船舶代理调度工作流程样本.doc

船舶代理调度工作步骤一. 填制船舶调度日志和船舶动态表 1. 天天早上正常上班前，负责和港方联络，将船舶进出港情况、作业余数、开/完工时间等统计在调度日志上。 2. 非节假日时间，依据调度日志填写当日船舶动态表。动态表内容包含前二十四小时之内开航船舶开航时间、完工时间、装/卸或数量、开往港，节假以后第一天上班还应包含节假日期间开航船舶；以后二十四小时内预抵船舶来港任务、预抵时间；当日作业船泊作业进度；锚地船舶情况等。 3. 复印船舶动态表交部门经理，由其分发给企业相关责任人。动态表能够以电子形式进行。 二. 来电处理 1. 收到船长/委托方相关船舶确实报电后，立即以电话形式将确报时间、吃水（如需要）等通知局调、海事值班室等相关方，并在该电文上注明接收电话人及通话时间。同时将确抵日期、吃水等需明确事项统计在调度日志上。 2. 收到没有申报船舶来电，立即转计划委托人员。 3. 收到有借支要求、需加油等电文，立即通知对外结算人员由其进行必需追加索汇工作，做好已通知统计。待财务落实费用后，通知相关供方进行供给。 4. 接到船员入境来电后，负责一直华船员经过总企业拍邀请电。 5. 收到委托方/船长要求加水来电，应以电话方法通知供方立即供给，并在原电文上注明做好已通知统计、或在单船作业统计上做统计。 6. 收到船方宣载或备妥装卸作业条件来电，按港口通例立即通知相关方，并在原电文上注明通知人及通知时间。 7. 收到需转船方船员信件、电文、海图等，在单船作业统计上注明，以提醒外勤转交，并将上述物品合适放置保管。对误投或收信不着函件立即退还经理办。 8. 收到船长/委托方要求购置连云港及其它地方海图来电后，通知海事总值班室送船，在原电文上注明通知人和通知时间。如在本港海事采购不着且船舶停靠时间许可，联络其它海图企业购置。如无法购置/购置不着，则复电通知。 9. 收到船长/委托方要求验舱、平舱、水尺公估电文后，通知对外结算人员使其了解可能费用发生情况。填写对应申请转检验机构或装卸企业，做好通知统计，申请一份留底。 10. 立即处理部门经理转来其它电文。 三. 发送信息 1. 指泊电 依据船长第一次确报电（来港近也可依据委托方相关确实报电），以电报或电传形式向船长拍发指泊电。指泊时依据来船吃水分别指定对应锚地。如船舶来自国外港，同时索取电检资料。对大型卸货船问询前后吃水、TPC。 2. 抵港电 依据单船作业统计内容，在船舶抵港后立即（不晚于半个工作日）以书面形式向委托方汇报以下内容： 1）抵港时间 2）船舶存油水 3）船舶前后吃水 4）估计靠泊/靠泊时间（如有） 5）开装/卸时间（如有） 6）估计完装/卸时间（如可估计） 3. 离港电 依据外勤单船作业统计，在船舶开航后立即（不晚于半个工作日）以书面形式向委托方汇报船舶离港情况，关键内容有： 1）装卸完时间 2）完装数量（仅装货船舶） 3）存油水量 4）前后吃水 5）离港时间 6）预抵下港时间 假如船舶下一港为中国港口，同为PENAVICO代理，则船舶离港信息抄报下港代理。如港距短，可电话通知。 4. 在港动态电 4.1 对停靠作业、锚地作业，依据外勤人员或港方调度提供最新船舶动态，天天至 少一次以书面形式向委托方汇报船舶动态。 4.2 船舶靠泊作业后，立即（不晚于半个工作日）向委托方汇报靠泊时间，开工时间 及估计完工时间 4.3 遇有严重影响装卸进度作业停工情况，立即汇报委托方。恢复作业后，作好作 业恢复通知。 4.4 在本港进行非装卸作业（如加油、修理等）船舶，依据委托方具体要求向其 汇报相关动态。 4.5 按企业要求，向企业报在港船舶动态。 4.6 如有长久委托方要求定时定时向其报送港口相关动态，则按其要求报送。 4.7 依据情况，随时向相关发送消息。 5. 动态联络合格率 做好船舶信息发送工作，确保船舶动态联络合格率不低于98%。动态联络合格率计算公式：资料齐全、联络立即船舶艘数/代理船舶总艘次100%。 四. 和口岸单位、船方、企业内部信息联络和沟通 1. 和口岸单位联络 得到港方调度相关船舶作业计划安排后，立即将计划通知相关检验单位；如有二十四小时之内无法靠泊船舶，将该船舶相关情况通知海事相关监督站，申请缓办进口手续；同时去海关码头值班室办理预办手续，在调度日志上做好统计。 收到来自船方、引水或其它方面报来相关船舶在港发生碰撞、火灾、人员伤亡、共同海损和船员违章等紧急/突发情况后、立即通知部门经理，同时将情况通知口岸相关单位。在具体了解情况后以书面形式立即通知委托方，并在调度日志上作对应统计。 2. 和船方联络 船舶抵港后，立即联络船长。除查对电检所需内容外，还应问询船舶正确接船、做好船舶开航安排、通知船舶移泊开航时间，作好已通知统计。 将办理电讯检疫结果通知外勤，由其作好合适安排和通知。 将相关恶劣天气（如台风、大雾）消息立即通知外勤，要求其以有效路径通知相关船舶，作好防范方法，在调度日志上做好已通知统计和相关天气情况统计。 五. 船舶通知单处理 1. 收到计划委托人员送来船舶通知单后，依据船舶来港任务，准备单船作业档案单证， 如通知书，作业申请，吊杆负荷等。 2. 将船舶通知单相关内容填写到船舶预报表上。 六. 办理检疫手续 1. 航行国际航线、且上一港为国外港（包含港、澳地域）全部中外船舶需要办理卫 生检疫手续。 2. 船舶抵港前，如有符合检疫单位电讯检疫要求船舶资料（如上港港名及离港日期、船员人数、船舶吨位、来港任务、预抵时间、中国港口签发卫生证书编号和使用期和签发港、除鼠证书签发港和使用期等），能够提前办理电讯检疫。申办程序以下： （1） 根据上述资料，填写电讯检疫申请单一式二份。 （2） 将电检单送呈检疫单位审批。 （3） 同意后，取回一份留底。 （4） 电讯检疫经过后，在调度日志或单船作业统计本上作好对应统计。 3. 对于不含有电讯检疫船舶，抵后将立即了解锚位，告检疫部门方便立即施检。 七. 进口/过境危险品申报 1. 历来电、统计、计划委托提供船舶通知单等得悉有进口/过境危险货物时，根据 国际海运危险货物规则相关要求，填写船舶载运危险货物货物申报单，注明货名、 等级、联合国编号、国际危规页码、装港等海事要求列明内容。 2. 危险货物申报单交通信员送海事审批。海事同意后留底一份，一份交外勤。交通讯 员在经理办单证转递交接本上做好交接统计，交外勤可采取在单船作业统计上注明 交接方法。 3. 危险品申报工作应在船舶抵港前完成。申报应有含有申报资格人员进行。 八. 归档 1. 未来电和发电留底交外勤一起存档。 2. 将相关船舶资料立即输入计算机，如抵/离港时间、来港任务、靠泊时间等，并进行相关信息发送。