控股公司招标工作手册模板.doc
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1、n 目前文档修改密码:8362839XX集团控股招标工作手册(文件编号:SG-C-ZB03002-021)版本号:-08-10-04中国上海8月招标工作手册一. 说明为了加强企业对招标活动管理和监督,提升工作效率,降低劳动强度,结合企业实际,依据企业招标管理要求和企业规章制度要求,控股企业商务科特制订本工作手册,经同意后用于规范商务招标活动。本手册根据XX控股招标业务步骤图编写,作为商务经理操作依据。商务经理、项目指挥长是本手册关键实施者,接收发展工程办、商务科、技术科管理和监督,发展工程办招标活动接收XX控股企业审计监察部、财务部监督。招标业务通常包含以下部门和小组:1. 商务科/商务经理:
2、商务科是招标业务职能管理部门,商务经理是商务科派驻项目上主管招标活动主持人,在业务上接收商务科指导和监督,在招标活动日程安排、技术条件等内容上接收项目指挥长指导和安排。商务经理关键负责招标程序性工作,根据本手册和招标管理要求要求实施招标过程。2. 项目组/项目指挥长:项目组是根据控股企业管理要求设置基建项目,项目指挥长是项目组实施代表,在招标活动中负责相关技术条款核定,在招标活动中和商务经理相互监督。3. 招标工作小组:为某项招标项目而临时性成立机构,其组长由企业总裁或其授权代表决定。全部招标项目招标工作小组组员包含集团财务人员、项目指挥长和商务经理。其它相关技术教授、商务、造价人员,由招标工
3、作小组组长指定。4. 其它部门:是指集团财务部门、控股企业知识产权办、审计监察部、控股招标办、控股基建处等相关单位,这些部门为招标工作提供支持:造价比较信息、法律审查支持、招标工作监督等。5. 主管领导:指集团总裁或其授权代表。二. 招标工作操作手册以下招标工作操作手册序号根据招标业务步骤图相同序号排列。依据招标管理要求必需招标项目,商务经理和项目指挥长根据以下手册要求步骤进行项目招标。1. 编制项目招标计划综合性建设项目,依据进度计划安排由项目指挥长和商务经理共同制订项目招标计划(招标计划见附表一),在相关计划取得总裁同意后由商务部门(或小组)按同意计划安排招投标。项目招标计划制订和同意,确
4、定了招标项目标关键责任人(关键是招标小组组长)和招标各阶段签字人,以降低平时请示和审批。在招标计划中还需要确定项目标协议结构、标段划分、进度节点、发包模式、协议形式提议和提议原因。关键点:项目招标计划编制需要依据项目进度计划、施工图纸出图情况,合理划分标段、发包模式。发包模式选择:平行发包模式、施工总承包模式、总包+专业分包模式、设计施工一体化承包方法;从进度、质量、控制角度看,当企业有很强技术、管理能力时,通常可选择平行发包模式;当企业技术、管理较弱时,能够采取施工总承包方法;总包+专业分包模式使企业能选择专业分包商,所以对整个项目标进度、质量、投资控制是有利;设计施工一体化因为设计和施工结
5、合,对项目标经济性能够得到提升,对企业有利,不过评标难度较大,对承发包双方风险对应增大,通常适合于市政工程、标准厂房、钢结构工程、幕墙工程、装修工程和园林绿化工程等。协议形式确实定:是选择总价协议、单价协议还是成本+酬金协议总价协议要求标物性质、要求、范围明确,对含有完整施工图工程且估计以后改变不大工程适宜采取;在施工图不完整或准备发包项目内容、技术规范一时尚不能明确给予要求时,往往采取单价协议;当工程内容及其技术指标还未全方面确定,投标报价依据尚不充足情况下,因工期要求紧迫必需发包时或承包方和企业之间有高度信任,承包方在一些方面含有独特技术、专长和经验时,能够采取成本+酬金协议。计价模式选定
6、:是选择工料单价法还是综合单价法。材料设备供给方法:是由工程施工承包方自行采购、业主采购供给、业主指定,施工承包方采购还是施工承包方采购,业主认可。附表一 项目招标计划XX集团*项目招标计划审批表序言: 为了高效率、有计划完成*项目各阶段建设任务,对该项目各阶段招标作出以下标段划分和时间安排,并估计了标数额。本表同意后作为发展工程办项目组和商务科实施项目招标工作依据和指导招标工作纲领性文件,在实施过程中变更需要得到领导同意。序号项目名称内 容计划实施时间实际实施时间估计标段决标等级估计金额(万元)决标方法招标组长总部参与招标文件审批中标函签发协议签署人招标地点验收备注分类标序提议提议同意提议同
7、意提议同意提议同意提议同意提议同意提议同意提议同意提议同意注释: 1. 材料费管理措施: 1 ).全部依据施工图预算按上海市月度材料市场报价信息进行控制,包含在施工标中一起发包。最终按审计后完工决算书进行协议结算. 2 ).将其中关键产品(市场情况不明确部分)由业主独立进行招标采购,然后供给乙方使用.2. 内容代码: 1). 决标方法代码: A 为招标小组预决定中标者,报总裁同意; B 为需要经过董事会讨论经过.2). 责任人或单位代码: 唐总裁, 发展工程办, 控股长沙, 项目指挥长,商务经理3. 签署说明:在中标通知函、协议签署前,必需经过请示函形式得到同意后签署。4. 操作步骤根据同意招
8、标管理要求和招标手册实施。编制人:审核人:审批人:2. 计划审批项目招标计划编制后,先由项目指挥长和商务经理确定后交商务科、工程科审核,核准后交发展工程办审查,最终交集团总裁审批。3. 招标实施立案:在具体某项需要招标项目开始前,商务经理同时会同项目指挥长依据已获总裁同意项目招标计划填写招标实施汇报,内容包含招标具体时间安排表、招标(评标)小组组员名单、评标措施、招标方法(内部招标还是公开招标)、对投标方资质要求、投标确保金数量(投标确保金依据招标标金额大小,通常在5000元或10000元,能够是现金、支票或银行保函,保函格式见附件投标确保金银行保函)、履约确保金数额(格式见附件,金额为协议价
9、5%)报商务科立案。时间要求:招标文件发放后,通常依据招标项目标大小、难易程度最少给投标方两天时间进行投标书编制。项目实施汇报样本见附件。商务招标实施汇报商务第 号(填写招标书编号)主 题:相关*项目招标汇报呈 报:发展工程办抄 送:商务科内 容:发展工程办:依据*项目标进度安排,拟对以下项目进行招标:招标内容: 时间安排: 年 月 日发标书, 月 日截标和开标。招/评标小组组员: (组长)、 、 、 、 、 。评标措施: 招标项目估计金额:万元。投标确保金: 万元。只接收支票。(通常见支票,操作时能够依据情况能够收取现金)。投标方资质要求:。发包模式:;协议形式:计价模式:材料设备供给方法:
10、。呈 报 人: 汇报时间:4. 标书制作及投标单位初选4.1. 招标文件编制和制作标准上,招标文件采取标准文件,标准文件由商务科制订经发展工程办同意后实施。以后报批招标文件仅需要对关键商务条款和技术条款进行审批。商务经理组织编制招标文件。其中商务条款由商务经理负责编制,技术条款由项目指挥长指定技术人员负责编制。审核后招标文件中协议条款用电子邮件方法同时报XX集团知识产权办提前初步审核。招标文件应包含以下内容(具体见样本):l 招标邀请: XX企业文字介绍和网站; 能有效说明招标产品或工程名称、数量、技术规格等要求及开标日期、地点和招标方法、联络人、商务监督电话等; 投标确保金数量和支票抬头填写
11、。l 投标人须知:对招标内容进行全方面介绍,对投标人提出明确要求;l 协议文件:对协议全部条款作出具体要求;l 投标文件要求格式:提出投标书基础格式要求;l 附件:提出投标人必需递交投标附件l 格式要求以下:单独A4信封:投标一览表商务条款偏离表;技术规格偏离表;投标方情况表;项目业主证实表;诚信承诺。商务标书:报价汇总表投标分项报价表;货物说明一览表;法人授权委托书格式;预付款银行保函格式;资信证实文件;履约保函格式;对供给商业绩要求;企业介绍资料;技术标技术或施工方案;施工组织设计。l 标书制作份数为参与投标单位数量加四份,一份项目部归档,一份商务归档,两份作为开标、评标时参考。4.2.
12、投标单位初选商务经理将全部候选单位汇总,汇总格式见下表。汇总后报发展工程办,对于不符合资质要求、业绩要求、声誉要求企业在备注中注明。经过初选单位数量要求:标额(万元)经过资格预审单位邀请参与投标单位备注204320A10054100A50065500A1000106投标单位起源必需在汇总表中注明起源:l 项目组联络l 商务科联络l XX销售企业介绍、政府相关部门介绍、其它人员介绍*招标项目投标单位汇总表编号企业名称注册资金资质等级成立时间企业性质曾获殊荣关键业绩联络人电话/传真手机单位起源(推荐人)备 注1填写是否经过资格预审234565. 标书审批及确定投标候选单位:5.1招标书审批招标书编
13、制后,由商务经理填写招标审批表,由商务经理、主管工程/技术工程师、招标小组组长(项目指挥长)及发展工程办主任审批后才能发放。招标审批表中应载明(审批)事项以下:l 招标项目名称l 招标内容l 投标单位资质要求l 关键技术条件l 项目实施时间l 投标确保金数量l 付款条件等内容。*项目招标书审批表项目名称招标文件发放时间图纸发放时间递交投标书截至时间投标确保金工期要求报价要求货款支付方法资质要求商务科意见项目组意见工程办主任意见5.2确定投标单位招标小组在接到招标项目投标单位汇总表后在二十四小时内经内部讨论后确定参与投标单位。招标小组在招标项目投标单位汇总表上直接圈定拟参与投标单位后在汇总表上署
14、名,署名后原件送项目档案归档,商务经理取得复印件,商务经理依据复印件进行下一道步骤。关键点:依据招标项目标性质,确定参与投标单位标准以下:l 根据企业性质考虑内资、外资、私营企业全部要有投标单位;l 依据企业规模,大、小企业全部要有所代表;l 数量不少于4.2中要求数量;l 若实际参与投标单位少于要求数量时,商务经理应在最早时间里通知招标小组组长,由招标小组确定是否增加投标单位。l 商务经理、项目指挥长等不能降低已经确定参与投标单位,不过能够增加若干家投标单位。6. 资格预审、诚信承诺收发商务经理自接到经招标小组选定了投标单位汇总表后,依据时间安排,向各投标单位传真招标邀请。招标邀请传真文件需
15、要保留备查。招标邀请传真内容和形式以下页。关键点:出现以下情况时处理:l 拟参与投标单位来不及开支票时,能够先发招标文件,不过需要其在投标截止日期前将投标确保金交到财务人员,如没有立即交确保金,其投标书作废。l 需要电话确定投标单位相关人员已经收到招标邀请丙进行电话统计。l 尽可能在投标文件截止前将资格预审表格(投标单位情况表、业主方证实表)、诚信承诺等交到商务经理处。l 在投标前未提供诚信承诺、在投标文件中缺乏诚信承诺而且在要求其提供诚信承诺而投标单位不提供诚信承诺,该投标单位投标书为废标。招标邀请样本XX集团控股招标单位名称 电话 传真 企业网页 Http:/.comFaxTo: From
16、: Fax: Date: Phone: - Pages: Urgent For Review Please Comment Please Reply Please Recycle专题: 投标邀请 XX控股是一家民营科技实业投资企业。投资领域包含高新实用机械设备制造业、车辆制造业、网络通信设备制造业及集成工程、租赁服务业、新材料、进出口及海外事业等。XX重工股份是XX控股投资并控股关键企业,由XX重工业集团整体变更设置,其制造基地在中国长沙经济技术开发区。XX重工主营工程机械产品及配件开发、生产和销售,含有生产拖式混凝土输送泵、混凝土泵车等混凝土施工机械、全液压振动压路机、摊铺机等高等级路面施工
17、机械、全液压推土机、挖掘机等铲土运输和挖掘机械共八大类50种规格各类工程机械产品及配套部件能力。底XX重工股份企业经过了中国证监委发行审核委员委审核,于7月在上交所公开挂牌,成为公众上市企业。股票代码:600031详情请登陆企业网站 。 现遵照国家及*市建委相关文件要求,对招标项目名称进行邀请招标。凡含有 资质单位,均为合格投标人,可按下列事项进行投标。兹邀请贵单位参与我单位招标,请按以下时间、地点安排到我企业领取招标文件,请注意,领取招标文件时需要提交支票人民币元投标确保金。1、 招标文件编号: 2、 招标项目名称:3、 招标内容及要求:4、 工程质量要求:5、 工期: 6、 工程地点:7、
18、 招标文件在领取。招标文件领取时间:年月日时前(北京时间)领取地点:联络人:电话:传真:8、 投标地点:9、 投标截止时间:年 月日时前(北京时间),逾期收到或不符合要求投标文件恕不接收。10、 开标时间:年 月 日 时。11、 开标地点:12、 招标文件澄清时间:请在年 月 日前和我方联络(技术方面问询请以信函或传真形式),我们将于 月 日前用书面形式统一答疑(请提供传真机号)。13、 投标确保金:人民币 元有效支票,支票抬头:(注:收到传真后,请确定并发回执函至() 年月日 7. 收投标确保金投标确保金由参与招标小组财务人员负责接收投标确保金。投标确保金通常应该是同城支票。外地投标单位而且
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