行政部岗位职责及行政文员工作指引样本.doc
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1、行政部架构及各职级岗位职责伴随企业不停发展,行政部团体也日益庞大,架构也日趋清楚。为了更健康、更合理建设好文员团体,使之愈加好服务于企业,现就对行政部架构及各职级岗位职责公布以下:后勤支援部各职级岗位职责行政主任直接上级:副经理本职员作:负责企业文员行政管理及确保企业各项规章制度实施。工作职责:1. 制订行政文员工作程序及相关规章制度,且要严格实施。2. 主动帮助部门副经理作好各项行政事务工作。3. 负责和营业部各区域、各分行工作关系协调及沟通。4. 参与文员例会及企业相关方面部门会议。5. 负责企业行政文员管理,帮助各分行作好各项行政工作。6. 负责督促、检验企业营业部会议议定事项落实实施。
2、传达企业各项管理要求及负责监督实施。7. 负责企业办公秩序、考勤制度、形象评选及分行财务管理检验和监督,考评企业各项要求实施情况并立即处理及上报。8. 依据工作需要帮助人力资源部负责下属职员招聘选拔、调配。9. 负责指导、检验下级各项工作,掌握工作情况及相关数据。10. 定时作好周、月工作计划及完成情况,并向部门经理汇报。11. 建立通畅沟通渠道,和所属行政人员保持良好沟通,了解职员思想动态,传达企业最新信息动态;12. 定时和各区营业部各级人员进行沟通,同时保持和非营业部相关人员沟通,促进分行工作顺利开展;13. 主动帮助营业部做好各相关管理工作;14. 主动配合部门组织开展各类职员活动,帮
3、助营业部做好各类活动组织筹备工作,确保活动顺利进行;15. 立即完成上级领导安排其它工作。任职资格:教育背景:含有大专学历以上,行政管理相关专业,入职企业并从事相关工作六个月以上;经 验:3年以上同行企业行政外勤管理工作;技能技巧:含有处理突发事件能力含有较强语言文字表示能力、沟通协调能力、分析判定能力及组织管理能力;熟练使用常见办公软件; 态 度:有事业心,品德好,能承受一定工作压力;办事实施能力强,含有一定人际沟通能力;含有高度工作热情,良好团体合作精神。助理行政主任直接上级:行政主任本职员作:负责所辖行政区域工作安排,跟进及上报工作。工作职责:1、 帮助行政主任对所属大片区人员进行管理;
4、2、 对所辖行政区域各项工作实施情况监督和上报;3、 所辖行政区域每个月工作计划和目标制订和上报;4、 对所辖行政区域每个月财务各项工作进行抽查,发觉问题立即上报及跟进;5、 所辖行政区域行政文员招聘工作安排和跟进;6、 所辖行政区域各项办公用具成本监督和控制;7、 所辖行政区域工作和各部门对接和协调;8、 所辖行政域区各项重大事项跟进和上报;9、 建立通畅沟通渠道,和所属行政人员保持良好沟通,了解职员思想动态,传达企业最新信息动态;10、 定时和各区营业部各级人员进行沟通,同时保持和非营业部相关人员沟通,促进分行工作顺利开展;11、 主动帮助营业部做好各相关管理工作;12、 主动配合部门组织
5、开展各类职员活动,帮助营业部做好各类活动组织筹备工作,确保活动顺利进行;13、 完成上级安排临时工作并上报。任职资格:教育背景:含有大专学历以上,入职企业并从事相关工作六个月以上; 经 验:3年以上同行企业行政外勤管理工作;技能技巧:良好沟通、协调及处理事务能力、组织能力强;含有一定团体建设及领导能力;熟练利用Word、Excel、PowerPoint等办公软件。态 度:有事业心,品德好,能承受一定工作压力;办事实施能力强,含有一定人际沟通能力;含有高度工作热情,良好团体合作精神。高级行政文员直接上级:助理行政主任本职员作:负责分行行政工作及所负责区域文员工作安排、跟进及上报工作。工作职责:1
6、、 对负责片区每两月一次协议、财务检验工作;2、 对负责片区内各分行各项工作实施情况监督管理和上报;3、 帮助对所负责区域区总做好各项分配工作,并可合理将相关工作安排给区域文员完成,同时进行跟进上报;4、 主动配合营业部做好各类活动组织筹备工作,确保活动顺利进行;5、 帮助营业部做好分行各项管理工作;6、 完成直接上级临时安排工作并上报;7、 需担任一家分行文职员作,依据工作内容安排,推行分行行政文员基础职责。(具体事宜参见文员岗位职责)。任职资格:教育背景:含有大专学历以上,入职企业并已转正职员;经 验:2年企业行政外勤管理工作;技能技巧:良好口头、文字表示及协调能力;熟悉各类公文格式、写作
7、能力强;性格开朗、良好协调、处理能力;熟练使用常见办公软件; 态 度:有事业心,品德好,能承受一定工作压力;办事实施能力强,含有一定人际沟通能力;含有高度工作热情,良好团体合作精神。按揭部文职员作职责直接上级:助理行政主任本职员作:负责按揭部相关行政工作。工作职责:1 负责按揭部收付款工作。2 负责按揭部会议统计整理和打印存档工作。3 负责按揭员交往返执及房产证签收保管工作。4 负责按揭部平台设计、内容文件添加、更新及监管工作。5 按揭部基金管理工作。6 按揭部相关借款、报销相关事宜跟进。7 按揭部打印协议密钥保管,便按揭员领用打印协议。8 负责保管成交汇报领取签收登记工作和本部门成交汇报对佣
8、工作。9 负责按揭部人员各项事宜通知。10 负责按揭部全部外单对佣和存档外单资料工作。11 负责按揭部经理署名通知及内部文件跟进处理。12 考勤做到监督工作,负责每个月底按揭部全体人员考勤统计统计及制作考勤表交部门经理签字交人事部。13 负责评定汇报签收和发放工作。14 负责在代收代付系统中扣除评定费、抵押费、担保费等相关费用跟进工作。15 税票登记及按揭员交资料签收、保留、分发工作。16 负责填写按揭部每个月需填表格,跟进办理按揭部人员入职和离职手续,(包含试工人员表格资料填写等)并立即通知相关部门。17 负责按揭部人员请假单跟进。18 天天负责成交汇报复印、分类。19 接收按揭员交来资料,
9、而且做好分类及发放工作。20 负责完成按揭部领导临时安排相关其它工作。跟进人:按揭部文员任职资格:教育背景:高中以上学历; 经 验:1年以上工作经验;技能技巧:良好口头、文字表示及协调能力;熟练使用常见办公软件; 态 度:有事业心,品德好,能承受一定工作压力;办事实施能力强,含有一定人际沟通能力;含有高度工作热情,良好团体合作精神。前台文职员作职责直接上级:助理行政主任本职员作:负责总部相关行政工作。工作职责:1. 每日负责领取报纸,并定时清理过期报纸;2. 负责总部考勤监督工作,负责每个月底总部打卡人员考勤统计统计及制作考勤表交部门副经理签字交人事部;3. 负责打印企业平台上相关通知、文件,
10、包含更新水松板相关通知;4. 负责总部办公文具、名片、集群号申请及维修工作;5. 负责总部文具仓库领用管理,定时进行盘点工作;6. 负责企业通讯录修改更新工作;7. 负责业绩表修改更新工作;8. 负责每日制作企业业绩表,将成交汇报复印、分类到各相关部门;9. 负责企业业绩表上数及MSN报数系统导入,并制作平台首页业绩;10. 负责每个月话费清单录入及填写报销单;11. 负责每个月底搜集各分行上交UD表,交部门经理;12. 负责每个月底搜集各分行当月申请办公文具派送单;13. 负责完成部门经理临时安排相关其它工作;14. 负责每个月业绩获奖统计工作。跟进人:前台文员任职资格:教育背景:高中以上学
11、历; 经 验:1年以上工作经验;技能技巧:良好口头、文字表示及协调能力;熟练使用常见办公软件; 态 度:有事业心,品德好,能承受一定工作压力;办事实施能力强,含有一定人际沟通能力;含有高度工作热情,良好团体合作精神。行政文员直接上级:助理行政主任本职员作:负责分行日常工作安排,跟进及上报工作。工作职责:一、 后勤管理方面1、 负责检验分行职员考勤及是否按企业要求着装、有没有佩带工牌、外出有没有填写外出记录表。2、 行政文员每七天需写工作汇报,将分行情况如实、立即上报给高级行政文员。3、 负责制作地铺店面楼盘广告,吸引用户注意力;负责每个月上报纸广告安排、校对跟进和搜集整理地产广告剪报。打印每日
12、业绩汇报贴于公告栏,企业通告、相关地产信息并整齐贴于公告栏,旧通告按日期存档。4、 负责分行办公平台建设及通知上传下载,并立即通知到分行;部分人员还需帮助行政主任进行住宅部平台、部门平台及区域平台建设和维护。5、 负责简单公文起草,负责全部文件资料打印、复印、分发、归类、建档等工作。6、 负责办公场所工作秩序和办公设备和环境管理,保持办公环境整齐,珍惜办公设备,如有不正常或损坏即时上报维修。7、 每个月依据需要申请办公用具,不得浪费,营业员名片由文员立即上行政部平台登记资料,特殊办公用具先填写购物申请单经相关领导审批同意后由行政部统一购置。8、 对新入职营业员进行相关规章制度、办公设备使用和相
13、关表格填写等方面培训。二、 业务管理方面1、 对所在分行每一单成交全部具体登记,并立即传真每日成交业绩到前台文员陈华处方便第一时间作出每日业绩汇报;陈华会依据业绩上报到MSN系统。2、 收佣后将成交汇报联同合约按要求立即去财务部对单,将查对完成交汇报按月份存档,对没有收到或没收齐佣金单要作好具体统计并跟进。统计个人成交收佣统计存档备查。3、 帮助分行经理将已成交资料立即录入在信誉系统中(转成交),确保盘源数据库能为营业员提供最新盘源信息;4、 天天将分行楼盘广告上传至搜房网站上搜房帮系统,并进行数次更新,以确保分行资源取得更多点击率。5、 每日负责查对分行所开出收据收取款项是否按企业要求存入指
14、定账户,帮助分行经理立即将收取订金楼款等存入银行,负责每日现金日志帐统计及财务代收代付款系统输入,核实收入和支出是否相符。6、 立即传真放款数据至法律部经理李炜昭处,并立即查对传真资料完善,跟进放款及补备用金进度,立即和跟单员工说。7、 负责管理企业全部资金监管协议、房屋租赁协议、二手房买卖协议,营业员领用时严格登记,跟进使用后要回收核销,立即到企业总经办FANY处重新领用新合约;成交汇报、用户委托书、佣金支付承诺书、业主委托书(独家)等,营业员领用时严格登记,跟进使用后回收在分行按类归档,立即到企业总经办FANY处领用新租售合约及委托协议书。8、 严格管理企业全部收据及发票,发票及收据必需由
15、分行经理或行政文员开具, 不得随意交给员工。9、 负责业主放盘钥匙清点和管理,营业员领用、交还钥匙全部需作出登记,对作废钥匙立即作出整理,并存档分行。三、 其它方面1、 依据需要进行内、外工作联络,和同事协调配合;和行政主任、分行经理、区域经理保持良好沟通,发觉问题立即反馈。2、 公私分明、严守企业机密。3、 帮助分行经理处理好分行其它相关事务。4、 完成领导临时交办任务。注:本职责推行人包含高级行政文员。任职资格:教育背景:高中以上学历; 经 验:1年以上工作经验;技能技巧:良好口头、文字表示及协调能力;熟练使用常见办公软件; 态 度:有事业心,品德好,能承受一定工作压力;办事实施能力强,含
16、有一定人际沟通能力;含有高度工作热情,良好团体合作精神。 行政文职员作程序指导为使企业三级市场行政文员能够更清楚地了解本职员作步骤情况,提升工作效率,后勤支援部特编制行政文职员作程序指导以下:行政管理部分一、请假1、 填写请假申请单;2、 三级市场住宅部请假审批步骤:1) 职员请假一天(含)以内,直属上司-人事部;2) 职员请假1天2天(含),直属上司-区域经理-人事部;3) 职员请假2天以上,直属上司-区域经理-人事部-(副)总经理-人事部; 非营业部请假审批步骤:1)职员请假1天(含)以内,直属上司-人事部:2)职员请假1-2天(含),直属上司-部门经理-人事部;3)职员请假2天以上,直属
17、上司-部门经理-人事部-(副)总经理-人事部;二、分行报考勤1、 分行经理有义务监督分行内业务人员日常考勤,同时每日须向分行行政文员报当日考勤(例:请假、休息、调班等),再由文员做好考勤登记统计或立即报给人事部韦明娟。(考勤由各分行文员报给企业:考勤是指当日分行全部职员迟到、早退、旷工、休息、请假等, 须认真如实上报)。(行政文员每个月统计部门出勤统计表经分行经理确定后将分行经理确定署名后考勤表和考勤卡一并交和人事部韦明娟处)。2、 每个月底行政文员须为分行准备好下月工卡;每个月1号,须向人事部提交上月工卡及考勤统计表。3、 因故未能打卡, 需在卡上具体注明原因, 在三个工作日内由直属上司签卡
18、: 物业顾问由本分行经理签卡, 分行经理由区域经理签卡, 区域经理由区域总监/(副)总经理签卡;行政文员由行政主任签卡。4、 营业部职员上下班时间需遵守各区域自行要求,但可享受周六日假期。如因特殊原因需要加班者,需将加班申请表给分行经理-区域经理签字同意后方确定加班。每个月底由分行文员统计考勤,将考勤卡、加班申请表及月考勤统计表一并递交人事部核实考勤。5、 行政文员加班须按实际加班情况如实填写加班申请表给分行经理署名-交行政主任署名,加班表和考勤卡一起上交给人事部。三、人员聘用/入职/试用期考评1、 有新设职位须增加人员,还需填写新增职位申请表,营业部现有职位为:物业顾问用户主任-用户经理-分
19、行经理-高级分行经理区域经理区域总监(该表格是针对营业部门要新增职位,即是现有职位条件外职位),若有些需求,在每个月25日前传真至人事部韦明娟处。 2、 员工办理入职:经分行经理、区域经理、区域总监同意后,由经理填写招聘面试评定表,交区域经理签字后,连同该同事之职位申请表一起传真至人事部韦明娟处,企业同意入职后人事部会通知该职员到企业办理入职手续;3、 待办入职人员带上个人资料到总部人事部办理入职,并在人事部填写入职资料,正式成为信誉家一员;1.进入试用期:1) 适适用于非营业部职员职员试用期通常为六个月,满六个月后,人事部会定时发出职员试用期满考评评定表职员自己填写由直属上司依据工作表现评定
20、其是否过试用期并签署意见人事部审批(副)总经理审批交人事部2) 适适用于营业部职员职员试用期通常为六个月,满六个月后,人事部会在平台上发出名单,文员依据同事等级(12级提前三天交;3级以上提前一周交)提醒同事填写职员试用期满考评评定表由分行经理、区域经理、区域总监依据工作业绩及表现评定其是否过试用期并签署意见人事部审批(副)总经理审批交人事部尤其提醒: 对于未入职在跑盘人员,要求其先签署现场学习人员人事资料表及现场学习申请书,并将身份证复印一份留底,同时提供2张相片,交至人事部存档。然后方可将信誉家用户登记本、空白卡片给其使用。未入职人员不可打卡。2.职员转职1) 三级市场营业员同区或跨区转分
21、行,需取得原分行经理、转职分行经理、双方区域经理及双方总监同意后填写职员转职审批表原分行经理原区域经理原区域总监转职方分行经理转职方区域经理-转职方区域总监人事部-(副)总经理;2) 行政文员转职,需向所属区域行政主任提出申请并同分行经理沟通后,填写职员转职审批表由行政主任同意署名后企业审批;3) 分行经理转职由区域经理及区域总监同意,并填写职员转职审批表,分行经理填写-现时区域经理、区域总监转职方区域经理、区域总监人事部-(副)总经理; 4) 行政部办理相关转职手续,正式转职通知会出到企业平台,属员工和分行经理转职,需转职日由行政文员出具转职通知给到JUDY上传到三级市场住宅部平台。l 在填
22、写职员转职审批表时请尤其注意将调整日期 填写清楚。l 区域经理(七级)及以上等级(包含非营业部职员)相关入职、转职、晋升、辞职等均须由(副)总经理审批后,才可递交人事部办理相关手续。工作步骤:跨部门转职须填写职员转职申请表 分行经理、区域经理、区域总监署名 (副)总经理审批(行政文员转职由行政主任、副总经理同意署名) 递交人事部正式转职(将出具转职通知到企业平台)每十二个月1月1日及7月1日经过人事系统查询三级市场住宅部物业顾问、用户经理、分行经理、高级分行经理六个月实收业绩3、职员晋升职员调薪/晋升考评审批表(个人业绩标注于表中)上传至信誉家办公平台供分行文员自行下载、交由晋升人员当事人填写
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