(2）代管科研处分管项目标审批步骤为：报销人-报账员-科研处责任人（3个人任意一人审批经过即可）-财务稽核。“项目责任人”需要手工签字。5、科研基金项目经费借款单书记负责项目标“院副书记”需要手工签字。审批步骤为：报销人-报账员-学院书记-财务稽核。附件2 差旅费报销单 表2报销日期登陆日期，系统自动生成报销人手工录入所在部门右键选择报销单号系统自动生成出差任务手工录入出差人数手工录入项目编号现在手工录入项目名称现在手工录入汇入单位手工录入汇入银行手工录入汇入银行账号手工录入汇款用途手工录入汇入银行省市手工录入附件张数手工录入附全部原始单据张数项目金额张数车次起始站终止站起始时间终止时间右键选择，其中订票手续费（比如：火车票订票费连同火车票计入火车票项目）手工录入手工录入手工录入手工录入手工录入手工录入手工录入小计点计算自动计算生成点计算自动计算生成出差补助会计录入夜间补助会计录入借款金额手工录入备注支出累计点计算自动生成冲销金额系统自动生成需要补助，务必填写补助人姓名、人数、天数累计大写点计算自动生成退补款金额系统自动生成部门责任人实施审批流会自动签字会计签章实施审批流会自动签字1、正常经费差旅费报销单（1）以上单据如表2所表示，用于正常办公经费报销。（2）教学专题“项目责任人”需要手工签字。审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-教务处责任人-财务稽核。（3）学科办专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-学科办责任人-财务稽核。（4）人事处负责专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-人事处责任人-财务稽核。（5）组织部负责专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-组织部责任人-财务稽核。（6）财务处负责专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-财务处责任人-财务稽核。（7）校办负责专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-校办责任人-财务稽核。（8）校领导负责专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-校长-财务稽核。2、专题经费差旅费报销单博士开启费和教育厅科研经费和纵向科研项目标“项目责任人”需要手工签字。审批步骤为：报销人-部门责任人（是部门分管领导）-财务稽核。3、纵向性科研项目经费差旅费报销单格式和表2相同。4、横向性科研项目经费差旅费报销单(1）横向科研项目标审批步骤为：报销人-财务稽核。“项目责任人”需要手工签字。(2）代管科研处分管项目标审批步骤为：报销人-报账员-科研处责任人（3个人任意一人审批经过即可）-财务稽核。“项目责任人”需要手工签字。5、科研基金项目经费差旅费报销单书记负责项目标“院副书记”需要手工签字。审批步骤为：报销人-报账员-学院书记-财务稽核。备注：飞机票需要校长手工签字。全部单据正职报销需要副职签字。附件3 医疗费报销单 表3报销日期登录日期，系统自动生成报销人手工录入所在部门右键选择报销单号系统自动生成项目编号现在手工录入项目名称现在手工录入职员性质右键选择汇入单位手工录入汇入银行账号手工录入汇入银行手工录入汇款用途手工录入汇入银行省市手工录入项目发票金额报销百分比报销金额发票号备注右键选择手工录入手工录入手工录入手工录入累计点计算自动生成点计算自动生成金额大写点计算自动生成附件张数手工录入附全部原始单据张数借款金额系统自动生成冲销金额系统自动生成退补款金额系统自动生成分管校长实施审批流自动签字校医院院长实施审批流自动签字会计签章实施审批流自动签字审批步骤：报销人-校医院审核修改报销金额-校医院责任人-分管校长-财务稽核（发票金额大于10000元需要分管校长签字）。黄色阴影是校医院审核修改报销金额项。附件4 设备及图书购置费报销单 表4 报销日期登录日期，系统自动生成报销人手工录入所在部门点右键选择报销单号系统自动生成项目编号手工录入项目名称手工录入汇款用途手工录入汇入银行手工录入汇入单位手工录入汇入银行账号手工录入汇入银行省市手工录入项目数量单价金额发票号资产分类资产编号手工录入手工录入手工录入手工录入手工录入按资产处作出资产单资产分类号，点右键选择手工录入，按资产处作出资产单标明资产编号累计点计算系统自动生成点计算系统自动生成金额大写点计算自动生成附件张数手工录入附全部原始单据张数借款金额系统自动生成冲销金额系统自动生成退补款金额系统自动生成部门责任人实施审批流自动签字审计处责任人实施审批流自动签字资产处责任人实施审批流自动签字会计签章实施审批流自动签字1、正常经费设备及图书费用报销单（1）以上单据如表4所表示，用于正常办公经费报销。（2）教学专题“项目责任人”需要手工签字。审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-教务处责任人-财务稽核。（3）学科办专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-学科办责任人-财务稽核。（4）人事处负责专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-人事处责任人-财务稽核。（5）组织部负责专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-组织部责任人-财务稽核。（6）财务处负责专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-财务处责任人-财务稽核。（7）校办负责专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-校办责任人-财务稽核。（8）校领导负责专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-校长-财务稽核。2、专题经费设备及图书费用报销单博士开启费和教育厅科研经费和纵向科研项目标“项目责任人”需要手工签字。审批步骤为：报销人-部门责任人（是部门分管领导）-财务稽核。3、纵向性科研项目经费设备及图书费用报销单格式和表4相同。4、书记负责项目标“院副书记”需要手工签字。审批步骤为：报销人-报账员-学院书记-财务稽核。备注：全部步骤在财务稽核前加入资产处责任人和审计处责任人进行审批。采购计划书、立项汇报、协议、会议通知仍需要手工签字。 附件5 其它费用报销单 表5 报销日期登录日期，系统自动生成报销人手工录入所在部门右键选择报销单号系统自动生成项目编号现在手工录入项目名称现在手工录入汇入单位手工录入汇入银行手工录入汇款用途手工录入汇入银行账号手工录入汇入银行省市手工录入项目数量单价金额发票号手工录入手工录入手工录入手工录入手工录入累计点计算自动生成点计算自动生成金额大写点计算自动生成附件张数手工录入附全部原始单据张数借款金额系统自动生成冲销金额系统自动生成退补款金额系统自动生成部门责任人实施审批流自动签字会计签章实施审批流自动签字1、正常经费其它费用报销单（1）以上单据如表5所表示，用于正常办公经费报销。（2）教学专题“项目责任人”需要手工签字。审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-教务处责任人-财务稽核。（3）学科办专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-学科办责任人-财务稽核。（4）人事处负责专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-人事处责任人-财务稽核。（5）组织部负责专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-组织部责任人-财务稽核。（6）财务处负责专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-财务处责任人-财务稽核。（7）校办负责专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-校办责任人-财务稽核。（8）校领导负责专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-校长-财务稽核。2、专题经费其它费用报销单博士开启费和教育厅科研经费和纵向科研项目标“项目责任人”需要手工签字。审批步骤为：报销人-部门责任人（是部门分管领导）-财务稽核。3、纵向性科研项目经费其它费用报销单格式和表5相同。4、横向性科研项目经费其它费用报销单(1）横向科研项目标审批步骤为：报销人-财务稽核。“项目责任人”需要手工签字。(2）代管科研处分管项目标审批步骤为：报销人-报账员-科研处责任人（3个人任意一人审批经过即可）-财务稽核。“项目责任人”需要手工签字。5、科研基金项目经费其它费用报销单书记负责项目标“院副书记”需要手工签字。审批步骤为：报销人-报账员-学院书记-财务稽核。备注：通常不能在借款单、差旅费、医疗费、设备及图书购置、维修费、劳务费报销，全部采取其它费用报销单。附件6 维修费用报销单 表6 报销日期登录日期，系统自动生成报销人手工录入所在部门右键选择报销单号系统自动生成项目编号手工录入项目名称手工录入汇入单位手工录入汇入银行手工录入汇款用途手工录入汇入银行账号手工录入汇入银行省市手工录入项目数量单价金额发票号手工录入手工录入手工录入手工录入手工录入累计点计算自动生成点计算自动生成金额大写点计算自动生成附件张数附全部原始单据张数借款金额系统自动生成冲销金额系统自动生成退补款金额系统自动生成部门责任人实施审批流自动签字审计处责任人实施审批流自动签字资产处责任人实施审批流自动签字会计签章实施审批流自动签字1、正常经费维修费用报销单（1）以上单据如表6所表示，用于正常办公经费报销。（2）教学专题“项目责任人”需要手工签字。审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-教务处责任人-财务稽核。（3）学科办专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-学科办责任人-财务稽核。（4）人事处负责专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-人事处责任人-财务稽核。（5）组织部负责专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-组织部责任人-财务稽核。（6）财务处负责专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-财务处责任人-财务稽核。（7）校办负责专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-校办责任人-财务稽核。（8）校领导负责专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-校长-财务稽核。2、专题经费维修费用报销单博士开启费和教育厅科研经费和纵向科研项目标“项目责任人”需要手工签字。审批步骤为：报销人-部门责任人（是部门分管领导）-财务稽核。3、纵向性科研项目经费维修费用报销单格式和表6相同。4、书记负责项目标审批步骤，院副书记需要手工签字。审批步骤为：报销人-报账员-学院书记-财务稽核。备注：全部步骤金额大于3000元时，在财务稽核前加入资产处责任人和审计处责任人进行审批。附件7 劳务费及其它人员性支出报销单 表7报销日期登录日期，系统自动生成报销人手工录入所在部门右键选择报销单号系统自动生成汇入单位手工录入汇入银行手工录入汇款用途手工录入汇入银行账号手工录入汇入银行省市手工录入附件张数附全部原始单据张数项目姓名应发金额税款实发金额职职员资号外部人员所在单位手工录入手工录入手工录入会计手工录入点计算自动生成手工录入手工录入累计点计算自动生成金额大写点计算自动生成项目编号手工录入借款金额系统自动生成冲销金额系统自动生成退补款金额系统自动生成项目名称手工录入部门责任人实施审批流自动签字会计签章实施审批流自动签字1、正常经费劳务费等报销单（1）以上单据图7所表示，用于正常办公经费报销。（2）教学专题“项目责任人”需要手工签字。审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-教务处责任人-财务稽核。（3）学科办专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-学科办责任人-财务稽核。（4）人事处负责专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-人事处责任人-财务稽核。（5）组织部负责专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-组织部责任人-财务稽核。（6）财务处负责专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-财务处责任人-财务稽核。（7）校办负责专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-校办责任人-财务稽核。（8）校领导负责专题审批步骤为：报销人-报账员-部门责任人-校长-财务稽核。2、专题经费劳务费等报销单博士开启费和教育厅科研经费和纵向科研项目标“项目责任人”需要手工签字。审批步骤为：报销人-部门责任人（是部门分管领导）-财务稽核。3、纵向性科研项目经费劳务费等报销单格式和表7相同。4、横向性科研项目经费劳务费等报销单(1）横向科研项目标审批步骤为：报销人-财务稽核。“项目责任人”需要手工签字。(2）代管科研处分管项目标审批步骤为：报销人-报账员-科研处责任人（3个人任意一人审批经过即可）-财务稽核。“项目责任人”需要手工签字。5、科研基金项目经费劳务费等报销单书记负责项目标“院副书记”需要手工签字。审批步骤为：报销人-报账员-学院书记-财务稽核。