档案管理实施工作细则终稿.doc
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1、关于印发档案管理实行细则告知各部门、各子公司:集团公司办公室依照档案管理实行意见规定,针对起草档案管理实行细则与各有关部门和人员进行了重复沟通、协调,现将修订后集团公司档案管理实行细则印发给你们,请各部门、各有关人员认真学习,严格按照档案管理实行细则规定和原则加强档案管理工作,使我公司档案管理工作走向规范化轨道。此告知附:档案管理实行细则集团公司办公室.5.10档案管理实行细则为加强集团公司档案管理工作,有效地保护和运用档案,维护公司合法权益,使档案管理规范化,特制定本细则如下:一、集团公司资料归档范畴凡是反映公司经营活动、具备查考运用价值书面文献资料均属归档范畴。(一)政府机关或行业管理部门
2、(简称职能部门)文书材料。1、职能部门召开关于房地产工作会议文献;2、职能部门下发涉及经营业务并规定贯彻执行文献;3、职能部门领导检查工作、参观或者参加公司活动中批示、发言;4、职能部门对公司各类请示事项批复;5、其他有关资料。(二)公司文献资料1、公司内部管理文献。涉及公司发行各种原则、规章制度、告知、规定、员工奖励、惩罚、公司法律纠纷、公司大事记、工商变更及年检资料等。2、公司重大决定文献。涉及集团公司董事长、总裁办公会及其有关行政会议等形成决策或会议纪要等。3、请示性文献。涉及公司针对工程项目向市规划局、国土局、区政府、市建设委员会、市财政局等其她政府部门发出请示、申请报告、阐明、报告、
3、承诺等。4、凭证性文献。涉及公司各部门上报、在寻常活动中形成原始记录和凭证,如财产状况、房屋销售、合同书、合同书等原始记录和文本。5、证件性文书文献。涉及公司证件,如法人营业执照、开发资质证书、组织机构代码证、税务登记证、开户允许证等;房产五证,如建筑工程施工允许证、工程规划允许证、土地使用权证、用地规划允许证、商品房预售允许证;公司获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书、证明等。6、报告性文献。涉及公司开发项目可行性研究报告、策划报告书、预测报告、实测报告、检测报告、实验报告、审查报告、勘察报告、审计报告、验资报告等。7、人力资源资料。涉及公司各部门员工档案,人事任免资料,绩效考核资料,员工培训、
4、学习档案,流程管理资料,离职人员档案,人力资源信息,社会异动资料,其她具备保存价值资料。8、土地资料。涉及建设用地批准,地籍调查表,土地她项权证明书,建设用地地籍测绘成果,移民拆迁、安顿补偿批准文献合同等。9、工程类文献。涉及工程前期项目审批、项目立项、工程设计、工程竣工结算、工程图纸、监理文献、总(分)竣工资料、备案资料等工程建设资料。10、营销管理文献。涉及营销管理资料、市场拓展资料、品牌客服资料。11、财务文献。涉及贷款申请、贷款抵押证明、与各银行业务往来和订立借款合同、专用票据、财务管理筹划、年度报表、预决算资料、税收资料、检查资料、凭证账簿等有关财务性文献。12、招标采购文献。采购筹
5、划、招标类文献、投标类文献、开标过程文献、中标告知书、合同书、供应商资料库。13、光盘资料。涉及声像制品资料,即公司各部门在其经营活动或政治、文献娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供,以声像形式记录下来各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等;技术性资料光盘,即工程施工过程中图纸或文本资料刻录。14、题赠性资料。涉及上级领导和外协和谐部门或个人提供题词、书画、工艺制品等。15、设备资料。涉及公司固定资产如空调、电脑、汽车等使用阐明书、维修卡、保修卡、购买发票等。16、其她对公司工作开展和发展具备保存价值文献。(三)非从属单位文献资料 非从属单位与公司互相联系、协商、解决工作
6、中产生重要文献资料。二、文档管理规范规范文档移送档案室之前文档管理。 (一) 部门收文1、部门文员对接受文档、图纸资料必要及时进行纸质或电子签收登记,以便完整记录并跟踪资料传阅过程。2、部门文员对接受文档、图纸登记完毕后,按不同类别附上部门文档解决(传阅)单,组织部门内传阅,并对资料解决过程进行跟踪,规定除大量接受施工图外,别的文档、图说资料在2个工作日内完毕由部门所解决资料传阅、会签、审批流程,并进行归档。如涉及到公司其她部门、参建各方(施工、监理、设计、地勘)解决资料,应在3个工作日内完毕传阅、会签、审批流程。3、文档资料解决完毕后,部门文员应依照部门经理解决意见,当天将文档资料发送或返回
7、有关单位、部门。在进行文档发送时,部门文员应进行纸质发放签收登记。(二) 部门发文1、部门文员必要建立部门对外发文签收登记表,对所有对外发文进行签收登记,以便完整记录并跟踪资料流向。2、部门文员对本部门对外发文,必要在收到文献当天发送到有关部门。(三) 文档查阅1、部门文员应组织对本部门文档管理体系进行讨论和解说,建立本部门文档电子查阅检索目录,适时修订。并告知人们文档查阅办法,以便在部门文员不在时,其她人能正常查阅文档。2、部门文员对部门人员文档查阅需求应及时、精确反馈。3、部门文员应对本部门已归档文档负责,保证已归档文档完整性。对部门人员提出文档借阅,需进行跟踪,并尽量保证在2个工作日内归
8、还。(四)文档版本控制1、部门收文版本发生变更,部门文员应及时收回正在流转、解决作废版本,发送新版本,并告知负责该文档解决部门有关人员。2、部门发文版本发生变更,部门文员应书面告知有关部门或单位,用旧版本换新版本。三 、档案管理分类编号办法依照集团公司实际状况将公司档案按照部门功能分为十五大类(详细分类办法见附件公司档案分类办法方案),后来依照公司业务部门不断增长进行修改。(一)行政管理类(XZ):01公司证照、02会议纪要、03公司成立及工商变更、04公司内部来文、05外部来文、06公司对外公函、07内部管理文献、08公司对外宣传资料、09公司资产台帐、10其她;(二)人力资源管理类(HR)
9、:01在职工工档案、02人事任免资料、03绩效考核资料、04员工培训学习档案、05流程管理、审核档案、06离职人员档案、07人才信息库、08薪资福利资料、09公司文化建设资料、10其她;(三)财务管理类(CW):01财务管理制度、02财务管理筹划、03财务部文献、04会计凭证、05会计报表、06会计账簿、07对外政府管理报告、08银行对账单、09工程决算书、10银行贷款资料及合同、11财务管理关于合同、12财务分析报告、13财务预算书、14、年度资产清查报表及报告、15其她;(四)营销管理类(YX):01营销管理、02市场拓展、03品牌客服、05工作联系单、06其她;(五)招标采购类(ZB):
10、(季、月)度招标筹划、02甲指乙供材料定价单、03招投标文献、04供应商管理、05材料设备采购资料、06战略采购资料、07其她; (六)运营管理部(YY):01项目运营目的书、02项目开发指引书、03项目里程碑筹划、04运营筹划内部管理文献、05考核节点筹划、06各部门月度工作筹划、总结、07会议纪要、08其她; (七)工程技术类(JS):01设计单位选取、02设计变更、03施工图设计、04材料设备选型定板、05工程月报、06技术交底记录、07工程质量检查报告、08勘察测绘资料、09其她;(八)成本管理类(CB):01成本管理、02预算书、03结算报告、04工程变更资料、05工作联系单、06工
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- 关 键 词:
- 档案 管理 实施 工作 细则
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