成品油直销与分销业务流程模板.doc

4.7成品油直销及分销业务步骤

一、 业务目标
1 经营目标
1.1 获取最好利润。
1.2 提升用户满意度，扩大市场份额。
1.3 确保资产安全，降低货款回笼风险。
2 财务目标
2.1 核实规范，确保销售收入及应收账款真实、正确、完整。
3 合规目标
3.1 销售协议符合协议法等国家法律、法规和股份企业内部规章制度。

二、 业务风险
1 经营风险
1.1 随意降价造成收入降低。
1.2 未经授权或授权不妥，造成坏账或货款不能立即回笼。
1.3 私自提价造成市场份额丧失。
1.4 用户不满意造成市场份额下降。
1.5 营销监控不力造成效益流失。
1.6 油品出库未经授权或授权不妥，造成资产损失。
1.7 未经审核，变更销售协议示范文本中包含权利、义务条款造成风险。
2 财务风险
2.1 销售收入不能正确、真实和完整统计。
2.2 多记或少记应收账款。
2.3 货款回笼误入账户。
3 合规风险
3.1 未实施国家相关政策、法律、法规，造成商业纠纷和受四处罚。
3.2 销售协议不符合协议法等国家法律、法规和股份企业内部规章制度要求，造成损失。

三、 业务步骤步骤和控制点
1 市场细分
1.1 各级分企业组织专门人员对区域市场进行调查，了解、分析当地市场消费规模、用户分布和竞争情况。依据竞争态势和消费特点，细分目标市场，制订对应市场策略和营销方法。
依据不一样区域和销售对象设置直销经理/分销经理，负责开拓和维护区域内成品油直销/分销业务。
2 确定销售目标
2.1 各级分企业营销部门依据上级下达月度销售计划，结合市场规模、前期用户购油情况和后期资源、价格走势分析，制订月度销售计划，报同级分企业分管副经理同意后，分解落实并下达成各直销/分销经理。
3 销售及用户管理
3.1 直销/分销经理应走访用户，了解用户意见和需求，依据需要填写区域市场用户档案更新表，报部门责任人。商业用户中心责任人安排专员负责档案维护，立即对区域市场用户档案进行调整、充实和更新，最少每季编写市场消费、竞争分析汇报，报分管副经理。
【ERP】直销/分销经理依据需要填写区域市场用户主数据维护表，由分企业经营管理部门责任人审核确定后，由主数据维护员按要求在ERP系统中维护用户主数据。
4 信用核定和控制
4.1 各省（市）分企业（区外销售企业）信用管理领导小组（经理任组长）负责制订对应信用政策和信用总体规模，对营销部门和用户进行分类管理，设定不一样层次营销部门和用户信用额度，并明确对应管理权限和相关责任。地市企业依据用户资金、信用等情况，在要求信用政策和信用总体规模内确定用户具体信用额度和时限，按要求权限审批。
4.2 地市企业依据用户资金、购置、信用等情况，最少每六个月对用户进行资信评定，建立用户信用动态档案或在用户档案中维护信用资料。
【ERP】依据需求填写用户信用主数据申请表，按要求程序同意后，由财务部门在ERP系统中维护。
4.3 直销/分销经理在确定用户具体信用额度内，根据经法律事务部审定销售协议示范文本拟订销售协议，经营销部门和财务部门责任人审核后，由协议签署人按要求权限和用户签署销售协议。
对示范协议文本条款进行文字性修改，经同级法律事务部门（岗位）审核；进行实质性修改，报法律事务部审核。
4.4 各级分企业经理班子和营销部门责任人每十二个月要签署《货款回笼责任书》；营销部门责任人和直销/分销经理签署《货款回笼责任书》（单笔或汇总），并和考评挂钩。财务部门立即反馈用户欠款情况，定时报相关部门和分管副经理，督促货款回笼。
5 制订价格策略
5.1 各省（市）分企业（区外销售企业）价格领导小组（经理任组长）结合市场情况，根据要求价格制订直销/分销最低限价和浮动权限。
【ERP】财务部门依据价格文件，在ERP系统中维护销售价格主数据。
5.2 地市企业在省（市）分企业（区外销售企业）要求最低限价以上，结合当地实际，制订具体销售价格。低于最低限价销售，须由地市企业分管副经理审核后，上报省（市）分企业（区外销售企业）按要求浮动权限审批。
6 开票和收款
6.1 现款销售：【非ERP】各级分企业营业部门收款人员依据用户付款开具发票或收款凭证，由不相容岗位人员复核无误后开具提货通知单并加盖印章（或发出提油卡）。
【ERP】各级分企业营业部门依据用户需求和收款凭证，在ERP系统维护销售订单。由不相容岗位人员复核无误后开具销售发票，打印系统提货通知单并加盖印章（或发出提油卡）。
6.2 信用销售: 【非ERP】依据签署销售协议，各级分企业直销/分销经理填写信用销售审批单据, 经营销部门责任人签字后，附开票通知单据交营业部门开票。收款人员确定用户欠款金额不超出要求额度，开具销售发票或提货通知单并加盖印章（或发出提油卡）；超出要求信用额度需重新推行审批程序。
【ERP】 依据签署销售协议，由营销部门开票人员在ERP系统维护销售订单。各级分企业直销/分销经理应填写信用销售审批单据, 经营销部门责任人签字同意后，附开票通知单据交营销部门开具销售发票，打印系统提货通知单并加盖印章（或发出提油卡）。超出要求信用额度需重新推行审批程序，或经同意后由财务部门信用主数据维护员在系统中一次性释放冻结订单。
6.3 代保管业务：开具发票用户，应在开票之日15天内提货。各级营销部门对于逾期未提油品依据协议中相关代保管条款转入代保管账内，并依据政府要求、市场情况、资源情况等确定是否收替换保管费，报分管副经理同意后实施。仓储部门会同营销部门最少每六个月检验一次用户代保管情况。
6.4 【非ERP】各级分企业营销部门每日对销售开单情况进行汇总，复核无误后填写收款统计，报财务部门。
【ERP】 各级分企业营销部门每日应对销售开单情况、收款统计进行查对，销售发票、收款票据随同ERP系统销售日报表一并报财务部门；检验、处理系统中未清销售订单；查对校验自有库存转出数量和代保管转入数量一致。
6.5 合资和专题销售：销售大区分企业依据油品销售事业部下达月度合资、专题计划，按要求付款方法和要求价格进行结算。按要求“先款后货”专题销售，业务部门依据财务部门提供收款统计下达专题油发货通知单；按要求“先货后款”合资和专题销售，经部门责任人在要求额度内同意后下达合资和专题油发货通知单。
7 油库发货
7.1 需配送业务由直销/分销经理填写运输申请单报物流部门，由调度人员依据调运单组织运输。交货后将用户签字发货单交营销部门汇总。
7.2 【非ERP】油库发货人员依据各级分企业营销部门开具并盖有印章提货通知单（或提油卡）安排用户或运输部门提货，并将提货通知单留存。
【ERP】油库验单人员接到用户提单时,应查询ERP系统提单信息并查对验证提单内容相符后,按用户需求发货数量（小于提单数量）在系统中发货过账，打印油品出库单交用户提油。
7.3 罐装油品前，发货人员应检验罐车清洁度、是否专车专用，以确保出库油品质量。油库发油以油库计量表发货量为准，确保实发数和应提数量一致。数质量部门最少每六个月检验油库发货计量正确度。
7.4 【非ERP】对于一次不能提完油品，油库为用户建立代保管台账，并将剩下油品转入用户代保管账。根据要求开展油库代保管业务，应依据用户需求开具分提货通知单。
【ERP】对于一次不能提完油品，油库按要求收回原代保管提单，打印剩下数量代保管提单，作为用户下次提货依据。
7.5 【非ERP】油库发货人员每日交班前整理提货通知单，汇总发货数量，编制日发货报表和代保管台账，报油库记账人员稽核。
【ERP】油库发货人员每日交班前整理出库单，报油库记账人员和ERP系统发货数量进行查对。
7.6 油库记账人员复核日发货量、提货通知单累计数量和代保管台账，检验是否平衡，发觉要求范围内差异立即查找原因并进行调整，超出要求范围应立即上报油库责任人。
7.7 销售大区分企业驻厂办事处根据下达发货通知单均衡发货供给给合资企业和专题用户。不能超计划或无计划供给。
8 财务记账
8.1 【非ERP】各级分企业财务部门每日复核原始票据和收款统计，登入对应会计科目进行账务处理，并经不相容岗位稽核。
【ERP】各级分企业财务部门每日复核原始票据和收款统计，并和ERP系统集成销售会计凭证进行查对。
8.2 各级分企业财务部门查对应收账款和预收款，参见《7.1应收款项管理业务步骤》控制点3.2和3.3，并将对账结果通报相关部门。
9 油品盘点
9.1 油库、营销、财务等部门每个月末应进行盘点，参见《7.2存货管理业务步骤》控制点5.1。
10 分析和考评
10.1 各级分企业每个月进行经营活动分析，掌握市场和用户动态，总结直销和分销工作得失，提出有针对性营销策略，改善和完善用户服务步骤。绩效考评部门依据企业考评措施，对营销部门进行考评奖惩。

四、 相关制度目录 (制度后标号为《内控手册配套规章制度汇编》目录索引号 )
1 ERP系统运行及应用规范（试行） ----2.10.1
2 相关印发《中国石油化工股份内部会计制度（）》通知（石化股份财[]508号）
----1.6.11
3 相关印发《中国石油化工股份协议管理实施细则（试行）》和《中国石油化工股份授权委托管理措施（试行）》通知（石化股份法 [] 419号） ----1.12.1