“档案数据化”底层逻辑解析研究_胡冬雪.pdf
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1、2282023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE“档案数据化”底层逻辑解析研究胡冬雪(自然资源部第三地形测量队,哈尔滨 150001)摘要:档案数据化无疑是档案领域发展的里程碑,通过将传统档案转至数字档案信息,拓宽档案数字化管理形式,最大限度地降低档案原件使用率,保护档案元件。本文通过梳理档案数据化形成背景,围绕知识元理论提出的展现档案特色记录因子理,论深度解析档案数据化底层逻辑,以提升档案管理效率,推动档案管理智能化与细粒度档案数据服务管理过渡。关键词:档案数据化;底层逻辑;解析随着经济水平大幅度提升,信息技术也在此背景下实现蓬勃发展。档案从以往纸质化转至数字化,使档案实现真正
2、意义层面现代化。通过系统梳理档案数据化形成背景,了解相关理论知识,有利于理解档案数据化底层逻辑,切实提升档案利用率,推动档案行业蓬勃发展。一、档案数据化的形成背景(一)档案形成生态环境变化人类在人际交往、信息传播、日常生活中为便于保存、传播与沟通,将所有客观存在处理为数据,使整个人类社会形成巨大数据库。数据化社会推动信息技术革新,创造不同于以往的生活方式、工作业态及生产模式,在物理世界层面架构数据世界,打造档案工作社会生态环境,加快档案工作与数据融合与关联。档案形成生态从数字态、模拟态转至数据态。档案真实记录社会活动,而数据化则从源头层面改变档案信息读取、记录、存储及传播,大量产生的档案数据逐
3、渐形成原生环境数据化、来源形态数据化、形成方式数据化的档案形成生态。档案资源形态也从数字态和模拟态向数据态转变。目前档案信息资源主体即档案数据,推动档案工作从管理档案实体转至管理档案数据这一形态变化。(二)档案工作从数字至数据档案数据在全面促进大数据布局与发展中成为档案管理工作重案数据”一词,说明国家档案事业发展顶层设计中已纳入档案数据管理。自开展档案信息化工作后,档案部门开展数字档案馆建设、数字化扫描、数字化利用服务等档案数据化管理实践。虽然有效解决以往存在的档案管理信息载体转换、数字存储与利用等问题,然而也只使档案描述、呈现及利用方式发生改变,未能较好地控制档案信息内容层级与力度,生层次挖
4、掘档案价值更不知从何谈起,急需从数字化转至数据化。档案部门正积极探索档案数据化实践,尝试将档案管理对象与方式转至数据及数据化。例如上海自贸区则率先推行和应用电子档案单套制管理模式,即将 OA 办公流程对接电子档案管理流程与电子文件归档,通过电子档案管理原型与电子文件归档高效管理电子档案目录数据、内容数据、管理利用数据及元数据。浙江省构建自动化电子文件管理体系并在此基础上制定公共数据管理方式、大数据归档范围及标准、电子文件归档数据智能化及相关规范的档案信息服务网,建设智慧化档案管理体系及档案数据共享、传输及交换机制,使档案数据高效服务于社会。二、档案数据化底层逻辑分析(一)基于记录因子理论下的档
5、案数据化内涵记录因子值基于图书情报层面中的“知识元”所提出的展现档案内容本质特征信息组织理论,若想深层次剖析档案数据化底层逻辑,就要充分了解知识元相关内涵。“知识元”重点即在知识控制与处理基本单元时发挥细粒度知识作用,和其表述相似的还有知识基因、知识因子等。和研究报告、论文、期刊、图书等大粒度文献组织而言,知识元可细分领域知识体系。与此同时,知识元属于无法划分的独立知识单位,属于知识结构不可缺少组成及粒子化知识概念。知识元特征共有以下三方面:拓扑性;即知识元间相互链接形成特定知识结构;链接性即知识元间存在直接或见解关系;原子性即知识元可相互区分的独立知识单位。若要根据知识元组织细粒度知识,以往
6、以文献为管理对象模式已不2292023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE适用,需从对文献自身关注过渡至对文献内容关注,选取合适知识元方式描述知识元并建立模型,再经知识元抽取、链接、标引、集成、检索等一系列环节建立面对所有用户的智能化与细粒度的知识服务基础设施。当前档案信息化建设重点领域即档案数据化,需借助记录因子理论才能理解其运行机制及各类实践模式间互动关系。在此过程中底层逻辑指驱动档案数据化内在动力机制与微观动因。基于记录因子理论分析而言,所谓档案数据化即档案管理基本单元从最初粗粒度文档朝着细粒度记录因子转变,档案管理活动倾向于涵盖整体性特征的档案领域本体数据集,由此一来,档案
7、文档中包括的大量记录因子会渐渐脱离初期信息控制单元束缚与限制,根据档案文档在社会历史活动中最具有的原始逻辑再次重组和关联,旨在精准匹配和满足用户需求。(图 1所示)图 1记录因子理论下的“档案数据化”原理分析图 1 可知,自然语言记录人类在社会实践活动中形成的各种档案信息,颗粒化社会记忆的记录因子存储于每份档案文本中,使不同历史阶段组织或个人对社会活动原貌认知结果得到真实反映。对于档案数据服务而言,其第一要务即由信息控制基本单元文档中抽取记录因子,基于规范逻辑集中整合档案领域本体数据,实现真正意义层面档案数据化。图 1 以虚线表示数据,说明该数据产生来自于对现有多个记录因子语义推理,并非来自档
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