行政管理工作流程手册样本.doc

行 政 工 作 流 程 手 册
(附工作步骤图)
行政部关键工作是：实施办公设备、公共设施、店铺设施日常管理和维护；实施办公用具及日常见具采购、发放管理；实施企业证照印鉴管理；实施档案归档管理；实施固定资产及低值易耗品管理；实施多种费用交纳；实施企业对外关系建立维护；实施突发事件处理；实施秘书事务管理；实施安全保卫工作；实施后勤、食堂管理；实施行政日常事务处理；实施上级交办事务等。

具体工作步骤
一、 实施企业证照申办步骤
成立企业或申请办理分支机构，先准备办理营业执摄影关资料，然后到工商局领取营业执照登记申请表；营业执照申办完成后，持营业执照原件及企业法人代表身份证复印件办理组织机构代码证；组织机构代码证办理完成后，准备相关资料办理税务登记证。
税务登记证申办
组织机构代码证申办
营业执照申办
成立企业

二、 实施企业证照印鉴管理：
对于企业多种印鉴及证照，应进行妥善保管，并对其归档编号管理。证照借阅时要严格按摄影关借阅程序进行审批、登记，尤其是公章外出借用、加盖，更应该根据企业相关要求来实施，以免出现不良事件。
使用部门申请
部门主管审核
归档管理存放
印鉴、证照编号

按时归还、存放

借阅、使用登记
专管人员查对
经理审批签字

三、 实施办公用具及日常见具采购、发放管理：
月末行政部要依据其它部门请购计划及库存情况，并要依据相关要求作合适贮备以备不时之需，作好请购计划单经经理审批后，立即保质保量地采购办公用具和日常见具，采购物品应该定价定点，确保质优价廉。要作好物品出入库登记，每个月盘存，帐物相符。
经理审批
请购计划单
查看库存
部门申请

物品采购
月末盘存
出入登记
检验验收

监督检验
帐物相符

四、实施固定资产及低值易耗品管理：
对于企业全部固定资产和低值易耗品，需要建立台帐清单，监督各部门于每个月25日进行盘点，办公室会依据各部门盘点情况进行抽查，查对帐物是否相符，然后依据各部门盘点情况及调动\增加情况制作《固定资产、低耗品清单》报表发放各部门；每三个月组织财务部对各部门进行全方面盘点，查对帐物。对需要报废资产按摄影关程序申请报废，立即跟进各部门资产调动、出入库单据查对，做到帐物相符。对于资产管理不妥、帐物不符，应进行对应处罚。
资产分类
每个月盘存
查对帐物
建立台帐清单

四、 实施各部门及店铺基础设备、设施维修管理
行政部负责依据维修要求安排电工或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制；电工负责对日常维修材料进行申购及采购，确保质量；各部门对维修质量监督、确定。
检验验收
维修结束
安排维修
准备材料
维修申请

五、 实施文件档案归档管理：
依据不一样种类档案特点，做好系统编目、分类存放、排列有序，定时搜集各类文件资料，并整理立卷归档。
装订成册存放
立卷归档
分类整理编号
文件、资料搜集

六、 文件资料收发、复印、传真、打印管理：
各类文件资料收发、复印、传真、打印均需在登记薄上作好具体登记、统计，立即将各类信息（通知、文件）进行上传下达，尤其是各类价格通知、关键信息应在企业领导审阅后立即传输给相关部门；
文件资料复印、传真、打印、

正确统计
上传下达
行政审阅
文件资料收发

七、 实施多种费用支付：
按时申请、交纳企业各项费用，比如：店铺租金、职员房屋租金、水电费、车辆养路费、车船税、工商管理费等。并将所要交纳各项费用进行审核统计，对各项资金审批单归类管理。做到资金审批立即、正确，以确保各职能部门工作正常开展。
统计各项所要交纳费用
归类登记管理
支付各项费用
领导审批签字
部门主管审批
申请审批资金

八、 实施对外关系建立维护：
建立良好公共关系平台是企业正常经营关键，行政部门担负着对外沟通、协调重担，要把对外关系维护作为关键工作来抓，企业经营活动包含到方方面面关系，现有政府部门，又有社会关系，哪方面关系处理不好，或多或少全部会有一定影响。在平时工作中要常常保持和已经相关系联络和沟通，并结合实际情况，建立新公共关系。在对外交往中要自觉维护企业形象，要将对外关系维护情况立即向领导汇报，方便作出符合企业利益调整。
合理调整
情况汇报
常常维护
沟通协调
关系建立

九、实施处理突发事件。
企业多种突发事件出现后，行政部门在收到信息同时，要依据事件影响大小，快速向领导汇报，并立即处理，将有可能对企业或个人不利影响降到最低程度，情况尤其紧急又不能向领导立即汇报时可先处理再汇报，但事后要向领导说明原因。在处理突发事件时，应把握有利标准，要充足维护企业或职员利益，树立好企业整体形象。
妥善处理处理
立即汇报领导
关键情况搜集
突发事件出现

处理结果汇报
降低不利影响

十、后勤服务保障
行政部门要将后勤服务保障列入日常工作中，要加强对食堂、宿舍、车辆管理，为职员提供较为良好生活、住宿环境，在符合经费开支要求情况下使大家基础满意。要常常检验食堂收支情况，搜集职员提议，提升保障质量；车辆管理中，要制订对应制度，常常提醒驾驶员遵章守纪，确保车辆随时处于良好性能状态，确保人员接送、货物输送时效性。

职员满意
提升质量
搜集提议
加强检验
确定制度

安全工作是企业一项关键工作，行政部门是安全工作关键实施部门。日常工作中应将安全工作、保密工作列入议事日程，要真正做到天天讲安全、四处抓安全，人人有安全、保密意识，只有安全保密工作做到位了，才能确保企业正常工作秩序和正常经营活动。要充足明确关键保卫位置，不定时地组织检验，认真查出安全隐患，立即消除潜在安全危害并作好统计。要落实安全责任制，签定安全责任制，计划安全教育、培训计划并认真加以实施。
提升防范意识
计划教育培训
明确保卫目标
熟悉安全制度

确保整体安全
组织实施检验

十二、日常事务处理。
行政部门工作杂而乱，包含面广，大小事情多，而且很多事务含有不可确定性，临时出现工作，会给当日计划工作带来很大冲突，这时就要择其轻重而处理。总体来讲，行政部门属于服务保障部门，是为其它部门包含店铺服务，所以也要帮助她们处理不包含本部门日常事务。不然会影响正常工作秩序，甚至会影响经营活动。故日常事务处理是行政工作关键方面。

临时事务处理
重视时效结果
择其轻重处理
当日计划工作

提升服务意识
确保正常工作

：
优先完成领导交办各类事务，要求时限内完成不了

十三、实施上级交办事务，应向领导说明其原因，并尽力立即完成，最终将完成结果向领导汇报。
汇报结果
保质保量
立即完成
接收上级交办任务

人事日常工作步骤手册
第一章 前 言
第一条 为使本企业人事作业正轨化、制度化，能在有序可循情况下，使本企业人事统一、脉络一贯，并加强人事部门和各部门间了解，借以更亲密配合，提升工作效率，特制订本程序。
第二章 主 办
第二条 人事、劳资工资事宜由企业行政部负责管辖和办理，下设人事专员一人，负责下列全盘人事业务。
第三章 招募甄试
第三条 人员招募作业程序以下
(一)人事专员处收到“增补人员申请单”时，即行拟订招募计划，内容包含下列项目：
1. 招募职位名称及名额；
2. 资格条件限制；
3. 职位预算薪金；
4. 预定任用日期；
5. 通报稿或登报稿(诉求方法)拟具；
6. 资料审核方法及办理日期(截止日期)；
7. 甄试方法立即程安排(含面谈主管安排)；
8. 场地安排；
9. 工作能力安排；
10. 准备事项(通知单、海报、企业宣传资料等)。
(二)诉求：立即招募消息告诉大众及求职人，以下：
1. 登报征求：先拟广告稿，估量发表费，决定发表何报、何时，然后联络报社。
2. 同仁推荐：以海报或公告方法进行。
(三)应征信息处理：
1. 诉求消息发出后，会收到应征资料，经审核后，对合格应征者发出"初试通知单"及"复试通知单"，通知前来本企业接收甄试。
2. 不合格应征资料，归档30天后销毁，但有要求退件者，应给退件。为了给社会大众一个好印象，对全部未录用者发“致谢函"也是应有礼貌。 (四)甄试：新进人员甄选考试分笔试及面谈。
1. 笔试包含下列：
(1)专业测验(由申请单位拟订试题)；
(2)领导能力测验(适合干部级)；
2. 面谈：由申请部门主管、行政主管、核定权限主管分别或共同面谈，面谈时应注意：
(1)要尽可能使应征人员感到亲切、自然、轻松；
(2)要了解自己所要获知答案及问题点；
(3)要了解自己要告诉对方问题；
(4)要尊重对方人格；
(5)将口试结果随时统计于"面谈统计表"。
3. 如首次面谈不够周详，发出“复试通知单"，再次安排约谈。
(五)背景调查：
经甄试合格，初步决定人选，视情况应做有效背景调查。（限管理级职员）
(六)结果评定：
经评定未录用人员，先发出谢函通知，将其资料归入贮备人才档案中，以备不时之需。评定录用人员经总经理核准，行政部部发出“报到通知单"，并安排职前训练相关准备工作。
(七)注意事项：
应征资料处理及背景调查时应尊重应征人个人隐私权，注意保密工作。
第四章 任 用
第十四条 经核定录用人员，由行政部依据甄选报名单发给"报到通知单"，请她于报到时携带下列资料：
(一)填写本企业新进职员录用表；
(二)缴验学历证及身份证；
(三)缴验近期正面半身免冠照片；
(四)缴验体检合格证实；
(五)缴验计划生育证实；
(六)缴验经济担保书；
(以上应缴资料视情况可增减)
第十五条 干部人员任用，视情况可发给"聘用书"。
第十六条 新进人员于报到日，行政部应检收其应缴资料，若资料不全，应限期补办，不然首月薪资可暂扣发。
第十七条 行政部随即应亲切有礼地引导新进人员报到，逐项帮助办理下列：
(一)领取职员相关文具用具；
(二)填写制考勤卡并解释使用；
(三)领取办公桌锁匙；
(四)视情况引导参观、介绍各部门及安排职前相关管理制度讲。
(五)行政部应引导新进人员向部门主管报到。
第十八条 人员报到完成随即应办理下列事项：
(一)填写"人员异动统计簿"。
(二)更新职员花名册。
(六)收齐报到应缴资料连同甄选报名单建立个人资料档案。
第五章 试 用
第十九条 标准上行政人员及营业员试用期为三个月(配送仓工人、司机试用二个月)，期满合格者，办理转正手续才正试聘用，部分试用成绩突出者，可提前转正。行政部部每个月15日发出当月转正人员《考评表》，由被考评人填写工作小结后，导购经店长、销售主管、行政部、经理考评确定。行政人员经部门主管、行政部、经理考评后呈总部人力资源部呈相关领导核定。转正后职员经分管部门主管及总部人力资源部审批后可签署劳动协议。
第二十条 行政部依据考评表发给"试用期满通知"。
第二十一条 行政部发出“试用期满通知”后，并依不一样指示，分别办理下列事项： (一)试用不合格者，另发给通知单。
(二)调(升)职者，由行政部办理异动作业。
(三)薪资变更者，由行政部办理调薪。
第二十二条 前条办理完成后，考评表应归入个人档案中。
第二十三条 新进人员在试用期中，表现不合要求，部门主管认为有必需停止试用时，可立即提前办理考评，并签人员异动申请单，报请权限主管核定停止试用。
第六章 异 动
第二十四条 晋升(升职、升级)及降级由申请人填写"人事异动申请单"及办理临时考评，转行政部签注意见后，呈权限主管指示。
第二十五条 调职由申请人填写"人事异动申请单"送调职部门会签，转行政部签注意见后，呈权限主管核定。
第二十六条 未同意升、降、调申请单退回申请部门。经同意申请单则由行政部依据公布"人事异动通知"，副本抄送申请部门及本人，并限期办理业务移交手续，履任新职。行政部应立即变更薪资名册。
第二十七条 经同意异动后，包含调整薪资者，行政部应依据人事异动申请单指示，填制“薪资调整通知单"办理调薪。
第七章 请 假
第二十八条 职员因故请假，应至行政部领取请假单，依权限逐层呈核，再转回行政部登记于考勤卡（表）上。
第二十九条 休假作业应另参考《人事管理规章》相关要求办理。
第八章 考 勤
第三十条 各部门主管应于每个月3日前将上月份考勤表送行政部备查；
第三十一条 如需变更出勤和轮休时间，或补充新进人员出勤时间，应填"出勤时间调整单"，经权限主管核准后，转行政部登记备查。
第三十二条 职员因加班、调休、请假，先至行政部领取"加班单、调休单、请假单"；经权限主管核准后转行政部查核并登记于考勤表上。
第三十三条 职员因公于上班中外出，应填写"外出记录表"送部门主管核准后，交行政部备查。
第三十四条 因公而未打卡，应通知行政部呈上级主管核签。
第三十五条 下班忘记打卡，可由本人找直属主管或行政部签证，若未签卡者一律以旷工论。（每个月不准超出3次）
第三十六条 行政部于每日检视考勤卡（表），遇异常情况或违规事情，应即主动签办，并和部门主管联络。
第三十七条 职员出勤情况，行政部应于每个月终了后，编制《加班、调休、请假》一式两份，一份本部门留底核计薪资加扣，一份交给各部门公布，限三日内接收更正申请。
第三十八条 行政部应建立每一职员一份年度考勤统计表(印于个人资料卡中)，逐月依据考勤表给予登录，经登录后考勤表即可销毁作废。
第三十九条 每十二个月度终了，行政部应即依据年度考勤统计表，统计是否有未休完尤其假人员。
第四十条 每十二个月度终了后，行政部应即调查编制第二年度享受尤其假人员名单，给予造册呈准后公布实施。
第四十一条 相关考勤作业，请参考"人事管理规章"相关要求办理。
第九章 出 差
第四十二条 出差作业，应参考财务部"出差管理措施"要求办理。
第十章 奖 惩
第四十三条 职员遇有功过奖惩时，可由提议人填报"奖惩提议申请单"公文，先由行政部签注意见后，呈经理核定。
第四十四条 行政部依据核准奖惩提议申请单公布"奖惩通知单"公文，副本抄送本人部门及本人知照，另一份留底本部门月底加扣薪资。
第四十五条 行政部应按月将人事奖惩通知单登录于个人资料卡内。
第四十六条 奖惩作业应另参考"奖惩措施"要求办理。
第十一章 考 核
第四十七条 考评分年中、年底、试用期考评、临时考评四种，其处理程序以下：
(一)年中、年底考评：整年度分两次考评上六个月（1月1日至6月30日）、下六个月（7月1日至12月31日）各考评一次。具体程序参考〈美邦集管字（）19号文件〉
(二)试用期考评：职员试用期（职员三个月，工人二个月），由试用单位主管负责考评，并报企业分管领导审核，期满考评合格者，填具“试用人员考评表”，报经理同意后转正。
(三)临时考评
为申请升降职，应附办理临时考绩，以作上级指示决议参考依据。
第四十八条 考绩表办理完成，存于个人资料袋内，并给予登录。
第四十九条 考绩作业应另参考"考绩措施"要求办理。
第十二章 薪 资
第五十条 每个月1日前将上月新进人职员资档案传真总部核准,行政部应于每个月5日前整理上月到职新进人员，将核准工资登录于"薪资名册"。并依据工资标准核实工资。第五十一条 行政部应于每个月25日整理本月份包含调薪人事异动申请单及考评表，经相关部门主管审批（行政人员需经部门主管、行政部、企业经理、总部核准；店铺人员需经店长、销售主管、行政部、企业经理核准）。经核准后登记于薪资名册，并依据核准薪资标准核实工资。
第五十二条 经同意离职职员，行政部应据此填制薪资通知单办理停薪，由行政主管审核签章，登录于薪资名册后次月计算工资。
第五十三条 核薪和调薪案件于归档前，应登录于个人资料卡内。
第五十四条 每个月10日前将上月工资核实完成，经财务部主管、出纳、企业经理审核后连同相关人事月报表（人事成本分析、人员变动表、人事月报表）传真总部核准。 第五十五条 每个月15日发放上月工资（企业开除、解聘行政人员者应该日结算工资，辞职者应在每个月15日结算工资，但店员有奖金、赔偿必需每个月15日结算工资）。

第十三章 训 练
第五十六条 职前训练
新进人员于报到后，行政部应办理以下职前教育：
(一)介绍企业历史背景、经营方针、工作环境；
(二)介绍各部门组织、职责、作业情况；
(三)相关人事管理制度及注意事项；
(四)介绍各部门办公室及主管。
第五十七条 在职训练
(一)行政部于年度开始，依所需培训目标、对象、课程、教材、预算，拟订训练计划。
(二)行政部于培训期中，应严予考评。
(三)职员于接收培训后，视需要提出心得汇报，成绩优劣列入考评依据。
第五十八条 专业培练
(一)专业知识，视必需可办理专案培训。
(二)搜集专业报导或讲座教材，印发给每位职员。
(三)各部门主管可自行申请或由企业指派参与中国外多种培训机构举行讲座、观摩、训练。
第五十九条 培训作业应另参考"培训措施"要求办理。
第十四章 辞 职
第六十条 正式任用职员如感工作不适或其它原因想辞职，应于15天前提出辞职申请书，由部门主管及行政部主管签具意见后，呈企业经理核准，再转回行政部，行政部凭此办理停薪手薪。
第六十一条 行政部依据辞职申请书发给"离职通知单"，通知本人于同意离职日当日下班前依离职通知单上应办理事项，逐项办理移交，办理完成后，由行政部审核无误后，并签署意见后计当月薪资。
第六十二条 行政部依据离职通知单于当日即行办理下列事项：
(一)登记于人员异动统计簿内。
(二)注销行政部控制人员情况表内登记。
(三)登记个人资料卡，注销个人资料档案，将资料存入离职档案袋。
第六十三条 行政部视情况应约谈离职人员，并将面谈结果填入离职人员面谈统计档案，以作为人事流动率检验参考。
第十五章 移 交
第六十四条 各级主管人员及业务承接人员因故离职时，应将所负责公物及经办事务逐件列具清册，在监交人监督下点交接任人员，并会同接任人员提出移交汇报书。第六十五条 移交时应造清册名称以下：
(一)印章戳记清册。
(二)所属人员薪资单册。
(三)未办或未了关键案件目录。
(四)保管文卷目录。
(五)职责事务目录。
(六)上级指定专案移交事项清册。
第十六章 劳工保险
第六十六条 人员于报到日时，由行政部登记办理投加保，生效日以到职日为准。第六十七条 人员于退职日当日，行政部应即办理退保。
第六十八条 投保薪资因调整薪资或其它原因而变动时，应由行政部填报"投保薪资调整单"。
第六十九条 行政部应每个月统计列册个人负担保费，核实当月工资时从薪资内扣缴。第七十条 每个月月底查对社保缴费明细，如有误立即和社保局查对。 第七十一条 保留社保相关资料，社保登记证年底需年检。
第十七章 资料管理
第七十二条 多种人事命令、通知公布一周后，连同该案核准凭证(申请单或签呈)合并归档。
第七十三条 每个月初依据人员异动统计簿编制"人事异动月报表"，呈核阅后，列入人事流动率检验依据。
第七十四条 行政部应于每个月10日编制各主管名册，送守卫或总机备查(如未异动可具文报备)。
第七十五条 职员若有需要"服务证实书"或"离职证实书"，可至行政部说明申请理由，由经办人填写证实。
第七十六条 人事单位应备档案包含下列：
(一)人事异动案。
(二) 人事奖惩案。
(三)人事考绩案。
(四)人事训练案。
(五)人事规章案。
(六)人事勤务案。
(七)人事表报案。
(八)福利案。
(九)文康活动案。
(十)涉外事件案。
(十一)收发文登记簿。
第十八章 其 她
第一○二条 本作业程序，应另参考"人事管理规章"相关要求办理，如有疑义，可由行政部主管解释利用，如有未尽事宜，应另补充修正。
第一○三条 本作业程序承奉核准后实施，修正时亦同。