旅游集团酒店管理请款作业暂行制度模板.doc

厦门夏商旅游集团酒店管理企业请款作业暂行要求 制订：财会部 修订日期：2月一、制订目标为规范企业各类资金支出行为，实施正确化管理思绪，同时方便各部门请款作业，特制订本要求，对各类资金支出单据规范及操作步骤给予明确。二、适应范围 （一）本要求适适用于包含货款支付、费用支出、资金调拨、暂借等全部包含资金支出交易行为。 （二）本要求适应于厦门夏商旅游集团酒店管理企业(简称管理企业,下同)各部门及其下属和托管单位(简称各单位,下同)。三、审批权限及审批步骤 本要求适用审批权限具体参考厦门夏商旅游集团酒店管理企业审批权限及步骤管理暂行措施实施。四、表单要求 本要求共设计三种财务表单，分别适适用于不一样资金支出行为： （一）、用款申请单 1、适用范围：通常需要从财会部支出资金任何行为，不管是采取现金还是转帐方法，均要填写用款申请单。比如费用报销、冲帐补款、供给商货款等。用款申请单是企业资金支出关键内部表单，其它财务表单仅作为其附件使用。 2、单据样本(具体请参考内控表单) 3、填写要求： （1）填制时间：即填制本表单当日 （2）单位：即管理企业或下属及托管单位单位名称代码 （3）部门：即经办人所属部门,最好是成本负担部门 （4）收款单位：即交易方企业名称或经办人个人,假如是交易方,则名称必需要和其发票上签章一致. （5）单据：即后附原始凭证张数 （6）付款方法：依所需要付款方法在对应内划即可，若非现金或转帐方法，则选“其它”，并把需要付款方法填在后面，如承兑汇票等。 （7）汇入银行帐号：仅在转帐付款方法下才要填写,即对方银行名称及帐号 （8）请款金额：即此次所需报销或付款金额。请依上述规范填写。 （9）用途：即此次用款申请理由，若有多项，请分门别类具体填写。 （二）暂借款冲帐单 1、适用范围：通常因临时无法取得正式报销凭证而又必需预先支出资金行为，均要填写暂借款冲帐单，仅作为用款申请单附件使用，不能作为直接支出资金表单。如预付货款、差旅费等。 2、单据样本和操作步骤(具体请参考附件一)3、填写要求：还款冲账单 （1）填制日期、单位、部门、收款单位、单据、用途等栏位填写请参考用款申请单，数字填写规范亦同。 （2）应补(退)金额：即借款金额减冲帐金额后余额，正则退，负则补。若是补，则需要一并填写用款申请单才可领款。 （3）冲帐金额：即实际报销或付款金额，即实际支出金额，（4）本表单在请款时无须审批,冲帐时才需要按权限进行审批。借款单依据借款时间、金额、原因、估计还款时间、方法等相关内容填写，注意在“借款人：处签字确定。还款证实单 依据借款人还款冲账单办理完还款冲账手续后，由核实会计填写此单，署名确定后交给借款人以证实款项还清，借款人应保管好此单。（三）、内部报销单 1、适用范围：仅适用确实无法取得正式发票小额资金支出行为，仅作为用款申请单附件使用，不能作为直接支出资金表单。如工资、过节费、外购水果等无法取得发票外购行为及内部行为。该表单使用要严格限制。 2、单据样本(具体请参考内控表单)。 3、填写要求 （1） 填制日期、单位、部门、数字填写规范等同用款申请单。 （2） 事由：即发生支出具体内容，需具体填写。 （3）姓名/内容：即发生事由具体项目或对象，如人员名单或项目。 （4）企业标准：企业要求该项目标具体标准。 （5）金额：依对应栏位填写小写数字即可。 （6）领款人 ：即受益人或经办人。请对号签核，空白处划“”。 （7）累计 ：即上述金额汇总小写数字。 （8）实发金额：即对应大写数字四、相关操作要求（一）财务表单作为企业内部控制关键原始单据，要严格根据上述要求进行填写，字迹要求清楚工整，不得涂改，不然视为无效单据不得报销。（二）财务表单使用要严格根据企业要求审批权限及审批步骤进行，不得颠倒审批次序或越级签核。（三）各类表单和原始凭证在申请用款之前，要求用胶水进行粘贴，不得用大头针或曲别针替换，以防单据丢失，具体粘贴要求以下：1、粘贴时要求同类单据粘贴在一起，若厚度过厚时，要摊平粘贴在一张厚纸上，图示以下；9876543219876543212、粘贴时要求统一粘贴单据左侧或左上角，超出用款申请单部分要折叠到小于等于用款申请单面积为止。（四）不一样付款方法或不一样受益人支出要分开填写，不能使用一张用款申请单。（五）申请用款或冲帐时，除要附上对等金额正式发票以外(包含内部报销单)，还要附上对应其它资料，以表示交易完整性或安全性。具体列举以下： 1、差旅费：暂借款时要附上暂借款冲帐单和出差申请单冲帐时要附上出差费用明细表和出差工作汇报 2、预付款时要附上对方报价单、企业内部请购单、协议或是其它能够证明此笔支出资料，除差旅费外，严禁不明确具体金额就申请支出。 3、若是一笔交易数次付款，第一次必需附上对应协议或付款计划，后续请款时可无须再附，但必需注明付款进度及总金额、已付金额、未付金额等。 4、付货款时需附上内部验收单等。 5、其它未尽事项以财务实际需要为准。（六）若牵涉到其它部门或企业要求统一管控，均需要相关部门会签。比如书籍购置需要办公室会签，人事方面需要人事部会签等。（七）通常对外跟其它企业交易，标准上采取转帐方法付款，不得采取现金交易。且付款单位跟凭证上签章单位要一致方可。特殊情况下需由经办人提出说明，经财会部审批后方可进行现金交易。（八）为提升财务数据正确性，依据会计“权责发生制”及“配比标准”要求，要求全部单据在取得正式发票后要立即报销(通常要求五个工作日)，特殊情况需提前说明。（九）本作业措施解释权归管理企业财会部。（十）本作业措施由管理企业责任人核准后实施，修正时亦同。附件一：