专项招标代理质量管理新规制度.docx

招标代理质量控制制度

目 录
第一章 总则 ....................................................... 3
第二章 基础管理制度 ............................................... 3
第三章 编制和公布招标公告（资格预审公告）和发出投标邀请 ……………. 4
第四章 编制和发售招标文件（含资审文件） ............... ............. 5 第五章 编制和发出招标文件（含资审文件）修改和澄清 ................ 8 第六章 资格预审 .................................................. 9 第七章 接收投标、组织开标 ......................................... 10 第八章 组织评标及整理评标汇报 .................................... 14 第九章 发放中标通知书和服务费通知 ................................ 18 第十章 项目归档及后期工作 ....................................... 19 第十一章 其它要求 ................................................ 20

第一章 总则
第一条 为愈加好地落实实施国家相关招标投标法律、法规和政策，完善招标业务管理，规范招标代理业务行为，提升招标业务操作水平，编制本质量控制制度。
第二条 本规范所称招标业务包含：各类招标代理业务；竞争性谈判、单一起源、询价等其它采购方法。
第三条 企业招标业务管理标准是：统一管理、分级实施、各司其职，责任到人。
第四条 本规范相关要求和国家法律法规和政策相抵触，以国家法律、法规和政策为准。
第二章 基础管理制度
第五条 企业实施招标业务管理分管领导负责制。根据企业领导职责分工，企业相关领导分别负责招标业务、市场开发、质量管理、机构和人员管理、信息化管理等工作。
第六条 企业设臵管理部、财务部、信息统计部等综合部门。各综合部门负责职责范围内及本规范要求相关工作。
第七条 招标业务操作管理实施项目经理负责制。
第八条 招标业务质量管理实施质量责任人负责制质量责任人职责：根据国家相关招标投标法律、法规和政策，组织制订和实施企业质量管理要求，全方面负责企业招标业务质量管理工作。 质量责任人关键职责：严格实施国家相关招标投标法律、法规和政策，组织项目经理实施本规范要求，和企业各项相关要求，负责本业务单位招标项目全过程质量控制。各业务单位质量责任人拥有招标业务质量管理权，业务步骤审批（或审核）权，负责处理本业务单位招标业务质疑或投诉，并负责起草各类质疑或投诉回复函。
第九条 实施招标业务定时协调制度。由企业主管招标业务领导每个月定时召开招标业务例会，相关领导和各业务单位（不含分企业）责任人参与。会议关键听取企业各业务单位汇报招标业务进展情况和碰到问题、招标业务财务收支情况，协调处理招标业务中存在问题。招标业务例会结束后，由综合部起草书面会议纪要，经主管招标业务领导同意后，发送各业务单位（不含分企业）。
第十条 企业招标业务步骤管理按集团《招标业务审批步骤（）》实施。项目经理应该掌握集团企业招标业务审批步骤，严格根据要求办理招标业务，在项目进展各阶段，按《业务办公系统填写说明》具体操作。 企业相关领导及各业务单位质量责任人应认真推行各自职责，严格把关。企业各综合部门应为各业务单位提供高效、优质服务，认真做好本职员作。
第三章 编制和公布招标公告（资格预审公告）和发出投标邀请
第十一条 招标公告和资格预审公告（以下统称为招标公告）或投标邀请书内容应真实、正确和完整，不应出现显著文字错误。国家和地方相关部门对招标公告、资格预审公告、投标邀请内容有明确要求，项目经理应根据相关要求编制，不得少于相关要求中列明内容，没有要求，根据集团要求格式和要求进行编制
第十二条 公布招标公告和资格预审公告媒介，应符合国家和地方政府相关部门要求。
第十三条 采取邀请招标方法项目，应向3家（含3家）以上合格潜在投标人发出投标邀请书。 为避免被邀请单位临时决定不参与投标，造成投标人不足3家，项目经理应向委托人提议向多出3家潜在投标人发出投标邀请书。
第十四条 公告或邀请书应在完成内部审核程序后，方可正式对外公布
第四章 编制和发售招标文件（含资审文件）
第十五条 编制招标文件（包含资格预审文件，以下同），是招标投标组织过程中一项关键关键程序。文件质量对项目招标效果有直接影响，也是造成投诉质疑关键原因之一。各业务单位应充足重视两个文件编写工作，并严格根据国家、行业、地方和企业相关要求和要求实施。
第十六条 招标文件编制基础步骤：文件初步编写——和业主及相关方面讨论定稿——内部核校定稿——业主书面确定——企业审批步骤——管理部门立案（若有）——对外发出。
第十七条 招标文件应采取国家、行业或地方要求范本进行编制；如国家、行业或地方无适用范本，应采取集团企业要求范本；如企业无适用范本，可选择企业样本库中推荐样本参考编写。
第十八条 各业务单位质量责任人应了解和掌握招标行业相关范本，尤其是强制性使用范本，同时对项目经理使用范本进行方向性指导。信息统计部将提供招标文件范本并立即更新。 招标文件中不得出现违反国家、行业及地方相关法律法规，和企业相关要求条款。
第十九条 招标文件中全部包含废标条款应慎重设臵，文字应简练正确，并用醒目方法标明，尽可能采取“*”号方法，不得出现违反国家、行业及地方相关要求，和不切实际废标条款。
第二十条 招标文件中相关投标文件密封条款应明确、简练、方便可行，并结合招标项目标实际需要做对应封装和标识要求，避免密封条款要求得含糊不清、前后不一致而造成投标文件因密封问题废标或被拒绝。
第二十一条 招标文件技术文件标准上应由委托人或其咨询单位提供，项目经理应对委托人提供技术文件内容进行审查，并就其中可能影响招标“三公”标准条款提出修改意见。如委托人委托我企业编制技术文件，该技术文件应由项目经理或聘用相关技术教授或专业人士编写，项目经理编写应请相关教授审核，以确保文件质量。
第二十二条 项目有招标控制价或最高限价，应在招标文件给予明确，或注明公布时间。
第二十三条 根据企业相关招标业务质量管理相关要求，招标文件实施多级审核制度。
第二十四条 招标文件应经业主书面确定，并经过业务办公系统推行内部审批手续后方可对外发出，业主确定函需在送审招标文件节点时提供给审核人员。且书面确定必需留存原件归档。本条中书面确定是指：业主出具确定函件或在印制好招标文件上加盖公章或授权人签字或在招标文件对应立案表格等处加盖公章。 第二十五条 招标文件发售稿应加盖企业“招标业务专用章”后方可发售。如招标文件还须委托人盖章或管理部门盖立案章，应按相关要求加盖印章后出售。通常不向投标人提供招标文件电子版,如投标人需要电子版本，其技术部分应事先取得业主同意，并需加收费用。
第二十六条 招标文件须经国家、行业或地方管理部门审核立案，还应按摄影应管理程序向上述管理部门报审后，方可对外发出。
第二十七条 招标文件应严格根据招标公告或投标邀请书中要求时间、地点及其它相关要求出售。
第二十八条 若购置招标文件（含资审文件）不足3家需要重新招标（含资审）或取消项目标，项目经理应经过“招标改变情况”节点送审，同时，应对不足3家原因做出分析，如需重新招标，还应提出重新招标时拟采取处理方法，并作为附件上传。
第五章 编制和发出招标文件（含资审文件）修改和澄清
第二十九条 招标文件澄清或修改，为招标文件组成部分，并以书面形式通知全部招标文件收受人。
第三十条 澄清或修改文件编制完成，经业主书面确定后（确定形式同招标文件），方可进行业务办公系统对应节点送审，审核完成后加盖招标业务专用章后，方可对外发出。
第三十一条 招标文件中实质性内容澄清或修改文件，发出时间距离投标截止时间不得少于15天。延迟开标时间和变更开标地点等内容，应以通知形式发出，时间可合适缩短。 即使法律、法规和政策没有对资格预审文件澄清和修改发出时限做出明确要求，但必需给申请人留有合理时间修改其文件。
第三十二条 澄清或修改文件中应附投标人回执函格式、且必需收回和保管好全部投标人回执。如确实无法联络上投标人或无法取得投标人书面回执，项目经理要向本部门质量责任人书面汇报，部门责任人应提出处理意见后存查。
第三十三条 按摄影关要求，澄清或修改须报行政监督部门审批或立案，应取得行政监督部门审批或立案后方可发出澄清或修改文件。
第三十四条 政府采购货物和服务项目，对招标文件做出澄清和修改还应在财政部门指定政府采购信息公布媒体上公布更正公告。延长投标截止时间和开标时间应最少在投标截止时间三日前，在财政部门指定政府采购信息公布媒体上公布更正公告。
第三十五条 机电产品国际招标项目需进行招标文件澄清，需报国际招标网原招标文件审核教授审核经过，并应在开标日15日前报对应主管部门立案第六章 资格预审
第三十六条 项目经理应按资格预审文件要求时间和地点接收资格预审申请文件，拒收截止时间以后递交任何资格预审申请文件。
第三十七条 项目经理应安排专员对资格预审申请文件进行登记、接收，并妥善保管。
第三十八条 项目经理应帮助委托人按国家或地方相关要求组建资格审查委员会。
第三十九条 资格审查前期准备和评审过程要求，参考评标工作要求。
第四十条 资格审查结束后，项目经理应帮助资格审查委员会编制资格预审汇报。资格预审汇报内容应符合集团企业相关格式和内容要求，国家或委托人另有要求，从其要求。
第四十一条 资格预审汇报在业务办公系统完成送审后，方可盖章发送委托人。委托人对资格预审汇报进行书面确定后，项目经理编制资格预审合格通知书，资审合格通知书应载明购置招标文件时间、地点、投标截止时间等内容。 资格预审合格通知书在业务办公系统完成送审后，方可盖章发 出。资格预审结果确定后应立即组织后续招标工作。第七章 接收投标、组织开标
第四十二条 投标截止时间3日前，项目经理应主动提醒全部投标人按时参与投标，如发觉投标人有可能不足三家，应立即向部门领导汇报，并采取对应处理方法。
第四十三条 负责接收投标文件人员必需事先熟悉招标文件中相关密封要求，在接收投标文件时，根据招标文件要求认真检验投标文件密封情况。如发觉投标文件密封不符合招标文件要求，应善意提醒，并为投标人更正提供力所能及帮助。 除政府采购货物和服务招标外，接收人员应拒收密封不符合招标文件要求投标文件。碰到特殊情况，负责接收投标文件人员，应立即和项目经理沟通，并向本部门质量责任人汇报。
第四十四条 项目经理应安排专员对投标文件进行登记、接收并妥善保管。 1、 接收投标文件时，应检验投标确保金、投标文件密封、投标人代表授权及身份证实文件（如招标文件有要求）等情况，填写《投标文件接收记录表》和《投标确保金记录表》； 2、由专员依据不一样标段（包）、按递交投标文件前后次序编号、摆放； 3、招标文件要求投标人提供样机、样品时，项目经理应按招标文件中要求方法，将样机、样品编号摆放或保管；4、投标截止时间前，投标人对投标文件进行补充、修改、替换，或撤回已提交投标文件，项目经理应认真做好统计，并由该投标人代表签字确定；补充、修改内容为投标文件组成部分； 5、项目经理应安排专员看管已接收投标文件，开标前任何人不得拆启投标文件，不得出现遗失和破损等情况；
第四十五条 提交投标文件投标人少于三家，不得开标，按不一样情况进行以下处理： 1、 机电产品国际招标，应该公布开标时间变更公告，第一次投标截止日和变更公告注明第二次投标截止日时间间隔不得少于七日，如需对招标文件修改，应根据商务部13号令第二十六条实施。 第二次投标截止时间抵达时，投标人仍少于三个，应该在开标当日经过中国国际招标网向对应机电办递交“两家开标立案申请（投标人为2个）”或“直接采购立案申请（投标人为1个）”对于国外贷款项目，当投标截止时间抵达时，投标人少于三个，可直接进入两家开标或直接进入采购程序；项目经理应该在开标当日经过中国国际招标网递交“两家开标立案申请（投标人为2个）”或“直接采购立案申请（投标人为1个）”，并妥善保留中国国际招标网生成立案复函。 2、 政府采购货物和服务招标，除采购任务取消情形外，应帮助采购人向对应政府采购管理部门汇报。 3、 工程建设项目：属于依法必需招标项目，应提醒招标人依法重新招标。重新招标之前，应按本规范第七十七条要求做出分析。重新招标后投标人仍少于三个，必需招标工程建设项目，报相关行政监督部门立案后能够不再进行招标，或对两家合格投标人进行开标和评标。
第四十六条 项目经理在接收投标文件时，项目经理应依据《出售招标文件汇总表》及网上注册信息（机电产品国际招标），认真查对投标人名称等相关信息。如发觉购置人和投标人名称不一致，按以下情况处理： 1、机电产品国际招标项目，投标人未在中国国际招标网上注册或和注册名称不一致，拒绝接收。 2、工程建设项目按当地建设行政主管部门要求实施。 3、其它项目，应在开标前在取得招标人同意后，立即变更。已经进行过资格预审项目除外。
第四十七条 开标应该在招标文件确定提交投标文件截止时间同一时间公开进行；开标地点应该为招标文件中确定地点。没有书面通知，不得临时变更开标时间和地点。
第四十八条 在送审评标汇报前，项目经理应完成业务系统“教授名单”节点，注明教授抽取情况，抽取库名称，抽取数量，业主推荐教授数量等，并将相关教授名单上传（企业内部抽取教授除外）。
第四十九条 开标前，项目经理应落实开标准备工作，依据法律法规和招标文件要求，确定开标大会会议议程，应按《招标网上步骤表格形式》中《开标大会会议程》编写。
第五十条 项目经理应对开标过程有明确分工，配置唱标人、统计人等。开标前，项目经理应准备但不限于以下工作： 1、开标室准备，包含桌椅摆放、桌牌准备、茶水等； 2、调试开标所需多种仪器设备； 3、开标时需要用到表格、资料等； 4、横幅（如需要）及投影宣传资料； 5、通知招标人代表、公证机构（如需要）及相关领导按时参与开标仪式，向招标人代表和企业领导汇报开标准备情况； 6、准备领导讲稿（如需要）； 7、招标人代表及教授食宿安排； 8、通知教授出席评标。
第五十一条 开标时，各业务单位正式职员应着正装，并佩戴企业标牌。严禁各业务单位正式职员穿着牛仔裤、无袖衫等休闲装参与开标仪式。
第五十二条 项目经理应认真检验投标人投标确保金是否按招标文件要求缴纳。
第五十三条 项目经理不得安排评标教授进入开标现场。如发觉评标教授误入开标现场，项目经理应立即提醒其回避。
第五十四条 唱标前，唱标人应请全部投标人代表或公证机构人员检验投标文件密封情况，不得只请监督部门人员检验投标文件密封情况。经确定无误后，由工作人员当众拆封、唱标；在招标文件要求提交投标文件截止时间前收到全部投标文件，开标时全部应该众给予拆封、宣读。
第五十五条 唱标人应按招标文件要求内容进行唱标。唱标包含（不限于）：投标人名称、投标报价、标底（如有）、工期（或交货期）、提交投标确保金情况、投标申明（包含价格折扣等）、其它唱出事项等。
第五十六条 开标过程应该统计，并存档备查。开标现场，项目经理只能如实统计开标情况，不得提出任何针对投标方案意见，对投标方案比较和判定由评标委员会负责。
第五十七条 唱标结束后，唱标人应请全部投标人代表、招标人代表、主管部门或监督人在《开标统计表》（见《招标业务审批步骤表格形式》）上签字确定，投标人确定内容应包含其它投标人投标文件密封情况和唱标信息。
第五十八条 机电产品国际招标需在开标后2日内在国际招标网上上传开标统计。
第五十九条 开标结束后，应立即按《业务办公系统填写说明》要求，完成业务系统内开标节点填报送审，注意查对报名单位信息，确定购置招标文件单位，确定参与投标单位并填写投标报价，上传中标单位投标文件电子版。
第六十条 重大项目应保留影像资料。 第八章 组织评标及整理评标汇报
第六十一条 开标前，依据招标项目标类型，按国家或项目所在地相关行政监督部门要求时间和程序，组建或帮助招标人组建评标委员会。
第六十二条 评审教授抽取时间标准上应该在开标前半天或前一天进行，特殊情况不得超出两天。
第六十三条 外聘技术、经济等方面教授选择，应符合国家或项目所在地相关行政监督部门要求、假如相关行政监督部门没有要求，按集团企业要求，从集团企业教授库中抽取教授。
第六十四条 严禁在招标人或其它不符合相关国家要求教授库中抽取教授。 第六十五条 开标后当日应立即组建评标委员会开始评标工作，评标工作未经主管部门同意不得中止或延缓。在确定中标人前，严禁向投标人或和其有利害关系人透露评标教授名单。
第六十六条 除设计招标外，不得安排投标人向评标委员会陈说（讲标）或当面进行澄清。如有特殊需要，应将评标委员会和投标人分别安排在AB室。经过影象设备进行陈说。
第六十七条 开始评标前，项目经理应做好以下准备： 1、落实和布臵评标场所。 2、安排好为评标提供服务工作人员，包含但不限于：负责接待评标教授、招标人代表和监督机构（如有）人员、负责做评标统计人员、提供现场服务人员等。 落实评标教授、招标人代表和监督机构（如有）人员能否按时抵达等。 3、准备好评标所需用具，包含但不限于：招标文件、评标用具、评标用多种文件和表格（包含纸质和电子版）应填写签署文件表格电子及纸质。 4、开始评标前，项目经理应向评标教授宣告投标人名单和评标纪律，请她们确定是否和投标人有利害关系（注意：不一样类型项目，国家要求对利害关系定义不一样），如相关系，应请其回避，由候补教授替补。 评标教授确定和全部投标人无利害关系，并承诺遵守评标纪律后，项目经理应请评标委员会全体组员按企业要求格式签署承诺书。以后，评标委员会才能正式开始评标工作。 5、在评标过程中，项目经理工作包含但不限于 1）为评标委员会组员提供招标文件、投标文件和评标所需表格和文具等。投标文件正本、评标委员会发出澄清和投标人回复原件等应单独保管，通常仅供评标委员会查看。2）假如评标委员会组员需要，能够就招标文件内容做出解释，但严禁使用引导性、暗示性语言； 3）安排人员，为评标委员会提供茶水等服务； 4）在评标委员会评标过程中，一直要注意自己是为评标委员会评标提供服务，不能干预或参与评标。不过，发觉评委不按评标标准和方法进行评标、评分表填写不清楚、有引导评标等问题时，应向评标委员会主任委员提出，请其给予阻止。如评标教授不听劝阻，应做好统计备查。碰到特殊情况，项目经理应立即向本部门质量责任人汇报。5）需要投标人澄清，应请评标委员会写出书面澄清意见，并请全体评委或主任委员签字。项目经理应将评标委员会意见打印后，落款为“某某项目评标委员会”，由项目经理签字，签字形式为“某某某（项目经理名字）代签”。经复核，澄清意见和评标委员会意见一致后，再发给相关投标人。 严禁将有评委签字澄清意见直接发给投标人。 6）评标委员会需要帮助汇总评分结果时，务必需确保计算正确。汇总后，必需要求评标委员会进行复核后再签字确定。汇总时，发觉评委打分错误，应立即请评委确定。如做修改，应提醒评委在修改处用小签确定。工程建设项目，假如实质性响应不足3家，评委会继续评标，应提醒评委会在评标汇报中，就剩下投标是否含有竞争做出说明。 7）应确保评标汇报内容、评委签字、汇报所附文件等完整性和有效性。如出现部分评委对评标结论持有异议，应按国家发改委等七部委第12号令第43条要求进行处理。 8）如需重新招标，应请评标委员会写出明确意见。
第六十八条 评标结束后，项目经理应立即整理好评标文件，按集团企业要求格式起草致业主函，并送审评标汇报。评标汇报经同意后，应立即将致业主函送给委托人，请其确定确定中标人。
第六十九条 依据国家或地方相关要求需要公布中标结果公告或公告，项目经理应在委托人确定中标人后，根据相关要求公布中标结果公告或公告。第九章 发放中标通知书和服务费通知
第七十条 项目经理应清楚： 向中标人发出中标通知书后，承诺生效，协议成立。招标人改变中标结果或中标人放弃中标，全部将负担违约责任。
第七十一条 项目经理应把握好中标通知书发出时间，国家或地方对中标通知书发出时间有要求，应严格实施相关要求。
第七十二条 发放中标通知书前提： 1、 招标人书面确定中标人； 2、 需公布中标公告，公告期结束后无人提出异议； 3、 需公布中标公告，应在公布公告后； 4、 需按相关行政监管部门要求立案，立案手续完备； 5、 已经推行集团企业内部审批步骤。
第七十三条 服务费通知书内容应符合集团企业要求，格式见《招标业务文件和表格形式》。
第七十四条 中标通知书发出后，如中标人发生变更，应符正当定条件，还应提供中标人放弃中标书面申请和提供招标人书面确定意见。中标人投标确保金不予退还，给招标人造成损失超出投标确保金金额，还应要求中标人给赔偿。如有特殊情况，项目经理应写出书面汇报，报集团企业主管领导审批。 经审批同意变更中标人，项目经理应收回已发出全部中标通知书及服务费通知单，按新中标人及中标信息编制中标通知书及中标服务费通知单。如包含招标服务费金额变更（以中标金额为基数计算向业主收取），还应重新编制招标服务费通知书。 政府采购货物和服务招标，还应在原公布中标结果公告媒介上，重新公布中标结果公告。 第十章 项目归档及后期工作
第七十五条 各业务单位项目经理、档案管理员必需严格按《业务资料档案管理暂行要求》完成项目归档和后期工作。
第七十六条 在业务办公系统立项含有独立项目编号招标项目必需按归档表所列文件进行统一归档。国家或地方监管部门有特殊要求还应按要求将档案文件移交监管部门。
第七十七条 网上电子文件和网下纸质文件应是最终稿，必需保持一致，各项审批手续必需齐全有效，归档纸质文件必需是加盖有效印张原件，严禁弄虚作假。
第七十八条 国家或地方监管部门有特殊要求项目，应按国家或地方要求进行档案资料移交立案。
第七十九条 如发生项目经理离职情况，在做好项目过程文件和档案文件移交工作后方许可办理离职手续。
第八十条 项目经理不能在要求时间内完成归档，应向综合部提交书面说明，并提出完成归档最终期限。
第八十一条 企业设专职档案管理员和档案室，确保业务资料档案管理工作规范、高效和安全。企业档案管理情况实施不定时抽查，经过实施有效监督，来促进企业业务资料归档率不停提升。