海典操作作业流程.doc
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1、计算机信息系统操作规程1目:为了规范计算机信息系统操作管理2根据:药物经营质量管理规范()及附录(二)3范畴:计算机系统操作使用管理4内容:4.1职责:4.1.1质管部根据各岗位质量职责和岗位操作规程,制定或审核各岗位有关人员操作权限。4.1.2信息部设定有关人员权限和密码。在人员调动和调节时应锁定权限和密码。4.1.3各部门根据权限进行本部门和岗位进行操作。并保管好自己密码,不得互相借用,否则因而发生越权、越岗操作行为负全责。4.1.4办公室负责各部门及岗位配备,负责人员调配。4.2操作4.2.1打开计算机。4.2.2打开管理软件信息系统,输入顾客名和密码。4.2.3进入相应操作界面。4.3
2、首营公司审批4.3.1途径:质量管理-首营供应商4.3.2阐明:第一次和供应商合伙,要做首营供应商,审核后,才干转为正式供应商。功能按钮阐明: 【生效】:生效首营供应商。 【作废】:将未生效供应商作废,作废后不能再使用。 【转供应商】:将生效首营供应商转为正式供应商。 【允许证】:有允许证号、生产范畴、生产地址等信息。依照供应商真实信息进行填写。4.3.3界面浏览: 首营供应商生成方式,是在首营供应商页面添加。 状态:分为未审核、生效、作废三种状态,依照顾客对单据操作更改。 【填报部门】:录入首营供应商资料部门。 【批审日期】:生效日期。 【转正日期】:转为供应商日期。 【供应商编码】:不可输
3、入,转为供应商时系统自动生成。 【公司类型】:分商业单位和生产厂家两种,为下拉选项。 【采购员意见】、【采购中心意见】、【质量部经理意见】等信息,有权限人员才干进行操作。4.3.3操作:4.3.3.1点击【添加】,输入首营供应商信息。 H 必填项:供应商名称、公司类型、区域、采购员意见、审核员意见审核人、采购中心意见、质量部经理意见、采购经理意见。4.3.3.2输入完毕后点击【保存】。H 未审核状态单据能修改信息。4.3.3.3审核:采购质管质量负责人 【阐明】:审核单据后,单据才会生效,需要有权限人进行操作。 4.3.3.4查找出需要审核单据,点击【生效】。H 审核后单据不能再进行修改操作。
4、 审核后,单据状态为生效。 4.3.3.5转供应商:【阐明】:将生效首营供应商转为供应商。 生效后首营供应商才干转为供应商。已经转为正式供应商首营供应商不能再转。44首营品种 4。4.4.1【途径】:质量管理-首营品种 4.4.2【阐明】:第一次购进商品,要做首营品种审批,审核后,才干转为正式商品。功能按钮阐明 【生效】:生效首营品种。 【作废】:将未生效首营品种作废,作废后不能再使用。 【转商品信息】:将首营品种转为正式商品。4.4.3界面浏览: 首营品种生成方式,是手动录入信息。字段解说: 【编号】:保存信息时系统自动生成。 【单据状态】:分为未审核、生效、作废三种状态,依照顾客对单据操作
5、更改。 【填报部门】:录入首营品种资料部门。 【商品编号】:有两种生成方式,一种是手动输入,一种是保存信息时系统自动生成。 【品名】:厂商所给药物名字。 【首营品种类型】:分为新品种、新规格、新剂型等类型。 【化学名】:例如:“白加黑”又叫“氨酚伪麻美芬片”,那么化学名叫“氨酚伪麻美芬片”。4.4.4操作:点击【添加】,输入商品信息。H 必填项:供应商、品名、生产公司、质检分类、剂型、失效天数 、产地、申请因素、采购部意见、采购经理意见、质量部经理意见、质量负责人。输入完毕后点击【保存】。H 未审核状态单据能修改信息。审核:审批完毕后,点击【生效】,【阐明】:审核单据后,单据才会生效,需要有权
6、限人进行操作。 审核后单据不能再进行修改操作。 审核后,单据状态为生效。转商品信息:入基本数据库 ,将生效首营商品转为正式商品。 生效后首营商品才干转为商品信息。 已经转为正式商品首营商品不能再转。注:在没有首营商品状况下与否能直接在商品资料中新增商品。在【系统设立】-【系统参数设立】中设立,参数名称:若没有首营审批表与否能新增商品或供应商。4.5客户资质审批表4.5.1【途径】:质量管理-客户资质审批表4.5.2【阐明】:第一次合伙客户,要做首营客户,审核后,才干转为正式客户。功能按钮阐明 【生效】:生效客户。 【作废】:将未生效客户作废,作废后不能再使用。 【转客户】:将客户资质审批表中审
7、核后客户转至客户资料中。4.5.3制作:点击【添加】,录入客户信息。H 必填项:填报日期、客户名称、客户编号。所有信息按客户真实信息进行填写。输入完毕后点击【保存】。H 未审核状态单据能修改信息。审核:审核单据后,单据才会生效,需要有权限人进行操作。点击【生效】。H 审核后单据不能再进行修改操作。 审核后,单据状态为生效。转客户:点击【转客户】。【阐明】:将客户资质审批表中审核后客户转至客户资料中。H 生效后客户资质审批表才干转至客户档案中。 已经转为正式商品首营商品不能再转。4.6基本资料: 4.6.1商品资料是所有业务数据基本 4.6.1.1【阐明】:重要用于维护商品信息,供应商信息等资料
8、模块。4.6.1.2【途径】:基本资料-商品资料 商品资料分为基本资料、扩展信息、自定义分类、价格信息、货位设立几种模块。 点击页面上【添加】后,才干开始添加商品。 使用查询功能查看已录入系统商品。【阐明】:药物名称、生产公司、条形码等基本资料。4.6.1.3基本信息 必填项:商品编号、条形码、商品名称、商品产地、商品规格、销项税率。 有过销售记录商品不能更改商品性质。字段解说: 【商品编码】:商品在系统中标记。在【系统设立】-【系统参数设立】中能控制商品编码长度以及与否生动生成商品编码。 【商品状态】:分为作废和使用两种,为下拉选项。录入至系统商品不能进行删除,设立作废后,商品不能进行正常开
9、展采购、销售业务等操作。 【商品性质】:分普通商品、捆绑销售商品、联营商品三种。为下拉选项。默以为普通商品。 【经营方式】:分购销、代销、联营三种,为下拉选项。默以为购销。 【条形码】:厂商在药物出厂时给药物设立编码。手动录入商品条形码或使用条码扫描器录入系统。一种商品资料能录入各种条码,使用逗号“,”隔开。 【商品名称】:厂商所给药物名字。(例如:“白加黑”又叫“氨酚伪麻美芬片”那么在商品名称处可以填写“氨酚伪麻美芬片(白加黑)”) 【助记码】:商品名称每一种字第一种字母,输入商品名称后自动生成助记码。便于顾客检索商品。 【商品产地】:商品生产地。 【相近商品】:当前录入药物性质相似药物。(
10、输入商品编号,已逗号“,”隔开) 【原则单位】:药物单位,默以为盒。 【中包装量】:商品一种中包装具有多少个原则单位。(如:一条安比仙有5盒,则中包装数为5。) 【拆零属性】:设立商品与否能拆零销售。分不可拆零、可拆零销售、可整条销售三种。 【销项税率】:销项税是增值税里面一项,卖出药物需计算销项税,普通有17%、13%和0税率三种。为下拉选项。 【采购状态】:商品与否能采购。分正常采购、停止采购两种方式,默以为正常采购。停止采购后,将不能自动生成采购筹划。商品能继续销售。不能在商品资料中修改商品采购状态, 需要在【采购入库】-【停止恢复采购单】中做单据控制采购状态。 【销售状态】:商品与否能
11、销售。分为正常销售与停销两种状态。不能在商品资料中修改商品销售状态,需要在【质量管理】-【停止恢复销售单】中做单据控制销售状态。4.6.1.4扩展信息【阐明】:药物商标、批准文号、注册证号等信息。字段解说: 【商标】、【重要成分】、【批准文号】、【化学名称】等字段按商品信息填写。 【采购员】:该药物由哪位采购员进行采购。4.6.1.5自定义分类【阐明】:药物分类。按功能主治、按剂型、经营范畴分类。可以设定特定条件。 选取自定义分类后,以便于某些报表查看,与查询药物。 带“*”号字段为必填项。在【系统设立】-【类别组】中设立类别与否为必填项。4.6.1.6价格信息 价格录入并保存后,不能修改商品
12、价格。只能在【价格管理】-【调节售价单】中做单据调节售价、在【价格管理】-【调进价单】中做单调节商品进价。 在存在各种价格组状况下,可以依照不同组,予以不同价格。 必填项:初始进价或最新进价、零售价。货位设立【阐明】:药物在仓库中摆放位置: 填写完商品信息后,点击【保存】。 修改商品信息点击页面上【修改】。 功能按钮阐明查看基本操作 4.6.2供应商信息4.6.2.1【途径】:基本资料-供应商信息功能按钮阐明: 【浏览】:浏览所有供应商。 【明细】:查看当前选中供应商明细。 【屏蔽作废】:勾上该选项后,查询所有供应商时,不显示已作废供应商。 【委托范畴】: 控制供应商销售药物范畴。 【经营范畴
13、】:当前供应商经营药物范畴,分为普通药物和中药饮片。 【可供品种】: 在供应商处有过购进记录商品,自动记录至可供品种。 【结算部门相应】: 一种供应商能有各种结算部门。 【相应分类】: 供应商相应组(例如:区域) 【供应商证照】: 依照供应商证照信息,入库时,判断供应商相应商品证照与否过期 【链接】:在各个模块之间进行链接,举例阐明它使用方式,当咱们进入商品信息模块并查询到某个商品信息时,通过链接功能咱们可以进入其他模块以便查询到该商品入库,批发销售,调价等业务状况。4.6.2.2界面浏览:字段解说: 【编码】:供应商在系统中标记。有手动录入与自动生成两种方式。(在【系统设立】-【系统参数设立
14、】中能控制供应商编码长度。参数名称:供应商编码长度) 【结算部门】:一种供应商能有各种结算部门。(在【基本资料】-【供应商结算户清单】中维护结算部门) 【类型】:分商业单位和生产厂家两种,为下拉选项。 【注册地址】:供应商注册地址。 【付款方式】:有月结、到货付款、代销等各种结款方式,为下拉选项。 【与否进货审批】:有是和否两种选项。选取是,在该供应商处购进药物时,需要先做进货审批单。 【地区】:供应商所在地区。 【在途天数】:药物配送天数。 【纳税类型】:分普通纳税人和小规模纳税人两种选项。 【应付款单元】:结款时,是按单品,还是单据进行结款。分按单品管理和按单据管理两种选项。 【资信天数】
15、:付款天数。在规定期间内没有结完款,不能再下订单。 【信用额度】:欠款超过输入额度,不能再下订单。 【我方采购员】:为下拉选项。 【状态】:分正常、作废、停止采购、停止结款四种状态。4.6.2.3点击【添加】,输入供应商信息。H 必填项:编码、名称、类型、付款方式、与否进货审批、纳税类型、应付款单元、我方采购员。 类型、付款方式、与否进货审批、地区、纳税类型、应付款单元、信用额度、结款卡、状态、初始创立人、创立时间字段均有初始值。 依照供应商真实信息填写。4.6.2.4点击【保存】。H4.6.2.5委托范畴:【阐明】:控制供应商销售药物范畴。在页面,点击【委托范畴】。H设立了委托范畴后,不在委
16、托范畴内商品不能购进。(在【系统设立】-【系统参数设立】中设立参数。参数名称:供应商没有设立委托范畴时与否控制)点击【插入】,添加类别。H 【类别组】:自定义分类,调用商品资料自定义分类信息,为拉下选项。(类别组在【系统设立】-【类别组】中设立) 【类别代码】:分所有和多选两种,相应所选类别组。(例如:类别组为“按要货方式分类”,“按要货方式分类”有采购与自报两种方式,选取多选,可以选取其中一种,也可以全选。类别名称在【系统设立】-【类别定义】设立) 【证照设立名称】:不同商品类别有不同证照。(在【质量管理】-【供应商证照设立】中设立供应商证照) 【商品编码】:默以为所有。(也可以输入商品编码
17、,按回车,录入商品,一条记录只能录入一种商品。) 【插入】:新增一条记录。 【删除】:删除选中记录。 【保存】:保存新增记录。 【取消】:取消当前操作。4.6.2.6经营范畴:【阐明】:当前供应商经营药物范畴。在页面,点击【经营范畴】。 H 在修改状态下才干选取经营范畴。(进行勾选) 修改后点击【保存】。 设立了经营范畴后,不在经营范畴内商品不能购进。(在【系统设立】-【系统参数设立】中设立参数。参数名称:客户或供应商业务品种超经营范畴解决方式)4.6.2.7可供品种:【阐明】:在供应商处有过购进记录商品,自动记录至可供品种。4.6.2.8结算部门相应:【阐明】:一种供应商能有各种结算部门。点
18、击【结算部门相应】。 H 点击【插入】,添加结算户。H 在结算编号处输入结算户编号,按回车,系统自动带出结算户名称。 状态:分为正常和停用两种状态。 依照结算户信息填写。 一种供应商能有各种结算部门。 【插入】:新增一条记录。 【删除】:删除选中记录。 【保存】:保存新增记录。 【取消】:取消当前操作。注:结算户在【基本资料】-【供应商结算户清单】中设立。相应分类:【阐明】:供应商相应类别。在供应商明细页面,点击【相应分类】。 H 选取分类,点击【保存】。 H 类别组自动调用【系统设立】-【供应商类别组】中数据。 类别名称调用【系统设立】-【供应商类别】中数据,依照供应商状况进行选取。4.6.
19、2.9供应商证照:【阐明】:依照供应商证照信息,入库时,判断供应商相应商品证照与否过期。在供应商明细页面,点击【供应商证照】。 H 证照管理自动调用【质量管理】-【供应商证照设立】中数据。 可输入项:证照号、证照效期、自定义控制类别、认证范畴。 只有在修改状态下才干输入数据。 与否控制字段如果为否,自定义控制类别字段不能输入。4.6.3供应商结算户清单:【途径】:基本资料-供应商结算户清单。 【浏览】:查看所有结算户。 【明细】:查看选中结算户明细。字段解说: 【编号】:供应商在系统中标记。有手动录入与自动生成两种方式 ,保存时自动生成。 【类型】:分商业单位和生产厂家两种,为下拉选项。 【付
20、款方式】:有月结、到货付款、代销等各种结款方式,为下拉选项。 【地区】:结算户所在地区。 【在途天数】:药物配送天数。 【纳税类型】:分普通纳税人和小规模纳税人两种选项。 【应付款单元】:结款时,是按单品,还是单据进行结款。分按单品管理和按单据管理两种选项。 【资信天数】:付款天数。在规定期间内没有结完款,不能再下订单。 【信用额度】:欠款超过输入额度,不能再下订单。 【我方采购员】:为下拉选项。4.6.4客户档案4.6.4.1【途径】:批发功能-客户档案4.6.4.2【阐明】:需要向批发商购进药物客户。字段解说: 【客户编码】:客户在系统中标记。有手动录入与自动生成两种方式。(在【系统设立】
21、-【系统参数设立】中能控制客户编码长度。参数名称:客户编码长度) 【客户类型】:有批发公司、卫生院、合伙医疗室、零售连锁、社会药店、医院等各种类型,为下拉选项。 【销售片区】:为下拉选项。 【纳税类型】:分普通纳税人和小规模纳税人两种选项。 【资信天数】:付款天数。在规定期间内没有结完款,不能再下订单。 【信用额度】:欠款超过输入额度,不能再下订单。 【信用控制】:控制资信天数与信用额度字段与否生效。 【建档区域】:默以为当前区域。4.6.4.3新增客户:点击【添加】,输入客户信息。H 必填项:客户名称、客户类型、销售片区、纳税类型。 依照客户真实信息填写。4.6.4.4完毕后点击【保存】。H
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