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企业会议管理制度

每个企业全部不可避免地要举行多种多样会议因为会议是企业处理关键事务实现科学决议关键路径同时也是有效进行信息沟通协调各方面关系关键手段建立健全企业会议管理制度目标正在于此现代企业会议管理制度关键包含以下这些
一、企业会议管理制度
（一）总则
第一条 为改善作风降低会议缩短会议时间提升会议质量特制订本制度
（二）会议分类及组织
第二条 全厂会议归纳为四类:
1、 厂级会议关键包含厂级领导扩大会全厂干部会全厂班组长会全厂职员大会全厂技术人员会和多种代表大会应分别报请厂部同意后由各办事部门分别负责组织召开
2、 专业会议系全厂性技术业务综合会如经营活动分析会质量分析会生产技术准备会生产调度会安全工作会等由分管厂领导同意主管业务科室负责组织
3、
表22－1会议通知
谨定于 年 月 日午 时 分
召开 会议，请按时参与为荷
随本通知送提案书乙份若有提案请填写后于开会前提交为荷
此致
先生
召集人

表22－2提案书
提案书 提案人
提案内容

4、 系统和部门工作会各车间科室召开工作会如车间办工会科务会车间科室职员大会等由各车间科室领导决定召开并负责组织
5、 班组小组会由各工会小组长或行政班组长决定并主持召开
第三条 上级或外单位在本厂召开会议如现场会汇报会办公会等或厂际业务会如联营洽谈会用户座谈会等一律由厂办受理安排相关业务对口科室协作做好会务工作
（三）会议安排
第四条 例会安排
为避免会议过多或反复全厂正常性会议一律纳入例会制标准上要按例行要求时间地点内容组织召开例行会议安排以下:
1、行政技术会议：
（1）厂长办公会
研究布署生产行政工作讨论决定全厂生产行政工作重大问题
（2）厂务会
总结评价当月生产行政工作情况安排部署下月工作任务
（3）班组长以上干部大会或全厂职员大会
总结上季六个月整年工作情况布署本季六个月新年工作任务表彰奖励优异集体个人
（4）经营活动分析会
汇报分析工厂计划实施情况和经营活动结果评价各方面工作情况肯定成绩揭露矛盾提出改善方法不停提升工厂经济效益
（5）质量分析会
汇报总结上月产品质量情况讨论分析质量事故问题研究决定质量改善方法
（6）安全工作会含治安消防工作
汇报总结前季安全生产治安消防工作情况分析处理事故检验分析事故隐患研究确定安全防范方法
表22－3年度会议实施计划表
会议名
区分

举行次数

举行日期

举行时间

目标

参与者

司仪

主席

事务责任人

议事统计

黑板统计员

出席者参考资料

会场分发资料

会前分发资料

（7）技术工作会含生产技术准备会
汇报或总结当月技术改造新产品开发科研技术和日常生产技术准备工作计划完成情况部署下月技术工作任务研究确定处理相关技术问题方法方案
（8）生产调度会
调度平衡生产进度研究处理各车间科室不能自行处理重大问题
（9）科务会
检验总结部署工作
（10）车间办公会
检验总结部署工作

表22－4会议审核表
注意关键点
查核栏
开
会

目

此次会议是否实际需要是否只是流于形式例行会议有没有其它
愈加好处理方法

开会目标是否明确

设
定
要
项
方
面
开会时机时间是否合适

开会场所是否合适

所邀集和会人员是否合适

开
会
通
知
方
面
是否对于和会人员确实通知妥当

对于开会主旨议题是否确实通知和会人员

是否事先通知和会人员应该事先就议题做好准备

是否通知和会人员事先备妥相关资料

会
议

准
备
方
面
是否事先拟就议题进行次序立即间分配

事前是否应该分发参考资料是否已经做了应变准备

是否安排好会议统计

是否必需用幻灯机或录像机等机械设备

（11）班组会
检验总结部署工作
（12）班组科室班前会
邀集和会人员选定标准
对于该项议题确实深有感慨者
对于该项议题确实握有资料学有专精并富有经验者
此次会议结论将会对其有所影响者
邀其和会参与讲话讨论好处要比因该职员出席会议而致工作停顿所造成损失来得更大者
对前一天工作进行讲评部署当日工作任务和注意事项
2、各类代表大会
（1） 职员代表大会
（2） 车间部门职员大会或职员代表小组会
（3） 科协会员代表大会
（4） 企协会员代表大会
3、民主管理会议
（1） 工厂董事会
（2） 工厂管理委员会
（3） 厂长联席会
（4） 生产管理委员会
（5） 生活福利委员会
4、文结果公布会
（1） 科协年会
（2） 企协年会
（3） 厂结果公布会
（4） 科技结果公布会
（5） 信息公布会
（6） 企管结果公布会
第五条 其它会议安排
凡包含多个车间科室责任人参与多种会议均须于会议召开前由召集单位经部门或分管厂领导同意后报厂办汇总并由厂办统一安排方可召开
第六条 厂办每七天六应将全厂例会和多种临时会议统一平衡编制会议计划并印发到厂领导和各车间科室及相关服务人员
第七条 凡厂办已列入会议计划会议如需改期或遇特殊情况需安排新其它会议时召集单位应提前天报请厂办调整会议计划未经厂办同意任何人不得随便打乱正常会议计划
第八条 对于准备不充足有反复性或无多大作用会议厂办有权拒绝安排

表22－5例行会议一览表
会议名称
讨论事项
召集人
列席人
固定
参与人员
不固定
参与人员
会议日期
备注
产销会议
产销
配合事项
副总经理

厂长
业务经理
生管科长
制造科长
业务科长
品管科长
技术科长
每七天一次

质量管理
会议
质量改善
检讨
厂长
副厂长

品管科长
生管科长
制造科长

每两周一次

厂务会议
讨论
多种厂长
厂长

各科科长

每七天一四
下午

效率检讨
会议
检讨效率
及奖金事宜
副厂长

科务会议
检讨科内
生产问题
各科科长

各组组长

每七天二次

进度会议
检讨修订
进度
各科科长

各组组长

每七天一次
随同科务
会议召开
多种联络
会议
讨论多种
联络事项

不定时
视需要而定

表22－5开会通知表
【 】会议开会通知以下
承接【 】
（检验）
议题

日期
月 日 时 分 ～ 时 分

地点

出席者

主席

资料

汇报

确定

第九条 对于参与人员相同内容靠近时间相适多个会议厂办有权安排合并召开
第十条 各部门会期必需服从全厂统一安排各部门小会不应安排在全厂例会同期召开和会人员不发生时间冲突除外应坚持小会服从大会局部服从整体标准
（四）会议准备
第十一条 全部会议主持人和召集单位和会人员全部应分别做好相关准备工作包含拟好会议议程提案汇报总结提要讲话关键点工作计划草案决议决定草案落实会场备好坐位茶具茶水奖品纪念品通知和会人等
表22－7会议程序表
【 】会议程序
时间： 月 日 时 分～ 时 分
出席者姓名【 】
缺席者姓名、理由【 】
□1、起立敬礼宣告开会

□2、合颂经营理念

□3、董事长经理致词

□4、说明议题议案

□5、补充说明汇报

□6、讨论问题质疑应答

□7、其它

□8、决议事项确定

□9、下一次讨论事项确定

□10、司仪主席散会致词

□11、起立敬礼

□12、

确定

二、会议管理要领
（一）提升会议成效要领
第一条 要严格遵守会议开始时间
第二条 要在开头就议题要旨做一番简练说明
第三条 要把会议事项进行次序和时间分配预先通知和会者
第四条 在会议进行中要注意以下事项：
1、 讲话内容是否偏离了议题
2、 讲话内容是否出于个人厉害
3、 是否全体人员全部用心聆听讲话
4、 是否讲话者过于集中于一些人
5、 是否有从头到尾全部没有讲话过人
6、 是否某个人讲话过于冗长
7、 讲话内容是否朝着结论推进
第五条 应该引导在预定时间内做出结论
第六条 在必需延长会议时间内应取得大家同意并决定延长时间
第七条 应该把整理出来结论交给全体人员表决确定
第八条 应该把决议付诸实施程序整理出加以确定
（二）会议禁忌事项
第九条 讲话时不可长篇大论滔滔不绝标准上以分钟为限
第十条 不可从头到尾缄默到底
第十一条 不可采取不正确资料
第十二条 不要尽谈些期待性估计
第十三条 不可做人身攻击
第十四条 不可打断她人讲话
第十五条 不可不懂装懂胡言乱语
第十六条 不要谈到抽象论或观念论
第十七条 不可对讲话者吹毛求疵
第十八条 不要中途离席
表22－8会议统计一
（一） 名称及会议
（二） 时间
（三） 主持人
（四） 参与人员及人数
（五） 主持人汇报
（六） 例行汇报
（七） 讨论事项及结论
表22－9会议统计二
编号
（一） 开会时间年月日时分至时分
（二） 开会地点
（三） 会议名称
（四） 主持人统计
（五） 参与人员
（六） 出席人员
（七） 主持人汇报
（八） 讨论事项及结论
三、企业会议程序和规范
（一）会议程序
第一条 经营会议程序
1、 主席经营政策汇报10分钟
2、 上次议案追踪分20钟
3、 部门业务结果汇报30分钟
4、 各部门协调及讨论事项30分钟
5、 未决议事项复议10分钟
6、 上级指导汇报10分钟
7、 主席结论10分钟
第二条 产销会议程序
1、 主席汇报10分钟
2、 上次议案追踪20分钟
3、 各部门产销结果汇报20分钟
4、 未来销售生产规格数量估计20分钟
5、 产销合作单位汇报100分钟
6、 产销协调事项讨论30分钟
7、 未决议事项复议10分钟
8、 上级指导汇报10分钟
9、 主席结论10分钟
第三条 厂务会议程序
1、 主席汇报10分钟
2、 上次议案追踪20分钟
3、 各部门结果汇报30分钟
4、 各部门作业协调及讨论事项30分钟
5、 管理制度研讨事项30分钟
6、 下月生产目标分配20分钟
7、 未决议事项复议10分钟
8、 上级指导汇报10分钟
9、 主席结论10分钟
第四条 营业会议程序
1、 主席汇报10分钟
2、 上次议案追踪20分钟
3、 各区域业务结果汇报30分钟
4、 市场同业动向及经销商管理研讨事项20分钟
5、 各区域协调及讨论事项20分钟
6、 下月销售目标及推销关键日程安排20分钟
7、 未决议事项复议10分钟
8、 上级指导汇报10分钟
9、 主席结论10分钟
第五条 科务会议程序
1、 主席汇报10分钟
2、 单位进度汇报30分钟
3、 单位协调及讨论事项20分钟
4、 工作改善人员动态事项及开发事项汇报20分钟
5、 未决议事项复议10分钟
6、 上级指导汇报10分钟
7、 主席结论10分钟
第六条 专案会议程序
1、 提议人汇报10分钟
2、 专案内容汇报或上次议案追踪20分钟
3、 作业进度汇报
4、 讨论及协调事项30分钟
5、 未决议事项复议10分钟
6、 上级指导汇报10分钟
7、 主席结论10分钟
第七条 周会程序
1、 周会开始1分钟
2、 互道早安1分钟
3、 点名及仪容检验3分钟
4、 各部门主管汇报10分钟
5、 轮值人值勤汇报3分钟
6、 协调事项汇报8分钟
7、 主管指示5分钟
8、 在职训练16分钟
9、 唱企业歌朗诵经营宗旨2分钟
10、 散会1分钟
（二）会议规范
第八条 会议规范通则
各项会议通知应在三天以前发出固定日期例会如碰到星期日或假日应顺延一天会议时间地点如没固定负责者则由主席事先决定通知司会统计由主席指派要求例会除非有重大事项均须确实依据时间进行会议统计限一天内呈报上一级主管主管指示限三天内完成再交由会议主持人进行追踪办理
第九条 经营会议规范
每七天一利用下班时间下午分至分在总企业举行由总经理担任主席各部级主管参与外并请董事长常务董监事列席指导汇报经营会议目标是让企业最高层干部参与经营政策制订听取各部门业务政策汇报同时决定整个企业一周工作关键和作业方针协调各部门一周内业务活动
第十条 产销会议规范
生产过剩或供不应求全部是产销不协调引发所以企业内最关键部门是生产和销售部门产销联席开会每个月最少要一次以上以30天一次话最好是在每个月日举行产销会议参与人数比通常会议人数多为不影响各部门作业时间最好选择下午分至分为宜开会地点轮番在业务部门所在地及工厂两个地方召开不仅能够相互了解现况而且还能够亲眼看到产销多种新创意资料图表工作进度等主席由产销双方主管轮番主持参与人员以产销双方科长级以上干部为主其它单位如总务财务企划等相关单位主管应列席参与总经理以上人员视需要程度列席指导或汇报经营方向产销会议目标在寻求产销双方配合协调汇报本月产销结果后共同检讨以后三个月内销售规模和数量确定生产目标产销以外单位和会人员在会中能够提供相关策划意见或向产销单位提出管理提议促进产销愈加亲密合作
第十一条 厂务会议规范
工厂技术即使关键作业步骤人事管理亦不可忽略厂务会议是为了讨论和决定整个工厂大事及进度而召开正常情况下每个月召开固定会议一次为配合产销会议召开最好于每个月日举行以紧接着下班时间最好厂长担任主席科长主管及相关生管品管总务等人员参与上级和其它部门高级主管可列席了解生产概况厂务会议关键在于组织直接生产单位和厂内生产单位协调研讨实际结果和计划得失差异促进整个工厂管理绩效提升更关键还是制订下月生产目标及确定部分生产日程
第十二条 营业会议规范
通常企业日常靠着日报表联络是能够推行业务作业不过业务政策实施方案必需首先依靠市场情报资料交流所以营业会议必需每个月举行一次为配合产销会议及方便上级列席日期选择在每个月日才不致冲突时间以分支机构主管回到总企业合适时间较佳由业务主管担任主席科长级以上人员及区域责任人参与业务会议关键议案应集中于追踪业绩结果回收结果及市场动向同业活动概况制订下月业务目标及促销方案经销商管理得失分析也很关键
第十三条 科务会议规范
科级主管常常接收部级主管命令为了转达上级命令便于在日常工作中实施落实每个月或半个月全部要集合一次组级干部配合企业政策部署第一线任务假如以月份召开时挑选每个月日为宜至于时间地点则由科长自己选定组长及协调相关事务人员参与部级主管要常常列席指导总经理亦要轮番到各科参与为基层干部提升士气科务会议关键应放在现场作业改善及人事问题当然也要检讨结果及预定目标促成基层团结
第十四条 专案会议规范
凡有专门议题或发明某种新事业而形成专门案件为了不影响其它会议正常进行而举行专案会议专案会议不受时间次数约束只要对企业有利重大议题均可由提议人经上级同意而召集相关人员开会商讨专案会议为不定时性临时性会议当然一个专案假如需要数次研讨才能定案时能够相互约定次数和日期切记要以一案一会为标准
第十五条 周会规范
企业界职员要常常加强敬业精神教育所以在每七天星期一早上必需以分钟以上时间做职员教育及关键工作汇报同时还能够利用周会表彰优良职员以提升士气周会主席最好由干部或职员轮番担当周会通常分别在总企业工厂或分支机构举行
四、部门经理会议规程
第一条 目标
部门经理会议作为总裁辅助机构审议决议企业内外关键或重大事项
第二条 制订和废除
本规程制订修改和废除决定权在总裁
第三条 会议组员组成
部门经理会议组员由总裁副总裁总裁助理董事会秘书部门经理和室主任组成在总裁认为有必需情况下能够要求部门经理以下级她人员参与听取她们意见
第四条 会议召开
部门经理会议分两种一是例会二是临时会议例会每七天一早晨时在总裁办公室召开假如例会日适逢节假日或遇不测事件不能准期召开则改定在适宜日子召开临时会议由总裁认定必需时候召开
第五条 会议主持
会议由总裁召集并主持召开总裁因故不能出席指定代理者由其代理召集并主持会议其它会议组员能够用书面或口头形式说明理由申请并获取会议召集和主持权在这种情况下召集和主持权取得者必需尽早召集会议
第六条 审议事项
审议事项以下：
1、方针和计划事项
（1） 经营上关键方针和计划
（2） 经营计划和经营方针实施方案关键点和对策
（3） 总裁认为尤其有必需审议其它事项
2、机构和制度事项
（1） 业务组织机构和业务要求规程制订修改和废除
（2） 和子企业业务关系财产关系和人事关系决议事项
（3） 各部门在业务上关键汇报请示和联络事项
（4） 总裁认为尤其必需其它事项
3、财务事项
（1） 一项10万元以上固定资产无形资产获取处理租赁借贷和关键改造事项
（2） 一项金额在100万元以上长久资金两年以上借入和债务确保事项
（3） 一项金额在30万元以上短期资金借入和债务确保事项
（4） 对一方进行20万元以上投资事项
（5） 对一方进行20万元以上贷款事项
（6） 融资和集资事项
（7） 关键对外担保事项
（8） 一项美元30万日元万外币买卖事项
（9） 不良债权处理事项
（10） 总裁认为有尤其必需审议其它事项
4、项目经营事项
（1） 关键项目经营机会和风险事项
（2） 项目决议事项
（3） 项目标实施和监控事项
（4） 大宗交易事项
（5） 一项价值30万元人民币索赔事项
（6） 关键交易关系建立和解除事项
（7） 营销渠道选择事项
（8） 营销策略选择事项
（9） 营销价格决定修改事项
（10） 总裁认为有尤其必需审议其它事项
5、办公事务事项
（1） 关键人事任免调动和赏罚事项
（2） 干部职员晋升提薪奖金津贴和考评评价事项
（3） 人事招聘录用事项
（4） 教授顾问外聘事项
（5） 一项金额万元以上赔偿事项
（6） 一项金额万元以上办公事务开支事项
（7） 一项金额万元以上聘金会费交际费开支事项
（8） 一项金额万元以上招待接待费差旅费开支事项
（9） 关键涉外公关事项
（10） 契约和诉讼事项
（11） 总裁认为有必需审议其它事项
6、本要求以外事项除总裁认为有必需提交部门经理审议决议权限归总裁全部
第七条 决议
部门经理会议审议和决议完全在总裁决议和拍板基础上进行
第八条 决议实施
部门经理会议一经形成决议由相关部门经理或室主任负责实施立即落实落实决议内容和精神总裁以下全体职员必需按决议内容和精神实施决议内容和精神变更权在总裁
第九条 会议事务
部门经理会议事务由董事会秘书全权负责
1、 会议议题资料整理和准备
2、 会议议程安排
3、 会议统计和纪要整理
4、 会议议决草案起草
5、 会议文件保管
6、 对会议决议实施情况进行调查立即向总裁汇报
第十条 实施汇报
部门经理或室主任有义务和责任在适宜时候把决议实施过程情况和结果向总裁汇报
第十一条 附则
在董事会秘书因故不能负责会议事务情况下由总裁办公室组员中指定一名代理
本要求自年月日起实施
五、会议工作细节审核项目及内容
表22－10会议工作细节审核一览表
工作项目
查
核
1、 活动主旨
2、 活动规范
3、 预算
4、 招待对象层次
5、 总参与人数查对邀请回函
6、 活动日期立即间注意是否和其它同业活动撞车
7、 活动日数
8、 筹备单位
9、 活动责任人
10、 活动作业分工明细
11、 会场预订
主会场
开会场地
洽谈室
展示场
贵宾休息室
主办单位休息室干事办事员
演艺人员休息室
12、 制作贵宾名册
包含注明姓名地址企业名称电话职衔等项并查对其正确是否
13、 邀请函
信封
邀请卡
回函明信片
纪念品兑换券
停车券
指导地图
点心券
餐券
订制张数多印备份
信封书写作业
投递作业承接员
投递日期（要以活动日期二三个星期前寄达对方为标准）
14、 纪念品方面
纪念品选定
决定包装纸
外包装书写作业
礼品题款作业
姓名书写作业
蝴蝶结装饰作业
雕冰花饰
胸花
馈赠用花束
仪式台花饰
礼桌花饰
文字花饰
吊挂花饰
蜡烛
展示品饰花
礼花（献礼用）
礼品包装作业
订制数量（要多出备份）
15、 接送交通工具方面
飞机
火车
巴士
轿车
16、 劳务费（给司机演艺人员）
17、 会场部署
18、 宴会形式
餐桌入座式
自助餐入座式
半入座式自助餐
立食式自助餐
鸡尾酒会立食式
19、 料理样式
法国料理
日本料理
各国料理大会串
路摊式模拟餐馆式餐台取食式
餐车服务式
20、 雕冰原色彩色
21、 饮料方面
餐前酒
威士忌
鸡尾酒
啤酒(罐装或生啤酒)
饮料类
吧台
餐车
餐车女服务员
干杯用酒类(国产酒或洋酒)
22、 香烟方面
香烟
雪茄
品牌国产或进口
尤其订做烟盒
香烟摊女服务员
23、 菜单印刷
24、 花饰方面
花圈
花篮
桌上花饰
旗袍
各国民族衣着
25、 园景制作
西式园景
东方园景
租借盆景
①观叶盆景
②观花盆景
茶几
遮阳伞
26、 口号标示牌类
欢迎口号
大门口号
方向标示
专用停车场标示牌
受付处口号
会场入口处欢迎光临拱门
仪式台口号
展示商品说明标牌
会场内指导标示牌
社徽商标看板
国旗社旗大会旗
27、 拍照摄影方面
纪念照片
快照
统计摄影
拍立得照片拍照女服务员
28、 选择桌子选择圆桌或方桌
29、 座位次序
桌面标示卡
桌面标示卡书写作业
印制座位配置表
30、 胸章名牌方面
颜色大小种类选定
企业名称职衔姓名书写作业
31、 女服务员着装方面
洋装
安排演艺人员乐队
节目主持人
舞台灯光
32、 演出女郎
33、 女性公关人员
34、 住宿安排方面
安排贵宾住宿套房单人房双人房
主办人员住宿问题
演艺人员住宿预订房间
妥善分配房间
35、 特设专用柜台
36、 支付负担范围住宿餐费取用箱内食物费用电话费
37、 安排用餐方面
住宿者用餐事宜
贵宾司机用餐问题
服务人员用餐
演艺人员乐队用餐问题
38、 活动行程方面
司仪开场白
主席致辞
贵宾致辞
举杯同庆
余兴节目
朗诵贺电
致谢辞
活动行程表标示
活动日程表书写工作
播放背景音乐
放映宣传影片幻灯片
39、 服务柜台工作方面
贵宾出缺席确实定
发放胸章
发放活动日程表
主席迎宾作业
引导贵宾到休息室
发放座位牌
发放纪念品
接待大众传输人员
设置临时电话
贵宾署名纪念
40、 演出节目标总预算方面
本单元活动企划
节目策划及演出
节目执导
会场部署
料理饮料
服务人员
灯光设计
灯光器材
舞台装备
舞台灯光
关键舞台
特设舞台
回转舞台
凸出舞台
舞池
舞台设计工作人员
音响方面
音响设计
音响器材
立式麦克风
桌上型麦克风
无线电麦克
录音机
音箱
放大器
音响操作员
录音
现场测录音
41、 摸彩活动方面
摸彩方法
摸彩箱
摸彩券
摸彩服务员
奖品给付方法
当场核发
散场时核发
送到家
邮寄
42、 演出节目标彩排
43、 新工厂企业落成庆贺喜宴
停车场
收付柜台设置场地
向导招待讲解人员
活动行程表
指导标示
说明标示牌
茶水点心招待
工厂企业落成说明
接待记者采访人员
接送交通工具
联络相关官方机构
和邻居打招呼
装置临时电话
给水排水设备
电气瓦斯能源
冷暖器设备
桌椅
桌巾
照明设备
音响设备
游艺节目
纪念品
44、 会场方面
会场部署
仪式台
讲台
讲师
制作人
幻灯机
放映幕
灯光部署
笔记用具
资料分发
资料披露
样品试用具展示品
麦克风
录音作业
风同时翻译机
茶水点心咖啡甜点
用餐事宜
45、 展示会方面
会场部署
演出计划
展示装饰计划
邀请函制作
游艺节目
选定搬运企业
迁入计划当日或前天
装设计划当日或前天
展示商品
展示器具
电气工程安装工程
制服
讲解体系
海报
说明书
讲解员
说明标示牌
实地演出
迁出计划当日或隔天
茶水点心
用餐问题
洽谈室
接待记者采访人员
46、 服装
西装
燕尾服
制服
47、 支付旅馆费用方面
支付日期
汇款前来收款当日支付现金
出纳员
48、 旅馆事务方面承接员
主办人员
餐宴预约办事员
餐宴服务经办员
住宿服务经办员
预约订经办员