旅游集团酒店管理请款作业暂行制度模板.doc

厦门夏商旅游集团酒店管理企业
请款作业暂行要求

制订：财会部
修订日期：2月
一、制订目标
为规范企业各类资金支出行为，实施正确化管理思绪，同时方便各部门请款作业，特制订本要求，对各类资金支出单据规范及操作步骤给予明确。
二、适应范围
（一）本要求适适用于包含货款支付、费用支出、资金调拨、暂借等全部包含资金支出交易行为。
（二）本要求适应于厦门夏商旅游集团酒店管理企业(简称管理企业,下同)各部门及其下属和托管单位(简称各单位,下同)。
三、审批权限及审批步骤
本要求适用审批权限具体参考《厦门夏商旅游集团酒店管理企业审批权限及步骤管理暂行措施》实施。
四、表单要求
本要求共设计三种财务表单，分别适适用于不一样资金支出行为：
（一）、用款申请单
1、适用范围：通常需要从财会部支出资金任何行为，不管是采取现金还是转帐方法，均要填写《用款申请单》。比如费用报销、冲帐补款、供给商货款等。
《用款申请单》是企业资金支出关键内部表单，其它财务表单仅作为其附
件使用。
2、单据样本(具体请参考内控表单)
3、填写要求：
（1）填制时间：即填制本表单当日
（2）单位：即管理企业或下属及托管单位单位名称代码
（3）部门：即经办人所属部门,最好是成本负担部门
（4）收款单位：即交易方企业名称或经办人个人,假如是交易方,则名称必需
要和其发票上签章一致.
（5）单据：即后附原始凭证张数
（6）付款方法：依所需要付款方法在对应□内划√即可，若非现金或转
帐方法，则选“其它”，并把需要付款方法填在后面，如承兑汇票等。
（7）汇入银行帐号：仅在转帐付款方法下才要填写,即对方银行名称及
帐号
（8）请款金额：即此次所需报销或付款金额。请依上述规范填写。
（9）用途：即此次用款申请理由，若有多项，请分门别类具体填写。
（二）暂借款冲帐单
1、适用范围：通常因临时无法取得正式报销凭证而又必需预先支出资金
行为，均要填写《暂借款冲帐单》，仅作为《用款申请单》附件使用，不能作
为直接支出资金表单。如预付货款、差旅费等。
2、单据样本和操作步骤(具体请参考附件一)
3、填写要求：
还款冲账单
（1）填制日期、单位、部门、收款单位、单据、用途等栏位填写请参考《用款申请单》，数字填写规范亦同。
（2）应补(退)金额：即借款金额减冲帐金额后余额，正则退，负则补。若是补，则需要一并填写《用款申请单》才可领款。
（3）冲帐金额：即实际报销或付款金额，即实际支出金额，
（4）本表单在请款时无须审批,冲帐时才需要按权限进行审批。
借款单
依据借款时间、金额、原因、估计还款时间、方法等相关内容填写，注意在“借款人：处签字确定。
还款证实单
依据借款人还款冲账单办理完还款冲账手续后，由核实会计填写此单，署名确定后交给借款人以证实款项还清，借款人应保管好此单。
（三）、内部报销单
1、适用范围：仅适用确实无法取得正式发票小额资金支出行为，仅作为《用款申请单》附件使用，不能作为直接支出资金表单。如工资、过节费、外购水果等无法取得发票外购行为及内部行为。该表单使用要严格限制。
2、单据样本(具体请参考内控表单)。
3、填写要求
（1） 填制日期、单位、部门、数字填写规范等同《用款申请单》。
（2） 事由：即发生支出具体内容，需具体填写。
（3）姓名/内容：即发生事由具体项目或对象，如人员名单或项目。
（4）企业标准：企业要求该项目标具体标准。
（5）金额：依对应栏位填写小写数字即可。
（6）领款人 ：即受益人或经办人。请对号签核，空白处划“∫”。
（7）累计 ：即上述金额汇总小写数字。
（8）实发金额：即对应大写数字
四、相关操作要求
（一）财务表单作为企业内部控制关键原始单据，要严格根据上述要求进行填写，字迹要求清楚工整，不得涂改，不然视为无效单据不得报销。
（二）财务表单使用要严格根据企业要求审批权限及审批步骤进行，不得颠倒审批次序或越级签核。
（三）各类表单和原始凭证在申请用款之前，要求用胶水进行粘贴，不得用大头针或曲别针替换，以防单据丢失，具体粘贴要求以下：
1、粘贴时要求同类单据粘贴在一起，若厚度过厚时，要摊平粘贴在一张厚纸上，图示以下；
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2、粘贴时要求统一粘贴单据左侧或左上角，超出《用款申请单》部分要折叠到小于等于《用款申请单》面积为止。
（四）不一样付款方法或不一样受益人支出要分开填写，不能使用一张《用款申请单》。
（五）申请用款或冲帐时，除要附上对等金额正式发票以外(包含内部报销单)，还要附上对应其它资料，以表示交易完整性或安全性。具体列举以下：
1、差旅费：暂借款时要附上暂借款冲帐单和出差申请单冲帐时要附上出差
费用明细表和出差工作汇报
2、预付款时要附上对方报价单、企业内部请购单、协议或是其它能够证
明此笔支出资料，除差旅费外，严禁不明确具体金额就申请支出。
3、若是一笔交易数次付款，第一次必需附上对应协议或付款计划，后
续请款时可无须再附，但必需注明付款进度及总金额、已付金额、未付金额等。
4、付货款时需附上内部验收单等。
5、其它未尽事项以财务实际需要为准。
（六）若牵涉到其它部门或企业要求统一管控，均需要相关部门会签。比如
书籍购置需要办公室会签，人事方面需要人事部会签等。
（七）通常对外跟其它企业交易，标准上采取转帐方法付款，不得采取现金交易。且付款单位跟凭证上签章单位要一致方可。特殊情况下需由经办人提出说明，经财会部审批后方可进行现金交易。
（八）为提升财务数据正确性，依据会计“权责发生制”及“配比标准”要求，要求全部单据在取得正式发票后要立即报销(通常要求五个工作日)，特殊情况需提前说明。
（九）本作业措施解释权归管理企业财会部。
（十）本作业措施由管理企业责任人核准后实施，修正时亦同。

附件一：